CMMS Meesteren: Stapsgewijze Gids voor Naadloze Integratie van Onderhoudssoftware

GRATIS Gids: Essentiële Onderhoudsmetrieken om Succes te Meten
Essentiële Onderhoudsmetrieken die Elke Planner Moet Kennen
Gids Gratis Downloaden

Wanneer uw organisatie een CMMS/onderhoudssoftwareprogramma koopt, is een van uw eerste uitdagingen hoe u uw nieuwe systeem instelt & gebruikt. Uw IT-afdeling of consultants kunnen het systeem installeren en enige initiële setup doen. Echter, de onderhoudsplanner of onderhoudsmanager moeten beslissen hoe het systeem ingericht en gebruikt wordt!

Heeft u dit ooit meegemaakt?😒

U zult een manier moeten vinden om het systeem te gaan gebruiken zonder de onderhoudsoperaties te vertragen of te belemmeren. Immers de kritieke taak hier is lopend apparatuur- & faciliteitsonderhoud.

Denk er eens over na…

De onderhoudsbeheersoftware is slechts een tool. Het mag het onderhoudswerk niet op een later moment zetten of vertragen omdat het ingesteld moet worden of een ingewikkelde werkstroom heeft.

Hoe kunnen we dit met een minimum aan storingsfactoren doen?

Enkele CMMS-software setup beslissingen om te nemen

1. Hoe gaat u data in het systeem invoeren? In welke volgorde moet u de data invoeren? Moet u al uw data invoeren?

Een van de eerste items die u invoert is uw apparatuur en faciliteiten. Als u de informatie in een comma-gescheiden bestand heeft, zult u waarschijnlijk het grootste deel ervan kunnen importeren. Comma-gescheiden tekstbestanden zijn iets wat de meeste programma's kunnen aanmaken. Stel u heeft een lijst met apparatuur in een Excel-spreadsheet. U zou in staat moeten zijn om Excel te gebruiken om het op te slaan als een comma-gescheiden bestand.

Eenmaal als u al uw activa en faciliteiten in het systeem hebt, wilt u andere informatie toevoegen zoals reserveonderdelen en materialen, technici, enz. Vervolgens begint u met het definiëren van de ongevraagde en geplande onderhoudstaken op verschillende apparatuur of faciliteiten. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen!

Dus is het meestal het beste om te beginnen met een paar storings-type taken. Als alternatief een generieke storings taak voor elk type onderhoud. Op deze manier kunt u zo snel mogelijk beginnen met het aanmaken van werkorders en het systeem gebruiken.

Zie “Eight CMMS/ Maintenance Software Setup Tips” voor suggesties over hoe te procederen. Dit is met name nuttig als u nog nooit CMMS-software in de organisatie heeft gebruikt.

2. Welk type onderhoud – storingsonderhoud of preventief – moet u eerst aanpakken?

U zou waarschijnlijk storingsonderhoudswerk eerst moeten aanpakken. Taakdefinities maken voor dit type werk en werkorders aanmaken. Om het sneller te gaan met het systeem gebruiken, wilt u misschien een paar generieke storingsTaken maken en werkorders aanmaken. Naarmate u het systeem gebruikt, kunt u meer gespecialiseerde taken en instructies toevoegen.

Hoever sneller u storingsonderhoud kunt gaan managen, des te sneller kunt u het onder enige controle krijgen. Dit is het duurste onderhoud en de oorzaak van de meeste ontevredenheid en operationele problemen en vertragingen.

3. Welk soort onderhoudswerkstroom zult u gebruiken? Wie gaat verantwoordelijk zijn voor het uitzenden van werkorders en het verzamelen van feedback?

U zult normaal een werkstroom hebben waarbij iemand werkaanvragen accepteert, werkorders aanmaakt, preventief onderhoud plant en ze doorgeeft aan technici of aannemers om te voltooien. Deze persoon speelt in feite de rol van de onderhoudsplanner of onderhoudssupervisor (zie “Role Of The Maintenance Planner In Maintenance Management Programs“). In kleine onderhoudsinstellingen kan de persoon zelfs een kantooradministrateur of een ander niet-onderhoudspersoon zijn.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Eenmaal voltooid, moet er een manier zijn waarop de werkorderstatus en eventuele andere feedback terugkomt in het systeem. Afhankelijk van de mogelijkheden van het onderhoudssoftwarepakket dat u gebruikt, moet dit handmatig door iemand gedaan worden of op geautomatiseerde wijze door de technici zelf. Ook moet de onderhoudsplanner of supervisor in de gaten houden dat werk tijdig voltooid wordt en niet open blijft staan.

4. Welk soort resultaten verwacht u? Welke rapportage of data-analyse helpt u te identificeren of u die resultaten behaalt?

Rapportage is een heel belangrijk onderdeel van uw onderhoudsbeheersysteem. Zonder het hebben u en anderen geen manier om zeker te weten hoe u presteert. Ideaal moet de onderhoudssoftware in staat zijn om u een korte samenvatting van nuttige statistieken te presenteren zoals werkorderachterstanduren, gemiddelde dagen om werkorders te voltooien, openstaande werkorders en werkaanvragen, apparatuur die het meest storingsonderhoudstijd vereist, enz.

U kunt onze “Key Maintenance Metrics” gids hieronder downloaden voor een lijst van belangrijke statistieken en hoe u ze gebruikt.

Gebruik deze informatie om gebieden van zorg en verbetering te identificeren. U zou een geleidelijke vermindering in storingsonderhoud over tijd moeten zien en een corresponderende toename in gepland/preventief onderhoud. Eenmaal dit gebeurt, is uw onderhoudsbeheersoftware goed op weg om zichzelf terug te verdienen!

Onderhoudsbeheersoftware selectiegids

Zoekt u momenteel een CMMS-softwarepakket voor uw organisatie? Dan zult u deze CMMS Software Selectiegids erg nuttig vinden om de juiste keuze te maken. Met een reeks vragen en checklists kunt u de juiste keuze voor uw specifieke behoeften identificeren onder verschillende concurrerende producten.

Gratis CMMS Software Selectiegids

GRATIS Gids: Essentiële Onderhoudsmetrieken om Succes te Meten
Essentiële Onderhoudsmetrieken die Elke Planner Moet Kennen
Gids Gratis Downloaden