Hoeveel kost een betaalbare CMMS-software?

In het afgelopen decennium wenden steeds meer bedrijfseigenaren zich tot Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als hun facility management-software. Toegenomen concurrentie op de markt en economische eisen, evenals veranderingen in technologie en markttrends hebben bedrijven allemaal gemotiveerd om verbeterde manieren te zoeken om de efficiëntie van hun bedrijfsvoering te verbeteren. Voorheen vertrouwden ze op traditionele spreadsheet- of 'potlood-en-papier'-benaderingen voor onderhoudsbeheer, maar een groeiend aantal bedrijfseigenaren erkennen nu de noodzaak om over te schakelen naar een CMMS, een systeem dat veel verder gaat dan alleen het tellen van de getallen die verband houden met reparaties en materiaalkosten en voorraadniveaus. Om met maximale efficiëntie te presteren, moeten hedendaagse bedrijven hun onderhoudsbeheeractiviteiten op de voet volgen door middel van routinematige preventieve onderhoudscontroles, betere toewijzing van middelen en aangetoonde kostenbesparingen. Omdat ze de noodzaak van een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem hebben erkend, worden bedrijfseigenaren in hun zoektocht vaak overweldigd door het assortiment CMMS-producten dat op de markt verkrijgbaar is. Aanschaf van een betaalbare CMMS-software die bij uw bedrijf past, kan een extra uitdaging zijn. Hier zal ik schetsen hoe u een betaalbare CMMS-software selecteert die zowel aan uw behoeften als aan uw budget voldoet.

Begrijp CMMS-functies

Om te begrijpen hoe goedkope CMMS-software eruitziet, begint u met een samenvatting van wat CMMS-software in het algemeen is. In wezen kunnen de systemen het best worden omschreven als zeer geavanceerde softwareprogramma's die gebruik maken van duizenden datapunten die op elk moment een gebruiker een overzicht kunnen geven van de werking van een faciliteit of, als alternatief, de status van een individueel apparaat. Ongeacht het geselecteerde product bieden alle huidige CMMS-systemen bedrijven de mogelijkheid om werkorders te volgen, snel nauwkeurige rapporten te genereren en direct te bepalen welke van hun bedrijfsmiddelen preventief onderhoud nodig hebben. Consistent en gepast gebruik van de CMMS-software heeft geleid tot een langere levensduur van de apparatuur, een betere organisatie, een beter tijdbeheer en een beter arbeidsgebruik en uiteindelijk tot lagere operationele kosten en hogere bedrijfswinsten.

Definieer de behoeften van uw bedrijf

Om ervoor te zorgen dat het gekozen CMMS-systeem doet wat u wilt, is het absoluut noodzakelijk dat u eerst de behoeften van uw bedrijf identificeert. Begin met het verzamelen van input van uw onderhoudspersoneel over de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd met uw huidige onderhoudsvolgsysteem en wat zij denken dat nodig is om deze te overwinnen. Enkele van de meest gevraagde functies zijn:

• Maandelijkse of driemaandelijkse reparatiekosten voor onderhoud bijhouden
• Stilstand van apparatuur verminderen met tools voor preventief onderhoud
• Papierreductie
• Eenvoudig werkorderbeheer en werkorderaanvraagformulieren
• Mogelijkheid om werkorders te verwerken met mobiele apparaten
• Methode voor het volgen van de locatie van apparatuur en onderdelen
• Kalendersysteem voor het plannen van onderhoudsactiviteiten
• De communicatie tussen teamleden en het hogere management verbeteren
• Mobiele toegang
• Aanpasbaarheid van de software – het vermogen om te veranderen en uit te breiden als de behoeften van het bedrijf veranderen

Rekening houdend met deze en andere functies die u misschien wilt hebben, zal u helpen bij het ontwikkelen van een uitgebreide lijst met functies waarnaar u moet zoeken in uw CMMS-oplossing. Verfijn uw lijst door items te categoriseren als "must haves" en andere als "zou willen hebben". Uw definitieve lijst zal uw zoektocht naar goedkope CMMS-software begeleiden, rekening houdend met het feit dat de kosten van CMMS's stijgen naarmate er meer functies worden toegevoegd.

Begrijp CMMS-implementatieopties

CMMS-software is beschikbaar in twee verschillende formaten; op locatie en in de cloud. Deze verschillen zijn niet alleen belangrijk vanwege de kosten, maar ook vanwege de manier waarop ze worden ingezet. Cloudgebaseerde systemen zijn afhankelijk van de leverancier die gegevens host op zijn eigen servers (d.w.z. in de cloud), terwijl lokale systemen vereisen dat een bedrijf zijn gegevens op zijn eigen apparatuur, ter plaatse, installeert en host. De eerste is afhankelijk van de leverancier die het systeem onderhoudt, terwijl de laatste het interne systeem- en hardware-onderhoud moet gebruiken door zijn eigen IT-specialist.

Veel klanten vinden cloudgebaseerde CMMS'en de voorkeur vanwege de lagere kosten en geen onderhoudsvereisten. Aan de andere kant vinden anderen on-site systemen aantrekkelijker omdat ze onderhoudsmanagers volledige controle en aanpasbaarheid van hun gegevens en het systeem bieden (d.w.z. operators kunnen hun systeemonderhoud en upgrades plannen op basis van hun eigen schema en niet volgens aan cloudgebaseerde leveranciers). Een ander belangrijk verschil is dat cloudgebaseerde platforms mobiele toegankelijkheid bieden, terwijl platforms op locatie dat niet doen. Bij het vergelijken van de kosten van CMMS-software is een laatste onderscheid tussen de twee formaten een aanzienlijk kostenverschil met lokale platforms die veel hogere initiële kosten met zich meebrengen.

Begrijp kostenstructuren en opties

Een groot deel van het aanschaffen van betaalbare CMMS-software is weten wat u krijgt en voor hoeveel. Bij het maken van die beslissing is het belangrijk om rekening te houden met de verschillen in functie- en serviceopties en met de kostenverschillen in systeemplatforms. Het is al opgemerkt dat on-premise platforms duurder zijn - in ieder geval in termen van initiële kosten. Deze systemen hebben de neiging om drie keer meer te draaien dan de jaarlijkse licentievergoeding van webgebaseerde systemen. Alles bij elkaar genomen, zijn de hogere initiële kosten van on-premise systemen een eenmalige betaling zonder extra systeemkosten. Aan de andere kant zijn de initiële kosten voor een cloudgebaseerd systeem lager, maar de langetermijnkosten die gepaard gaan met licentiekosten zijn in de loop van de tijd hoger (d.w.z. jaarlijkse abonnements-/licentiekosten geschat op $ 1500 per jaar voor een kleine onderhoudsafdeling). Ondanks deze verschillen zijn er verbonden en/of doorlopende kosten met on-premise systemen, zoals de kosten van hardware, firewalls en antivirussoftware, evenals een IT-medewerker die nodig is om alle aspecten van het functioneren van het systeem te onderhouden en te beheren, inclusief installatie, gegevens toegang, opwaardering, beveiliging en opleiding van het personeel. Cloudgebaseerde CMMS'en vereisen geen extra kosten, aangezien systeemondersteuning alle software-updates, systeemupgrades, beveiliging en technische ondersteuning omvat.

Ten slotte zijn er optionele extra kosten verbonden aan CMMS-software, zoals interne gegevensinvoer en online tutorials voor onboarding van personeel, die veel leveranciers bundelen in hun jaarlijkse licentiekosten. On-site voorraadcontroles en onboarding van personeel zijn ook beschikbaar, opnieuw tegen een meerprijs. Hoe meer opties worden geselecteerd op beide onderhoudsbeheerplatforms, hoe duurder ze zullen zijn.

De bottom line bij het vinden van een betaalbare CMMS-software

Het belangrijkste om te onthouden bij het zoeken naar betaalbare CMMS-software is het vinden van een systeem dat presteert zoals u het nodig heeft en de gewenste resultaten oplevert. Erkennend dat onderhoudsbeheersystemen een investering zijn in termen van geld, tijd en middelen, zal het geld niet goed besteed worden door een systeem te kiezen dat niet voldoet aan de behoefte van uw bedrijf, nu of in de toekomst. Om ervoor te zorgen dat u de beste waarde krijgt in een geautomatiseerd onderhoudssysteem, neemt u de tijd tijdens het onderzoeksproces, spreekt u met leveranciers, neemt u deel aan online demo's en zoekt u klanten op die momenteel CMMS'en gebruiken. Aangezien deze systemen verschillende prijspunten hebben op basis van formaten, functies en opties, liggen de kosten van betaalbare CMMS-software in wat het voor uw bedrijf kan doen en hoeveel u ervan zult profiteren.