Automatisering democratiseren:6 kritieke succesfactoren die u niet kunt negeren

Het valt niet te betwijfelen dat de aard van werk, en hoe het wordt uitgevoerd en georganiseerd – evenals de betekenis en het belang ervan in ons leven – is veranderd als gevolg van de pandemie. Veel werkgevers hebben zich gerealiseerd en gereageerd op de toenemende zorgen over de geestelijke gezondheid van hun werknemers. Anderen hebben ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om naar hun werknemers te luisteren en hen zinvolle kansen te bieden om te leren en te groeien.

Er is een verschuiving naar het betrekken van werknemers bij zinvol werk via activiteiten die werknemers in staat stellen hun creativiteit, beoordelingsvermogen en probleemoplossende vaardigheden te oefenen. De routinematige en handmatige taken waaraan medewerkers voorheen veel tijd besteedden, worden snel geautomatiseerd.

Als gevolg hiervan hebben we gezien dat bedrijven hun inspanningen op het gebied van automatisering en digitale transformatie snel versnellen. Hoewel dit heeft geleid tot een groter aantal automatiseringsinitiatieven en -programma's, hebben sommige bedrijven nog steeds moeite om automatisering echt te democratiseren.

Aanbevolen lectuur:waarom de toekomst van automatisering afhangt van RPA-democratisering

Hoewel dit te wijten is aan verschillende (en in sommige gevallen kritische) overwegingen, worden de echte voordelen van automatisering ontketend wanneer vaardigheden voor het ontwikkelen van automatisering voor iedereen gemakkelijk toegankelijk zijn om de alledaagse aspecten van hun werk te verbeteren. Het is moeilijk voor te stellen en voorbeelden uit de praktijk te vinden van een gecentraliseerde (of gefedereerde) afdeling die verantwoordelijk is voor het voorzien in de behoeften van alle samenstellende business units en tegelijkertijd voor het opschalen van automatiseringsinspanningen in de hele organisatie.

Daarom is werknemergestuurde automatisering de sleutel tot transformatieve verandering niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers die er deel van uitmaken.

Het is van cruciaal belang om een ​​automatiseringsproduct of platform te selecteren dat mensen gebruiksvriendelijk vinden en een product met uitgebreide functies en mogelijkheden om hun werk te automatiseren. Maar vandaag richten we ons alleen op de niet-productfactoren die cruciaal zijn voor het succes van een organisatie die begint aan een door medewerkers gestuurd automatiseringsprogramma.

Bron:UiPath

De factoren (hierboven) zijn het resultaat van mijn eigen lessen en ervaringen met bedrijven die hebben geprobeerd dergelijke programma's mogelijk te maken. Ik heb ook mijn eigen onderzoek van externe bureaus en openbare bronnen toegevoegd (die waar relevant zijn geciteerd).

Externe product- of platformfactoren Ik heb ontdekt dat deze zes factoren het meest cruciaal zijn voor het succesvol democratiseren van automatisering in elke organisatie.

1. Uitvoerend kampioen

Automatisering is van oudsher ingebed en verankerd in verschillende onderdelen binnen de organisatie.

Met de opkomst van technologieën zoals robotic process automation (RPA), kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) zijn er centres of excellence (CoE's) gecreëerd om governance, standaardisatie en kwaliteitscontrole te waarborgen.

Het opschalen en democratiseren van automatisering in de hele organisatie is echter een transformatieve inspanning die moet worden aangestuurd door een sterke uitvoerende kampioen en visionair. Er moet commitment en afstemming zijn op het automatiseringsprogramma met een terugkoppeling naar de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Gemeenschappelijke zakelijke doelstellingen zijn onder meer het verlagen van de kosten, het bereiken van meer snelheid en efficiëntie in bedrijfsprocessen, of het vergroten van de betrokkenheid van medewerkers door hun betrokkenheid bij gebouwautomatisering.

Sterke ondersteuning van het management is ook essentieel om te zorgen voor een cross-functionele inzet en om eventuele wegversperringen onderweg op te ruimen.

Ontdek welk type executive champion je zou moeten hebben in elke fase van het automatiseringstraject van je organisatie.

2. Automatiseringskampioenen

Zoals bij elke veranderings- en transformatie-inspanning, is het belangrijk om met early adopters samen te komen en te beginnen. Het is niet zo belangrijk voor vroege automatiseringsgebruikers om technische vaardigheden te hebben. Hun bereidheid om nieuwe vaardigheden te leren, proactiviteit om kansen te identificeren en leiderschap om anderen binnen hun peer group te inspireren, zijn belangrijker dan uitgebreide technische vaardigheden.

Er zijn verschillende manieren om deze groep in uw organisatie te vinden. Een van de manieren die ik heb gezien, is het organiseren van een automatiseringsinitiatief of workshop waar werknemers kennismaken met een basistraining voor automatisering. En dan wordt ze meteen gevraagd om een ​​of twee aspecten van hun dagelijkse taken die ze als handmatig en routinematig beschouwen, te identificeren en te automatiseren. Welke medewerkers automatiseren snel taken? Dat zijn je enthousiastelingen en de mensen die kunnen helpen om voorvechters te zijn van je automatiseringsinitiatieven.

Gerelateerd artikel:Een team van kampioenen maken voor uw automatiserings-CoE

3. Wijzigingsbeheer

"De robots komen voor jouw banen", "10 banen die over 10 jaar achterhaald zullen zijn", enz. zijn het soort koppen waar werknemers zich zorgen over maken. Daarom is er een natuurlijke angst bij het ondersteunen van automatiseringsprogramma's. Duidelijke communicatie, ondersteuning en commitment en buy-in van medewerkers zijn dus essentieel als het gaat om het verkrijgen van hun steun voor automatisering.

Een recent Bain-UiPath-onderzoek concludeerde dat van de werknemers die van RPA hebben gehoord, 60% nog nooit bots heeft gebruikt om taken uit te voeren, maar dat 86% van de werknemers automatisering wil gebruiken. Wat veel door medewerkers aangestuurde automatiseringsinspanningen vaak over het hoofd zien, is de behoefte aan een zorgvuldig opgestelde strategie voor verandermanagement die de weerstand tegen veranderingen met betrekking tot automatiseringsinitiatieven kan minimaliseren.

Gerelateerd artikel:Hoe verandermanagementstrategieën bij Cision en Morgan Stanley de adoptie van automatisering stimuleren

4. Bestuur

Een sterk bestuur is essentieel om de juiste grenzen te stellen aan beveiliging, compliance en risicobeheer voor alle automatiseringen die door uw personeel zijn ontwikkeld. Sommige aspecten van governance kunnen worden geleverd door het juiste automatiseringsplatform dat strakke softwarecontroles mogelijk maakt om ervoor te zorgen dat ontwikkelde automatiseringen geen onbedoelde gevolgen hebben.

De CoE speelt ook een cruciale rol om ervoor te zorgen dat automatiseringen voldoen aan de risicobeheer- en nalevingsnormen van de organisatie. Hier moet een evenwicht worden gevonden om zakelijke gebruikers in staat te stellen door burgers geleide automatiseringen zo te ontwerpen dat het hun creativiteit en autonomie niet in de weg staat. Maar op een manier die ook risicobeheer en controle op de achtergrond mogelijk maakt.

Bekijk het webinar:Automatiseringsbeheer

5. Training en activering

Technologie en tools die vandaag beschikbaar zijn, stellen zakelijke gebruikers zonder technologische achtergrond zeker in staat om snel te leren hoe ze automatiseringen mogelijk maken die veel handmatig werk binnen hun respectieve bedrijfsprocessen kunnen vereenvoudigen. Maar de organisatie heeft ook een zorgvuldig opgesteld opleidings- en activeringsplan nodig dat ervoor zorgt dat medewerkers zich bewust zijn van 'de kunst van het mogelijke' en het automatiseringsplatform kunnen gebruiken dat door de organisatie is aangenomen. Het automatiserings-CoE kan een helpende hand bieden en medewerkers begeleiden terwijl ze aan de slag gaan met hun eigen automatiseringsexpertise.

Het goede nieuws is dat automatiseringsgerelateerde training gratis beschikbaar is en per rol kan worden aangepast, zowel zakelijk als technisch. Het incorporeren en stimuleren van automatiseringsgerelateerde training en vaardigheden in haar leerprocessen kan een organisatie ook helpen om nieuw talent te behouden en aan te trekken.

Gerelateerd artikel:Hoe u een RPA-trainingsstrategie maakt om uw personeel bij te scholen

6. Incentives en prijzen

Een goed ontworpen belonings- en stimuleringsstrategie kan het juiste gedrag binnen het personeelsbestand motiveren en aanmoedigen (in tegenstelling tot een prescriptief mandaat van bovenaf). Het is belangrijk goed te luisteren naar wat uw medewerkers willen en waarderen. Stimuleer dat dan door aanmoediging en prikkels, of het nu gaat om spotbonussen of publieke erkenning van hun prestaties. Dit is vooral belangrijk in het begin van het programma voor burgerontwikkelaars van een organisatie, wanneer de early adopters de eerste burgerontwikkelaars moeten zijn.

Uw initiële burgerontwikkelaars helpen de waarde en voordelen van het uitbreiden van automatiseringsvaardigheden en training aan de rest van de organisatie te bewijzen.

Gerelateerd artikel:Hoe RPA binnen uw organisatie te evangeliseren

Bedrijven democratiseren al met succes automatisering

Het hebben van een automatiseringsprogramma dat schaalt en veelbelovende voordelen oplevert voor de organisatie is een transformatieve inspanning. En het moet als zodanig worden behandeld, rekening houdend met de bovenstaande factoren.

Veel vooruitstrevende bedrijven hebben al hun succes bewezen door hun automatiseringsinitiatieven te democratiseren.

PwC, de wereldwijde professionele dienstverlener, heeft bijvoorbeeld van door mensen geleide automatiseringsontwikkeling een belangrijk onderdeel gemaakt van zijn reis naar digitale transformatie. Drie jaar na het programma waren 55.000 van de werknemers in de Verenigde Staten (VS) "bijgeschoold en regelmatig betrokken bij het Digital Lab, een samenwerkingsplatform waar mensen oplossingen zoeken en delen die ze zelf hebben gebouwd, zoals bots, datamodellen en geautomatiseerde werkstromen.”

In de VS hebben "PwC-medewerkers duizenden door medewerkers gebouwde digitale middelen toegepast op hun dagelijkse werk, waarbij ze 6,5 miljoen uur hebben geautomatiseerd van wat voorheen handmatige taken waren."

Ontdek hoe PwC meer dan 50.000 medewerkers heeft bijgeschoold.

Als uw organisatie al een door CoE geleid automatiseringsprogramma heeft, weet u heel goed dat de ROI van automatisering moeilijk te negeren is. Bepaalde taken en activiteiten met een laag volume en/of een lage complexiteit ontbreken echter nog in uw automatiseringspijplijn. Dat is waar een door burgers geleid programma nuttig kan zijn.

De echte waarde van automatisering wordt ontgrendeld wanneer het in handen wordt gegeven van mensen die het dichtst bij de bedrijfsprocessen en workflow(s) staan. Dat is waar echte verandering plaatsvindt en waar medewerkers automatisering omarmen.

Wat onthullen experts van Bain &Company en UiPath over de waarde van het democratiseren van automatisering in de hele onderneming? Lees hun rapport "Overcoming the Automation Paradox."