Dataprivacy verbeteren met Process Mining: Een strategische aanpak

Snel nadenken: hoe vaak deelt u informatie over uzelf per week, of zelfs per dag? Wanneer u bedenkt hoeveel keer u uw e-mailadres op verschillende websites invult of andere persoonlijke informatie ergens anders invult, wordt snel duidelijk dat het nog meer is dan u denkt.

Vandaag is uw online, digitale beveiliging net zo belangrijk als uw deuren 's nachts op slot te doen, wat betekent dat alle bedrijven alles moeten doen wat ze kunnen om hun cybersecurity-inspanningen te verbeteren.

Nieuwe regelgeving, een nieuwe focus op cybersecurity

Veel overheden en industrieën creëren nu nieuwe wetten en regelgeving om burger- en consumentendata te beschermen. Bijvoorbeeld, de Europese Unie introduceerde onlangs de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om betere dataprivacy-controles voor EU-burgers te creëren. Geconfronteerd met potentiële hoge boetes, moesten bedrijven van alle maten - en over de hele wereld - nieuwe strategieën creëren om de dataprivacy-eisen van de AVG te volgen.

Deze focus op cybersecurity heeft ons geleid tot een huidig scenario waar bijna elke nieuwe software-implementatie nu een grondige evaluatie vanuit een beveiligingsperspectief vereist. Duidelijk is het een top-prioriteit om datalekken en het verlies van vertrouwelijke klant-, werknemers- en bedrijfsdata te voorkomen. Hoewel er zoveel gespecialiseerde cybersecurity-oplossingen en niche-applicaties zijn, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat enterprise-systemen en business process management (BPM) oplossingen, zoals process mining, veilig zijn.

Dit blogartikel introduceert het concept van process mining en kijkt nader naar welke beveiligingsaspecten te overwegen zijn bij het starten van process mining-initiatieven.

Wat is process mining?

Process mining is een innovatieve technologie die gebruikers in staat stelt om een betrouwbaar visueel proces te bouwen op basis van de digitale activiteiten van een bedrijf. Bijvoorbeeld, terwijl werknemers en software-robots interacteren met corporate IT-systemen, worden hun activiteiten vastgelegd door die systemen. Process mining transformeert deze data in een event log en creëert vervolgens nieuwe visualisaties van het end-to-end proces.

Door een gegeven proces te onderzoeken via een process mining-tool, kunnen gebruikers een volledig nieuw perspectief en waardevolle nieuwe inzichten verkrijgen. Het resultaat? Gebruikers hebben de inzichten nodig om bestaande processen te verbeteren en betere besluitvorming mogelijk te maken. Specifieker, bedrijven kunnen nu process mining gebruiken om interne efficiënties te verbeteren en complexiteit te verminderen. Beide zijn cruciale eerste stappen in het positioneren van de organisatie om zijn aanpak van cybersecurity te verbeteren.

Het is ook de moeite waard om te vermelden dat aangezien process mining door derden geleverd kan worden, die doorgaans toegang krijgen tot de informatie van een bedrijf tijdens het proces, het belangrijk is om process mining-providers te kiezen met veilige producten en processen.

Teams moeten ook zorgen om gevoelige informatie op elke stap van de weg te beschermen - zelfs in gebieden die niet obvious lijken. Bijvoorbeeld, process mining-tools kunnen alle details over een werknemers werk tonen, dus als één werknemer niet op hoog niveau presteert, moet deze data versleuteld zijn. Op die manier is de manager van de werknemer de enige die deze informatie ziet en kan met de werknemer werken om deze resultaten te verbeteren.

Privacy by design

Voordat men probeert process mining te gebruiken om cybersecurity te verbeteren (of elk ander proces), moeten gebruikers beginnen met nadenken over de behoefte aan transparantie en hoe workflows en andere resultaten het best geoptimaliseerd kunnen worden. Meer specifiek moeten ze overwegen:

• De data die ze nodig hebben
• Hoe die data te extraheren
• Hoe te zorgen dat deze data beschermd is en voldoet aan compliance-eisen door elk stap van het proces

Aangezien process mining-tools met bedrijfsinformatie werken, kan het uitdagend zijn om de privacy van alle stakeholders onder controle te houden. De uitdaging is met name waar wanneer u bedenkt dat bedrijfsdata persoonlijk identificeerbare informatie (PII) van werknemers en consumenten bevat, inclusief namen, adressen, afdelingen, gebruikers-ID's, en nog veel meer.

Het privacy by design-principe richt zich op het vinden van het evenwicht tussen het bieden van transparante data en het beschermen van de privacy van stakeholders. Deze engineering-benadering moedigt technologieproviders aan om privacy boven alles te benadrukken. Dus, elke privacy by design-aanpak zou privacy op een proactieve, preventieve manier moeten behandelen voordat enige andere overwegingen gerelateerd aan andere workflows, processen of capabilities.

Privacybeslissingen om te overwegen met process mining

Om ervoor te zorgen dat elk nieuw proces niet in conflict komt met persoonlijke databeleid en voldoet aan eisen, zijn er een paar punten om te overwegen:

• Toegang tot ruwe data: als eerste stap, overweeg zorgvuldig het algehele data-extractieproces, of het nu vanuit het IT-systeem of datawarehouse van het bedrijf is. Het process mining-implementatieteam moet toegang hebben tot deze bedrijfsdata, zodat ze zich kunnen richten op het extraheren van wat het meest belangrijk is voor analyse. Als resultaat is het belangrijk voor het bedrijf om de data te kiezen waartoe het toegang zal verlenen voor verdere analyse, een stap die ook helpt de algehele implementatie te versnellen en te vereenvoudigen.
• Kies de juiste strategie: filter, pseudonymiseer, of anonimineer data. Daarna moet het process mining-team werken aan de vertaling van de ruwe data. Ze kunnen deze informatie omzetten in begrijpelijke termen en een formaat ontwikkelen dat geschikt is voor process mining. Uiteindelijk wordt de data getransformeerd in dashboards die het team zal gebruiken om te beslissen op welke features te focussen.

Op dit moment zijn er drie keuzes voor het beheren van persoonlijke informatie: filteren, anonimiseren, of pseudonimiseren.

• Filteren: soms heeft het bedrijf informatie nodig te tracken die niet nodig is voor specifieke procesanalyse. In dit geval zou het team simpelweg aanbevelen om het te verwijderen. Als de data gevoelig is en de business analyse-uitkomst niet beïnvloedt, kunnen gebruikers het verwijderen, vooral omdat de focus op geldige en relevante data moet liggen.
• Pseudonimisatie: dit is de meest voorkomende manier om met gevoelige data om te gaan. Simpel gezegd, is het een manier om de informatie te versleutelen zodat gebruikers het niet kunnen correleren met echte data - specifieke namen, adressen, of andere PII-data.

In dit geval kan het team kiezen om elke PII-data te vervangen door pseudonieme informatie waar mogelijk. Bijvoorbeeld, als het bedrijf niet wil dat analisten de namen van werknemers zien die procesgerelateerde taken uitvoeren. In dit geval kan het team deze namen vervangen door nummers. Alleen geselecteerde gebruikers zouden toegang hebben tot de tabel van "vertalingen" om de echte namen te identificeren.

• Anonimisatie: dit is bijna identiek aan de pseudonimisatieprocedure waar het team koos om PII-data te vervangen door unieke pseudonymen. Maar deze keer is er geen vertaaltabel. Dus de oorspronkelijke data is veilig omdat re-anonymisatie onmogelijk is. Maar deze keer is er geen vertaaltabel. Op deze manier kunnen onbevoegde gebruikers geen confidentiële informatie van individuen identificeren met de beschikbare data.

Een overweging: geanonimiseerde data kan procesanalyse bemoeilijken, vooral als het bedrijf de data overbeveiligt tot het punt dat de uiteindelijke inzichten niet meer nuttig zijn.

Toegang tot gefinaliseerde data

Wanneer de data klaar is en "final" beschouwd wordt, is het belangrijk om te overwegen hoe de data in de nieuwe context benaderd zal worden. Het process mining-team zou businessgebruikers moeten definiëren die toegang hebben tot dashboards, procesgrafieken, rapporten, en andere informatie.

De juiste process mining-tools, zoals UiPath Process Mining, leveren waardevolle self-service-tools die toegang geven aan IT-teams terwijl ze de eigenaarschap en controle aan businessgebruikers geven. Beide groepen kunnen onafhankelijk werken naar een gemeenschappelijk doel: nieuwe inzichten verkrijgen in bestaande processen.

Geïnteresseerd in meer over process mining te leren? Bekijk onze video over UiPath Process Mining of download ons white paper, Accelerating RPA with End-to-End Process Understanding and Monitoring vandaag nog.