Hoe oplossingen voor uitgavenbeheer particuliere universiteiten kunnen helpen

Vanaf 2017 waren er 4.289 hogescholen of universiteiten in de VS. Ongeveer 40 procent van die instellingen is privé. Omdat ze geen financiering ontvangen van de staatswetgevers, moeten particuliere hogescholen meer afhankelijk zijn van collegegeld en donaties van studenten om de bedrijfskosten te dekken. Meestal resulteert dat in de noodzaak van strakkere budgetten en nauwlettend toezicht op de uitgaven.

De financiële operaties van particuliere universiteiten kunnen nog ingewikkelder worden als ze meerdere campussen met een verscheidenheid aan programma's onderhouden. Software voor uitgavenbeheer helpt universiteitsfunctionarissen om financiële operaties op verschillende locaties te stroomlijnen. Het zorgt ook voor een betere budgettaire zichtbaarheid, een effectiever beheer van de totale uitgaven en de mogelijkheid om resultaten te voorspellen voor inschrijvings- of fondsenwervingscampagnes.

Deze mate van inzicht wordt steeds belangrijker naarmate de hoeveelheid geld die door universiteiten wordt opgehaald, blijft groeien. Volgens de Council for Advancement and Support of Education hebben Amerikaanse universiteiten in 2018 $ 46,7 miljard opgehaald, 7,2 procent meer dan in 2017.

Een goede relatie met donateurs is essentieel voor succes. Een manier om dit te bereiken is door donateurs te laten kiezen waar hun geld naartoe gaat. Een spendmanagementsysteem bevat een dashboard dat dit inzicht geeft aan externe partijen. Het stelt universiteitsbestuurders ook in staat om de hoeveelheid informatie te controleren die donoren kunnen zien.

De tool helpt instellingen zoals de George Washington University om uitgaven te centraliseren en te beheren over meerdere campussen, die mogelijk een aantal unieke programma's en afdelingen hebben. Een enkel incident van misleiding van fondsen tussen die sites kan leiden tot ernstige problemen. Door software voor uitgavenbeheer te implementeren in de achterkant van hun financiële of inkoopsystemen, krijgen universiteitsmanagers toegang tot een volledig controlespoor van alle uitgaven.

Met de hoeveelheid geld die elke dag in en uit particuliere universiteiten komt, is het absoluut noodzakelijk om een ​​oplossing voor uitgavenbeheer te implementeren om naleving te garanderen en het risico op fouten te verminderen. Deze oplossingen zullen niet alleen het leven van universiteitsfunctionarissen gemakkelijker en minder chaotisch maken, maar ook positieve relaties met alumni en donateurs bevorderen.

Stanton Jandrell is CEO van Fraxion .