ISO 9001 meesteren: de cruciale rol van documentatie in kwaliteitsmanagement

Het documenteren van alle procedures die vereist zijn om te voldoen aan ISO 9001 eisen, is een essentieel deel van het proces. De kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) documentatie ligt aan de kern van elke ISO 9001 certificering, en is de eerste fase van het werk dat vereist is om compliance te bereiken.

Er zijn twee hoofdcriteria met betrekking tot de ISO 9001 documentatie:

1) We moesten ons gehele ISO 9001 KMS documenteren (de ISO 9001 standaard bevat precieze eisen voor de diverse documenten)

2) We mochten alleen procedures opnemen die we daadwerkelijk binnen ons bedrijf uitvoeren.

Het is noodzakelijk om de ISO 9001 documenten te ontwikkelen; maar we moesten ook in gedachten houden dat alles wat in de documenten stond, eigenlijk was hoe we ons bedrijf na het behalen van compliance zouden runnen. Een ander belangrijk factor was de documentatie zo simpel en efficiënt mogelijk te houden. We wilden onze procedures niet overcompliceren of bureaucratie binnen het bedrijf verhogen!

De daadwerkelijke documentatie die gecreëerd werd was:

• Kwaliteitsbeleid
• Kwaliteitshandboek
• Kwaliteitsprocedures
• Kwaliteitsformulieren
• KMS training presentatie

Hier is een quote die de reden opsomt voor het hebben van documentatie voor kwaliteitsmanagement:

„Twee mannen hakken hout de hele dag lang. Een werkte door zonder te stoppen om te rusten. Aan het einde van de dag had hij een behoorlijke stapel loggen. De ander hakte 50 minuten en nam dan een tien-minuten pauze. Aan het einde van de dag had hij een veel grotere stapel. ‘Hoe kon je meer hakken?’ vroeg de man die continu had gewerkt. Zijn vriend antwoordde, ‘Toen ik stopte voor rust, scherpte ik ook mijn bijl.’” – Onbekend

HDS ging door het ISO 9001 proces zodat iedereen in ons bedrijf weet hoe ze efficiënt en effectief kunnen werken – de hele tijd. We zullen altijd „de bijl scherpen” terwijl we rusten!