Procesanalyse:5 manieren om bedrijfswaarde te halen uit Process Mining-resultaten

Jos Mangnus is een consultant bij UiPath.

Noot van de redactie: Als het concept van process mining nieuw voor je is, raden we je aan om te beginnen met het lezen van ons inleidende artikel Procesmining-waarde:wat het betekent voor uw bedrijf .

In de afgelopen weken hebben we de unieke waarden besproken die process mining voor bedrijven met zich meebrengt. Het biedt wetenschappelijke inzichten, maakt onbevooroordeelde analyse mogelijk en maakt op gegevens gebaseerde strategische besluitvorming mogelijk. Process mining helpt u mogelijkheden voor optimalisatie te ontdekken en de operationele efficiëntie te verbeteren. Het identificeert automatiseringsideeën met de snelste ROI.

Process mining brengt grote veranderingen in een bedrijf op gang door het bedrijf in staat te stellen procesbewuster te worden en te profiteren van de bestaande bedrijfsgegevens.

In onze vorige process mining-artikelen hebben we u geholpen om aan de slag te gaan met een process mining-tool zoals UiPath Process Mining. Mogelijk hebt u UiPath Process Mining geïmplementeerd voor uw kernprocessen, hebt u kort naar de procesgrafiek gekeken en was u gericht op het verkrijgen van uw eerste aannames. De procesgrafiek schetst de prestaties van uw team, procesknelpunten, onvolledige stappen van een proces, vertraagde projecten en alles wat u ervan weerhoudt de productiviteit te maximaliseren. U kunt op deze gegevens vertrouwen als een enkele bron van waarheid - de feitelijke weerspiegeling van het werk op uw afdeling.

De logische vraag is:“Wat nu? Hoe haal ik zakelijke waarde uit deze inzichten?”

Om waarde te creëren, moet je de kennis die je als proceseigenaar hebt, verbinden met de procesinzichten uit UiPath Process Mining. Op deze manier kunt u bepalen welke exacte wijzigingen u kunt aanbrengen om de transformatie in uw organisatie te stimuleren.

Dit is het moment waarop uw expertise een echt verschil kan maken.

Hoe maak je het verschil met procesanalyse?

Alle bedrijfsprocessen zijn gericht op specifieke doelen en worden uitgevoerd onder specifieke voorwaarden, zoals timing, betrokken mensen, overeenkomsten, enz. Omdat veel processen vergelijkbare doelen hebben (ofwel lagere risico's of hogere efficiëntie en dergelijke), kunnen we bij UiPath vergelijkbare probleempatronen herkennen in die processen.

Als u weet welke veelvoorkomende problemen uw proces heeft en rekening houdt met het verhaal rondom dat proces, kunt u uw bevindingen specificeren en een concreet actieplan opstellen.

Hieronder vind je vijf zaken die we vaak tegenkomen bij process mining projecten, ongeacht het type proces. Gebruik deze lijst als spiekbriefje om uw bedrijfsspecifieke procesanalyse te verbeteren en bruikbare inzichten te verzekeren.

1. Procescontext

Elk proces heeft een context - een reeks externe en interne factoren die dat proces beïnvloeden en definiëren. In een voorbeeld van een facturatieproces omvat de context zaken als:

• Teams betrokken bij procesuitvoering

• De leverancier die de factuur heeft verzonden

• Tijd van het jaar waarin de factuur is ontvangen

Wanneer u uw process mining-project voorbereidt voor analyse, vergeet dan niet om die context vast te leggen. U kunt de contextinformatie ook weergeven in UiPath Process Mining-dashboards:

Een factuur die tijdens de wintervakantie wordt verwerkt, kan bijvoorbeeld vertraging oplopen door een hoge werkdruk (specifiek voor dat seizoen). Als u begrijpt wat er achter de vertraging zit, kunt u meer realistische gegevensinterpretaties maken.

Over het algemeen wil je alle variabelen vastleggen die het proces kunnen beïnvloeden. In een ander voorbeeld gebruikten enkele leveranciers van een organisatie een standaard facturatietoepassing. Met een facturatietoepassing bedoelen we alle software die het betalingsproces voor een organisatie versnelt.

Het UiPath-team toonde de verschillen in een processtroom voor en na het gebruik van zo'n applicatie. Het voordeel van de facturatie-app werd meteen duidelijk.

Door dit te ontdekken met UiPath Process Mining, bespaarde u veel tijd en middelen van herwerk.

Door de facturatie-app bij verschillende leveranciers te implementeren, kreeg de organisatie volledige digitale informatie op de factuur. Dit resulteerde in een snellere betalingstermijn, minder handmatig werk en een meer gestroomlijnd procure-to-pay-proces.

2. Processtroomafspraken

Elke proceseigenaar (bestuurder of bestuurder) heeft een idee hoe zijn proces moet verlopen. Een proceseigenaar kan dit idee schetsen in een expliciete richtlijn, met daarin een lijst met "do's en don'ts" die een team moet uitvoeren. Het kan ook een overzicht zijn van afdelingen die aan bepaalde stappen binnen een proces zijn toegewezen. Dit alles is bedoeld om een ​​perfect scenario van een proces te beschrijven - in process mining wordt het perfecte scenario "het referentiemodel" genoemd.

Het referentiemodel is de krachtige basis voor conformiteitscontrole - een van de belangrijkste stappen van procesanalyse. Met conformiteitscontrole kan een bedrijfsanalist het daadwerkelijke proces (het resultaat van process mining) bekijken en vergelijken met het referentiemodel. Op deze manier kunt u zien waar uw team niet presteert zoals verwacht en actie ondernemen om dichter bij uw ideale proces (het referentiemodel) te komen.

Daarom hoeven de bevindingen van process mining soms niet complex te zijn om zakelijke waarde te geven. Het is voldoende om te weten wie een bepaalde processtap heeft uitgevoerd, hoe ze de stap hebben uitgevoerd en de werkelijke prestaties te evalueren in vergelijking met de verwachtingen.

3. Tijdsafspraken

Na de processtroom is timing een van de meest besproken onderwerpen tijdens process mining-projecten.

Elke proceseigenaar wil het meest efficiënte proces uitvoeren, zonder bezuinigingen. Maar wat is een efficiënt proces en hoe herken je een efficiënt proces in een procesgrafiek?

Efficiëntie is de kwaliteit van het geproduceerde werk in verhouding tot de inspanning (tijd of middelen). Een proces dat het werk niet op tijd levert, is inefficiënt.

Om effectief te analyseren welke onderdelen van uw proces meer tijd kosten dan zou moeten, heeft u een schatting nodig van hoe lang elke stap van een proces duurt. Vervolgens kunt u de tijd die nodig is om elke stap te voltooien, vergelijken met de verwachtingen van de projecttiming. UiPath Process Mining maakt het gemakkelijk om die vergelijkingen te maken, knelpunten op te sporen, te ontdekken waar u een tekort aan middelen heeft, externe afhankelijkheden te identificeren die het proces vertragen, en meer.

Als je dieper wilt duiken, bekijk dan de voorwaarden van Service Level Agreements (SLA's). Tijdens het werken met een UiPath Process Mining-klant onlangs, toonde de procesgrafiek aan dat voor een crediteurenproces het team facturen op tijd betaalde en deadlines haalde. Terugkijkend op de gerelateerde SLA, bleek dat als het team de facturen twee dagen eerder zou bezorgen, onze klant 20% korting zou krijgen en dus een grote betaling aan leveranciers zou besparen.

Dergelijke gevallen zijn niet zeldzaam – te laat of te vroeg betalen kan negatieve gevolgen hebben voor uw geld.

Een ander veelvoorkomend voorbeeld zijn SLA's voor ticketingsystemen. Ticketingsystemen vereenvoudigen de klantenservice. Met dergelijke systemen kunnen ondersteuningsteams op één plek met klanten communiceren, de geschiedenis van de klant volgen, KPI's over de kwaliteit van de ondersteuningsservice, de tijd om te reageren en andere.

Bijna elke helpdesk heeft SLA's rond ondersteuningstaken zoals de eerste responstijd en de oplossingstijd.

Wanneer u de oorzaak van het niet nakomen van SLA's identificeert, kunt u de service versnellen (bijvoorbeeld door het werk van het team opnieuw in te richten of de chat te automatiseren). Automatisering helpt uw ​​team meer problemen op te lossen en zich te concentreren op problemen die meer aandacht en menselijke logica vereisen. Al met al kunnen deze metingen uw klanttevredenheid aanzienlijk verbeteren.

4. Op gebruikers gebaseerde informatie

De meest merkwaardige bevindingen in process mining komen van kijken naar hoe mensen samenwerken. Zeker als er meerdere teams, afdelingen, faciliteiten of landen bij één proces betrokken zijn. U heeft dit waarschijnlijk ook ervaren - soms hebben teams de neiging om de verantwoordelijkheid van de ene naar de andere te schuiven.

Het verschuiven van verantwoordelijkheid vermindert niet alleen het geluk van werknemers, maar veroorzaakt ook vertragingen in de uitvoering van processen, wat kan leiden tot verminderde productiviteit, financiële verliezen en verminderde klanttevredenheid.

UiPath Process Mining kan u een transparant beeld geven van hoe alle betrokkenen bij het hele proces samenwerken. U kunt zien of de prestaties voldoen aan uw verwachtingen en processtappen identificeren die door verschillende teams lopen. Als er te veel heen-en-weer is, ziet u dit op het tabblad Gebruikersinteracties in de UiPath Process Mining-tool.

Sommige activiteiten, zoals het betalen van facturen, zijn eenvoudig, terwijl het goedkeuren van facturen veel interactie met andere teams vereist (zie de afbeelding hieronder). Overcommunicatie kan het eindresultaat vertragen.

Interacties voor de factuurbetaling:

Interacties voor de goedkeuring van de factuur:

Door dergelijke procesafwijkingen te signaleren, kunt u de teams meer informatie geven over de werkverdeling en de procesteamstructuur.

5. Je voortgang volgen

Veel organisaties beginnen met process mining vanwege de mogelijkheden om processen te begrijpen en te analyseren.

Toch is het ontdekken van een proces niet voldoende, de verkregen inzichten dienen ondersteund te worden door strategische acties. Misschien wilt u uw proces automatiseren om fouten te voorkomen, voltooiing te versnellen en het geluk van werknemers te vergroten door hen te bevrijden van alledaagse taken. Of u kunt het proces optimaliseren door middelen toe te voegen, het personeel verder te trainen of een andere tactiek of strategie te volgen.

Nadat u uw proces op enigerlei wijze heeft gewijzigd, gebruikt u UiPath Process Mining om bij te houden hoe deze wijzigingen uw procesprestaties beïnvloeden.

• Is er een verbetering opgetreden?

• Staat u dichter bij uw referentiemodel?

• Voldoet uw team aan de key performance indicators (KPI's) of zijn er extra acties nodig?

Door veranderingen en hun invloed op uw proces te volgen, kunt u het rendement op de investering (ROI) voor uw process mining-project bepalen. Na een succesvolle procesanalyse is het volgende punt op uw lijst het plannen van procesverbeteringen en het meten van procesprestaties.

Wat is een efficiënt proces voor u - is het een verbetering in snelheid of in kwaliteit?

• Kan automatisering u helpen het proces te versnellen?

• Hoeveel softwarerobots zou één proces nodig hebben?

• Met welke KPI's kunt u de operationele efficiëntie meten?

• Welke evaluatiemethode kiest u voor regelmatige controles?

Door al deze vragen te beantwoorden en de end-to-end procesoptimalisatiestrategie af te stemmen op UiPath, komt u dichter bij een continue verbeteringscyclus en zelfredzaamheid. Krijg controle over uw processen, heroverweeg de toewijzing van uw middelen en verhoog de bedrijfsgroei.

Onthoud dat het ontdekken van een proces slechts het begin is van uw reis naar succesvol bedrijfsprocesbeheer. Het echte verschil wordt geleverd met de veranderingen die u aanbrengt en acties die u onderneemt om risico's te voorkomen, de productiviteit te verbeteren, aan de verwachtingen van de klant te voldoen en deze te overtreffen, en uw groeistrategie verder te optimaliseren.

Omdat process mining bewustzijn creëert van wat er in uw organisatie gebeurt, stelt Robotic Process Automation (RPA) u in staat dit bewustzijn om te zetten in actie. Ontdek hoe process mining ondernemingen helpt bij het bepalen van de automatiseringsstrategie voor bedrijfsgroei in onze recente whitepaper:

Zoals we bij UiPath zeggen:"Uw organisatie is klaar voor process mining wanneer het klaar is voor grote veranderingen."

Veel plezier met mijnbouw!