Hoe Enterprise Automation het beheren van externe teams eenvoudiger maakt

Is telewerken een rage of het nieuwe normaal? Velen hebben over die vraag gedebatteerd vóór de pandemie van het nieuwe coronavirus (COVID-19) van 2019, maar de afgelopen maanden is het antwoord steeds duidelijker geworden:werken op afstand is een blijvertje.

Volgens een persbericht van Gartner, Inc. naar aanleiding van hun onderzoek onder HR-leiders, "zal 41% van de werknemers waarschijnlijk ten minste een deel van de tijd op afstand werken" na de pandemie.

Het is bewezen dat werken op afstand miljoenen dollars bespaart voor ondernemingen. En 65% van de werknemers is productiever als ze thuis werken, volgens een onderzoek van FlexJobs uit 2020.

Bovendien blijft werken op afstand in veel landen noodzakelijk, aangezien COVID-19 een belangrijke rol blijft spelen in het ‘nieuwe normaal’. In juni 2020 noemde een epidemioloog van de University of California, Berkley het werken in een fysiek kantoor in die tijd zelfs 'het gevaarlijkste wat we doen'.

Deze combinatie van noodzaak, voordelen en personeelstrends vormt een sterk argument om in de toekomst werken op afstand in uw reguliere activiteiten te betrekken.

Om dit te doen, moet u echter verder gaan dan de noodmaatregelen en kortetermijnoplossingen die u waarschijnlijk moest gebruiken in uw eerste verschuiving naar werken op afstand.

Zelfs als uw bedrijf in de toekomst geen verspreid werk meer heeft, heeft u een strategisch, duurzaam operationeel kader nodig dat de uitdagingen van het managen van een modern personeelsbestand aanpakt.

In tegenstelling tot kleinere bedrijven, maken de legacy-systemen en de nalevingsvereisten waarmee ondernemingen worden geconfronteerd, het moeilijk om hun activiteiten snel aan te passen. Het risico van communicatiesilo's en de druk op de informatietechnologie (IT)-afdelingen maken de zaken nog ingewikkelder. Samen vormen deze factoren belemmeringen voor een duurzaam, extern personeelsbestand.

Automatiseringstechnologieën zoals Robotic Process Automation (RPA) en kunstmatige intelligentie (AI) hebben het unieke vermogen om de kloof te overbruggen tussen kortetermijnveranderingen in het personeelsbestand en langetermijnoplossingen voor het moderniseren van legacy-systemen en -activiteiten.

Daarom maken slimme ondernemingen gebruik van automatiseringstechnologie om de uitdagingen van het managen van teams op afstand nu aan te gaan en morgen op grote schaal voordelen te realiseren.

RPA maakt legacy-systemen toegankelijk voor externe medewerkers

Externe werknemers vertrouwen op flexibele, gemakkelijk toegankelijke tools om hun werk goed te doen. Maar legacy-systemen zijn ontworpen voor een andere werkstandaard en integreren niet vanzelf met de moderne technologie die werken op afstand mogelijk maakt. In feite noemt 23% van de telewerkers het omgaan met legacy-systemen als een van de vijf grootste frustraties.

Bron

Bedrijven vertrouwen echter op legacy-systemen om veel van hun kernwerk te doen. En dat komt meestal omdat deze systemen zo diep in het bedrijf zijn geïntegreerd dat de kosten en mogelijke risico's van modernisering te hoog lijken.

Een bankdirecteur vergeleek het vervangen van legacy-systemen zelfs met "de motoren van een Boeing 747 tijdens de vlucht vervangen". Dit heeft een aantal belangrijke redenen:

• Oude systemen kracht uw bedrijf — je kunt niet zomaar de activiteiten stilleggen terwijl je moderniseert.

• Oude systemen bouwen veel technische schulden op door jarenlange vrijstellingen en noodoplossingen

• Oude systemen verrichten aangepaste functies en vereisen gespecialiseerde training die moeilijk te dupliceren is.

• Vervanging van het verouderde systeem duurt vaak jaren .

Deze factoren maken het voor bedrijven veel moeilijker om langdurig op afstand te werken, omdat hun kernactiviteiten eerst van geval tot geval moeten worden ontward en opnieuw geweven.

Zonder automatiseringstools is het voor bedrijven bijna onmogelijk om hun legacy-systemen te overbruggen met de tools en workflows die nodig zijn om flexibel werken op afstand te ondersteunen.

Duik dieper: Waarom RPA een ideale technologie is om verouderde systemen te integreren

Uit een NetMotion-enquête uit 2019 bleek dat externe werknemers vooral "snelle en gemakkelijke toegang willen tot alle gegevens die ze nodig hebben om hun werk te doen, met behulp van mobielvriendelijke, responsieve applicaties op betrouwbare apparaten."

Wanneer software ondermaats presteert, schaadt dit de productiviteit, en legacy-systemen maken het zeker moeilijker voor nieuwe tools om te werken zoals bedoeld.

RPA overbrugt de kloof tussen moderne en legacy-technologie. Het resultaat voor telewerkers is dat ze de flexibiliteit hebben die ze nodig hebben. Tegelijkertijd beschikken ondernemingen over de veiligheid en stabiliteit om kernactiviteiten te ondersteunen.

RPA bootst menselijke workflows na, wat zorgt voor eenvoudige integratie met alle software. Vergelijk dat eens met Application Programming Interface (API)-technologie die specifieke compatibiliteit vereist om te kunnen functioneren.

Aanbevolen lectuur: RPA vs API-integratie:hoe u uw automatiseringstechnologieën kiest

Met het low-code, schaalbare framework dat door RPA wordt aangeboden, kunnen bedrijven legacy-technologie snel aanpassen aan de behoeften van hun externe teams en tegelijkertijd modernisering op lange termijn ondersteunen. Dit is wat er gebeurde met een federale organisatie, wiens werk belangrijke bewakingssystemen omvatte die werden geblokkeerd voor externe werknemers door hun beveiligingsinfrastructuur.

In plaats van concessies te doen aan de beveiliging of medewerkers een cruciale tool te ontnemen, implementeerde de organisatie snel softwarerobots die screenshots van de monitoringtool maken en deze via Microsoft Teams naar medewerkers sturen, zodat externe medewerkers hun werk konden doen zoals gewoonlijk. Door RPA aan de vergelijking toe te voegen, was deze organisatie in staat om hun legacy-systeem snel te integreren met een moderne, remote-vriendelijke technologiestack.

Voor meer informatie over hoe RPA werkt en wat het uw bedrijf kan bieden, leest u onze Overzicht van RPA voor de C-Suite .

Automatisering ondersteunt IT-afdelingen bij het beheren van teams op afstand

De plotselinge verschuiving naar werken op afstand zorgde voor veel druk op het operationele personeel, met name de IT-afdelingen die de beveiliging moesten handhaven en tegelijkertijd nieuwe externe werknemers moesten helpen om zich op technologisch niveau aan te passen. Het externe personeelsbestand zal belangrijke IT-bronnen blijven belasten, waardoor IT wordt afgeleid van cruciale digitale transformatie- en beveiligingsinitiatieven, tenzij het juiste ondersteuningskader voor de lange termijn wordt opgezet.

"We zien een toenemende vraag naar IT-services, inclusief een 2x toename van het totale volume aan IT-supporttickets ”, zei Bhavin Shah, oprichter en CEO van Moveworks, tijdens een leiderschapstop van de Chief Information Officer (CIO) over de pandemie.

"We zien een grotere vraag naar automatisering, om AI [kunstmatige intelligentie] en machine learning te gebruiken om ondersteuningsproblemen op te lossen."

Met deze druk is het geen wonder dat het verbeteren van IT-activiteiten en systeemprestaties dit jaar een van de grootste zorgen is voor CIO's, volgens een IDG-enquête gesponsord door CIO magazine.

Bron

CIO's hebben een kosteneffectieve oplossing nodig die snel kan worden geïmplementeerd en geschaald om op de lange termijn teams op afstand te kunnen beheren en tegelijkertijd de gevolgen van een zwakke beveiliging te vermijden. Automatisering biedt deze oplossing door de dagelijkse last van technische ondersteuning te verlichten en IT-professionals bij te staan ​​bij complexere werkzaamheden.

De use-cases voor RPA in IT zijn talrijk en gevarieerd, maar als het specifiek om werken op afstand gaat, maakt RPA een groot verschil in het vermogen van een bedrijf om op grote schaal werken op afstand te ondersteunen. Eén verzekeringsmaatschappij zette softwarerobots in om het hele installatieproces voor nieuwe externe werknemers te automatiseren, van het registreren van apparatuur tot het configureren van virtuele privénetwerken (VPN's) tot het beheren van logistieke gegevens.

Andere IT-afdelingen maken gebruik van AI-aangedreven contactcenterautomatisering om snel te reageren op supporttickets om hun externe medewerkers productief te houden. In plaats van informatie over verschillende applicaties te jagen en taken voor meerdere werknemers te herhalen, kunnen IT-professionals intelligente workflows bouwen die gegevens verzamelen, standaardprocessen automatiseren en alleen een mens erbij betrekken als er een uitzondering is die moet worden aangepakt.

UiPath Automation Cloud biedt een gecentraliseerde, externe tool die de nadruk legt op beveiliging en tegelijkertijd voldoende toegankelijk is om allerlei soorten werk op afstand te ondersteunen.

Door repetitief, tijdrovend werk te automatiseren, kunnen IT-afdelingen de capaciteit creëren die ze nodig hebben om de digitale transformatie-initiatieven te leiden. De initiatieven die organisaties maken of breken in onze snel veranderende zakelijke omgevingen.

Geautomatiseerde workflows beschermen teams tegen communicatiesilo's

Communicatiesilo's zullen de productiviteit, samenwerking en naleving van elk team schaden. Volgens ClearCompany noemt "86% van de werknemers en leidinggevenden een gebrek aan samenwerking of ineffectieve communicatie voor storingen op de werkplek." Als het gaat om het managen van teams op afstand, worden hiaten in de communicatie die persoonlijk kunnen worden gecompenseerd echter problematischer.

Dit silo-effect treedt op wanneer afdelingen en teams onvoldoende communicatie, zichtbaarheid en samenwerking hebben. Wat leidt tot inefficiënte processen, vertragingen en dubbele initiatieven. Erger nog, bedrijfssilo's zorgen er vaak voor dat teams de klant uit het oog verliezen, wat de klantervaring schaadt.

Het automatiseren van front- en backoffice-processen stroomlijnt de gegevensstroom binnen uw organisatie en voorkomt het ontstaan ​​van silo's, zelfs wanneer medewerkers op afstand werken. Automatisering doet dit door:

• Gezamenlijke toegang tot gegevens bieden . Wanneer informatie is verspreid over de verschillende systemen die worden gebruikt door verkoop, marketing, ondersteuning en IT, kunnen werknemers niet efficiënt werken. Met softwarerobots hebben werknemers in uw hele organisatie met slechts één muisklik toegang tot alle gegevens die ze nodig hebben om beter, sneller en slimmer te werken.

• Consistente processen in de hele organisatie creëren . Silo's vormen zich gemakkelijk wanneer verschillende teams en afdelingen hun eigen tools en workflows hebben. Process mining-technologie stelt u in staat om operationele inefficiënties aan het licht te brengen en consistente processen in uw hele organisatie te creëren, zonder grote verstoringen voor uw teams.

• Medewerkers tijd vrijmaken om de samenwerking te verbeteren . Werknemers die overspoeld worden door repetitieve taken, hebben minder tijd en energie om zich te concentreren op strategisch samenwerkingswerk. Geen wonder dat uit een in opdracht van Forrester Consulting namens UiPath uitgevoerd onderzoek bleek dat "66% [van de respondenten] zei dat RPA bestaand werk herstructureert, waardoor werknemers meer menselijke interacties kunnen hebben."

Werknemers die over de tools en informatie beschikken die nodig zijn om beter met hun werk (en met elkaar) bezig te zijn, zijn werknemers die productief blijven en klanten een hoogwaardige ervaring bieden.

Automatisering stelt u in staat om dit soort personeel te ontwikkelen en silo's te doorbreken door de consistentie, transparantie en toegankelijkheid van gegevens te vergroten.

Maak teambeheer op afstand eenvoudiger met automatisering

Werken op afstand is een blijvertje voor veel zakelijke organisaties (vooral nadat ze de voordelen van werken op afstand hebben gezien in hun bedrijfsresultaten).

Verouderde systemen, communicatiesilo's en IT-belasting vormen hindernissen voor ondernemingen die teams op afstand beheren. Door snel automatisering op deze gebieden te implementeren, kunt u de negatieve effecten van deze hindernissen omzeilen en niet alleen uw externe personeel maar ook uw bedrijfsresultaten verbeteren.

Het UiPath-platform maakt het eenvoudig om processen te automatiseren, het werk van experts uit te breiden en mogelijkheden te ontdekken om de efficiëntie te verbeteren. Met UiPath kunnen ondernemingen snel automatiseringsoplossingen ontwerpen en implementeren binnen een schaalbaar kader.

Lees meer over hoe het UiPath-platform door bedrijven wordt gebruikt om in het nieuwe normaal te veranderen naar werken op afstand. Of, als je klaar bent om automatisering te gaan gebruiken om medewerkers op afstand te helpen beheren, bekijk dan ons gratis pakket kant-en-klare robotassistenten die een aantal handige taken voor medewerkers uitvoeren. Ze zijn allemaal snel en gemakkelijk voor medewerkers om aan de slag te gaan.