CMMS inzetten voor succesvolle BRCGS-audits:een gids voor teams in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie

Elk bedrijf in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie moet waakzaam zijn over het beheersen van voedselveiligheidsrisico’s. En een van de meest geaccepteerde voedselveiligheidscertificeringen die bewijzen dat een organisatie veiligheidsbewust is, is de BRC-certificering (British Retail Consortium), nu bekend als Brand Recognition through Compliance of Global Standards (BRCGS)-certificering.

Dit artikel beschrijft wat BCR (BRCGS)-certificering is en geeft essentiële tips voor het slagen voor een BRCGS-audit. Er wordt ook onderzocht hoe de implementatie van een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) uw voedingsmiddelen- en drankenorganisatie kan helpen een BRCGS-audit te doorstaan en naleving te handhaven.

Inzicht in de BRC-certificering (BRCGS)

BRCGS is een internationaal erkende certificering voor voedselveiligheid, oorspronkelijk ontwikkeld door het British Retail Consortium (BRC). De BRCGS is bedoeld om te verifiëren dat voedselveiligheid, productkwaliteit en operationele normen worden nageleefd door een voedsel- of drankenproductie-, verwerkings-, verpakkings- of distributiebedrijf. 

Om de BRCGS-certificering te verkrijgen, moet een organisatie een audit ter plaatse ondergaan door een derde partij die verifieert dat de faciliteit voldoet aan de BRCGS-normen voor productveiligheid, kwaliteit en inspanningen voor voortdurende verbetering. Een BRCGS-audit zorgt er met name voor dat: 

• Het leiderschap streeft naar voortdurende verbetering van de voedselveiligheidsprocessen.
• Het personeel is goed opgeleid, draagt persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en hanteert de juiste hygiëne.
• Kopers of verkopers van voedingsproducten beschikken over processen om besmetting te voorkomen.
• Een voedselveiligheidsplan (Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP)) minimaliseert risico's en handhaaft de productkwaliteit.
• Er wordt een goede documentatie van de processen bijgehouden om de productie te helpen beheren en het personeel op de hoogte te houden.
• De voedselproductielocaties worden op of boven aanvaardbare normen onderhouden.
• Er zijn controles ingesteld voor processen zoals producttesten, allergeenbeheer en besmetting met ziekteverwekkers.

Het behalen van de BRCGS-certificering vergroot niet alleen het consumentenvertrouwen in de producten van uw organisatie, maar kan ook de deur openen voor nieuwe zakelijke kansen.

Tips voor het slagen voor een BRC (BRCGS) audit

1. Maak uzelf vertrouwd met de standaard

Zorg ervoor dat u de vereisten in de BRCGS-standaard grondig begrijpt. Bekijk de richtlijnen, checklists en ondersteunend materiaal van BRCGS om naleving te garanderen.

2. Ontwikkel een effectief documentatiesysteem

Zet een uitgebreid documentatiesysteem op dat trackingprocedures, beleid en administratie omvat. Effectief documentatiebeheer is van cruciaal belang voor de naleving van BRCGS. Zorg er dus voor dat alle documentatie accuraat, up-to-date, gemakkelijk toegankelijk en goed georganiseerd is. Een robuust geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) zoals eMaint kan deze taak veel eenvoudiger maken, vooral als het om audits gaat.

3. Medewerkers trainen en opleiden

Zorg voor adequate training voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het BRCGS-certificeringsproces. Zorg ervoor dat ze hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen, hoe ze toegang kunnen krijgen tot de informatie die ze nodig hebben, en dat ze op de hoogte zijn van de standaardvereisten.

4. Implementeer corrigerende en preventieve acties

Ontwikkel een gestructureerd systeem om problemen aan te pakken die tot non-conformiteit zullen leiden en neem de nodige maatregelen om herhaling ervan te voorkomen. Documenteer alle problemen grondig en controleer voortdurend de effectiviteit van uw inspanningen voor verbetering.

5. Leveranciersbeheer

Zorg voor een krachtig goedkeurings- en monitoringproces voor leveranciers. Voer regelmatig gedocumenteerde beoordelingen uit van de activiteiten van uw leveranciers om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de BRCGS-normen en de traceerbaarheid van ingrediënten en materialen te behouden.

6. Handhaaf goede hygiënepraktijken

Implementeer strikte hygiënepraktijken, waaronder regelmatige schoonmaak- en sanitaire procedures, protocollen voor persoonlijke hygiëne en ongediertebestrijdingsmaatregelen.

7. Voer interne audits uit

Voer regelmatig interne audits uit om eventuele lacunes of non-conformiteiten te identificeren. Hierdoor kunt u problemen aanpakken en corrigeren vóór de echte BRCGS-audit.

8. Omarm continue verbetering

Omarm een cultuur van voortdurende verbetering om uw voedselveiligheidspraktijken te verbeteren. Stimuleer feedback van medewerkers, klanten en leveranciers om verbeterpunten te identificeren. Controleer en update uw processen en procedures regelmatig om opkomende trends en best practices te weerspiegelen.

De rol van CMMS bij het behalen van BRCGS-certificering

Een Computerized Maintenance Management System (CMMS) kan organisaties enorm helpen bij het behalen van de BRCGS-certificering. Hier volgen enkele manieren:

Preventieve onderhoudsplanning

Een krachtig CMMS maakt de eenvoudige implementatie van specifiek op maat gemaakte preventieve onderhoudsschema's mogelijk, waardoor uw onderhoudsteam alle essentiële apparatuur en faciliteiten regelmatig inspecteert, kalibreert en onderhoudt. Dit helpt het risico op storingen of kwaliteitsproblemen tijdens een BRCGS-audit te minimaliseren.

Documentbeheer

Een CMMS biedt ook een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan en beheren van documentatie met betrekking tot onderhoud, inclusief werkinstructies, onderhoudslogboeken en apparatuurrecords. Dit helpt bij het aantonen van naleving en biedt gemakkelijke toegang tot de vereiste informatie tijdens audits.

Workflowbeheer

CMMS-software maakt het maken, toewijzen en volgen van werkorders voor onderhoudstaken zo eenvoudig mogelijk, waardoor uw onderhoudsteam de noodzakelijke onderhoudsactiviteiten op tijd voltooit. Dit omvat taken met betrekking tot hygiëne, kalibratie, apparatuurinspecties en nog veel meer.

Controle en rapportage

Het juiste CMMS vereenvoudigt het beheer van nalevingsdocumentatie door onderhoudsgegevens, apparatuurlogboeken en inspectierapporten op te slaan in een gecentraliseerde digitale opslagplaats. Tijdens BRC-audits (BRCGS) kan deze documentatie eenvoudig worden geraadpleegd en aan auditors worden gepresenteerd als bewijs van naleving. Met CMMS-software zoals eMaint kunt u ook uitgebreide rapporten genereren, zodat uw organisatie onderhoudsactiviteiten kan monitoren en trends of terugkerende problemen kan identificeren. Deze inzichten zijn essentieel voor het stimuleren van voortdurende verbeteringsinspanningen en om aan te tonen dat u een proactieve benadering hanteert op het gebied van onderhoud en compliance tijdens BRCGS-audits.

Het behalen van de BRC (BRCGS)-certificering is een cruciale mijlpaal voor elke organisatie in de voedingsmiddelenindustrie, die blijk geeft van een sterke toewijding aan best practices op het gebied van zowel kwaliteit als veiligheid. Door de bovenstaande tips te volgen en de juiste CMMS-software te gebruiken, kunt u een BRCGS-audit in een handomdraai doorstaan.