Bent u ITAR-conform? Gids voor ITAR-naleving en regelgeving

Exportvoorschriften zijn een belangrijke overweging voor elk Amerikaans bedrijf dat goederen internationaal verzendt. Voor die bedrijven die werkzaam zijn in defensiegerelateerde industrieën en militaire toepassingen, is de behoefte aan goed toezicht en controle nog groter. Er zijn de afgelopen jaren veel stappen gezet om regelgeving te ontwikkelen om het publiek en bedrijven beter te beschermen tegen zakendoen met dubieuze entiteiten. Een van de grootste gevolgen was de implementatie van de International Traffic in Arms Regulations (ITAR). Deze richtlijnen werden aan het begin van de 21e eeuw drastisch uitgebreid naarmate de wereldhandel complexer werd en de noodzaak om het transport van defensiegerelateerde goederen veilig te controleren toenam.

De ITAR-regelgeving omvat een aantal artikelen die zijn geschreven door veel verwante organisaties. Een voorbeeld is EAR (Export Administration Regulations), dat wordt onderhouden door het Amerikaanse ministerie van Handel, dat van toepassing is op verzendingen van alle gecontroleerde artikelen. Ze zijn minder streng en minder specifiek dan ITAR, maar dicteren nog steeds exportregels waarmee rekening moet worden gehouden.

Het kan intimiderend zijn om te begrijpen hoe al deze voorschriften moeten werken en wat u moet doen om naleving te garanderen. Bovendien, aangezien de ITAR-regelgeving van toepassing is op de hele toeleveringsketen voor alle aangewezen gecontroleerde items, is het mogelijk dat sommige aspecten van controle over het hoofd worden gezien. Deze gids geeft u een overzicht van wat ITAR is en hoe het bedoeld is te werken, evenals enkele belangrijke overwegingen die u moet maken om te garanderen dat uw organisatie volledige naleving kan handhaven. Download onze ITAR-compliancechecklist voor een overzicht van alle essentiële stappen voor het bereiken en behouden van ITAR-compliance.

Ga voor meer informatie over ITAR-compliance naar:

• Wat is ITAR?
• ITAR-voorschriften
• Wie moet ITAR-compatibel zijn?
• ITAR-certificering begrijpen
• Beste praktijken voor ITAR-naleving
• Aanvullende bronnen over ITAR-naleving

Wat is ITAR?

ITAR is een reeks exportcontrolevereisten (22 CFR 120-130) die zijn opgesteld om de verplaatsing, verkoop of overdracht van defensiegerelateerde technologie te beschermen en te voorkomen dat deze in handen komt van andere landen of partijen die deze zouden kunnen gebruiken voor kwaadaardige doeleinden. Deze overheidsregels worden beheerd door het Directoraat van Defensie Handelscontroles (DDTC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De oorspronkelijke richtlijn voor deze controles op de export en tijdelijke import van militair gerelateerde eigendommen werd gecreëerd als de Arms Export Control Act (AECA).

De reikwijdte van de ITAR wordt gedekt door de diensten, artikelen en technologie die bedoeld zijn voor militair gebruik en die op de U.S. Munitions List (USML) staan ​​vermeld. Elke organisatie of entiteit die een item beheert dat op de USML staat, moet voldoen aan ITAR en op de hoogte blijven van eventuele toekomstige wijzigingen in vereisten. De primaire controle is via exportlicenties die toestemming geven van de Amerikaanse overheid om deze goederen te vervoeren of te verkopen aan buitenlandse entiteiten of partijen.

Gezien de ernst van deze regelgeving zijn mogelijke boetes en verdere sancties bij ontdekking van overtredingen mogelijk. De ITAR is beschikbaar op de website van het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken als elektronische publicatie en er wordt ook elk jaar een bijgewerkte gedrukte versie uitgebracht. De gids geeft een overzicht van ITAR en enkele belangrijke operationele overwegingen.

ITAR-voorschriften

De USML bevat 21 categorieën artikelen en diensten die zijn gedefinieerd als onderdeel van de AECA. Houd er rekening mee dat deze lijst niet beperkt is tot specifieke goederen, maar ook gerelateerde technische gegevens bevat, zoals ontwerpen en blauwdrukken. Het doornemen ervan is een belangrijke eerste stap om vertrouwd te raken met het proces van het beperken van de noodzakelijke toegang en het handhaven van de juiste controles.

De items die de meeste controle krijgen, worden aangeduid als significante militaire uitrusting (SME) en omvatten items zoals tanks, explosieven en andere met een duidelijk militair gebruik. De USML markeert deze items die extra aandacht vereisen voor elke entiteit die ermee werkt.

Alle fabrikanten, leveranciers, importeurs, exporteurs en makelaars die handelen in artikelen en diensten die in de USML worden vermeld, zijn verplicht zich te registreren bij de DDTC. Het registratieproces zelf bepaalt niet de naleving - wat uiteindelijk uw verantwoordelijkheid is om te controleren - maar het is een vereiste om bepaalde licenties of goedkeuringen te verkrijgen voor het vervoer van gecontroleerde goederen.

Exportlicentie (DSP-5) – Dit formulier is de eerste stap bij het regelen van de export of tijdelijke import van gecontroleerde items die op de USML in ITAR zijn vermeld. Deze licentie verleent basisrechten om goederen te exporteren en fungeert ook als een vehikel om de volgende overeenkomsten via de DDTC te verwerken. Een belangrijke controle die wordt uitgevoerd als onderdeel van de DSP-5-toepassing, is het screenen van aanvragers op basis van zaken met gesanctioneerde of embargolanden. De Amerikaanse overheid biedt een geconsolideerde screeninglijst van landen waarvoor beperkingen gelden, waarbij één lijst wordt samengesteld uit de afzonderlijke lijsten die onder meer worden bijgehouden door de ministeries van Staat, Financiën en Handel. Het is een goede referentie om een ​​snelle controle uit te voeren, maar het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager om de individuele lijsten in detail te bekijken. Als een aanvraag wordt ingediend met het oog op interactie met een van deze entiteiten, zal deze vrijwel zeker worden afgewezen.

Overeenkomst voor technische bijstand (TAA) – Deze overeenkomst dekt de uitwisseling van alle technische informatie of kennis met betrekking tot een ITAR-gecontroleerd item. Voorbeelden hiervan zijn instructies voor onderhoud aan een artikel, reparatie of wijziging. De reikwijdte van deze technische uitwisseling waarvoor een TAA vereist is, wordt geacht eigendom te zijn en verder te gaan dan de normale marketing en openbare informatie die al beschikbaar is. Uw organisatie is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle personen die verband houden met het/de gecontroleerde item(s) op de hoogte zijn van de ITAR-regelgeving, inclusief eventuele onderaannemers of consultants.

Productielicentieovereenkomst (MLA) – Met dit document kan een buitenlands bedrijf productie leveren met betrekking tot een artikel dat onder ITAR valt. Deze overeenkomst dekt ook de export van technische gegevens met betrekking tot fabricage zoals vereist voor de gecontroleerde items.

Magazijn- en distributieovereenkomst (WDA) – De WDA dient als het primaire middel om een ​​magazijn of distributiecentrum in het buitenland te creëren voor een door ITAR gecontroleerd artikel dat uit de VS moet worden geëxporteerd. De regio's voor de beoogde verkoop zijn in dit geval erg belangrijk om ervoor te zorgen dat artikelen die niet in gesanctioneerde/embargo gebieden.

Wie moet ITAR-compatibel zijn?

Zoals eerder vermeld, is ITAR van toepassing op alle bedrijven die zaken doen van welke aard dan ook met betrekking tot gecontroleerde items die op de USML staan ​​vermeld. Dit omvat de artikelen zelf, evenals alle diensten of gegevens die daarmee verband houden. De hele toeleveringsketen voor het artikel moet worden overwogen, naast eventuele ondersteunende externe contractanten en adviseurs. Bovendien is het toepassingsgebied van ITAR van toepassing buiten militaire en overheidsinstanties en is het van toepassing op individuele organisaties die zaken doen in deze gecontroleerde gebieden.

Het begrijpen en waarborgen van ITAR-compliance is een kernverantwoordelijkheid voor elke organisatie die betrokken is bij de levering van deze gecontroleerde items. Er kunnen mogelijk ernstige straffen worden opgelegd voor ITAR-overtredingen, waaronder civielrechtelijke boetes tot $ 500.000, strafrechtelijke boetes tot $ 1.000.000 en gevangenisstraffen tot 10 jaar per instantie. Erger nog, de Amerikaanse overheid heeft de bevoegdheid om uw bedrijf te verbieden van alle gerelateerde toekomstige import- en exportactiviteiten.

ITAR-certificering begrijpen

Eerst en vooral erkent de DDTC geen enkele vorm van ITAR-certificeringen. Hoewel er consultants en entiteiten zijn die certificeringsdiensten leveren, biedt het hebben van een certificering geen enkel voordeel voor uw bedrijf. Dat gezegd hebbende, zou het een duidelijk voordeel kunnen zijn om de diensten van een derde partij te gebruiken om uw team te helpen bij het navigeren door de vaak complexe regelgeving en om een ​​duidelijk pad naar naleving te helpen verzekeren.

In plaats van zich te concentreren op een certificering zelf, wordt aanbevolen om de regelgeving en specifieke nalevingsgebieden die van uw bedrijf worden verwacht, volledig te herzien. Zodra u een duidelijk bereik heeft van de betrokken artikelen op basis van de USML en de soorten activiteiten (productie, service, export, enz.) die uw bedrijf en gerelateerde partners zullen uitvoeren, kunt u de nodige wijzigingen aanbrengen en DDTC-registratie aanvragen en verkrijgen juiste goedkeuringen om naleving te garanderen.

Beste praktijken voor ITAR-naleving

Op basis van de artikelen 22 CFR 120-130 die de ITAR-regelgeving schetsen, zijn er een aantal gebieden die moeten worden herzien om naleving te garanderen. Hier zijn een paar van de best practices om aan de vereisten te voldoen:

Omgaan met technische gegevens – De technische gegevens met betrekking tot gecontroleerde artikelen die in de USML worden vermeld, kunnen verstrekkend zijn en omvatten informatie zoals onderzoeksresultaten, fabricage-informatie, ontwerpen en specificaties. Daarom moet u aangeven welke informatie van gevoelige en eigendomsrechtelijke aard is en de juiste beperkingen instellen voor toegang ertoe via codering, firewalls, enz. Ook belangrijk om te overwegen zijn alle media die gevoelige gegevens bevatten en eventuele virtuele hostingproviders die u gebruikt . Onthoud dat het de verantwoordelijkheid van uw organisatie is om ITAR-compliance te bereiken voor gegevensbeheer.

Exportbeheersysteem (EMS) – Een van de nuttigste acties die u kunt ondernemen voordat u goedkeuring zoekt voor het exporteren van gecontroleerde artikelen, is het creëren van een EMS of, als u er al een heeft, om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de specifieke ITAR-vereisten. Dit systeem geeft u één plek voor het beheren en volgen van al deze exportvereisten en het afstemmen van uw team op de juiste documentatie, training en bewustzijn die nodig zijn om fouten te voorkomen. Een grondige kennis hebben van wat uw producten zijn, hoe ze zijn geclassificeerd en waar ze naartoe worden verzonden, is van essentieel belang om naleving te bereiken.

Gecontroleerde artikelen beheren – Afgezien van het correct volgen van technische gegevens en informatie, is het ook van cruciaal belang om volledig inzicht te hebben in de behandeling, verplaatsing en opslag van uw fysieke items. Aangezien de hele toeleveringsketen voor elk gecontroleerd artikel wordt beïnvloed, wilt u een duidelijk inzicht hebben in elk onderdeel dat erbij betrokken is en de juiste toegangscontroles in uw gebouwen handhaven, zoals toegang met badges voor beperkte gebieden en adequate fysieke veiligheidsmaatregelen. Bovendien moet u overal in uw faciliteit duidelijke en duurzame etikettering handhaven en vooral op alle ITAR-artikelen zelf.

In de huidige defensie-industrie zijn UID-labels (Unique Identification) een veelgebruikte oplossing voor het markeren van gecontroleerde items. UID-labels bieden een veilige en duurzame markering die voldoet aan de ITAR-vereisten en leesbaar kan blijven gedurende de verwachte levensduur van het item. Hoe u uw magazijn, kantoren en productie organiseert, is vooral van cruciaal belang als het gaat om door ITAR gecontroleerde artikelen.

Voorkom fouten bij het aanvragen van DSP-5-exportlicenties – Bij het indienen van een eerste DSP-5-aanvraag moet de juiste informatie worden ingevoerd om vertragingen of afwijzingen in de verwerking te voorkomen. Het verwerken van een aanvraag kan onder normale omstandigheden een maand of twee duren, maar vertragingen kunnen veel langer duren. Een veel voorkomende fout is het opnemen van verwijzingen naar niet-Amerikaanse regelgeving of wetten. Aangezien het document alleen van toepassing is op Amerikaanse exportbelangen, dient u alle internationale regelgeving rechtstreeks met die partijen in afzonderlijke overeenkomsten op te nemen. Een ander veel voorkomend probleem is het niet correct identificeren van alle relevante buitenlandse en binnenlandse eindgebruikers en eventuele sublicentiehouders in het juiste gedeelte van het formulier. Dit is een bijzonder belangrijk stuk informatie, omdat de eindbestemmingen voor elk gecontroleerd item nauwkeurig zullen worden onderzocht.

De ITAR-verwachtingen zijn goed georganiseerd. Met een duidelijk begrip van uw verantwoordelijkheden als gerelateerde organisatie, kunt u naleving op alle gebieden garanderen. Herziening van de USML en registratie bij de DDTC, indien nodig, zijn essentiële eerste stappen die kunnen helpen om duidelijk te maken wat er precies moet gebeuren. Door samen te werken met externe adviseurs en aannemers die volledig op de hoogte zijn van ITAR, kunt u een robuust actieplan opstellen voor het opzetten van een EMS en het maken van volledig conforme exporten. En door een volgsysteem op te zetten met door DoD goedgekeurde UID-labels, in overeenstemming met regelgeving zoals MIL-STD-130 en STANAG 2290, kunt u strakkere controle behouden door het beheer van gecontroleerde activa in de hele toeleveringsketen te volgen.

Het bereiken van compliance is van cruciaal belang, en het handhaven ervan is nog belangrijker. Op de hoogte blijven van best practices en training is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat uw medewerkers waakzaam en toegewijd blijven aan het proces. Uw gevoelige informatie is vooral belangrijk en het hebben van de nodige controles voor de locatie van activa en gegevenstoegang is van cruciaal belang. Een ITAR-conforme operatie hoeft niet al te ingewikkeld te zijn en als u uw inspanningen op de juiste gebieden richt, kunt u een gestroomlijnde en efficiënte set controles voor uw organisatie creëren. Download onze eenvoudig te volgen ITAR-compliancechecklist voor een stapsgewijze analyse van alles wat u moet doen om ITAR-compliance te bereiken en te behouden.

Aanvullende bronnen over ITAR-naleving

Bezoek de volgende bronnen voor meer informatie over ITAR-compliance en gerelateerde onderwerpen:

• Vijf tips om kostbare ITAR-overtredingen te voorkomen
• Wat is ITAR-naleving?
• Richtlijnen voor ITAR, EAR, DFARS-nalevingsvereisten
• 4 tips voor ITAR-nalevingstraining
• 5 manieren waarop uw bedrijf ITAR-technologieoverdracht kan voorkomen
• NEI ITAR 101-webinar voor beginnende en ervaren beoefenaars
• Wat is ITAR en zijn rol in productie?
• ERP helpt defensiefabrikanten te voldoen aan ITAR-compliance
• ITAR-voorschriften die u moet kennen
• ITAR-boetes kunnen uw bedrijf verlammen