Praktische tips voor het organiseren en beheren van uw onderhoudsmagazijn

Dit artikel is geschreven door Jason Afara, een solution engineer bij Fiix met meer dan zeven jaar ervaring als onderhoudsmanager en planner

Productieapparatuur is als een professionele atleet. Ze zijn allebei miljoenen dollars waard en de sleutel tot het leveren van resultaten.

Maar geen enkele honkbalspeler kon slaan met een te korte knuppel. Geen enkele brede ontvanger zou een touchdown kunnen scoren als hun schoenen de verkeerde maat hadden. De kleine details maken het verschil. Hetzelfde geldt voor onderhoud.

Het grijpen van de verkeerde lager uit het onderhoudsmagazijn kan de oorzaak zijn van een storing aan een kritieke machine. Een klein onderdeel kan een enorm verlies aan productiviteit en winst veroorzaken.

In dit artikel wordt nader ingegaan op voorraadtracering en best practices voor het organiseren van uw onderhoudsmagazijn om uw onderhoudsteam en de hele operatie efficiënter, kosteneffectiever en veiliger te maken.

4 geheimen voor het beheren van voorraad

Lees meer

Inhoudsopgave

1. Aankoop van onderdelen
2. Reserveonderdelen en werkorders
3. Uw onderhoudsmagazijn beveiligen
4. Uw onderhoudsmagazijn organiseren
5. Uw voorraadregistratie optimaliseren
6. Voorraad bijhouden:een pijler voor onderhoudsteams

Volg en optimaliseer uw onderdelen met deze voorraadbeheersjabloon

Aankoop van onderdelen

De kosten van reserveonderdelen kunnen snel oplopen. Daarom is het belangrijk om te begrijpen wat u aan voorraad uitgeeft en hoe u het uitgeeft.

Onderdelen bestellen

Hier zijn enkele vragen die u uzelf en uw team kunt stellen om een ​​beter beeld te krijgen van uw voorraadaankoopproces:

Deze activiteit heeft twee einddoelen. De eerste is om erachter te komen hoe u uw voorraaduitgaven nauwkeurig kunt volgen, zodat u altijd weet hoe deze zich verhouden tot uw budget. De tweede is om het proces zo efficiënt mogelijk te maken.

Het grijpen van de verkeerde lager uit het onderhoudsmagazijn kan de oorzaak zijn van een storing aan een kritieke machine. Een klein onderdeel kan een enorm verlies veroorzaken voor de productie en de winst.

De productiviteit lijdt voor iedereen als een onderdeel van dit proces wordt verbroken. Als een inkoper van onderdelen bijvoorbeeld goedkeuring moet krijgen voor elke kleine aankoop, kost dat ieders tijd. Het is essentieel om een ​​goedkeuringsdrempel te vinden die vertrouwen, autonomie en efficiëntie creëert en tegelijkertijd het risico vermindert. U kunt altijd letten op rode vlaggen bij uitgaven en indien nodig dieper graven.

Werken met leveranciers

Er zijn enkele nuttige vragen die u uzelf en uw team kunt stellen om ervoor te zorgen dat u het meeste haalt uit de relatie die u heeft met de leveranciers die uw onderhoudsmagazijn bevoorraden:

Een goede relatie met leveranciers kan uw voorraadbeheerprogramma maken of breken. De laatste positie waarin u zich wilt bevinden, is het vertragen van de productie terwijl u wacht op een kritiek onderdeel omdat de leverancier niet op tijd wordt betaald. Het begrijpen van alle elementen van het betalingsproces en het regelmatig controleren van openstaande facturen is belangrijk om verwachtingen over te brengen aan leveranciers en ervoor te zorgen dat onderdelen op tijd worden geleverd.

Ontvangende onderdelen

Er zijn veel bewegende delen waar u aan moet denken bij het coördineren van de levering van inventaris, en dan heb ik het niet alleen over lagers of motoren. Hier zijn een paar vragen die u zullen helpen dit proces vlekkeloos te laten verlopen:

Is het onderhoudsmagazijn 24/7 bemand? Zo niet, waar worden de onderdelen na sluitingstijd opgeslagen en hoe zijn ze toegankelijk?

Is er een aangewezen locatie in het gebouw waarnaar leveranciers verzenden?

Accepteert uw team gedeeltelijke bestellingen?

Is het verplicht om elk onderdeel te controleren voordat u het in uw voorraadsysteem invoert?

Hoe ziet het ontvangstproces eruit? Wordt het bijgehouden in een enkel systeem of in meerdere systemen? Zijn deze systemen met elkaar gesynchroniseerd?

Vooral die laatste vraag is belangrijk. Als een lijn uitvalt en u haast zich om het te repareren, wilt u er zeker van zijn dat de inventarisgegevens correct zijn en dat het onderdeel in goede staat verkeert.

Reserveonderdelen en werkorders

Je hebt te maken met honderden (of zelfs duizenden) werkorders, waarvan de meeste met minstens één reserveonderdeel. Dat is veel om bij te houden en het kan u en uw team gemakkelijk hoofdpijn bezorgen. Gelukkig zijn er enkele maatregelen die u kunt nemen om dat te voorkomen.

Onderdelen uitgeven aan werkorders

Deze twee vragen zullen u helpen als onderdelen worden gebruikt op werkorders:

1. Wie in uw team is verantwoordelijk voor het toevoegen van het onderdeel aan een werkorder?
2. Hoe monitort u het gebruik van onderdelen op werkorders om wijzigingen van onderdelen te voorkomen als de enige manier om problemen op te lossen?

Het uitgeven van onderdelen op een werkorder voegt direct kosten toe aan de werkorder. Door ervoor te zorgen dat de kosten nauwkeurig worden bijgehouden, kan het leiderschapsteam de kosten van alle onderhoudsactiviteiten bewaken en beslissingen nemen (zoals of u nieuwe apparatuur moet kopen of een andere technicus moet inhuren) met behulp van solide gegevens.

De manier waarop u dit proces instelt, is aan u. Op sommige sites kunnen technici onderdelen toevoegen aan werkorders, terwijl andere dit alleen toestaan ​​aan de medewerker van het onderhoudsmagazijn.

Staging-onderdelen voor PM's

Werkorders voor preventief onderhoud verdienen hun eigen sectie, omdat ze een heel ander beest kunnen zijn dan reactieve werkorders. Er zijn een aantal vragen die u kunnen helpen bij het plannen van het gebruik van onderdelen voor gepland onderhoud:

1. Is er een aangewezen plek in het onderhoudsmagazijn voor preventieve onderhoudskits die nodig zijn voor aanstaande PM's?
2. Wie is verantwoordelijk voor het samenstellen van deze kits?

Kitting is meestal een praktijk die wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat alle onderdelen zijn voorbereid op het aanstaande werk van het onderhoudsteam. Door deze onderdelen opzij te zetten, zorgt u ervoor dat u het onderhoudsteam opzet om succesvol te zijn.

Leer hoe u een perfecte checklist voor preventief onderhoud maakt

Lees meer

Uw onderhoudsmagazijn beveiligen

Mensen stelen dingen. Anderen hebben goede bedoelingen, maar missen de knowhow. Dat zijn enkele ongelukkige feiten van het leven. Uw onderhoudsmagazijn is daar niet immuun voor. Daarom moet het beveiligen van uw voorraadgebied een topprioriteit zijn.

Toegang tot het magazijn

De kans is groot dat de onderdelen in uw onderhoudsmagazijn in totaal duizenden of miljoenen dollars bedragen. Door de toegang tot uw inventarisgebieden te beperken, blijft het risico op diefstal en misbruik laag, wat een grote bijdrage levert aan het verlagen van de kosten van onderdelen.

Hier zijn enkele dingen om over na te denken bij het beveiligen van uw magazijn:

1. Wie heeft toegang tot het magazijn? Normaal gesproken hebben het onderhoudsteam en de productiesupervisors toegang, maar zolang het wordt gevolgd en de verantwoordelijkheid wordt begrepen, kunt u de toegang uitbreiden buiten die rollen.
2. Welk apparaat gebruik je om de toegang tot het magazijn te beperken?
3. Zijn er camera's in het magazijn? Hoe bevinden die camera's zich?

Een van de meest gebruikelijke manieren om uw onderhoudsmagazijn te beveiligen, is door een sleutelpassysteem te implementeren dat alleen bepaalde mensen toegang geeft tot de winkel. Als uw onderdelenkamer groot genoeg is, kunt u deze in secties verdelen, waarbij elk gebied verschillende toegangsniveaus heeft. Dit voorkomt diefstal en betekent dat het onderhoud niet vastzit aan het betalen van onderdelen en benodigdheden die vaak worden gebruikt door mensen op andere afdelingen, zoals batterijen.

Door een camera op de toegangspunten van het magazijn te richten, kunt u onderzoeken wanneer een onderdeel is gebruikt als het zoekraakt of niet is gedocumenteerd op een werkorder. Dit helpt u bij het bijhouden van voorraaduitgaven, zelfs als teamleden vergeten een onderdeel in te loggen vanwege noodsituaties.

Een goede relatie met leveranciers kan uw voorraadbeheerprogramma maken of breken. De laatste positie waarin u zich wilt bevinden, is het uitstellen van de productie terwijl u wacht tot een cruciaal onderdeel wordt geleverd omdat de leverancier niet op tijd wordt betaald.

Uw onderhoudsmagazijn organiseren

Elke vestiging gaat zijn onderhoudsmagazijn anders inrichten. Zolang u uw onderdelen toegankelijk, gemakkelijk te vinden en beschermd tegen slijtage maakt, is het moeilijk om fout te gaan. Hoewel er tientallen manieren zijn om je ruimte te organiseren, hebben we hieronder twee veelvoorkomende methoden uiteengezet.

Onderdelen ordenen op item

Deze methode rangschikt reserveonderdelen op het activum waarmee ze worden gebruikt. Deze strategie heeft een aantal belangrijke voordelen, waaronder:

• Het gemakkelijk maken om onderdelen voor gepland onderhoud te krijgen
• Montagesets voor grote verbouwingen
• Het juiste onderdeel vinden voor een activum wanneer noodonderhoud toeslaat

Er is één groot potentieel nadeel aan het opslaan van onderdelen op type activa:duplicatie. Als lagers van dezelfde maat worden gebruikt op meer dan één apparaat, is het noodzakelijk om het op meerdere locaties op te slaan, wat extra kosten met zich meebrengt en meer opslagruimte vereist.

Onderdelen ordenen op type

Deze methode rangschikt de voorraad op het type onderdeel. Al je lagers zouden bij elkaar zijn, alle pompen zouden op dezelfde plaats zitten, enzovoort. Deze methode heeft een aantal voordelen, zoals:

• Goed zijn voor het oplossen van problemen als je niet genoeg hebt van één onderdeel en een kortetermijnoplossing nodig hebt
• Hiermee kunt u zien hoeveel motoren, versnellingsbakken, frequentieregelaars en andere onderdelen u heeft die aanzienlijke kosten met zich meebrengen
• Opslageenheden vinden die voor hetzelfde onderdeel zijn gebouwd, zoals een lagerkast die de lagers stof- en vuilvrij houdt.

Er zijn ook enkele beperkingen. Als je haast hebt en een heel specifiek type lager moet gebruiken uit de tientallen in je opslagruimte, is het gemakkelijk om de verkeerde te pakken. Deze fout kan leiden tot langere reparatietijden en uitvaltijd. Het hebben van een QR-code of barcode op opslagcontainers helpt dit risico te verminderen.

Andere dingen om te overwegen bij het organiseren van uw reserveonderdelen

Er zijn nog een paar vragen die u uzelf kunt stellen die u zullen helpen bij het organiseren van uw onderhoudsmagazijn:

1. Wat is het benodigde gewicht voor stellingen in de onderdelenruimte?
2. Welke onderdelen zijn cruciaal en worden ze anders opgeslagen?
3. Worden onderdelen hoog opgeslagen? Zo ja, is er een veilig proces om ze op te halen?
4. Zijn bepaalde onderdelen gevoelig voor warmte? Hoe worden die onderdelen opgeslagen?
5. Wordt er een door de leverancier beheerd systeem gebruikt om kleinere onderdelen (bouten, zekeringen, enz.) te volgen?
6. Wat is de minimaal benodigde voorraad? Wat is het maximum vereist?
7. Is er een standaard merk en/of model voor onderdelen (alle bedieningselementen zijn bijvoorbeeld van een bepaalde leverancier)?

De kans is groot dat de onderdelen in uw onderhoudsmagazijn in totaal duizenden of miljoenen dollars bedragen. Door de toegang tot uw inventarisgebieden te beperken, blijft het risico op diefstal en misbruik laag, wat een grote bijdrage levert aan het verlagen van de kosten van onderdelen.

Uw voorraadtracking optimaliseren

Door gegevensgestuurde beslissingen te nemen over inventaris, kunt u niet alleen het laatste beetje waarde uit uw onderhoudsmagazijn persen, het leidt ook tot gezondere activa en minder hoofdpijn voor iedereen. Dat is veel te beloven, maar het kost veel werk om de juiste processen op te zetten om daar te komen.

Kritische reserveonderdelen

Het uitzoeken van uw kritieke reserveonderdelen is net zo cruciaal als het uitvoeren van een kritische analyse van uw activa. Het helpt u bij het kopen, ordenen en onderhouden van uw inventaris, zodat uitval van apparatuur geen nachtmerrieachtige proporties aanneemt.

Het bepalen van uw kritieke reserveonderdelen begint met inzicht in de kritieke activa van uw faciliteit. Dit geeft je een idee welke onderdelen belangrijk zijn om dat apparaat zo goed en lang mogelijk te laten draaien. Dit is een oefening die input vereist van onderhoudspersoneel dat het meest vertrouwd is met deze apparaten om ervoor te zorgen dat alle informatie wordt vastgelegd.

Cyclustellingen

Door regelmatig de voorraadcyclus te tellen, krijgt u meer controle over uw onderhoudsschema en uw onderhoudsbudget. Het zorgt ervoor dat uw administratie nauwkeurig is, zodat u niet zonder essentiële reserveonderdelen komt te zitten of te veel geld uitgeeft aan dure onderdelen. Het invullen van periodieke cyclustellingen vermindert ook het reactieve gedrag dat aanzienlijke kosten met zich meebrengt.

Cyclustellingen doen is vooral belangrijk als u software gebruikt om onderdelen bij te houden. Ervoor zorgen dat de informatie in uw systeem overeenkomt met het werkelijke aantal onderdelen dat u heeft, helpt het financiële team en ondersteunt het onderhoudsteam met hun geplande taken.

Stel uzelf de volgende vragen bij het versterken van uw cyclustellingsprogramma:

1. Hoe vaak komen cyclustellingen voor?
2. Hoe beperk je het gebruik van onderdelen wanneer er een cyclustelling plaatsvindt?
3. Wie gaat de cyclus tellen? Wie controleert ter plaatse of de telling klopt?

Rapportage

Rapportage over de voorraadwaarde op kwartaal- of maandbasis geeft u als onderhoudsleider inzicht in wat er in het onderhoudsmagazijn gebeurt.

Stel uzelf deze vragen wanneer u voorraadrapporten opstelt:

1. Hoe vaak wordt het rapport uitgevoerd?
2. Welke informatie zal het rapport bekijken?
3. Geeft het rapport alle onderdelen weer of alleen een selectie van de duurste onderdelen (zoals de top 50)?
4. Geeft het rapport de verandering in voorraad tussen twee datums weer?

Wilt u meer gratis sjablonen voor voorraadbeheer? Bekijk onze sjabloonhub

Voorraad bijhouden:een pijler van uitzonderlijk onderhoud

Voorraad beheren en volgen is een belangrijke pijler voor elk onderhoudsteam. Naarmate u dieper duikt in het verbeteren van uw onderhoudsmagazijn, zijn er vijf tips die u naar succes kunnen leiden:

1. Een proces hebben voor het ontvangen en bestellen van onderdelen
2. Mensen hebben die kunnen aanvullen voor vakanties, ziektes en andere perioden van personeelstekort
3. Voer regelmatig genoeg rapporten uit om een ​​algemeen idee te krijgen van de waarde van onderdelen in het magazijn
4. Plan de manier waarop u uw onderhoudsmagazijn organiseert zorgvuldig en vraag om ideeën van meerdere mensen in uw team
5. Zoek altijd naar sterke en zwakke punten in uw voorraadbeheer en werk om alle gebieden te verbeteren