Tien best practice-tips voor RPA:weergaven van UiPath, Blue Prism en Kofax

De olifant in de woonkamer:RPA uitrollen

Er is een tendens voor bedrijven om RPA op een kleine manier te adopteren en dan te stoppen:de uitrol komt stil te liggen. Dit heeft geleid tot beweringen dat RPA overhyped is; een zekere mate van cynisme.

De hoofdevangelist van Guy Kirkwood UiPath verwoordde het zo:“Organisaties en implementatiepartners gebruiken RPA als eerste stap op het digitale transformatietraject, omdat het relatief snel en goedkoop is. Ze zeggen:'we nemen je mee op een digitale transformatiereis, laten we om te beginnen RPA gebruiken om de kosten te verlagen, de efficiëntie te verhogen en je in een digitale mindset te brengen. Wat er echter gebeurt, is dat ze na een bepaalde tijd vastlopen. Ze hebben een kampioen, die het via één afdeling verspreidt, misschien meerdere, zeg maar financiën, HR en inkoop, maar hoe krijgen we het in de klantenservice?”

Een aantal van de RPA-experts met wie we spraken, baseerden hun advies op hoe deze uitdaging het hoofd te bieden.

RPA best practice tip één:pas op voor de sirene-oproep

Volgens de Griekse mythologie zouden de sirenes, wezens met het uiterlijk van mooie vrouwen, zeelieden lokken om hun schepen te dicht bij de kust te sturen, waar hun schepen op de rotsen werden verpletterd.

RPA lijkt zo te zijn. Op het eerste gezicht is het eenvoudig te gebruiken, te implementeren binnen een afdeling.

Jane Conroy, Customer Success Director bij Blue Prism zegt dat "het bijna lijkt alsof de eerste gebruikers denken dat omdat de tool zelf zo gebruiksvriendelijk is, ze denken 'we hebben het bereikt, we weten wat we nu doen'. En dat doen ze niet. Omdat ze de basis moeten leggen. Ze hebben begrepen dat ze een tool hebben waarmee ze mogelijk iets kunnen doen, maar ze moeten nog een businesscase bouwen.”

RPA best practice tip twee:doe het niet in de schaduw

Chris Huff, Chief Strategy Officer bij Kofax, adviseert dat u het personeel, degenen die het gaat beïnvloeden, vanaf het begin sterker zal maken. "Dit is verandermanagement 101", zegt hij, "maar het zijn vaak deze zachte dingen die je over het hoofd ziet als je aan automatisering doet."

Chris heeft een specifiek advies:hij stelde voor om een ​​korte video van twee en een halve minuut te maken die de pilotfase opneemt. “Begin vanaf het begin met het interviewen van de werknemers die bij het project betrokken zijn; vraag hen naar hun mening over automatisering. Meestal leunden ze achterover, kruisten ze hun armen en keken ze stijfjes op hun gezicht omdat ze bang waren voor de onzekerheid. "Gaat dit mij vervangen, ga ik mijn baan verliezen, zal ik niet in staat zijn om voor mijn gezin te zorgen?" Dan, 45 tot 60 seconden in, praat met dezelfde mensen halverwege de pilot, meestal na een week of drie. Je ziet vaak dat ze losser zijn geworden en dat ze over de robot beginnen te praten alsof het echt een collega is die hen helpt, waardoor ze actie kunnen ondernemen in plaats van bijvoorbeeld gegevens te verzamelen. Dan voorwaartse wind naar het einde van de piloot; meestal zie je dezelfde mensen "naar voren leunen, glimlachen omdat 'we net uren aan transactiewerk hebben afgeschoren' die ze nooit hadden willen doen"

RPA best practice tip drie:Centre of excellence

Chris Huff van Kofax heeft zijn eigen advies om het probleem van de uitrol op te lossen, namelijk "uw centre of excellence vanaf de eerste dag ontwerpen". Voor Chris ligt de sleutel bij de voorbereiding, het bespreken van RPA en hoe het zal worden geïmplementeerd. "Als je erover begint te praten, begin je de rollen en verantwoordelijkheden te identificeren die mensen moeten spelen en begin je een implementatieplan op te stellen", zegt hij. "Denk niet "oh, daar komen we in fase twee aan, uitdagingen op de langere termijn" moeten absoluut in fase één worden besproken."

RPA best practice tip vier:de drie T's:,training, training en training

Jane Conroy van Blue Prism verwoordde het zo:"Ze zouden er niet aan hebben gedacht om de bedrijfsanalist te trainen in het begrijpen van de mogelijkheden van een geautomatiseerd hulpmiddel, omdat ze het gewoon zien als hetzelfde als elke andere toepassing in de IT en dat is het niet. . Het is niet hetzelfde. Het is heel, heel anders. En je moet als organisatie bijna een complete mindshift hebben als je deze digitale werkers binnen je organisatie wilt bouwen.“

Tegenwoordig leggen alle belangrijke spelers de nadruk op training - Guy Kirkwood van UiPath benadrukt dat het gratis is. Maak zoveel mogelijk gebruik van training.

RPA best practice tip vijf:hoe ga je de tool gebruiken?

"Dit is een filosofische en culturele kwestie bij elk bedrijf", zegt Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate voor Blue Prism. "Als ik klanten adviseer, stel ik voor dat ze nadenken over het reproduceren van de capaciteiten die uw menselijke personeel tegenwoordig heeft, maar dan binnen een digitaal platform."

RPA best practice tip zes:Hoe ga je de tool gebruiken? Beveiliging en schaalbaarheid van het RPA-product

Beveiliging wordt een steeds groter probleem naarmate RPA in een bedrijf wordt uitgerold. Voor Jon Theuerkauf zijn veiligheid en schaalbaarheid met elkaar verbonden, “want als je veilig bent, kun je schalen. U heeft geen problemen met uw risicoafdeling, uw compliance-afdeling, uw auditafdeling, uw ops-afdeling. Niemand twijfelt omdat ze er al zeker van zijn dat dit een veilig product is en ze zich er geen zorgen over hoeven te maken."

RPA best practice tip zeven:denk na over het gemak waarmee de tool kan worden gebruikt en gebruikt in de omgeving waarin u hem plaatst

Terugkerend naar Jon Theuerkauf van Blue Prism:"Als je begint met het toevoegen van alle extra componenten die je moet toevoegen om een ​​volledig geautomatiseerde oplossing te maken, moet je andere bouten kopen, de kosten stijgen."

RPA best practice tip acht:werk zoals morgen

Chris Huff van Kofax legt uit:"Het gaat erom van hier naar daar te komen - het gaat erom te werken naar waar je wilt zijn. Het sluit aan bij digitale transformatie — het toepassen van RPA om de veel snellere, flexibelere, meer open voor verandering ethos over te nemen die digitale transformatie ondersteunt.

RPA best practice tip negen:denk anders

Jane Conroy van Blue Prism zegt:"bouw de businesscase op. Bekijk het strategisch. Je moet denken dat processen veranderen, organisaties veranderen. Is jouw digitale werker voorbereid op die verandering? Je moet dus ook naar eigendomsmodellen kijken. U moet kijken naar uw implementatiekosten en evenzeer naar uw servicekosten.

RPA best practice tip tien:raadpleeg experts

UiPath's Guy Kirkwood zegt:"We pretenderen niet alles te weten, daarom raden we iedereen die RPA implementeert aan een stapsgewijze handleiding voor implementatie te volgen die is opgesteld door analistenbureau Everest Group.

“Everest heeft ongelooflijk veel tijd besteed aan het produceren van het RPA-spelboek. Het is technologie-agnostisch en het is verreweg de beste stapsgewijze handleiding, van piloot tot hoogtepunt, waar het door de hele organisatie wordt verspreid.”

Dit Playbook is gratis verkrijgbaar bij UiPath