Hoe te beslissen tussen twee ERP-systeemfinalisten

Door Harry Landsburg, directeur, Business Process Technology Consulting

Zodra uw ERP-softwareselectieteam klaar is met het beoordelen van twee finalistische ERP-systemen, is het tijd om de definitieve beslissing te nemen. Uw team heeft een grondige offerteaanvraag opgesteld voor de behoeften van het bedrijf en de overige leveranciers hebben meerdere demonstratierondes "overleefd" om het team de best mogelijke kijk te geven op hoe de voorgestelde software zal werken. Nu is het tijd voor de laatste due diligence-activiteiten om u te helpen beslissen welke oplossing zal winnen.

Dit is wat er moet gebeuren:

• Ontvang een definitief voorstel van elke leverancier
  Zorg ervoor dat de softwaremodules zijn wat u vandaag en in de toekomst nodig zult hebben. Zorg ervoor dat het aantal gebruikers correct is (on-premise gelijktijdige gebruikers of SaaS-gebruikers op naam). Vergelijk de twee voorstellen voor de structuur en functionaliteit van 'appels met appels'. Stel eventuele verschillen in vraag om er zeker van te zijn dat u naar twee goed gestructureerde oplossingen kijkt.
• Controleer referenties van bedrijven die het systeem momenteel gebruiken
  Sommigen vragen zich af waarom dit nodig is, aangezien uw team alleen "goede referenties" krijgt; De reden is om te praten met effectieve gebruikers van de voorgestelde oplossing (die in een branche werken en wiens reikwijdte vergelijkbaar is met die van jou) en erachter te komen hoe ze daar zijn gekomen, hoe de leverancier met hen heeft samengewerkt om succes te behalen, en hoe zowel de referentie en de leverancier overwon uitdagingen tijdens het implementatieproces.
• Bezoek een gebruikerssite (optioneel)
  Dit bezoek heeft alleen toegevoegde waarde als er een sterke interactie is tussen je team en de host. Een korte rondleiding door de fabriek en een Q&A in de vergaderruimte is de minimaal aanvaardbare interactie. Eén-op-één-sessies met meerdere medewerkers zijn effectiever om te leren hoe goed de voorgestelde oplossing het gastbedrijf ondersteunt.
• Spreek met de voorgestelde projectmanager en technisch personeel
  Bedenk hoe ze indruk op je hebben gemaakt. Op dit moment gaat de beslissing niet over verkoopvertegenwoordigingen, maar over hoe het voorkeurssysteem geïmplementeerd zal worden.
• Maak de laatste vergelijking
  Lees de originele offerteaanvraag opnieuw. Dekt de software vanaf het begin alles wat u wilde? Hoe reageerde de interne staf tijdens demonstraties? Is er een voorkeursoplossing tussen de twee leveranciers zelfs vóór prijsonderhandelingen?
• Ga financiële contractonderhandelingen aan met elke leverancier
  Een leverancier loopt doorgaans niet weg van een verkoopkans boven de prijs, maar er is een prijspunt waarop de verkoopkans wordt overgeslagen door een leverancier.

Uiteindelijk gaat de financiële beslissing meer over waarde dan over prijs, maar om dat punt te bereiken, moet u erop kunnen vertrouwen dat de best mogelijke prijs is voorgesteld. Zodra u het contract hebt ondertekend, is het gemakkelijke gedeelte nu gedaan en gaan de implementatie-uitdagingen beginnen.

Harry Landsburg, DVIRC's Director of Business Process Technology Consulting, heeft met meer dan 400 bedrijven samengewerkt om te documenteren hoe hun bedrijfsprocessen het beste kunnen worden ondersteund door geüpgradede of nieuwe software. Zijn benadering van het relateren van de manier waarop zijn klanten werken aan de technologiemarkt resulteert in een betere selectie en implementatie.

DVIRC kan helpen met onze oplossingsonafhankelijke expertise van de ERP-marktplaats en ervaring met honderden bedrijven om hun manier van zakendoen te verbeteren. Als u een gratis consult wilt om uw zakelijke behoeften te bespreken en te bespreken hoe betere processen en software uw groei kunnen ondersteunen, neem hier contact met ons op