Verbeter de multifunctionele samenwerking met praktijkgemeenschappen

Leiders in de toeleveringsketen kennen het belang van samenwerking als geen ander.

Een goed geordende toeleveringsketen omvat coördinatie met belanghebbenden uit meerdere functies en geografische gebieden binnen en buiten de onderneming. Zonder cross-functionele samenwerking zullen leiders moeite hebben om problemen in realtime op te lossen, statistieken bij te houden en procesverbeteringen in de hele keten door te voeren.

En toch merken veel leiders dat hun huidige instrumenten en benaderingen onvoldoende open en volhardende samenwerking bevorderen. E-mails, vergaderingen en instant messages zijn goed voor ad-hocbehoeften, maar ze creëren geen structuur voor continu teamwork en kennisuitwisseling. Cross-functionele teams moedigen dit soort nauwe samenwerking aan, maar ze zijn niet erg open. Deze teams bestaan ​​slechts uit een klein aantal experts en managers, van wie sommigen het team zien als een ongewenste toevoeging aan hun drukke schema's.

Leidinggevenden in de toeleveringsketen hebben een samenwerkingstraject nodig dat toegankelijk en doelgericht is en werknemers een duidelijke stimulans biedt om betrokken te blijven. De oplossing? Praktijkgemeenschappen.

Wat zijn praktijkgemeenschappen?

Een community of practice is een netwerk van medewerkers die samenkomen om face-to-face, virtueel of beide van elkaar te leren. Gemeenschappen worden bij elkaar gehouden door een gemeenschappelijk doel om ervaringen en inzichten met betrekking tot een onderwerp te delen. Het onderwerp kan zich richten op:

• een proces (bijv. verkoop- en operationele planning),
• een discipline of functioneel gebied (bijv. productie),
• een methodologie (bijv. Lean), of
• een multifunctioneel doel (bijvoorbeeld innovatie).

Gemeenschappen nemen deel aan een verscheidenheid aan activiteiten om hun leden te helpen kennis te delen en samen te werken rond het onderwerpgebied. De meesten gebruiken het bestaande intranet of het bedrijfssamenwerkingsplatform van hun bedrijf om een ​​virtuele hub te creëren. Deze hub biedt een ruimte voor leden om vragen te stellen en te beantwoorden, tips en bronnen te delen, experts en andere medewerkers te vinden en samen problemen op te lossen. De meeste gemeenschappen organiseren ook webinars, topbijeenkomsten en persoonlijke of virtuele vergaderingen om leden bij elkaar te brengen.

Praktijkgemeenschappen profiteren werknemers in elke fase van hun loopbaan. Nieuwe medewerkers kunnen communitybronnen gebruiken om sneller aan de slag te gaan en belangrijke mensen in het hele bedrijf te ontmoeten. Aspirant-mid-career-medewerkers kunnen hun expertise aanscherpen en leiderschapsrollen in de gemeenschap op zich nemen om erkenning te krijgen. Gemeenschappen verlichten ook de last voor ervaren experts. In plaats van steeds dezelfde vragen te beantwoorden, kunnen experts hun kennis delen in de gemeenschap waar een bredere groep medewerkers deze gemakkelijk kan vinden en gebruiken.

Hoe u uw eigen praktijkgemeenschap start

Voordat u uw eigen community lanceert, moet u eerst op zoek gaan naar bronnen voor praktijkgemeenschappen die mogelijk beschikbaar zijn in uw organisatie. Als u een enterprise Knowledge Management (KM)-programma of community's in een ander deel van het bedrijf heeft, kunt u hun sjablonen, begeleiding en tools gebruiken om uw community-lanceringsproces een vliegende start te geven. Houd er rekening mee dat sommige organisaties KM-inspanningen alleen richten op technische of technische gebieden. Hoewel uw community zich misschien op een ander onderwerp richt, kunt u nog steeds bronnen van andere communities in het bedrijf gebruiken.

Als uw organisatie nog geen KM of communities heeft, neem dan contact op met de I.T. organisatie over het gebruik van bestaande tools om een ​​communityhub te creëren. U wilt minimaal de mogelijkheid hebben om documenten op te slaan of te delen en om discussies te voeren (bijvoorbeeld een discussiebord of chatfunctie). HET. kan u ook helpen bij het definiëren van toegangsrechten en het opstellen van richtlijnen zodat leden kunnen samenwerken zonder veiligheidsproblemen.

Nadat je je huiswerk hebt gedaan over beschikbare tools en bronnen, selecteer je een onderwerp en definieer je de doelgroep voor de community. De grootste kracht van een community zijn de leden, dus bouw die van jou waar mogelijk op het fundament van bestaande netwerken en relaties. Als sommige belanghebbenden in de toeleveringsketen al formele of informele groepen hebben, neem deze dan op in de gemeenschap. Bestaande netwerken kunnen u ook helpen werknemers te lokaliseren met de motivatie en het sociale kapitaal om als pleitbezorgers en leiders in de gemeenschap te dienen.

Gemeenschappen zijn altijd succesvoller als ze een duidelijk spelplan hebben dat is afgestemd op tastbare bedrijfsdoelstellingen. Maak een community of practice-plan of handvest dat het volgende definieert:

• gemeenschapsdoelen,
• hoe gemeenschapsdoelen zakelijke doelen ondersteunen,
• de benaderingen en activiteiten die de gemeenschap zal gebruiken om haar doelen te bereiken, en
• de mensen die de gemeenschap zullen leiden en sponsoren.

Overweeg om de community te testen met een kleine groep betrokken medewerkers voordat je het voor een breder publiek lanceert. Dit helpt om het communityplan te verfijnen, potentiële problemen met de communityhub aan het licht te brengen en een kerngroep van 'supergebruikers' op te richten om het bewustzijn te verspreiden en anderen te helpen.

Zodra je eventuele knikken in de pilot hebt opgelost, is het tijd om de community voor een breder publiek te lanceren. Vraag indien mogelijk uw marketing- of ontwerpteam om hulp bij het maken van een logo of 'merk' voor uw gemeenschap. Maak berichtencampagnes waarin wordt uitgelegd welke voordelen werknemers uit de community halen en op welke verschillende manieren ze kunnen deelnemen. Lanceer de community met een virtueel of persoonlijk kickoff-evenement waar bekende leiders van organisaties hun steun uitspreken.

Voorbeeld:gemeenschappen bij Syngenta

Agrochemisch bedrijf Syngenta maakt gebruik van communities om samenwerking mogelijk te maken in haar productie- en leveringsfunctie (P&S), met 9.500 medewerkers. Syngenta noemt haar praktijkgemeenschappen 'netwerken'. Ze bieden werknemers de mogelijkheid om in contact te komen met experts, tips en ideeën te delen en toegang te krijgen tot de Supply Chain Academy van de organisatie voor interne en externe best practices. Elk netwerk moet een duidelijk zakelijk doel hebben, zoals het helpen van leden om problemen op te lossen, best practices te identificeren, te innoveren of kennis te beheren.

De P&S-netwerken van Syngenta zijn multifunctioneel en bestrijken 10 operationele gebieden in de end-to-end supply chain, waaronder inkoop, verkoop- en operationele planning, compliance en risicobeheer, supply chain-ontwerp en meer. Elk netwerk omvat ook meerdere subnetwerken die gespecialiseerd zijn in meer specifieke onderwerpen die verband houden met het brede vakgebied van het netwerk. De netwerken en subnetwerken werken vaak samen en delen relevante best practices met elkaar.

Elk netwerk heeft zijn eigen aangepaste SharePoint-site met een wiki, ledenprofielen, tools voor het delen van documenten en discussieborden. Deze sites zijn toegankelijk voor alle Syngenta-medewerkers en gelinkt zodat medewerkers kunnen navigeren naar relevante subonderwerpen en personen uit elk netwerk. De sites zijn ook geïntegreerd met de zakelijke sociale netwerktool Yammer, die leden gebruiken voor snelle en informele samenwerking.

Netwerkleiders houden hun sites actief door publicaties te plaatsen en discussies op gang te brengen. De netwerken organiseren ook regelmatig leer- en netwerkactiviteiten, zoals lunch-and-learns en webinars, om leden betrokken te houden. Netwerken sturen e-nieuwsbrieven om leden te informeren over aankomende evenementen en belangrijke discussies in hun onderwerpgebied.

Volgens Brian Steenson, kennismanager bij Syngenta, zijn de P&S-netwerken van het bedrijf actief en levendig. Met behulp van consistente communicatie en sterke branding zijn alle medewerkers in de functie goed op de hoogte van de netwerken en hun voordelen. Werknemers weten dat ze tijd kunnen besparen door bij een vraag of probleem een ​​beroep te doen op de netwerken, en dat ze hun loopbaan kunnen laten groeien door te netwerken en deel te nemen aan discussies. P&S-leiders zien dat de netwerken de functie helpen het innovatievermogen te vergroten en talent te behouden.

De afhaalmaaltijd:begin klein, begin nu

Zoals het voorbeeld van Syngenta laat zien, helpt een bloeiend netwerk van gemeenschappen werknemers om hun expertise te vergroten, contact te maken met anderen en productiever te zijn. Het is echter belangrijk om te weten dat u niet meerdere communities nodig heeft om voordelen te behalen. Het is slim om met één gerichte pilotgroep te beginnen in een gebied waar echt moet worden samengewerkt. Vervolgens kunt u voortbouwen op uw succes om een ​​gemeenschapsprogramma uit te bouwen dat werknemers helpt middelen te delen en relaties in de hele toeleveringsketen te versterken.

Lauren Trees is hoofdonderzoeksleider, kennisbeheer en Mercy Harper is schrijver-analist voor APQC.