Hoe zorg je voor paraatheid bij noodsituaties in het magazijn

De pandemie heeft bedrijven in alle sectoren ontwricht, waardoor een reeks noodregels, -procedures en -vereisten opnieuw moeten worden beoordeeld en geïmplementeerd. Voor veel bedrijfsleiders was het een wake-up call bij het onthullen van de kwaliteit en het niveau van hun voorbereiding op noodsituaties. Een jaar later, en met name magazijnen hebben nog steeds te maken met personeelstekorten, veiligheidsmaatregelen en andere verstoringen die samenhangen met een ramp die een sleutel kan zijn in de normale magazijnactiviteiten.

Dit gebeurt allemaal tegelijkertijd, in een tijd waarin ononderbroken magazijnbeheer essentieel is om supply chains functioneel te houden, de levensvatbaarheid van het bedrijf te waarborgen en gemeenschappen te bedienen. Hoewel we nog niet uit het bos zijn, ziet het er positiever uit. En nu het leven weer normaal begint te worden, kunnen magazijnbeheerteams enkele eenvoudige stappen nemen bij het opnieuw evalueren en implementeren van een nieuw protocol voor paraatheid bij noodsituaties om toekomstige tegenslagen te voorkomen.

Voor magazijnen en distributiecentra in het hele land is veiligheid een topprioriteit - misschien zelfs meer dan de meeste andere werkplekken. Vanwege de aard van het werk is het een standaardpraktijk om regels en voorschriften in te voeren om ongevallen met machines of voertuigen te voorkomen en om werknemers voor te lichten over de beste manier om letsel te voorkomen. Geen enkele faciliteit is echter echt veilig, tenzij er een grondig noodevacuatieplan is opgesteld.

Wat is een ramp?

Niemand denkt graag aan worstcasescenario's, maar zoals we het afgelopen jaar hebben gezien, is het van cruciaal belang voor uw levensonderhoud en de gezondheid en veiligheid van uw werknemers. Wanneer u gaat zitten om de voorbereiding op noodsituaties te plannen, is het belangrijk om eerst te identificeren wat een ramp zou kunnen zijn. Dit hangt af van het soort bedrijf waarin u werkt en waar uw magazijn zich bevindt. OSHA stelt voor om te brainstormen over noodsituaties.

Rampen zijn inherent onverwacht, dus het is belangrijk om creatief te zijn en niet alleen veelvoorkomende noodsituaties zoals magazijnbranden te voorzien, maar ook minder voor de hand liggende bronnen van rampen. Het hele personeel erbij betrekken kan het verschil zijn tussen een schrik en een crisis. Als je niet identificeert wat er kan gebeuren, ben je er niet klaar voor als het gebeurt.

Bent u in de buurt van een route waar gevaarlijke stoffen worden vervoerd? Wat zou er gebeuren als er een giftige lekkage zou zijn? Bent u in een gebied waar orkanen plaatsvinden? Overstromingen? Aardbevingen?

Bent u voorbereid op mogelijke magazijngerelateerde ongevallen? Wat zou u doen als er een elektrische brand of een accidentele explosie zou zijn? Helaas leven we in een wereld waarin je rekening moet houden met de mogelijkheid dat iemand je werkruimte binnenkomt en dreigt met geweld.

Ongeacht hoe groot of klein uw bedrijf is, het is belangrijk om de 'Wat-als' aan te pakken. Zoals het Rode Kruis zegt:"Het ontwikkelen van een noodplan is een van de belangrijkste strategische beslissingen die u als eigenaar van een klein bedrijf zult nemen."

Bereid je personeel voor

Elke werkplek moet noodplannen hebben die zijn afgestemd op verschillende mogelijke rampen. In sommige situaties kan een veiligheidsbijeenkomst binnen de faciliteit nodig zijn, zoals een tornado, terwijl een magazijnbrand een evacuatie naar een veilige zone buiten zou vereisen.

Als het om calamiteiten gaat, is er geen kans op een goede reactie als u en uw personeel niet goed zijn opgeleid. Bovendien loopt slecht voorbereid personeel het risico een ramp te verergeren. Ze kunnen onnodige materiële schade veroorzaken, en de omliggende gemeenschap kan ook last hebben van dit gebrek aan voorbereiding. Het is daarom van cruciaal belang dat u bij het plannen van veiligheid in het magazijn rekening houdt met de voorbereiding op noodsituaties.

Er moet altijd een duidelijke noodcommandostructuur zijn voordat er zich problemen voordoen. Elke afdeling moet zowel een aangestelde leider als een back-up hebben die verantwoordelijk is voor het verzamelen van werknemers naar de juiste plaats. De vergaderlocatie moet van tevoren bekend en overeengekomen zijn, en elk sectiehoofd moet een telling van het personeel maken wanneer de groep op de vooraf bepaalde locatie aankomt.

Elke medewerker moet worden getraind en getest op wat de noodplannen zijn voor het evacueren van het gebouw. Magazijnmanagers moeten meerdere exemplaren van deze plannen in de hele faciliteit zichtbaar houden en het personeel moet er regelmatig aan worden herinnerd waar ze heen moeten en wat ze moeten doen. Werknemers mogen nooit terug in een geëvacueerd gebouw of uit een aangewezen veilige zone worden toegelaten totdat ze toestemming hebben gekregen om dit te doen door hulpdiensten. Beheerders moeten een duidelijk plan hebben om contact op te nemen met die functionarissen bij het eerste teken van een dreiging of ramp.

Het belangrijkste is dat paraatheid bij noodsituaties geen vast-en-vergeet-het-type plan is. Maak er een punt van om de procedures opnieuw te bekijken, vooral als u in een magazijn werkt met een hoog personeelsverloop of seizoenspersoneel. Het is belangrijk om opnieuw te bekijken, opnieuw te evalueren en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat te doen en waar te zijn in verschillende noodsituaties.

Je werkomgeving verandert voortdurend. Verschillende tijden van het jaar zullen verschillende soorten potentiële noodsituaties opleveren. Beoordeel regelmatig uw noodplan en breng indien nodig wijzigingen aan. Verschillende werknemers zouden deel moeten uitmaken van een taskforce die zich richt op de voorbereiding op noodsituaties. De mogelijkheden van wat er mis kan gaan zijn eindeloos. Om uw hele personeel voorbereid te houden op noodsituaties, moet u noodbewustzijn regelmatig opnemen in uw veiligheidsmomenten. Het kan zoiets simpels zijn als elke medewerker vragen te identificeren waar de dichtstbijzijnde brandblusser is. Dit helpt om het personeel alert te houden.

Om die extra mijl te gaan, moet je regelmatig noodoefeningen doen, en iedereen zou deze oefeningen als het echte werk moeten behandelen. En, net als in het echt, is het belangrijk dat u uw personeel regelmatig verrast met deze oefeningen. Hoe realistischer ze zijn, hoe beter. Waar je omstandigheden niet kunt simuleren - zoals de rook en hitte van een vuur - herinner mensen eraan hoe de scène eruit zou kunnen zien. Bij brand kan het zicht bijvoorbeeld slecht zijn en kan het moeilijk zijn om te ademen. Verwerk een aantal onverwachte omstandigheden in je oefeningen en laat je team uitzoeken hoe ze ermee om moeten gaan.

Oefeningen zijn ook een goed moment om waarschuwingssystemen zoals alarmen en PA-systemen te testen. Werknemers moeten weten hoe uw waarschuwingssysteem klinkt. Ook is het belangrijk dat alle medewerkers het hele gebouw kennen. Loop regelmatig met uw personeel door de ruimte en wijs overal op veiligheidsvoorzieningen. Waar zijn de nooduitgangen? De brandblussers? De automatische externe defibrillator (AED) kits?

Het magazijn voorbereiden

Dat brengt ons bij het belangrijke punt om ervoor te zorgen dat ook de fysieke magazijnruimte wordt voorbereid. Medewerkers in veiligheid brengen tijdens een calamiteit heeft de hoogste prioriteit, maar er zijn andere overwegingen waarmee het bedrijf rekening moet houden. Belangrijke documenten en informatie moeten worden bewaard in een vuurvaste lock-box of andere veilige container die bestand is tegen elk type ramp, van overstromingen tot aardbevingen. De Occupational Safety and Health Administration stelt dat alle werknemers een contactformulier voor noodgevallen moeten invullen dat in een digitaal bestand moet worden bewaard en dat vanaf elke locatie toegankelijk is voor het geval iemand vermist blijft na een evacuatie.

Als magazijnactiviteiten tijdens een evacuatie handmatig moeten worden stopgezet, is het belangrijk om van tevoren te weten wie van het personeel de benodigde taken zal uitvoeren. Het is momenteel moeilijker om deze beslissingen te nemen, dus het is van het grootste belang dat de procedures van tevoren worden vastgelegd. De meeste gesprekken over veiligheid in het magazijn gaan over veelvoorkomende veiligheidskwesties op de werkplek, zoals het voorkomen van struikelen en vallen of het juiste gebruik van gereedschap. Maar wat als er een ramp toeslaat?

Er zijn verschillende voorzorgsmaatregelen die alle werkplekken moeten nemen:

• Een evacuatieplan,
• Een lijst met contacten voor noodgevallen,
• Een procedure om werknemers te informeren over een noodgeval,
• Een goed gevulde EHBO-doos,
• Up-to-date brandblussers,
• Een veilig verzamelpunt buiten,
• Aangewezen werknemers om belangrijke leiderschapsrollen in noodsituaties uit te voeren, en
• Een lijst met magazijnapparatuur van wat moet worden stilgelegd.

Afgezien van de basis, zouden verschillende mensen in het personeelsbestand moeten bijdragen aan het maken van protocollen die van toepassing zijn op de specifieke rampenmogelijkheden van uw magazijn.

Stel een risicobeheerplan samen

Risicobeheer en mitigatieplanning moeten een continu proces zijn, met voortdurende updates als reactie op veranderingen in technologie, mankracht, productassortiment en de markt. Natuurlijk brengen specifieke noodsituaties vaak unieke risico's met zich mee, zoals zeker het geval is bij de COVID-19-uitbraak. Magazijnbeheer moet gebruikmaken van bestaande protocollen en procedures, terwijl plannen ook worden herzien en bijgewerkt met alle verantwoordelijke partijen via een teleconferentieplatform. Onderwerpen om te overwegen zijn:

• Verstoringen in de toeleveringsketen stroomopwaarts. Vraag naar de productieplannen van uw leveranciers - en hun leveranciers. Bespreek of u bestaande bestellingen moet annuleren, de hoeveelheid inkomende bestellingen moet verlagen of een alternatieve leverancier voor producten en diensten moet zoeken om een ​​consistente stroom van kritieke benodigdheden te garanderen.
• Klantrelaties. Neem proactief contact op met uw klanten om hun zorgen weg te nemen. Open een communicatielijn zodat ze hun vragen kunnen beantwoorden.
• Inkomende en uitgaande logistiek. Hoe stabiel zijn uw havens, makelaars, vervoerders enzovoort? Werk waar nodig samen met vervoerders om 24/7 afhalingen en leveringen te implementeren.
• Arbeidstekorten . Als de vraag stijgt of het aantal afwezigheden stijgt als gevolg van ziekte of overheidsmandaten om onderdak te bieden, heeft u dan voldoende werknemers om de operaties uit te voeren? Overweeg om afdelingen onderling te trainen om ze voor te bereiden op het betreden van nieuwe rollen, indien nodig. Plan manieren om het bestaande personeelsbestand te behouden en ontslagen te voorkomen als de vraag afneemt, inclusief tactieken zoals het verminderen van individuele uren.
• Ondersteuning voor apparatuur en technologie. Zorg ervoor dat de benodigdheden en onderdelen die uw interne onderhoudsteam gebruikt, voldoende gevuld en bijgewerkt zijn. Neem contact op met systeem- en hardwareleveranciers en ondersteuningsteams voor informatie over beschikbaarheid. Als u uw technologie al een tijdje niet hebt geüpgraded, is dit misschien een goed moment, aangezien de modernste software niet alleen de mogelijkheid heeft om de klus efficiënter te klaren, maar ook om een ​​communicatieplatform te bieden dat kan worden ingezet tijdens een noodgeval .
• Hygiëne en gezondheidsveiligheid. Dit is top of mind geworden voor alle bedrijven. Pandemieën, uitbraken en endemieën met zeer besmettelijke ziekten vereisen speciale voorzorgsmaatregelen. Voor bedrijven die open blijven, zijn strikte best practices op het gebied van hygiëne en sanitaire voorzieningen noodzakelijk, waaronder vereisten voor handen wassen, het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen en andere hygiënepraktijken voor medewerkers. Sla antiseptische doekjes, handdesinfecterend middel, zeep, digitale thermometers en aanverwante producten in. Laat het personeel waar mogelijk thuis werken en implementeer regels voor sociale afstand voor iedereen die in het magazijn werkt.

Het kan een investering vergen om ervoor te zorgen dat de voorbereiding op noodsituaties van uw magazijn regelmatig up-to-date is, maar de gemoedsrust die voortkomt uit de resulterende veiligheid en bescherming van uw bedrijf en team is van onschatbare waarde.

Gabe Grifoni is chief executive officer en mede-oprichter van Rufus Labs.