Master CMMS:stapsgewijze handleiding voor het naadloos integreren van onderhoudssoftware

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids

Wanneer uw organisatie een CMMS/onderhoudssoftwareprogramma aanschaft, zal een van uw eerste uitdagingen zijn hoe u uw nieuwe systeem moet opzetten en gebruiken. Uw IT-afdeling of consultants kunnen het systeem voor u installeren en de eerste configuratie uitvoeren. De onderhoudsplanner of onderhoudsmanager moet echter beslissen hoe het systeem moet worden ingericht en gebruikt!

Is dit jou ooit overkomen?😒

U zult een manier moeten vinden om het systeem te gaan gebruiken zonder vast te lopen of de onderhoudswerkzaamheden te vertragen. De cruciale taak hier is immers het voortdurende onderhoud van apparatuur en faciliteiten.

Denk er maar eens over na…

De onderhoudsbeheersoftware is slechts een hulpmiddel. Het mag de onderhoudswerkzaamheden niet vertragen of vertragen omdat het moet worden ingesteld of omdat het een ingewikkelde workflow heeft.

Hoe kunnen we dit doen met een minimum aan verstoring?

Sommige beslissingen over het instellen van CMMS-software die u moet nemen

1. Hoe gaat u gegevens in het systeem invoeren? In welke volgorde moet u de gegevens plaatsen? Moet u al uw gegevens invoeren?

Een van de eerste items die u erin stopt, zijn uw uitrusting en faciliteiten. Als u de informatie in een door komma's gescheiden bestand heeft, kunt u er waarschijnlijk een groot deel van importeren. Door komma's gescheiden tekstbestanden zijn iets dat de meeste programma's kunnen maken. Stel dat u een lijst met apparatuur in een Excel-spreadsheet heeft. U zou Excel moeten kunnen gebruiken om het op te slaan in een door komma's gescheiden bestand.

Zodra u al uw middelen en faciliteiten in het systeem heeft, wilt u andere informatie toevoegen, zoals reserveonderdelen en benodigdheden, technici enzovoort. Vervolgens begint u met het definiëren van de ongeplande en geplande onderhoudstaken op verschillende apparatuur of faciliteiten. Dit proces kan enige tijd duren!

Het is dus meestal het beste om te beginnen met een paar uitsplitsingstaken. U kunt ook een generieke storingstaak hebben voor elk type onderhoud. Zo kunt u zo snel mogelijk beginnen met het aanmaken van werkbonnen en het gebruiken van het systeem.

Zie “Acht CMMS-/onderhoudssoftware-installatietips ' voor suggesties over hoe verder te gaan. Dit is vooral handig als u nog niet eerder CMMS-software in de organisatie hebt gebruikt.

2. Op welk soort onderhoud (defect of preventief) moet u zich als eerste richten?

Waarschijnlijk moet u zich eerst richten op de onderhoudswerkzaamheden bij pech. Maak taakdefinities voor dit soort werk en maak werkorders aan. Om het systeem sneller te kunnen gebruiken, wilt u misschien een paar algemene specificatietaken maken en werkorders maken. Naarmate u het systeem gebruikt, kunt u meer gespecialiseerde taken en instructies toevoegen.

Hoe sneller u kunt beginnen met het beheer van het storingsonderhoud, hoe sneller u dit onder controle kunt krijgen. Dit is het duurste onderhoud en de oorzaak van de meeste ontevredenheid, operationele problemen en vertragingen.

3. Welk soort onderhoudsworkflow gaat u gebruiken? Wie wordt verantwoordelijk voor het versturen van werkorders en het verzamelen van feedback?

Normaal gesproken heeft u een workflow waarin iemand werkaanvragen accepteert, werkorders maakt, preventief onderhoud plant en deze doorgeeft aan technici of aannemers om te voltooien. Deze persoon zal in principe de rol spelen van de onderhoudsplanner of onderhoudssupervisor (zie “Rol van de onderhoudsplanner in onderhoudsbeheerprogramma's “). In kleine onderhoudsopstellingen kan de persoon zelfs een kantoorbeheerder zijn of een andere niet-onderhoudspersoon.

Maar dat is slechts een deel van het verhaal…

Eenmaal voltooid moet er een manier zijn waarop de status van de werkorder en eventuele andere feedback weer in het systeem terechtkomen. Afhankelijk van de mogelijkheden van het onderhoudssoftwarepakket dat u gebruikt, moet dit handmatig door iemand gebeuren of op geautomatiseerde wijze door de monteurs zelf. Ook moet de onderhoudsplanner of toezichthouder een oogje in het zeil houden en ervoor zorgen dat de werkzaamheden op tijd klaar zijn en niet op de plank liggen.

4. Wat voor soort resultaten verwacht je? Met welke rapportage of gegevensanalyse kunt u bepalen of u deze resultaten behaalt?

Rapportage is een zeer belangrijk onderdeel van uw onderhoudsbeheersysteem. Zonder dit kunnen u en anderen niet zeker weten hoe u presteert. Idealiter moet de onderhoudssoftware u een korte samenvatting van nuttige statistieken kunnen bieden, zoals de achterstand in werkorders, het gemiddelde aantal dagen om werkorders te voltooien, lopende werkorders en werkaanvragen, apparatuur die de meeste onderhoudstijd nodig heeft, enzovoort.

U kunt onze “Sleutelonderhoudsstatistieken downloaden ” onderstaande gids voor een lijst met belangrijke statistieken en hoe u deze kunt gebruiken.

Gebruik deze informatie om aandachtspunten en verbeterpunten te identificeren. U zou in de loop van de tijd een geleidelijke vermindering van het onderhoud bij storingen moeten zien, en een overeenkomstige toename van gepland/preventief onderhoud. Zodra dit gebeurt, is uw onderhoudsbeheersoftware goed op weg om zichzelf terug te betalen!

Selectiegids voor onderhoudsbeheersoftware

Bent u momenteel op zoek naar een CMMS-softwarepakket voor uw organisatie? Dan vindt u deze CMMS Software Selectiegids erg handig om u te helpen de juiste keuze te maken. Met een reeks vragen en checklists kunt u tussen verschillende concurrerende producten de juiste keuze voor uw specifieke behoeften identificeren.

Gratis CMMS-softwareselectiegids

GRATIS Gids:Essentiële onderhoudsstatistieken om succes bij te houden
Essentiële onderhoudsstatistieken die elke planner moet kennen
Ontvang een gratis gids