Enterprise Automatisering: Thuiswerkteambeheer Vereenvoudigen

Is thuiswerk een hype of de nieuwe norm? Velen debatteerden die vraag vóór de COVID-19-pandemie, maar in de afgelopen maanden is het antwoord steeds duidelijker geworden: thuiswerk is er om te blijven.

Volgens een persbericht van Gartner, Inc. na hun enquête onder HR-leiders, "zijn 41% van de werknemers waarschijnlijk na de pandemie ten minste een deel van de tijd thuis te gaan werken."

Thuiswerk heeft zich bewijsbaar als besparend van miljoenen dollars voor enterprises. En 65% van de werknemers is productiever wanneer ze van huis werken, volgens een enquête van FlexJobs uit 2020.

Daarnaast blijft thuiswerk in veel landen noodzakelijk omdat COVID-19 een grote rol blijft spelen in de "nieuwe normaal." In juni 2020 refereerde een epidemioloog van de Universiteit van Californië, Berkeley zelfs naar werken in een fysiek kantoor op dat moment als "het gevaarlijkste wat we doen."

Deze combinatie van noodzaak, voordelen en workforce-trends creëert een sterke case voor het betrekken van thuiswerk in uw reguliere operaties vooruitgaand.

Om dit te doen, moet u echter verder gaan dan de noodoplossingen en korte-termijn oplossingen die u waarschijnlijk moest hanteren in uw initiële overstap naar thuiswerk.

Zelfs als uw bedrijf later wegschuift van gedispergeerd werk, heeft u een strategisch, duurzaam operationeel framework nodig dat de uitdagingen van het managen van een moderne workforce aanpakt.

In tegenstelling tot kleinere bedrijven, maken legacy-systemen en compliance-eisen het voor enterprises moeilijk om operaties snel aan te passen. Het risico op communicatiesilos en de spanning op IT-afdelingen vercompliceren de zaak verder. Samen creëren deze factoren barrières voor een duurzame thuiswerk-workforce.

Automatiseringstechnologieën zoals Robotic Process Automation (RPA) en kunstmatige intelligentie (AI) hebben een unieke capaciteit om de kloof te overbruggen tussen korte-termijn workforce-veranderingen en langere-termijn oplossingen om legacy-systemen en operaties te moderniseren.

Daarom benutten slimme enterprises automatiseringstechnologie om de uitdagingen van het managen van thuiswerkteams nu aan te pakken – en om voordelen op schaal morgen te realiseren.

RPA Maakt Legacy-systemen Toegankelijk voor Thuiswerkers

Thuiswerkers zijn afhankelijk van flexibele, gemakkelijk toegankelijke tools om hun werk goed te doen. Maar legacy-systemen zijn ontworpen voor een andere werkstandaard en integreren niet van nature met de moderne technologiestack die thuiswerk mogelijk maakt. Feitelijk rangschikt 23% van de thuiswerkers omgaan met legacy-systemen onder hun top vijf frustraties.

Bron

Enterprises zijn echter afhankelijk van legacy-systemen voor hun kernwerk. En dat is meestal omdat deze systemen zo diep in het bedrijf geïntegreerd zijn dat de kosten en potentiële risico's van modernisatie te hoog lijken.

Een bankdirecteur vergelijk legacy-systeemvervanging zelfs met "motoren wisselen op een Boeing 747 tijdens de vlucht." Dit komt door een paar sleutelredenen:

• Legacy-systemen sturen uw bedrijf – u kunt de operaties niet zomaar uitschakelen tijdens modernisatie.
• Legacy-systemen stapelen veel technische schuld op door jarenlange uitzonderingen en tijdelijke oplossingen.
• Legacy-systemen voeren aangepaste functies uit en vereisen gespecialiseerde training die gecompliceerd is te dupliceren.
• Legacy-systeemvervanging duurt vaak jaren.

Deze factoren maken het voor bedrijven nog moeilijker om langdurig thuiswerk te ondersteunen, omdat hun kernoperaties eerst ontvlecht en opnieuw geweven moeten worden op basis van geval-voor-geval.

Zonder automatiseringstools is het bijna onmogelijk voor bedrijven om hun legacy-systemen te verbinden met de tools en workflows die nodig zijn om flexibel, thuiswerk te ondersteunen.

Dieper duiken: Waarom RPA een Ideale Technologie Is Om Legacy-systemen Te Integreren

Een enquête van NetMotion uit 2019 identificeerde dat, meer dan alles, thuiswerkende werknemers "snelle en makkelijke toegang willen tot alle data die ze nodig hebben om hun werk te doen, met mobiele, responsieve applicaties op betrouwbare apparaten."

Wanneer software onderpresteert, schaadt dat de productiviteit, en legacy-systemen maken het zeker moeilijker voor nieuwe tools om te werken zoals bedoeld.

RPA overbrugt de kloof tussen moderne en legacy-technologie. Het resultaat voor thuiswerkers is dat ze de flexibiliteit hebben die ze nodig hebben. Tegelijkertijd hebben enterprises de beveiliging en stabiliteit om kernoperaties te ondersteunen.

RPA naboots menselijke workflows, wat eenvoudige integratie met alle software creëert. Vergelijk dat met application programming interface (API)-technologie die specifieke compatibiliteit vereist om te functioneren.

Aanbevolen lezing: RPA vs API Integratie: Hoe Uw Automatiseringstechnologieën Te Kiezen

Met het low-code, schaalbare framework dat RPA biedt, kunnen bedrijven legacy-technologie snel aanpassen aan de behoeften van hun thuiswerkteams en tegelijkertijd langetermijnmodernisatie ondersteunen. Dit gebeurde met één federale organisatie, wiens werk betrof belangrijke monitoringsystemen die voor thuiswerkers geblokkeerd waren door hun beveiligingsinfrastructuur.

In plaats van in te boeten op beveiliging of werknemers onthouden van een cruciaal hulpmiddel, implementeerde de organisatie snel software robots die screenshots maken van het monitoringsysteem en ze via Microsoft Teams naar werknemers sturen, zodat thuiswerkende werknemers hun werk zoals gewoon konden uitvoeren. Door RPA toe te voegen aan de vergelijking, kon deze organisatie hun legacy-systeem snel integreren met een moderne, thuiswerk-vriendelijke technologiestack.

Om meer te weten over hoe RPA werkt en wat het uw bedrijf kan bieden, lees ons Overzicht van RPA voor de C-Suite.

Automatisering Ondersteunt IT-afdelingen in Het Beheren van Thuiswerkteams

De plotselinge overstap naar thuiswerk voegde veel druk toe aan operationele staf, met name de IT-afdelingen die beveiliging moesten handhaven terwijl ze ook net thuiswerkende werknemers op technologisch niveau moesten helpen aanpassen. De thuiswerk-workforce zal de belangrijkste IT-hulpbronnen belasten – IT afleiden van cruciale digitale transformatie- en beveiligingsinitiatieven tenzij het juiste ondersteuningsframework voor de lange termijn wordt geïmplementeerd.

"We zien een verhoogde vraag naar IT-diensten, inclusief een 2x toename in het totale volume van IT-supporttickets," zei Bhavin Shah, oprichter en CEO van Moveworks, tijdens een CIO-leadership summit over de pandemie.

"We zien een grotere vraag naar automatisering, om AI [kunstmatige intelligentie] en machine learning in te zetten om supportproblemen op te lossen."

Met deze druk is het geen wonder dat het verbeteren van IT-operaties en systeemprestaties een van de belangrijkste zorgen is voor CIO's dit jaar, volgens een IDG-enquête gesponsord door CIO Magazine.

Bron

CIO's hebben een kosteneffectieve oplossing nodig die snel geïmplementeerd en geschaald kan worden om te slagen in het managen van thuiswerkteams op de lange termijn, terwijl ze ook de gevolgen van zwakke beveiliging vermijden. Automatisering biedt deze oplossing door de dagelijkse technische supportlast te verlichten en IT-professionals te helpen bij complexer werk.

De use cases voor RPA in IT zijn talrijk en gevarieerd, maar wanneer het specifiek gaat om thuiswerk, maakt RPA een groot verschil in de capaciteit van een bedrijf om thuiswerk op schaal te ondersteunen. Een verzekeringsmaatschappij implementeerde software robots om het hele instellingsproces voor nieuwe thuiswerkers te automatiseren – van het registreren van apparatuur tot het configureren van virtuele private netwerken (VPN's) tot het beheren van logistieke data.

Andere IT-afdelingen benutten AI-aangedreven contactcenter-automatisering om snel te reageren op supporttickets om thuiswerkende werknemers productief te houden. In plaats van informatie na te jagen over diverse applicaties en taken te herhalen voor meerdere werknemers, kunnen IT-professionals intelligente workflows bouwen die data aggregeren, standaardprocessen automatiseren en een mens alleen betrekken wanneer er een uitzondering is die adressering vereist.

UiPath Automation Cloud biedt een gecentraliseerd, off-premises tool dat beveiliging benadrukt, maar ook toegankelijk genoeg is om allerlei thuiswerkregelingen te ondersteunen.

Door repetitief, tijdrovend werk te automatiseren, kunnen IT-afdelingen de capaciteit creëren die ze nodig hebben om de digitale transformatie-initiatieven te leiden. De initiatieven die organisaties maken of breken in onze snel veranderende bedrijfsomgevingen.

Geautomatiseerde Workflows Beschermen Teams Tegen Communicatiesilos

Communicatiesilos schaden de productiviteit, samenwerking en compliance van elk team. Volgens ClearCompany, "noemen 86% van de werknemers en executives gebrek aan samenwerking of ineffectieve communicatie als reden voor werkplaatsfalen." Bij het managen van thuiswerkteams worden communicatiegaten die in persoon gecompenseerd kunnen worden, problematischer.

Dit silo-effect treedt op wanneer afdelingen en teams niet voldoende communicatie, zichtbaarheid en samenwerking hebben. Wat leidt tot inefficiënte processen, vertragingen en dubbele initiatieven. Erger, bedrijfssilos veroorzaken vaak dat teams het zicht op de klant verliezen, wat de klantbeleving schaadt.

Het automatiseren van front- en back-office processen stroomlijnt de datastroom door uw organisatie en voorkomt dat silos ontstaan, zelfs wanneer werknemers thuiswerken. Automatisering doet dit door:

• Geünificeerde toegang tot data te bieden. Wanneer informatie verspreid is over de diverse systemen die gebruikt worden door sales, marketing, support en IT, kunnen werknemers niet efficiënt werken. Software robots laten werknemers over uw hele organisatie toegang krijgen tot alle data die ze nodig hebben om beter, sneller en slimmer te werken met slechts één klik.
• Consistente processen over de organisatie heen te creëren. Silos vormen zich gemakkelijk wanneer verschillende teams en afdelingen hun eigen tools en workflows hebben. Process mining-technologie stelt u in staat om operationele inefficiënties ontdekken en consistente processen over uw organisatie te creëren – zonder grote storingen voor uw teams.
• Werknemerstijd vrij te maken om samenwerking te verbeteren. Werknemers overladen met repetitieve taken hebben minder tijd en energie om zich te richten op strategisch, samenwerkend werk. Kleine verrassing dat een gecommissioneerde studie uitgevoerd door Forrester Consulting namens UiPath vond dat "66% [van de respondenten] zei dat RPA bestaand werk herstructureert, waardoor werknemers meer menselijke interacties kunnen hebben."

Werknemers die de tools en informatie hebben om beter betrokken te raken bij hun werk (en elkaar) zijn werknemers die productief blijven en klanten een hoge-waarde ervaring bieden.

Automatisering geeft u de mogelijkheid om dit soort workforce te ontwikkelen en silos af te breken door consistentie, transparantie en data-toegankelijkheid te verhogen.

Maak Thuiswerkteambeheer Makkelijker met Automatisering

Thuiswerk is er om te blijven voor veel enterprise-organisaties (vooral nadat ze de voordelen van thuiswerk op hun bottom line hebben gezien).

Legacy-systemen, communicatiesilos en IT-belasting creëren hindernissen voor enterprises die thuiswerkteams managen. Door automatisering in deze gebieden snel te implementeren, kunt u de negatieve effecten van deze hindernissen omzeilen en niet alleen uw thuiswerk-workforce maar ook uw bottom line verbeteren.

Het UiPath Platform maakt het simpel om processen te automatiseren, expertwerk te augmenteren en kansen te ontdekken om efficiëntie te verbeteren. Met UiPath kunnen enterprises automatiseringsoplossingen snel ontwerpen en implementeren binnen een schaalbaar framework.

Leer meer over hoe het UiPath Platform door bedrijfs wordt benut om te schakelen naar thuiswerk in de nieuwe normaal. Of, als u klaar bent om te beginnen met automatisering om thuiswerkende werknemers te helpen managen, bekijk dan ons gratis pakket van kant-en-klaar robot-assistenten die een aantal nuttige taken voor werknemers uitvoeren. Allemaal snel en makkelijk voor werknemers om te beginnen met gebruiken.