7 Bewezen strategieën voor een succesvolle CMMS-implementatie

Veel organisaties behalen succes bij de CMMS-implementatie omdat ze hun huiswerk doen en best practices toepassen. Als u een facilitair of fabrieksonderhoudsprofessional bent en op zoek bent naar de beste CMMS-software (Computerized Maintenance Management System), kunt u een aantal beangstigende schattingen tegenkomen over implementatiefouten:40% tot 90%.

Laat dat u er niet van weerhouden om verder te gaan en uw eigen CMMS-implementatiesucces te behalen.

Wat betekent een succesvolle CMMS-implementatie?

In grote lijnen vindt een succesvolle CMMS-implementatie meestal plaats omdat de organisatie over de juiste infrastructuur beschikt, de tool heeft gemaximaliseerd en de implementatie op bevredigende wijze heeft voorbereid en gepland.

Voor CMMS-succes is planning en voorbereiding nodig.

Uiteindelijk betekent het succes van de CMMS-implementatie dat het onderhoudsteam de preventieve onderhoudstool gebruikt zoals bedoeld en dat de onderhoudssoftware op de juiste manier is geoptimaliseerd. Het resultaat? Onderhoudsbeheerprocessen en -workflows verbeteren en daardoor neemt de algehele bedrijfswaarde van de organisatie toe.

Of u nu overweegt een CMMS op meerdere locaties te implementeren of slechts op één locatie, het is verstandig om te begrijpen waarom sommige implementaties slagen en andere niet. CMMS-casestudies bevatten veel waardevolle informatie over hoe organisaties succes behalen bij de CMMS-implementatie.

 7 voorbeelden van succesvolle implementaties van CMMS-casestudy's

Een CMMS-implementatie kan in elk stadium mislukken:vóór, tijdens of na voltooiing. Vervolgens kan de hoeveelheid informatie met betrekking tot het succes en falen van CMMS-implementaties overweldigend zijn. Hier zijn dus enkele korte eMaint CMMS-casestudyfragmenten van klanten over hoe verschillende organisaties daarin zijn geslaagd.

Elk voorbeeld betreft een uitrol op meerdere locaties, maar alle verhalen zijn ook van toepassing op een enkele CMMS-implementatie.

1.         CMMS-leverancier, klantenservice en ondersteuning

Het succes van de CMMS-implementatie hangt niet alleen van u af. Het hangt ook af van uw leverancier. Het kiezen van de juiste CMMS-softwareleverancier is een belangrijke succesfactor. De klantenservice en ondersteuning die u van uw leverancier krijgt, moet gedurende de hele levenscyclus van uw CMMS worden voortgezet.

Waarom?

Uw leverancier moet een waardevolle partner blijven tijdens het hele betrouwbaarheidstraject van uw organisatie en u helpen op het goede spoor te blijven. Zodra u de CMMS-software heeft aangeschaft, is dat nog maar het begin van uw succesverhaal.

Sommige leveranciers stoppen met de ondersteuning zodra het systeem ‘live’ gaat. Met eMaint blijven onze CMMS-ondersteuningsteams vóór, tijdens en na de implementatie bij u. En je krijgt niet voortdurend geld en geld.

Een fabrikant van snacks wilde de workflows en processen standaardiseren en een compleet beeld krijgen van de onderhoudswerkzaamheden op zijn negen locaties. De organisatie koos voor eMaint CMMS-software vanwege de reputatie van de onverslaanbare klantenservice en ondersteuning en ervaring met implementaties op meerdere locaties.

"Ik denk dat het geweldig is om de ondersteuning te hebben en toegang te hebben tot hulp van onze CMMS-leverancier wanneer dan ook. Er zijn niet veel systemen waarmee je wijzigingen kunt aanbrengen zonder te zeggen:'Hé, je moet hiervoor betalen. Daar moet je voor betalen', zoiets. En ik weet dat het niet alleen maar om geld draait, maar het is leuk om te kunnen zeggen:'Hé, ik moet dit gedaan hebben. Help me er doorheen te lopen.'"
— Fabrikant van snacks

2.      Begin klein met een gratis CMMS-implementatiepilot

Het uitvoeren van een CMMS-proefversie is een van de beste manieren om het systeem te testen. Een pilot helpt ervoor te zorgen dat de software aan uw behoeften voldoet, of u nu een CMMS op één site of op 75 sites wilt implementeren.

Waarom?

Met een CMMS-pilot krijgt u gevoel voor wat het systeem doet. Vooral hoe het veel onderhoudsbeheerproblemen kan oplossen.

Een water- en afvalwaterbedrijf besloot een CMMS te implementeren om zijn 75 afzonderlijke nutsbedrijven met elkaar te verbinden. Ze wilden ook het onderhoud van de ruim 30.000 machines voor hun gemeentelijke, industriële en commerciële klanten stroomlijnen.

Voordat eMaint werd geïmplementeerd, nam de organisatie deel aan een CMMS-pilot waarmee ze een implementatiesjabloon konden maken.

“We zijn begonnen met één systeemimplementatie, maar de pilot bestond uit drie eMaint-implementaties voor verschillende hulpprogramma's. Dus we raakten hard op één, en daarna gingen we naar de tweede en derde. We gebruikten veel verschillende systemen, afhankelijk van waar we waren. Dus door te kunnen overstappen naar een gemeenschappelijk platform en met de zichtbaarheid van alle systemen, geeft het ons echt de kracht van de hoeveelheid informatie die we kunnen verzamelen.”

- Afvalwater- en waterfaciliteitendiensten

3.      Bepaal hoe u uw CMMS-gegevens gaat gebruiken

Een van de vele voordelen van onderhoudsbeheersoftware, zoals het eMaint CMMS, is de mogelijkheid om continue verbeteringsinspanningen te volgen en gebieden te identificeren die aandacht behoeven.

Waarom?

Vóór de implementatie van CMMS moet een organisatie weten hoe de gegevens zullen worden beheerd en wie ernaar zal kijken. Wie ga jij anders zijn macht maximaliseren?

Maak gebruik van uw CMMS-gegevens

Met behulp van de gegevens die zijn opgeslagen in het eMaint CMMS heeft een water- en afvalwaterservicebedrijf vanaf het begin essentiële meetgegevens en Key Performance Indicators (KPI's) geïdentificeerd. Ze hebben een beoordelingsproces opgezet om KPI's en voortdurende verbeteringsinspanningen bij te houden.

"We halen rapportstatistieken uit het geconsolideerde eMaint-account dat samenvat waar de achterstand op de werkorders van iedereen ligt. Als onderdeel van onze maandelijkse beoordeling zoeken we naar mogelijke gele vlaggen, indicatoren die erop wijzen dat er misschien iets mis is. We kunnen dan de juiste ondersteuningsfuncties opzetten voordat iets een probleem wordt."

-Water-/afvalwateractiviteiten

4.      Zich inzetten voor het handhaven van standaardisatie en CMMS-gegevensintegriteit

CMMS-activagegevens komen de hele organisatie ten goede als ze strategisch worden gebruikt. Maar alleen als de informatie juist is.

Waarom?

Als uw gegevens niet betrouwbaar zijn vanwege onjuiste of ontbrekende records, verliest u een van de belangrijkste CMMS-voordelen. Kies een flexibel systeem waarmee u formulieren kunt configureren waarvoor veldinvoer of ondertekening vereist is voordat u een werkorder sluit, om de gegevensintegriteit en standaardisatie te waarborgen.

Een wereldwijde leverancier van auto-onderdelen wilde de activiteiten in zijn twaalf fabrieken standaardiseren en verduurzamen. Elke fabriek gebruikte een soort onderhoudsbeheersysteem, maar geen enkele was hetzelfde.

"Met de steun van onze CMMS-leverancier hebben we een betere structuur. We hebben iedereen regels gegeven die ze moesten volgen, zodat planten er hetzelfde uitzien, iedereen dezelfde mogelijkheden heeft en iedereen dezelfde rapporten heeft. We hebben in feite een systeem gecreëerd dat, als ze het niet zouden volgen, we de controle over zouden nemen. Het gaf hen een beetje meer stimulans om te volgen."

- Wereldwijde leverancier van auto-onderdelen

5.      Plan en bereid u voor op succes bij de CMMS-implementatie

Een succesvolle CMMS-implementatie ontstaat niet zomaar. Het vergt een zorgvuldige planning, voorbereiding en tijd.

Waarom?

Een gedetailleerde organisatie, gezamenlijk teamwerk, het juiste CMMS en een niet aflatende inzet voor betrouwbaarheid hebben een bedrijf uit de dienstensector door een implementatie in zeven fasen geholpen.

De verschillende contractklanten van een water- en afvalwaterbedrijf maakten gebruik van een onderhoudsbeheersysteem. En elke klant opereerde onafhankelijk, waardoor de organisatie geen systeembrede zichtbaarheid kon krijgen. De wens van het bedrijf om iedereen onder één CMMS te consolideren bracht grote uitdagingen met zich mee, waaronder 46 geplande implementaties, waardoor planning en voorbereiding cruciaal waren.

“Een deel van de sleutel tot ons succes was dat we hebben een zeer goed georganiseerde en gecoördineerde implementatie gehad. Er is veel moeite gestoken in het plannen van het proces, het identificeren van rollen, verantwoordelijkheden en het verantwoordelijk houden van mensen. En dat is de sleutel tot de manier waarop we de hoeveelheid werk die we hebben gedaan in de tijd die we hebben gedaan, hebben kunnen volbrengen.”

-Dienstenindustrie

6.      Train gebruikers in de CMMS-software

Een CMMS is alleen zinvol als medewerkers voldoende zijn opgeleid en er gebruik van maken.

Waarom?

Sommige bedrijven slaan training over, waardoor het gebruik en de systeemoptimalisatie vaak stagneren. eMaint biedt persoonlijke en webgebaseerde trainingen en bootcamps, webinars en workshops om het succes van de CMMS-implementatie te garanderen.

Een kartonfabrikant had CMMS-software nodig om de toenemende productvraag, veroorzaakt door de verpakkingsbehoeften van online e-commercebedrijven zoals Amazon, te kunnen beheren.

Het bedrijf koos voor een persoonlijke training. Ze maakten ook gebruik van de eMaint CMMS-sandbox , onderhoudsteams het systeem laten uitproberen voordat het live gaat.

"Het was een keerpunt om de trainer hier te hebben, de details door te nemen en het in de zandbak te laten draaien, waar ze zich niet zouden laten intimideren of zich zorgen zouden maken over het maken van fouten. Het heeft onze gebruikers echt geholpen."

-Golfkartonfabrikant

7.      Zorg voor teamgebruik om een snelle ROI voor CMMS te garanderen

Je hebt de term 'gebruik het of verlies het' gehoord. Als uw team niet weet hoe het CMMS moet of wil gebruiken, behaalt u geen implementatiesucces of het verwachte rendement op uw investering (ROI).

Waarom?

Als niemand de volledige kracht van de CMMS-software volledig begrijpt, hoe kan deze dan worden gemaximaliseerd?

Een fabrikant van snacks heeft dit veelvoorkomende dilemma overwonnen door een teamexpert aan te stellen. De expert liet technici en andere gebruikers herhaaldelijk zien hoe gemakkelijk eMaint te gebruiken was.

"We kozen voor een systeem dat gemakkelijk te gebruiken is. Toen we eenmaal de mogelijkheden begonnen te gebruiken, begrepen en benutten we meer van de functionaliteit ervan. Hoe vaker we het gebruikten, hoe meer we de investering terugverdienden."

-Snackfabrikant