Top 5 overwegingen voor beheer van activaonderhoud voor het hoger onderwijs

De laatste jaren is de noodzaak van effectief asset maintenance management voor het hoger onderwijs steeds duidelijker geworden. In het afgelopen jaar moesten hogescholen en universiteiten over de hele wereld zich aanpassen aan de COVID-19-pandemie en nieuwe manieren vinden om hun lessen, personeel en activa te beheren. De grote overgang naar online leren en klaslokalen op afstand heeft voor veel instellingen geleid tot hogere kosten en aanzienlijke planningstijd. Nu de inschrijving voor niet-gegradueerde studenten in de VS naar verwachting gestaag zal groeien en tegen 2029 17 miljoen studenten zal bereiken, is het van cruciaal belang dat scholen ervoor zorgen dat ze over de beste systemen en apparatuur beschikken om aan de vraag te voldoen.

Om kwaliteitsonderwijs te bieden, verwerven de meeste scholen voortdurend nieuwe middelen om hen te helpen een meer uitgebreide en verbonden leerervaring te bieden. Een belangrijk onderdeel van elk campus- of schoolfaciliteitsprogramma is het beheer van activaonderhoud. Enkele van de voordelen van een georganiseerd systeem zijn een verbeterde planning op lange termijn, minder apparatuur en onderhoudskosten en een betere zichtbaarheid. In dit bericht zullen we vijf best practices onderzoeken die u in overweging moet nemen voor uw programma voor beheer van activaonderhoud.

1. Creëer een vereenvoudigd afrekenproces voor activa

Zowel instructeurs als studenten hebben toegang nodig tot een verscheidenheid aan schoolmaterialen, waaronder boeken, computers, A/V-apparatuur en benodigdheden. Het opzetten van een eenvoudig en effectief afrekenproces is de beste manier om uitgeleende activa goed en efficiënt te volgen. Als u begrijpt waar uw bedrijfsmiddelen zich bevinden en wie ze heeft, wordt het veel gemakkelijker om onderhoudswerkzaamheden te coördineren en wordt de kans op verlies of diefstal van bedrijfsmiddelen verkleind. Een afrekenproces is ook een verminderde belasting voor docenten, omdat ze het oriëntatiewerk voor studenten voltooien wanneer ze aan nieuwe lessen beginnen. Het plaatsen van een speciale streepjescodetag op elk activum kan uw proces verder stroomlijnen en het gemakkelijker maken om items in en uit het systeem aan te melden.

2. Verwaarloos preventief onderhoud van bedrijfsmiddelen niet

Zelfs met een goed gestructureerd onderhoudsprogramma voor uw instelling, is er nog steeds een duidelijke behoefte aan een goede planning. Uitval van apparatuur en onverwachte reparaties kunnen zowel tijd als geld kosten, wat een extra belasting vormt voor personeel en budgetten. Als u een speciaal EAM- of soortgelijk systeem gebruikt, kunt u niet alleen uw kosten volgen, maar krijgt u ook een mooi formaat voor het plannen en volgen van uw onderhoudsactiviteiten.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat preventief onderhoud net zo belangrijk is als andere vormen van onderhoud van apparatuur. Een formeel programma voor vermogensbeheer moet regelmatige rapportage omvatten, zodat personeel en management recente gegevens kunnen beoordelen en kunnen bepalen of er verbeteringen nodig zijn. Deze beoordelingen kunnen er ook voor zorgen dat essentiële activa en apparatuur beschikbaar zijn voor aankomende evenementen en speciale projecten.

3. Definieer duidelijke verantwoordelijkheden voor vermogensbeheer

De gemiddelde school- of universiteitscampus heeft veel verschillende soorten activa om te beheren. Dit kunnen meubels, audiovisuele systemen, communicatieapparatuur zoals telefoons, computerapparatuur zoals laptops, printers en faxapparaten zijn, en gebouwen en faciliteiten zoals verlichting en HVAC-apparatuur. Overweeg om duidelijke verantwoordelijkheden voor elke rol of afdeling te definiëren om het werk tussen uw personeel, IT-team en onderhoudspersoneel te coördineren. Elk activum heeft unieke onderhoudsbehoeften op basis van het type, de leeftijd en het gebruiksniveau. Door deze verantwoordelijkheden te definiëren en werk toe te wijzen via een elektronisch systeem, is het mogelijk voor zelfs een slank team om een ​​groot aantal activa te ondersteunen.

4. Besteed aandacht aan digitale activa

Een overgrote meerderheid van het educatief materiaal wordt tegenwoordig digitaal geleverd, inclusief virtuele lessen, opdrachten en schema's. Veel studenten hebben ook toegang nodig tot verschillende softwareplatforms die mogelijk door de instelling zelf worden beheerd. Het is belangrijk om alle softwarelicentie-informatie binnen uw activabeheersysteem bij te houden.

Deze digitale activa kunnen vaak over het hoofd worden gezien, maar er zijn potentiële kostenbesparingen die kunnen worden gemist. Zo kan het coördineren van licentieverlengingen samen als een grotere hoeveelheid in aanmerking komen voor een extra volumekorting. Het bijhouden van digitale middelen kan IT-personeel ook helpen bij het beheren van nieuwe software-updates op de vele personeels- en studentencomputers die op het netwerk zijn aangesloten.

5. Pas de beste praktijken voor noodplanning toe

Onderhoud kan een belangrijke prioriteit worden na een gebeurtenis die schoolactiviteiten verstoort. Dit geldt niet alleen voor natuurrampen zoals overstromingen of stroomuitval, maar ook voor totaal onverwachte omstandigheden zoals de COVID-19-pandemie. Uw onderhoudsplan moet rekening houden met mogelijke gevaren en passende reacties bevatten. Het is handig om een ​​georganiseerd team voor noodplanning samen te stellen dat verschillende scenario's kan beoordelen.

Overgangen zijn al moeilijk genoeg tijdens een normaal schooljaar, maar kunnen nog uitdagender worden als er grote verstoringen zijn. Dit gebeurde vorig jaar toen veel onderwijsinstellingen praktisch van de ene dag op de andere moesten overstappen naar een afgelegen schoolomgeving. Instellingen die al een georganiseerd beheerplan voor het onderhoud van activa hadden, hadden het voordeel dat ze hun werkzaamheden op een meer georganiseerde manier konden coördineren.

De scholen van vandaag moeten een verscheidenheid aan verschillende digitale, fysieke en institutionele activa beheren. Het volgen van de best practices voor asset-onderhoudsbeheer voor het hoger onderwijs in dit bericht kan helpen bij het voorkomen van apparatuurstoringen en noodzakelijke vervangingen voor verloren voorwerpen. Een effectief onderhoudsbeheerprogramma moet georganiseerd en transparant zijn en in staat zijn om geplande en ongeplande activiteiten aan te pakken. Met een goede planning, inclusief het gebruik van duurzame faciliteitstags voor activabeheer en softwareoplossingen voor activabeheer en onderhoud, kan een school de administratieve lasten voor docenten en ander personeel verminderen, zodat zij zich kunnen concentreren op hun leerlingen en kwaliteitsonderwijs kunnen bieden.