Voordelen van een geautomatiseerd bedrijfsmodel (deel 1)

Noot van de redactie: Dit artikel is het eerste in een driedelige serie.

Wanneer ik met klanten spreek, wordt mij vaak gevraagd om praktisch advies over hoe u snel en succesvol door de vroege stadia van het gebruik van robotic process automation (RPA) kunt komen. Leidinggevenden die op grote schaal willen opereren (waar de bedrijfsbrede voordelen het grootst zijn), stellen doorgaans de volgende drie vragen:

• "Hoe beginnen we op het juiste spoor om snel op te schalen?"

• "Welke middelen hebben we nodig om zelfvoorzienend te zijn?"

• “Hoe moeten we ons organiseren om succesvol te zijn met automatisering?”

Om organisaties de verwachte voordelen van hun automatiseringsprogramma's te laten behalen, is het belangrijk om een ​​strategie te hebben voor elk van de bovenstaande vragen. Deze vragen, en nog veel meer, worden uiteindelijk beantwoord via een automatiseringsmodel dat is uniek voor elke organisatie.

Simpel gezegd, om automatisering effectief te schalen, heb je een automatiseringsmodel nodig (maak je geen zorgen, ik zal in deze blogreeks bespreken wat dat betekent en hoe je dat doet).

Het besturingsmodel voor automatisering biedt een uitgebreid overzicht van de te nemen beslissingen op het gebied van programmabeheer, zoals rollen en verantwoordelijkheden, governance en infrastructuurbeheer.

In deze driedelige serie zullen we een paar van die belangrijke beslissingen in overweging nemen terwijl u uw eigen unieke besturingsmodel voor automatisering bouwt. Deel één (dit artikel) introduceert vier fasen die veel organisaties doorlopen om automatisering op grote schaal te bereiken en de vraag "waar moeten we beginnen" te onderzoeken. In deel twee en drie van deze serie wordt elke fase nader onderzocht om na te gaan welke middelen, executive sponsoring en financiering nodig zijn naarmate het automatiseringsmodel volwassen wordt.

Begin op schaal:de vier automatiseringsfasen

De meeste organisaties doorlopen vier fasen op weg naar het succesvol opschalen van automatisering (zoals weergegeven in het onderstaande diagram). Naarmate het automatiseringsprogramma van een bedrijf deze fasen doorloopt, zullen de uitvoerende sponsor, de bronnen van de automatiseringspijplijn en de financieringsgrondslag allemaal veranderen. Als gevolg hiervan zal de reikwijdte van het automatiseringsmodel volwassen worden.

Fase  1 - Bewijs

In de bewijsfase beginnen de eerste processen die voor automatisering zijn geïdentificeerd, de automatiseringstechnologie te bewijzen en een sponsor voor de waarde te ontwikkelen. Dit is over het algemeen in een enkele afdeling met minder dan 10 softwarerobots, aangezien de initiële processen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat RPA in hun specifieke omgeving ‘werkt’. Sommige organisaties kunnen in deze fase tot drie maanden duren, terwijl andere een pilot veel sneller doorlopen (soms binnen enkele weken).

Fase 2 - Opzetten

In deze automatiseringsfase ligt de focus op de productie en levering van meerdere processen - meestal binnen een enkele business unit. Deze fase kan drie tot zes maanden duren. Er kan op dit punt een risico van stagnatie zijn als de automatiseringspijplijn voornamelijk afkomstig is van één bedrijfseenheid en er een beperkt RPA-bewustzijn is in de hele onderneming. Bovendien, als de leider van de business unit de organisatie niet verantwoordelijk stelt voor het ontdekken en leveren van een aanzienlijk bedrijfsresultaat met automatisering, wordt het moeilijk om potentieel aan te tonen.

Het automatiseringsmodel van elke organisatie zal iteraties doorlopen om tot de juiste benadering van belangrijke elementen te komen, zoals organisatiestructuur, intakestrategie, governance, risicobeheersing en verandermanagement.

Fase 3 - Uitvouwen

In dit stadium is het bedrijfsmodel voor automatisering volledig gedefinieerd en bevat het een gestandaardiseerde benadering voor het aan boord brengen van extra bedrijfseenheden. Deze fase kan één tot drie jaar duren, aangezien de volledige voordelen van RPA op hogere niveaus worden begrepen en meerdere bedrijfsonderdelen worden betrokken om op grote schaal te automatiseren. In de uitbreidingsfase zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) goed gedefinieerd en gemeten.

Aangezien de ontwikkelaars in het automatiseringscentrum van uitmuntendheid (CoE) zich zullen concentreren op kansen met een hoog ROI, wordt het duidelijk dat om veel eenvoudige, op teamniveau en gepersonaliseerde automatiseringsmogelijkheden aan te pakken, de organisatie haar werknemers moet bijscholen. Het bijscholen van personeel omvat het helpen van sommige werknemers om burgerontwikkelaars te worden om automatiseringen te bouwen voor hun respectievelijke teams, afdelingen of voor zichzelf.

Duik dieper: Is uw organisatie klaar om te voldoen aan de groeiende behoefte aan automatiseringsvaardigheden?

Fase 4 - Schaal

In dit stadium is de CoE in staat om geavanceerde automatiseringen te produceren met behulp van een combinatie van technologieën om aan de behoeften van de klant in de hele organisatie te voldoen. Het idee van 'een robot voor elke persoon' heeft voet aan de grond gekregen en zakelijke kampioenen zijn verspreid over de onderneming om de acceptatie van RPA te ondersteunen. Citizen-ontwikkelaars bieden bottom-up, door medewerkers geleide automatisering van taken en eenvoudigere processen. In de schaalfase is de executive sponsor een CEO of Chief Financial Officer (CFO) en is RPA nu een pijler van algemene digitale transformatieprogramma's.

Deze vroege stadia, van starten tot opschalen, zijn de kritieke buigpunten wanneer de reikwijdte van automatisering zich verplaatst van afdeling naar de hele organisatie in het 'automation first'-volwassenheidsmodel (hieronder weergegeven).

Afbeeldingsbron

Laten we nu eens kijken naar de vraag "hoe te beginnen?"

Op het juiste spoor aan de slag (om snel automatisering te kunnen schalen)

We hebben eerder geschreven over het identificeren van de juiste processen om te automatiseren, dus de focus ligt hier op het creëren van een meerjarige roadmap door de breedste groep medewerkers te betrekken bij een transparant proces om prioriteit te geven aan potentiële automatiseringen. Het is belangrijk dat dit 'procesopname'-element van een automatiseringsbedrijfsmodel op maat is gemaakt voor uw organisatie om uw cultuur en benadering voor het berekenen van het rendement op investering (ROI) te respecteren.

Automatiseringsproces intake is de specifieke aanpak die uw organisatie zal volgen om automatiseringskandidaten te ontdekken en te prioriteren. Voor uw intakeprogramma voor automatiseringsprocessen moet u rekening houden met:

• Zakelijke betrokkenheid :Hoe breed binnen de organisatie kunt u ideeën voor automatisering vandaan halen?

• Priorisatie :Welk rangschikkingssysteem gaat u gebruiken om één automatiseringskandidaat boven andere te verkiezen? Hoe helpt elke kans bij het bereiken van de top-down doelstellingen voor bedrijfsresultaten?

• Terugloop :Hoeveel automatiseringsmogelijkheden zijn ingediend maar niet beoordeeld?

• Doorvoer :Hoe lang duurt het voordat een ingediend idee voor automatisering is beoordeeld, ontwikkeld en geïmplementeerd?

• Churn :Hoe vaak worden automatiseringsideeën beoordeeld, maar uiteindelijk niet verder ontwikkeld voor ontwikkeling?

• CoE-geselecteerde vs door medewerkers gestuurde automatiseringen :Hoeveel kansen scoren niet hoog genoeg ten opzichte van doelstellingen om prioriteit te krijgen voor automatisering door de CoE? Hoe zullen deze zakelijke pijnpunten worden opgelost (d.w.z. de ontwikkeling van burgers)?

U hoeft niet zelf uit te zoeken hoe u de bovenstaande items kunt uitvoeren. Met een tool als UiPath Automation Hub , kunt u "RPA-ideeën crowdsourcen, prioriteren en beheren, en door burgers geleide automatiseringen valideren en delen."

Het doel is om meerjarige automatiseringsroadmaps te kunnen bouwen voor de meeste afdelingen in de organisatie. De aanpak verloopt doorgaans via de vier fasen die eerder in dit artikel zijn beschreven.

De meeste organisaties die met RPA beginnen, zullen met succes een testfase doorlopen om de technologie te testen met een eerste groep mensen die een specifieke set van use-cases binnen een afdeling hadden en pleitten voor uitbreiding. Nadat er echter positieve vroege resultaten zijn en het eindeloze potentieel van automatisering vanzelfsprekend is, bestaat er nog steeds een risico op stagnatie of falen (zoals geïllustreerd in de onderstaande grafiek).

Om op de ambitieuze lijn van automatiseringsversnelling in de bovenstaande grafiek te blijven, gebruiken organisaties doorgaans twee benaderingen voor het bouwen van een robuuste automatiseringspijplijn:

1. Een top-down benadering die de prioriteit van de CoE voor onbemande robots bepaalt. In dit model hebben leidinggevenden en bedrijfstransformatieteams doorgaans grote transformatieprojecten die de prioriteiten bepalen voor de opname van automatisering in de CoE. Top-down automatiseringsdetectie kan ook worden ondersteund door UiPath Process Mining of process subject matter experts (MKB's) om inzicht te krijgen in het aantal handmatige stappen in een proces, tijdelijke oplossingen en het aantal uitzonderingen op een proces.

2. Een bottom-up benadering dat geeft werknemers de mogelijkheid om automatiseringsideeën in te dienen en zelf te beoordelen die moeten worden geleverd door de CoE of via hun eigen digitale assistent met behulp van bewaakte automatisering. Deze door medewerkers aangestuurde automatiseringen zijn belangrijk wanneer top-down automatiseringsdetectie niet voldoende is om RPA te schalen, omdat een gecentraliseerde CoE niet alle vereiste automatiseringen alleen kan ontwikkelen.

Noot van de redactie: Als je niet bekend bent met bewaakte en onbeheerde robots , deze korte video legt het verschil uit:

Bij de bottom-up benadering documenteren individuele medewerkers een proces met behulp van een tool zoals UiPath Task Capture en dienen ze hun ideeën in om door RPA-ontwikkelaars te worden ontwikkeld via tools zoals UiPath Automation Hub.

Gerelateerd artikel: Een robot voor elke persoon:de volgende golf van persoonlijke productiviteit

Een recente klant laat zien hoe snel opschalen een dramatisch effect kan hebben op het bedrijf. Deze hightechfabrikant had een beperkte blootstelling aan RPA, maar wilde de omzet verdubbelen en het personeelsbestand relatief stabiel houden. Om het streven naar omzetgroei te verwezenlijken, beschouwden ze RPA als een manier om de bedrijfskosten in verkoop-, algemene en administratieve functies te beheersen en tegelijkertijd de investeringen in onderzoek en ontwikkeling drastisch te verhogen.

De klant gebruikt RPA als basis voor hun digitale bijscholingsprogramma naar toekomstbestendige carrières. In slechts een paar maanden na het ontwikkelen van hun automatiseringsmodel, werken ze nu op grote schaal en automatiseren ze elke maand meer dan 30 nieuwe processen. Ze hebben een aanzienlijke investering gedaan in de procesopname door meer dan 40 workshops met werknemers wereldwijd te houden, wat resulteerde in een doorgelichte pijplijn van 200 automatiseringen die naar verwachting meer dan 250.000 uur aan handmatig werk zouden besparen.

Bovendien heeft de CFO, door vroeg te investeren in een operationeel automatiseringsmodel, nu het vertrouwen in de nauwkeurigheid van de softwarebots om 70% van de functies over te nemen die voorheen bij een business process outsourcer (BPO) waren. Dit geeft het financiële team meer controle over het verbeteren van financiële statistieken, zoals Daily Sales Outstanding, om waardecreatie te stimuleren.

In deel twee van deze serie zullen we ons concentreren op het volgende cruciale onderdeel, namelijk het hebben van de juiste middelen en executive sponsoring om op te schalen.

Deel drie van deze serie zal alle programma-elementen samenbrengen onder een automatiseringsmodel om de vraag te beantwoorden "hoe moeten we ons organiseren om succesvol te zijn?". Blijf op de hoogte voor deze komende artikelen!