Campusbeheer en -onderhoud:nooit een saai moment

Campusmanagementteams zijn als de Special Forces of facility maintenance.

Ze behandelen alles van terreinbeheer en zwerfdieren tot experimentele ruimtelasers. Ze hebben 24/7 dienst en moeten onmiddellijk reageren als de situatie nijpend is (en zelfs als dat niet het geval is).

En in het hoger onderwijs hebben ze, net als hun militaire tegenhangers, gespecialiseerde hulpmiddelen nodig.

Of je nu voor een hogeschool of universiteit werkt - of voor een andere campus - lees verder. In deze blogpost laten we u zien hoe een CMMS⁠ het beheer van uw onderhoud eenvoudiger en productiever maakt.

Dus je werkt op de campus?

Dat betekent dat elke dag iets nieuws in petto heeft. Als onderhoudsmanager werk je met de knapste koppen van het land aan historische projecten. Je ondersteunt ook duizenden studenten terwijl ze zichzelf, de wereld en alle 301 manieren ontdekken om het sprinklersysteem te activeren.

Het is maar goed dat je je werk leuk vindt, want je hebt een aantal enorme verantwoordelijkheden op je schouders.

Uw verantwoordelijkheden

Onderhoudstaken op het terrein:

• Gazon:groen en moddervrij ondanks zware gebruik.
• Landschapsarchitectuur:bloemen, struiken en bomen zijn gezond en mooi.
• Afval:afvalinzameling en afvalverwerking.
• Parkeren:veel in goede staat van onderhoud met duidelijke bewegwijzering en functionele in- en uitstapapparatuur.

Onderhoudstaken voor gebouwen :

• Elektrisch:duizenden stopcontacten, gloeilampen en geïntegreerde systemen.
• Sanitair:honderden gootstenen, toiletten, drinkfonteinen, boilers en afvoeren.
• Interieurs:verf, vloeren en alles wat aan een muur of plafond hing.
• Buitenkant:alle soorten bekleding die de mensheid kent (omdat de hemel verbiedt dat twee gebouwen er hetzelfde uitzien).
• Deuren en ramen:veilig en functioneel, zodat ze openen wanneer ze open zouden moeten zijn en sluiten wanneer ze gesloten zouden moeten zijn.
• Toegang:sleutels in- en uitchecken, sloten opnieuw intoetsen.
• HVAC:verwarmings- en koelsystemen zijn zo enorm dat het maanden duurt om op- en af ​​te bouwen.
• Conciërge:stofzuigen, vegen, dweilen, waxen, vegen, schrobben, legen - de lijst gaat maar door.
• Vastgoedbeheer:van studentenhuisvesting tot sportarena's en van nieuwbouw tot historische registers.

Onderhoudstaken voor apparatuur :

• Alles van specimenkoelkasten in de biologie-afdeling tot klimaatgecontroleerde opslag voor $ 200.000 Steinway-piano's in het centrum voor podiumkunsten.

Zaalconfiguratie en ondersteuning voor evenementen:

• Alles van het toevoegen of verwijderen van whiteboards in klaslokalen tot het opzetten van duizend stoelen in de balzaal voor een conferentie van een week.

Vlootbeheertaken:

• Auto's, vrachtwagens, bestelwagens, golfkarretjes, bussen, vorkheftrucks, tractoren, Zambonis en meer.
• Reservering van normale slijtage.
• De schade van studentoperators repareren (we moeten nog meer zeggen).

E-mailbeheer:

• Het verzenden en ontvangen van pakketten van alle formaten van en naar de hele wereld.
• Postbezorging te midden van constante omzet en beweging.

De uitdaging voor campusbeheer:alles is een noodgeval

Een back-up toilet gutst rioolwater. Een slot zit vast, waardoor een professor en 300 studenten vast komen te zitten buiten hun collegezaal. Iets heeft de sproeiers op het voetbalveld geactiveerd vlak voor de grote wedstrijd. En dat alles gebeurde in slechts 5 minuten .

Iedereen in instellingen voor hoger onderwijs streeft ernaar iets te bereiken. Als alles in goede staat is, stopt niemand om na te denken over hoe de faciliteit bijdraagt ​​​​aan academische levering en studentensucces. Maar als er iets misgaat, lopen de emoties hoog op.

via GIPHY

Dus voor het geval loodgieterswerk, elektrische en kwantumplasmageneratoren niet genoeg waren om je eetlust op te wekken, je jongleert ook met verwachtingen en relaties .

Als je op je werk aankomt

Laten we eerlijk zijn:je hebt je werk nooit verlaten. Hoewel uw team wachtdiensten draait, hebben noodgevallen vaak uw inbreng nodig, dus u laat uw telefoon 24/7 aan .

Waarschijnlijk is het eerste dat u doet wanneer u weer op kantoor bent, de inventaris opmaken van denieuwe werkverzoeken . Je ontmoet je team van supervisors om een update te krijgen over lopende projecten en opdrachten maken . De supervisors maken vervolgens contact met teamleiders en de teams brengen de rest van de dag door met het uitvoeren van hun marsorders.

Jij daarentegen gaat naar een dag vol vergaderingen . Dat komt omdat er niets gebeurt op de campus waar, nou ja, de campus niet bij betrokken is. Hier is een greep uit de gesprekken van je dag:

1. De afdeling Astronomie wil een maand lang nachtelijke evenementen organiseren in het observatorium. De faculteit realiseert zich niet dat er een nachtploeg op de planning staat om de versleten vloerbedekking te vervangen. Je besteedt een uur aan het bespreken van de implicaties van het opnieuw plannen van de astronomie-evenementen of het vloerteam of het creëren van een pad (met bewegwijzering) door het werkgebied (ze zullen alleen met het lawaai moeten omgaan).
2. De studentendecaan wil luchtfilters upgraden als een betere praktijk voor COVID-19, maar weet niet dat sommige oudere HVAC-systemen dat soort luchtdruk niet aankunnen. Hij wil duidelijk maken dat alle faciliteiten dat niveau van filtratie gebruiken, dus u leidt hem door de kosten-batenanalyse.
3. En je favoriet:grieven aankaarten bij de vakbond en HR.

Alles bij elkaar houden

Dus hoe houd je het allemaal bij elkaar? Met een CMMS (computerized maintenance management system) dat alle systemen van uw afdeling op één plek integreert:

• Activabeheer
• Gepland onderhoud
• Werkverzoek
• Werkbeheer
• Voorraadbeheer
• Inkoopbeheer
• Verkoperbeheer

Laten we ze allemaal eens bekijken met een zij-aan-zij vergelijking van een afdeling zonder CMMS versus een afdeling die gebruik maakt van zijn CMMS - in dit geval Limble - nou ja.

Activabeheer

Activa bijhouden zonder CMMS

Op een campus die zo uitgestrekt is - en constant in beweging - zou je niet alle activa kunnen opnoemen waarvoor je verantwoordelijk bent, zelfs als je dat zou willen.

Er zijn in het verleden te goeder trouw pogingen gedaan om een ​​lijst met activa te maken. Helaas kan geen enkele Excel-spreadsheet op aarde dat niveau van complexiteit aan, en de informatie die de secretaris verzamelde, raakte al snel verouderd en onbruikbaar.

Activa bijhouden met Limble CMMS

De eerste keer dat uw team een ​​asset aanraakt, of het nu gaat om het repareren van een toilet of het installeren van een zonnepaneel, wordt het in Limble ingevoerd tijdens het maken van de werkorder.

In de loop van de tijd bouwt dat een doorzoekbare lijst met activa op, geordend op locatie, gebouw, kamer, enz.

Voorbeeld van activahiërarchie binnen Limble CMMS

Elke werkorder koppelt zijn activa aan de juiste onderdelen, leveranciers en werkgeschiedenis . Het wordt een levende hulpbron die groeit en zich uitbreidt naarmate je het gebruikt. Hoe meer je het gebruikt, hoe beter het wordt.

Activageschiedenis zonder CMMS

Informatie over elk activum - handleidingen, eerdere werkorders, nummers van reserveonderdelen - wordt naar verschillende plaatsen verspreid:

• op papier op kantoor
• in een handvol verschillende e-mailaccounts of sms-berichten van werknemers
• in Microsoft Office-documenten op een dozijn andere computers
• in je hoofd omdat er nooit tijd is om te documenteren

Het opsporen van deze informatie is een niet-triviaal deel van elke werkopdracht.

Activageschiedenis met Limble CMMS

Met slechts één klik in Limble kan elke medewerker de activa zien:

• werkgeschiedenis (elke taak die ooit op dat item is voltooid)
• gepland onderhoud
• huidige voorraad reserveonderdelen
• voorkeursleveranciers en hun werkgeschiedenis

Tabblad Activa-informatie in Limble CMMS

U kunt notities maken en bestanden bijvoegen, zoals pdf-handleidingen, zodat uw onderhoudstechnici alle informatie op één plek hebben, of ze nu op kantoor of op locatie zijn.

Een asset toevoegen aan de Limble-database

Alle overige informatie over het activum wordt automatisch bijgewerkt op basis van de Limble-taken die uw team elke dag voltooit.

Financiële planning zonder CMMS

Als een vice-president u zou vragen naar de huidige waarde van de activa die u onderhoudt, zou u zeggen:"Dat is niet mijn taak. Vraag het aan Finance.'

Elke keer dat je dat gesprek voert, geef je een beetje meer beslissingsbevoegdheid af aan de hoofden van andere afdelingen.

Financiële planning met Limble CMMS

Jij bent degene met de antwoorden.

Omdat je al je activa op één plek hebt staan, kun je andere afdelingen dingen laten doen, zoals afschrijvingsschema's bijvoegen.

Limble genereert rapporten die de kapitaalwaarde van het bedrijf laten zien en welke apparatuur aan vervanging toe is.

Als je kunt aantonen dat een apparaat van $ 100.000 per jaar $ 80.000 kost om te repareren, kan de financiële afdeling daar niets tegenin brengen. In plaats van de universiteit te kosten voor "onnodige" initiatieven, prijst Finance u voor het besparen van $ 300.000 in de komende vijf jaar, dankzij uw slimme management.

Als u nog een stap verder gaat, weet u dat de winstgenererende centra van de universiteit belastingvoordelen krijgen voor het afschrijven van apparatuur in de loop van de tijd. Die voordelen eindigen echter zodra de apparatuur volledig is afgeschreven. U kunt de apparatuur veel eerder vervangen, wetende dat de onderhoudskosten plus afschrijving oplopen.

Als u de grafieken op uw Limble-dashboard bekijkt, kunt u beginnen voorspellen welke activa u moet vervangen of opnieuw opbouwen, en wanneer.

Een voorbeeld van het aangepaste dashboard van Limble

Dit alles zorgt ervoor dat Finance and Facilities een vriendelijkere dynamiek opbouwt. Je weet dat je elkaars rug hebt. Als Finance vragen heeft, heb je antwoorden en kun je uitleggen hoe dit van invloed is op de winst.

Gepland onderhoud (PM)

Preventief onderhoud implementeren zonder CMMS

Vanwege de enorme hoeveelheid werkverzoeken, bevindt uw team zich altijd in de crisismodus en zorgt het voor wat er vandaag kapot gaat of moet worden opgezet.

Natuurlijk zou je graag meer middelen besteden aan gepland onderhoud, zodat de apparatuur minder snel kapot gaat. Maar dat is gewoon geen optie.

Preventief onderhoud implementeren met Limble CMMS

U kunt planningen voor preventief onderhoud (PM) (compleet met checklists voor standaardwerkprocedures als u ambitieus bent) toevoegen aan elke asset in Limble.

Maak checklists voor onderhoud in Limble CMMS

Limble genereert en wijst automatisch PM-taken toe, zodat uw team natuurlijk begint te verschuiven van reactief onderhoud naar proactief onderhoud.

Limble volgt en berekent automatisch uw geplande versus ongeplande werk

Dit doet veel voor het moreel. In plaats van het gevoel te hebben dat ze altijd achterlopen, gedraagt ​​het team zich alsof ze in hun "A"-spel zitten.

Taken plannen en toewijzen zonder CMMS

Als uw team de bandbreedte heeft, weten ze niet zeker welke preventieve onderhoudstaken ze moeten uitvoeren. Sommige apparatuur kan jaren mee zonder te worden aangeraakt, terwijl andere apparatuur te veel onderhoud krijgt.

Taken plannen en toewijzen met Limble CMMS

Limble genereert automatisch toegewezen taken aan de juiste vakmensen. De opdrachten verschijnen op dezelfde takenlijst als hun reguliere werkorders.

Taken worden geactiveerd door kalender of gebruik.

Het team onderhoudt apparatuur op tijd als onderdeel van de reguliere workflow. Over operationele efficiëntie gesproken.

Momentopname van een onderhoudskalender in Limble CMMS

Voltooide PM's loggen zonder CMMS

Welk preventief onderhoud u aan het team toewijst, wordt niet geregistreerd. Niemand weet ooit 100% zeker welke activa volledig worden geleverd en welke komen te vervallen.

Voltooide PM's loggen met Limble CMMS

Limble houdt alle uitgevoerde taken voor u bij, inclusief preventief onderhoud. Bij het instellen van uw account heeft u aangepaste workflows gemaakt om de status van apparatuur/eigendommen bij te werken op basis van hoe uw team werkt:

• Je stelt apparatuur standaard in op 'Hardlopen'.
• Als er een werkverzoek binnenkomt, verandert Limble de status van het item in 'In beoordeling'.
• Als je een werkorder goedkeurt, verandert het item in 'In behandeling'. Als het item niet-functioneel is, kun je de status in plaats daarvan handmatig instellen op 'Omlaag'.
• Als een werkorder in uitvoering is, verandert Limble de status in 'In reparatie'.
  En wanneer de werkorder is voltooid, verandert Limble de status weer in 'Running'.

U kunt in één oogopslag zien welke apparatuur operationeel, in reparatie, buiten gebruik, enz. is.

Apparaatstatus controleren in Limble CMMS 

Beheer van reserveonderdelen zonder CMMS

Je weet niet welke reserveonderdelen je nodig hebt voor deze PM en of je ze in je inventaris hebt (en niet toegewezen aan meer dringende taken).

Beheer van reserveonderdelen met Limble CMMS

Toen u uw Limble-account aanmaakte, deed u een inventarisatie van reserveonderdelen en associeerde u elk onderdeel met het bijbehorende activum in Limble. Toen u uw PM-checklists maakte, koppelde u ze vervolgens aan hun reserveonderdelen.

Momentopname van de weergave van onderdelenbeheer in Limble CMMS 

Wanneer uw techneut hun PM-opdracht ontvangt, vertelt het hen:

• welke onderdelen mee te nemen
• waar ze te vinden zijn
• hoeveel zijn er op voorraad
• hoeveel van die voorraad al is toegewezen aan andere taken

Later meer over voorraadbeheer.

Werkverzoeken

Indienen van werkverzoeken zonder CMMS

Mensen die iets gerepareerd hebben melden dit bij de onderhoudscoördinator. Je hoopt tenminste dat ze dat doen.

Maar hoop is niet echt een onderhoudsstrategie, althans niet als het erom gaat mensen problemen te laten melden. Vaker dan je zou willen, kom je erachter dat er dagen (weken? maanden?) iets kapot is gegaan voordat een teamlid het ontdekte en een werkverzoek indiende.

Indienen van werkverzoeken via Limble CMMS

Borden in de hele faciliteit laten mensen weten hoe ze verzoeken bij Limble kunnen indienen via de website (rechtstreeks in de portal), e-mail en telefoontje (waar uw kantoor het verzoek handmatig kan invoeren).

Met Limble kun je QR-codes gebruiken om activa te identificeren en het indienen van tickets te versnellen

Iedereen kan een verzoek voor een onderhoudswerk indienen en alle verzoeken komen in hetzelfde formaat in hetzelfde portaal terecht.

Limble's werkverzoekportaal

De geschiedenis van een werkverzoek kan behoorlijk duister worden. Wanneer werd het probleem voor het eerst gemeld? Wie heeft het gestuurd? Hoe kun je ze te pakken krijgen? Vaker wel dan niet, stel je de vraag niet omdat er geen antwoord is.

Limble geeft alle verzoeken een tijdstempel en legt de informatie van de aanvrager vast wanneer deze deze verzendt. U kunt contact opnemen voor meer informatie en rekening houden met de leeftijd van een taak bij het prioriteren van uw onderhoudsachterstand. Dit helpt u ervoor te zorgen dat het cruciale werk altijd als eerste wordt gedaan.

Gedetailleerde werkverzoeken ontvangen zonder CMMS

De omschrijvingen op werkverzoeken zijn ontzettend vaag:“Toilet is kapot.”

Welk van de 900 toiletten van de campus was dat? Zit het handvat los of stroomt het rioolwater?

Met honderden gasten op de campus per dag, weet de aanvrager soms niet eens waar ze zijn of naar welk apparaat ze kijken, dus veel succes met het uitzoeken ervan.

Gedetailleerde werkverzoeken ontvangen met Limble CMMS

De meeste werkverzoeken komen rechtstreeks in Limble binnen via de portal, dankzij de eenvoudig te snappen QR-codes van Limble.

Elke QR-code is uniek en gekoppeld aan een bepaald activum. Wanneer een gebruiker de code scant, voegt Limble dat exacte item toe aan het verzoek.

Nu, als aanvragers melden dat het toilet kapot is, weet je dat het toilet # 3 is op de tweede verdieping van hal B van het Johnson Building, en dat dit specifieke toilet dit jaar al twee keer problemen heeft gehad met de flens.

Je kunt ook eisen dat de aanvrager een foto van het kapotte onderdeel uploadt om te zien waar je tegenaan loopt voordat je er bent. In feite kunt u elke vorm van informatie in het aanvraagformulier nodig hebben.

Voorbeeld van werkaanvraagformulier in Limble CMMS

Dubbele werkverzoeken beheren zonder CMMS

Aan de ene kant ben je bang dat sommige problemen te lang duren voordat mensen ze melden. Aan de andere kant worden sommige problemen meerdere keren gemeld. De duplicaten, hoewel niet het einde van de wereld, kunnen leiden tot wilde ganzenjacht.

Dubbele werkverzoeken beheren met Limble CMMS

Als een werkverzoek lijkt op een werkverzoek dat al in het systeem staat, toont Limble het oorspronkelijke verzoek en vraagt ​​de aanvrager om te bevestigen dat dit een nieuw probleem is. Duplicaten komen er zelden doorheen.

Limble's algoritme kan dubbele werkverzoeken herkennen

Communiceren met aanvragers

Als u de aanvragers niet op de hoogte kunt stellen van de voortgang van het werk, krijgt u de indruk dat uw team niet reageert.

Met Limble CMMS nemen aanvragers hun e-mailadres op in hun onderhoudstickets, zodat Limble hen automatisch een e-mail stuurt wanneer het verzoek een werkorder wordt en wanneer het is voltooid. Je team heeft de reputatie zowel pittig als grondig te zijn.

Campusmanagementteams en taken

Taken toewijzen zonder CMMS

Je deelt opdrachten uit in vergaderingen aan het begin van elke dag of door notities achter te laten, berichten te sturen of te bellen.

Kortom, om een ​​opdracht te geven, moet je ze eerst te pakken krijgen.

Natuurlijk, het is een redelijke verwachting - zo werkt alle communicatie - maar het kost behoorlijk wat moeite en veroorzaakt regelmatig vertragingen.

Het maakt ook gaten in de aansprakelijkheid. Hoe weet je dat het echt is gelukt? Of wanneer? Of dat er iets diepers is dat moet worden aangepakt voordat het oorspronkelijke probleem is opgelost?

Taken toewijzen via Limble CMMS

Alle taken leven in Limble, waar alle teamleden te allen tijde hun up-to-date takenlijst op hun computer of smartphone kunnen zien. Je hoeft ze niet te pakken te krijgen om hun prioriteiten voor die dag te veranderen; je hoeft alleen maar te slepen en neer te zetten in Limble, wetende dat ze de instructies zullen volgen wanneer ze daar aankomen.

Momentopname van de werklast van een technicus

Sommige taken worden zelfs automatisch toegewezen per vak, locatie, enz.

Informatie verzamelen zonder CMMS

Vage werkverzoeken worden vage werkorders. Werknemers moeten opsporen welk toilet defect is, terug naar kantoor gaan voor de handleiding, naar de inventaris gaan voor onderdelen en Stan te pakken krijgen omdat, zo gaat het gerucht, hij dit specifieke probleem eerder heeft opgelost.

Soms duurt dit voorbereidingsproces langer dan de taak zelf.

Informatie verzamelen met Limble CMMS

Limble koppelt taken aan een activum, zodat werknemers alle handleidingen, werkgeschiedenissen, standaard bedieningsprocedures en zelfs reserveonderdelengegevens binnen handbereik hebben terwijl ze werken - inclusief onderdeelnummers, contactgegevens van leveranciers en voorraadtellingen.

Lijst van voltooide WO's in Limble CMMS

Technici zoeken werkgeschiedenis op om te zien wie het eerder heeft gerepareerd en hoe ze het hebben gedaan. U kunt meerdere teamleden aan een taak toewijzen als het meer dan een eenmanstaak is.

Teamleden verschijnen op de site met alle onderdelen, tools en kennis die ze nodig hebben om de klus snel te klaren.

Een voorbeeld van een WO in Limble CMMS

Communiceren over werkorders zonder CMMS

Natuurlijk lopen teams altijd tegen problemen aan die ze niet hadden verwacht. Op dit moment vertrouw je voornamelijk op radio's om realtime instructies te geven. Het is snel, maar zonder iets schriftelijks laat het veel ruimte voor fouten.

Dat veronderstelt natuurlijk dat de persoon met de antwoorden dienst heeft en naar de radio luistert op het moment dat je ze nodig hebt. Zo niet, dan vindt u het wiel opnieuw uit of stelt u het uit. Ik hoop dat het niet dringend was.

Communiceren over werkorders met Limble CMMS

Omdat zoveel taken gepaard gaan met checklists, zijn teams veel onafhankelijker. Ze hebben niet meer het niveau van externe ondersteuning nodig dat ze gewend waren.

Als er iets moet worden verduidelijkt, chatten jij en het team via opmerkingen over de taak, zodat er een volledig digitaal papieren spoor is.

Werkdetails bespreken in WO-opmerkingen in Limble

Werkgeschiedenis en rapporten bijhouden zonder CMMS

Mogelijk hebt u geen formeel systeem om te registreren wat techneuten hebben gedaan om hun werkorders te voltooien. Als je dat doet, bergt het kantoor het op een onhandige plek op, zodat collectieve kennis onbenut blijft.

Om een ​​overzicht te krijgen van voltooide werkorders, moet je ze allemaal afzonderlijk ophalen en vervolgens weer opbergen, wat niemand ooit doet.

Dit veronderstelt natuurlijk dat het papiertje niet verloren is gegaan. Als dat zo is, ben je weer terug bij af zonder dat je taken hoeft te volgen:er is geen registratie van waarom, wanneer, hoe of wie het werk heeft gedaan.

Omdat niemand het grote plaatje heeft , heeft het geen zin wanneer een bepaald activum waarschijnlijk opnieuw kapot gaat. Het gebrek aan data houdt u gevangen in een dure en uitputtende run-to-failure onderhoudsstrategie.

Werkgeschiedenis en rapporten bijhouden met Limble CMMS

Limble houdt een geschiedenis bij van al het werk dat aan elk activum is gedaan, inclusief automatisch timen hoe lang het duurde om elke werkorder te voltooien. Zo ziet u in één oogopslag de totale eigendomskosten.

TCO-rapport in Limble

U kunt niet alleen een lijst met alle voltooide werkorders zien, maar u kunt ze ook filteren en doorzoeken.

Bovendien kunt u rapporten genereren op basis van de reparatietijd of andere gegevens op de werkorderchecklist. Teamstatistieken laten je toppresteerders in de schijnwerpers staan.

Teamprestatierapport in Limble

Aan de andere kant kunnen onderpresteerders zich nergens verbergen. Trends onthullen welke activa aan het verslijten zijn, en u bespaart geld en kopzorgen door problemen op te sporen voordat ze zich voordoen. U kunt zie de overgang van uw team van chaos naar deskundige uitvoering naarmate meer van hun taken op tijd worden gedaan.

Voltooiingsrapport taakstatus in Limble

Het gebruik van een digitale tool zoals CMMS is een van de gemakkelijkste manieren om de verantwoordelijkheid op de onderhoudsafdeling te verbeteren.

Voorraadbeheer

Voorraad beheren zonder CMMS

De enige manier om uw voorraad reserveonderdelen te controleren, is door naar het magazijn te rijden en naar het schap te kijken.

Dat gezegd hebbende, als je een grote operatie hebt, weet je misschien niet eens welk magazijn of welk schap, in welk geval het misschien gemakkelijker is om toch een nieuwe te bestellen.

Door dat (gebrek aan) proces heb je te veel van sommige items (verspild budget) en te weinig van andere (vermijdbare downtime).

Voorraad beheren met Limble CMMS

Iedereen kan realtime voorraadniveaus in hun Limble-apps controleren, omdat niveaus automatisch worden bijgewerkt telkens wanneer een techneut zijn werkorder voltooit.

Weergave onderdelenbeheer in Limble CMMS 

In het onderdeelrecord staat precies waar de reserveonderdelen te vinden zijn. Als een werknemer een onderdeel weghaalt buiten de context van een bepaalde werkorder, is er een QR-code op de plank die hij kan vastmaken die de telling bijwerkt.

Natuurlijk wilt u uw voorraadtellingen nog steeds regelmatig bijwerken, dus u stelt een 'cyclustelling' in. Limble zal nu automatisch taken genereren om de inventaris te controleren, zo vaak als u nodig acht.

Voorraad optimaliseren zonder CMMS

Iedereen weet dat er onderdelen in het magazijn zijn die jarenlang, misschien tientallen jaren, onaangeroerd hebben gelegen, maar de enige manier om de overtollige voorraad te identificeren, is de dikte van het ongestoorde stof op de doos.

Soms worden onderdelen die nodig zijn voor een aanstaande taak met hoge prioriteit gebruikt voor een onmiddellijke taak met lage prioriteit.

Het is de norm om onderdelen te bestellen op de dag dat de bemanning beseft dat ze ze nodig hebben en niet hebben, en het komt vaker voor dan je zou willen dat bestellingen worden gedupliceerd.

Voorraad optimaliseren met Limble CMMS

Wanneer u uw MRO-inventaris in eerste instantie instelt, stelt u verouderde drempels in, zodat Limble de onderhoudscoördinator op de hoogte stelt als onderdelen gedurende een langere periode niet worden gebruikt. Dat leidt tot tijdige gesprekken over wat te bewaren en wat op te ruimen.

Drempels voor reserveonderdelen instellen in Limble

In Limble zien teamleden of onderdelen op voorraad zijn en hoeveel er al zijn toegewezen aan andere taken.

De aankoop wordt geactiveerd op de dag dat de gebruikte/toegewezen onderdelen onder uw vooraf bepaalde drempels komen. Vitale onderdelen zijn altijd bij de hand en technici voltooien reparaties vaak op de dag dat ze worden gemeld.

U kunt voorkeursleveranciers aan specifieke onderdelen koppelen, zodat u altijd de beste kwaliteit krijgt, ongeacht wie in Inkoop de inkooporder (PO) verwerkt. Limble voegt PO's toe aan elk record met reserveonderdelen, zodat u op de PO kunt zien wanneer de nieuwe bestelling zal aankomen.

Inkoop voor campusmanagement

Aankoopverzoeken activeren en volgen zonder CMMS

Je hebt een papieren spoor voor elke aankoop, maar het is precies dat - een spoor van papier verspreid tussen meerdere bureaus, kantoren en zelfs locaties.

Anyone on the crew who needs to create, approve or reference a PO has to physically come into the office or distract the purchasing team with phone calls and emails.

Triggering and tracking purchase requests with Limble CMMS

Limble has a customizable system for submitting purchase requests that automatically become purchase orders once approved.

Whenever a part’s inventory drops too low, Limble triggers a purchase request automatically. Purchasing can even create a template with a custom message, vendor info, part numbers and quantities, and more.

Purchase order list view in Limble CMMS

If you don’t usually carry the part, the tech can trigger a purchase request right within their task.

Even technicians can trigger purchase requests using Limble

Limble saves everything on the cloud and is available on both desktop and mobile. Both the tech and their manager can see the POs status at any time.

Without a digital system, not only do parts not get ordered until the day they’re needed, but it’s also not uncommon for the wrong part to get ordered, resulting in even longer delays. With Limble, every purchase request arrives with the exact part number and vendor attached. The process is easy — and precise — for both Maintenance and Purchasing.

Approving and accounting for purchases without a CMMS

Many employees are approved to make purchases up to a specific cost on their company cards. That keeps management from getting bogged down with approvals.

Since they’re using the company card, the transaction gets logged for accounting purposes, but it may never get associated with a work order.

That means any facility work that could be billed back to a third party — say, a conference that ordered custom signage for their campus event — never gets paid to the university. (No wonder they keep hosting their events here!)

It also means that you don’t know the total maintenance cost of your assets because they’re getting repaired with materials that never get into the system.

Approving and accounting for purchases with Limble CMMS

Limble automates the approval process taking into account each team member’s budget. For example, Sam can make purchases up to $2,000 on his own but needs approval from Dave beyond that.

Limble pushes the request to either the purchasing department or the next person in line who needs to approve it before it finally ends up with Purchasing.

Any part your tech uses is listed right on the work order and gets automatically calculated into client billing and asset history.

Did you catch that? All the documentation happens automatically — no extra paperwork for anyone.

The purchase approval process in Limble

This streamlined workflow lets Purchasing focus on purchasing, Accounting focus on accounting, and Maintenance focus on maintenance.

Managing incoming shipments without a CMMS

When shipments come in, Purchasing can almost always link them to the right PO, but that doesn’t mean they can connect them to the correct work order. Sometimes parts sit in the warehouse for days (weeks?) before the tech who needs them finds out they’ve arrived. Again, lots of unnecessary downtime.

Managing incoming shipments with Limble CMMS

As soon as a PO is marked as “received,” Limble notifies the techs and managers on the associated work orders. This prompts them to start up tasks again, prioritize their current workloads, and/or set expectations with departments.

Working with Finance without a CMMS

Conversations with Finance are tense. You can’t do anything without being double or triple questioned on whether it’s really necessary. You get asked lots of questions that would take hours of work to answer — questions that aren’t nearly important enough to set aside that kind of time.

Working with Finance with Limble CMMS

Maintenance and Purchasing are now the finance department’s best friends. Any time there are questions about a charge, your teams always have the answers.

Limble’s reports update themselves instantaneously . More often than not, you’re now initiating conversations with Finance because you have so much to show off.

You started a conversation when you could show them downtime spiking because of faulty equipment. When the budget for new equipment was approved, you could show them that downtime dropped again and calculate the savings based on every hour it was working compared to the month before.

Total downtime report in Limble

Your IT department used Limble’s API to link all the Limble data to the data in your company’s enterprise resource planning software (ERP). It used the API or the built-in Quickbooks integration to get the same information into the accounting system.

Vendor management

Tracking vendors without a CMMS

No one person in your department knows who all your vendors are. The fleet manager could list off his if you asked, as could the lead on the plumbing team. (When the head of groundskeeping had a heart attack, there was a bit of a crisis, so they started a list they keep in the office.)

Tracking vendors with Limble CMMS

All vendors are in a single list and linked to the equipment, parts, etc., they service or provide. Each record has contact information, a detailed history, and notes/instructions for anyone who needs to reach out.

To keep the thousands of vendors straight, you created custom fields (for example, whether that vendor is for a particular department). You also customize which columns show up on the master list, so you don’t even have to click in half the time.

Vendor list in Limble CMMS

Tracking vendor work without a CMMS

Not only is it unclear who your vendors are, but the picture gets even fuzzier when it comes to what work they’re doing. You couldn’t sum it up if you tried.

Tracking vendor work with Limble CMMS

Every vendor gets assigned to tasks within Limble just like your employees do. When you add them to a job, Limble emails them a unique link to the portal. There, they see and interact with the task within Limble itself.

Limble adds the work details — how long it takes to accomplish, what spare parts they used, etc. — into the maintenance history.

Sharing a task with your maintenance vendor using Limble

What vendors see when you share tasks with them through Limble

Keeping vendors honest without a CMMS

Now and again, a vendor goes rogue and over-charges for their services or ends up doing more harm than good.

They are adamant that “It was that way when I got here,” so the best your department can do is to cut your losses.

Keeping vendors honest with Limble CMMS

You baked vendor accountability into your systems by sending them tasks and keeping all communication within Limble. Limble gives them crystal clear instructions and digital checklists of your standard operating procedures, which means fewer improvisation on their side which you have to fix again later.

Your first step is to require the vendor to upload a picture of the item or area before starting work, so there is no question of whom to hold accountable if things go awry (a great way to reduce everybody’s liability).

Vendors can upload before/after images to improve work visibility

You, your team, and your vendors can communicate via messages in the task itself.

Limble tracks time spent on each vendor’s task and lets them upload invoices that get siphoned straight into the accounting workflow. Of course, if a vendor didn’t use the system, your team can enter their work manually.

As soon as they click “finish,” Limble notifies the lead on that project and the project moves forward without delay.

An eye to long-term planning for campus management

More than 60% of the maintenance workforce will be retiring in the coming decade — that’s likely 60% of your campus management corp, too. That is a massive loss of institutional knowledge in a short time.

If you’re not careful, it will be very expensive to reinvent your campus’ systems. There will be costly disruptions to the student experience you could have avoided. Your team will have to learn all the wrong ways to rewire a stadium lighting system before they rediscover the one way that works.

On the other hand, you could have your seasoned employees building out checklists in Limble for new hires to use. Work could continue uninterrupted with historical data at everyone’s fingertips. Junior techs become self-sufficient. Senior techs finally get to take a vacation.

Who knows — maybe even you will get to spend an evening with your family instead of your phone.

How to get started with Limble CMMS?

So, you’ve liked everything you’ve read and now you want to take Limble for a test drive. You want to check all of these futures yourself, but without any commitment.

Smart move, choosing a CMMS vendor is not something you should do on a whim. Here are three ways to test Limble without taking a credit card out of your wallet:

• start a free 30-day trial
• request a demo
• try our self demo (leads you to a simulated environment where you can play around with and test Limble’s features