5 valkuilen bij de implementatie van assetmanagementsystemen voor HVAC-serviceproviders

HVAC-serviceproviders moeten een evenwicht vinden tussen de behoeften van hun klanten en tegelijkertijd een soepele werking hebben. De meeste van deze bedrijven gebruiken nu asset management software, zoals een Computerized Maintenance Management System (CMMS) of Enterprise Asset Management (EAM) platform. Deze speciale systemen helpen bij het stroomlijnen van onderhouds-, financierings- en voorraadprocessen voor de hele organisatie.

De meeste platformen voor activabeheer ondersteunen honderden verschillende functies en kunnen vaak rechtstreeks worden geïntegreerd met andere software met behulp van een API. Er zijn verschillende valkuilen die een bedrijf kan tegenkomen bij het uitvoeren van een systeemuitrol. We zullen een aantal van deze mogelijke problemen bekijken en manieren bespreken waarop u uw risico kunt minimaliseren en enkele van deze valkuilen kunt vermijden. Voorbereiding en een goede planning zijn erg belangrijk voor een succesvolle implementatie van het activabeheersysteem.

1. Preventieve onderhoudsfouten

Om servicecontracten goed te organiseren, kan een HVAC-aanbieder de functies van hun activabeheersysteem gebruiken om werkorders te volgen en in te plannen. Dit maakt het voor het hele team veel gemakkelijker om alle openstaande bestellingen te zien vanuit één centraal dashboard. Een belangrijk probleem waarmee sommige bedrijven worden geconfronteerd met hun nieuwe systeem voor activabeheer, is het opzetten van communicatiepaden tussen kantoorpersoneel, buitendienstmonteurs en klanten.

Het is belangrijk om geen belangrijke berichten te missen, en de meeste moderne activabeheersystemen ondersteunen geautomatiseerde e-mail- of sms-waarschuwingen. Als u de tijd neemt om deze systemen goed te configureren en te testen, voorkomt u problemen in het veld. Een gemiste afspraak kan leiden tot problemen bij het voltooien van het noodzakelijke preventieve onderhoudswerk en kan de deur openen voor serviceverplichtingen of problemen met de prestaties van de apparatuur.

2. Onnauwkeurige voorraadtellingen

Alle HVAC-serviceproviders moeten een nauwkeurige inventaris bijhouden van reserveonderdelen en apparatuur die kunnen worden gebruikt om de systemen van hun klant te onderhouden. Als een activabeheersysteem wordt geïmplementeerd zonder de juiste planning, kunnen er aanzienlijke hiaten zijn in het vermogen van het bedrijf om nauwkeurige voorraadtellingen te realiseren.

De beste manier om dit te voorkomen, is door een duidelijke activahiërarchie te creëren binnen uw activavolgsysteem. Het is misschien het beste om deze lijsten te ordenen op basis van algemene HVAC-apparatuurcategorieën zoals ovens, rooftop-units, ventilatoren en ventilatiecomponenten. Elk activum moet ook worden geïdentificeerd en correct worden gelabeld met een uniek barcodelabel, zoals een metalen apparatuurlabel of een inventarislabel voor faciliteitenbeheer, zodat het op elk moment gemakkelijk kan worden geteld met een eenvoudige scan.

3. Kosten niet onder controle houden

Kostenanalyse en budgettering zijn twee van de belangrijkste sterke punten van een activabeheersysteem. Tijdens de implementatiefase is het belangrijk om financiële informatie voor elk activum vast te leggen en een set key performance indicators (KPI's) te ontwikkelen. Het kan ook nodig zijn om uw personeel te trainen om ervoor te zorgen dat ze kostengegevens vastleggen bij het voltooien van werkorders van klanten of het bijwerken van activa-informatie in het systeem. Zonder de juiste financiële gegevens in uw systeem is het onmogelijk om uw kosten bij te houden en te bepalen waar u wilt besparen.

4. Verloren bezittingen

Bedrijven verliezen activa vanwege verschillende redenen, waaronder misplaatsing, diefstal en schade. De overgangsperiode tijdens de introductie van een nieuw assetmanagementsysteem is een bijzonder kwetsbare periode. Het kan voor een werknemer gemakkelijk zijn om een ​​asset-tag te vergeten of na te laten de locatie-informatie van een asset bij te werken. Het handhaven van de juiste toegangscontroles tijdens de implementatie van uw activabeheersysteem zou een prioriteit moeten zijn.

Dit kan het moeilijk maken om het activum vanaf de systeemzijde te lokaliseren en een handmatige inspectie vereisen. Een andere belangrijke factor waarmee rekening moet worden gehouden, zijn protocollen voor IT-beveiliging en gegevensverwerking. Elk computersysteem kan worden aangetast en het is belangrijk om gegevensback-ups en beleid voor externe toegang vanaf het begin van de uitrol van uw programma voor activabeheer te plannen.

5. Service-inefficiënties

Het kan een uitdaging zijn om aan de verwachtingen van de klant te voldoen bij het onderhouden van HVAC-systemen in een groot geografisch gebied. Uw software voor activabeheer moet uw serviceteam inschakelen en geen afbreuk doen aan interacties en communicatie met klanten. Een andere grote valkuil die veel bedrijven ervaren tijdens een software-implementatie is het niet stellen van realistische doelen voor serviceverbeteringen. Uw nieuwe systeem moet worden opgezet met prestatierapporten om het personeel te helpen begrijpen hoe het huidige serviceniveau kan worden verbeterd. U kunt mogelijk ook reisroutes optimaliseren, andere details die bijna onmogelijk zouden zijn zonder een speciaal platform.

Activabeheersystemen kunnen een hoge mate van betrouwbaarheid aan een HVAC-operatie geven en het voor technici en werknemers gemakkelijker maken om te communiceren. Neem tijdens de plannings-, implementatie- en onderhoudsfasen van uw software-implementatie de tijd om de voortgang te beoordelen en zorg ervoor dat de valkuilen die in dit bericht worden uitgelegd, worden vermeden. Met een toegewijd team en een goede planning is het mogelijk om een ​​kwaliteitsbeheersysteem te implementeren om uw HVAC-serviceoperatie te verbeteren.