Een gratis onderhoudsticketsysteem opzetten [Inbegrepen sjablonen]

Elk bedrijf, hoe groot of klein ook, heeft te maken met een bepaald niveau van operationele problemen. Vaker wel dan niet zijn die operationele problemen een direct gevolg van slecht functionerende of kapotte fysieke activa en infrastructuur.

Of het nu gaat om een ​​lekkende HVAC, een kapotte bulldozer of een probleem met een lopende band waardoor de productielijn stopte, de snelste manier om problemen met activabeheer op te lossen, is door een efficiënt systeem voor onderhoudstickets te gebruiken.

Nu, om een ​​ticketingsysteem als "efficiënt" te beschouwen, moet het digitaal zijn. In een ideaal scenario zou een bedrijf investeren in CMMS of software voor wagenparkbeheer, aangezien beide oplossingen ticketingsystemen als een van hun kernfuncties hebben.

Helaas is een betaalde oplossing op dit moment niet voor iedereen een optie. Voor die organisaties hebben we een gratis systeem voor onderhoudstickets gemaakt op basis van Google Spreadsheets .

In het vervolg van dit artikel zullen we schetsen hoe we onze sjablonen hebben ontwikkeld voor degenen die hun eigen sjablonen willen maken.

Voor alle anderen, download gerust onze ticketinggids hieronder. Het bevat de sjablonen die je nodig hebt en gedetailleerde instructies voor het gebruik ervan.

De levenscyclus van een onderhoudsticket

De levensduur van een standaard onderhoudsticket gaat ongeveer als volgt:

1. (mis)gebruik van apparatuur resulteert in een storing in de apparatuur.
2. Iemand meldt het probleem door een onderhoudsticket/-verzoek in te dienen.
3. De onderhoudsmanager/planner/supervisor beoordeelt het ticket en wijst het toe aan een onderhoudstechnicus.
4. De onderhoudstechnicus komt om het probleem te diagnosticeren en op te lossen.
5. Als het item/item is gerepareerd, wordt het ticket gesloten en is de onderhoudsaanvrager op de hoogte gebracht dat het probleem is verholpen (indien nodig).

U kunt hetzelfde proces in de onderstaande afbeelding zien.

Het maken van een ticketsysteem in Microsoft Excel of Google Spreadsheets voor zo'n eenvoudig proces klinkt eenvoudiger dan het is. Dit komt omdat dingen niet altijd volgens plan gaan. Sommige tickets worden geweigerd, sommige werkzaamheden moeten worden uitgesteld, er kan een andere unieke situatie ontstaan. Het ticketingsysteem moet eenvoudig te gebruiken zijn, maar toch een manier bieden om die afwijkingen van het standaardproces te beheren. Bovenal moet het ticketsysteem een ​​nuttig hulpmiddel zijn voor alle betrokkenen, geen extra last .

Waarom hebben we Google Spreadsheets gebruikt voor onze sjablonen?

We hebben Google Spreadsheets uiteindelijk om de volgende redenen gebruikt:

• Het is gratis. Het enige dat je nodig hebt om een ​​document te bewerken, is een gratis Gmail-account.
• Het is gemakkelijk te gebruiken. Er is niet veel training voor nodig om te leren een veld te selecteren en er wat tekst in te schrijven.
• Het is cloudgebaseerd. Iedereen met de link heeft toegang tot de sjablonen en ziet de wijzigingen in realtime. Dit is essentieel voor teamsamenwerking.
• Het is bewerkbaar. Verschillende organisaties hebben verschillende workflows. Onderhoudsmanagers en supervisors kunnen bepaalde velden en kolommen toevoegen/verwijderen op basis van hun behoeften.
• Het heeft handige formules. We kunnen bepaalde acties automatiseren en zelfs eenvoudige rapporten maken met behulp van beschikbare formules.
• Hiermee kunt u verschillende toegangsniveaus geven. Sommige werknemers zouden de documenten alleen moeten kunnen bekijken, terwijl anderen ze zowel moeten kunnen bekijken als bewerken. Met Google Spreadsheets kun je verschillende mensen verschillende toegangsniveaus geven.

Deze sjablonen zijn geen vervanging voor een CMMS-systeem . We zijn ons er echter van bewust dat niet alle organisaties klaar zijn om CMMS-software te gaan gebruiken, maar toch dringend behoefte hebben aan een betere organisatie van hun onderhoudsactiviteiten.

Dit type barebone-onderhoudsticketsysteem kan een tijdelijke oplossing zijn voor:

• kleinere onderhoudsteams (maximaal 10 personen)
• onderhoudsteams die geen enkel ticketsysteem hebben
• onderhoudsteams die nog steeds vertrouwen op plaknotities, krijtborden of smartboards
• onderhoudsteams die meer georganiseerd willen zijn, maar nog niet de mogelijkheden hebben om een ​​modern CMMS te implementeren

Vereisten voor het implementeren van een digitaal onderhoudsticketsysteem

Ongeacht de eenvoud van dit systeem voor onderhoudstickets, je kunt het niet zomaar op de werknemers opdringen en zeggen:"vanaf vandaag moet je dit systeem gebruiken" . Dat is een recept voor een ramp.

De overstap van schoolbord en plaknotities naar een digitaal systeem moet op de voet worden gevolgd door passende workflowwijzigingen. En we weten allemaal hoe resistent tegen verandering een onderhoudsafdeling kan zijn.

Om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn hier een paar dingen die u moet hebben geregeld voordat u een digitaal onderhoudsticketsysteem implementeert.

De nodige buy-ins krijgen

Je moet zoeken naar goedkeuring en commitment van drie verschillende partijen:

1. topmanagement
2. het onderhoudsteam
3. onderhoudsverzoekers

Het is onverstandig om grotere veranderingen aan te brengen in een afdeling zonder de zegen van het topmanagement. Meestal is dat omdat u zeker wilt zijn van passende financiering voor het betreffende project. Hoewel we het hier hebben over een gratis onderhoudsticketsysteem, moet je misschien investeren in mobiele apparaten of een wifi-netwerk om er volledig gebruik van te maken. Bovendien zullen wijzigingen in de workflow leiden tot een aanpassingsperiode die op korte termijn onvermijdelijk zal leiden tot enig productiviteitsverlies. Het is dus logisch om uw plannen duidelijk te maken aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoudsbudget.

Een punt van zorg bij het implementeren van welke vorm van onderhoudssoftware dan ook is dat onderhoudstechnici het nooit volledig zullen overnemen. Als u technici hebt die de oplossing niet gebruiken of misbruiken, kunt u net zo goed teruggaan naar plaknotities. Bespreek de implementatie een paar weken van tevoren om ervoor te zorgen dat iedereen meedoet. Laat zien welke problemen je probeert op te lossen en waarom dit de manier is om het te doen. Stel ten slotte samen met de technici nieuwe workflows in om ervoor te zorgen dat ze in de praktijk zinvol zijn en geen knelpunten veroorzaken.

De laatste partij waar je de buy-in van moet krijgen, zijn de mensen die onderhoudsproblemen melden en onderhoudstickets maken. In plaats van de telefoon te pakken of een e-mail te sturen, hebben ze nu toegang tot een Google-spreadsheet waarmee ze hun onderhoudsprobleem kunnen melden en de voortgang van hun werkverzoek kunnen volgen. Om dit te laten werken, moeten ze de voorbereide sjabloon gebruiken.

Basiskennis van Google Spreadsheets (geavanceerd als u helemaal opnieuw sjablonen maakt)

Om de sjablonen te gebruiken die we bij dit artikel leveren, hoeft u alleen maar een zeer basiskennis van Google Spreadsheets/Microsoft Excel te hebben. Het selecteren van een veld om een ​​opmerking te schrijven is de enige actie die een technicus of onderhoudsaanvrager hoeft te weten. Dit moet gemakkelijk uit te leggen zijn, zelfs aan iemand die nog nooit in zijn leven een spreadsheet heeft gezien.

Als onderhoudsmanager of facility manager die de sjablonen beheert, is het handig om meer ervaring te hebben met het maken van geavanceerde formules en berekeningen, vooral als u de verstrekte sjablonen intensief wilt bewerken of uw eigen sjablonen wilt maken.

Mobiele apparaten

Het voordeel van digitale onderhoudstickets is dat ze altijd en overal toegankelijk zijn, zolang je een apparaat hebt dat verbonden is met internet. Om optimaal gebruik te maken van het nieuwe systeem, is het raadzaam om werknemers uit te rusten met mobiele apparaten. Op deze manier kunnen ze werkorders sluiten, voltooiingsnotities achterlaten en hun volgende onderhoudsactiviteit plannen zonder dat ze constant terug hoeven te gaan naar die ene computerterminal die beschikbaar is op de fabrieksvloer.

Als u ooit overstapt naar een CMMS, worden de voordelen van mobiele onderhoudssoftware nog groter.

De basisfunctionaliteit die je nodig hebt (zelfs in een gratis onderhoudsticketsysteem)

Om een ​​onderhoudsticketsysteem goed te laten werken, moet u een eenvoudige en efficiënte manier hebben om tickets te ontvangen en te beheren. Idealiter zou u ook in staat moeten zijn om enkele basisrapporten te genereren.

De sjablonen die we hebben gemaakt, werden geleid door deze begrippen. Als u zich aanmeldt voor onze gratis sjablonen die u aan het begin van dit artikel kunt vinden, krijgt u twee Google Spreadsheets. De ene is ontworpen voor het ontvangen van tickets en de andere wordt gebruikt om werkorders te beheren en rapporten te genereren.

Hier is een voorproefje van hoe ze werken.

Sjabloon voor onderhoudstickets ontvangen

Je hebt één plek nodig om alle binnenkomende onderhoudsverzoeken te bewaren. Op deze manier is het onwaarschijnlijk dat je er een kwijtraakt en is het gemakkelijker om dubbele onderhoudsverzoeken op te merken.

We hebben besloten om een ​​apart blad te hebben voor het indienen van onderhoudsverzoeken, zodat u de link naar dit document kunt delen met iedereen die mogelijk een onderhoudsticket moet indienen.

Zo ziet het sjabloon 'Ticket verzenden' er in gebruik uit:

Je hebt alle standaardinformatie zoals datum, probleembeschrijving en contactgegevens. We hebben ook een kolom toegevoegd die de onderhoudsaanvrager informeert over de status van hun ticket. We vinden het een mooie toevoeging, maar je kunt die kolom verwijderen – als de onderhoudsplanner/supervisor/manager het niet up-to-date kan houden, heeft het helemaal geen zin om het te hebben.

Sjabloon voor onderhoudstickets beheren

Onderhoudstickets beheren kan op verschillende manieren. We hebben de sjablonen zo ontworpen dat ze kunnen worden gebruikt om alle onderhoudswerkzaamheden te plannen, niet alleen om inkomende onderhoudsserviceverzoeken aan te pakken. In die zin wil dit meer een werkorderbeheersysteem zijn dan alleen een systeem voor onderhoudstickets.

In de sjabloon hebben we de volgende velden opgenomen:

• Ticket-ID: Dient als een unieke identificatie (ID) voor elk ticket. Het wordt automatisch ingevuld nadat u "naam van de taak" . hebt ingevoerd .
• Naam van de taak: Geef elk ticket een naam voor een gemakkelijker overzicht van het toegewezen werk.
• Werkomschrijving: Een plek om een ​​beschrijving te schrijven van het werk dat moet worden uitgevoerd.
• Technicus: Een vervolgkeuzelijst die u kunt gebruiken om een ​​technicus te selecteren waaraan u het werk wilt toewijzen.
• Vervaldatum: Stel een vervaldatum in waarop het toegewezen ticket/werkopdracht moet zijn voltooid.
• Prioriteitsniveau: Kies een prioriteitsniveau voor het ticket. Het helpt technici te beslissen welk werk als eerste moet worden gedaan.
• Status van het ticket: Een vervolgkeuzelijst waar u de huidige status van het ticket kunt selecteren.
• Aanvullende opmerkingen: Hier kunnen technici en/of supervisors belangrijke notities achterlaten met betrekking tot het werk dat net is voltooid.
• Opleveringsdatum: Markeert de voltooiingsdatum voor de toegewezen werkorder. Wordt automatisch ingevuld nadat de status van het ticket is gewijzigd in "Voltooid".
• Type werk: Kies welk type werk (reactief of preventief) moet worden uitgevoerd. Het wordt gebruikt in de rapportagesectie.
• Op tijd voltooid?: Dit veld wordt automatisch ingevuld nadat is gecontroleerd of het ticket op tijd is ingevuld of niet. Het wordt weergegeven als "Ja" of "Nee" nadat het ticket als voltooid is gemarkeerd. We moesten dit veld implementeren om het Work Compliance-percentage in de rapportagesectie te kunnen berekenen.

We wilden het proces zoveel mogelijk automatiseren. Daarom hebben we een paar verschillende vervolgkeuzelijsten opgenomen en formules gemaakt om bepaalde velden automatisch in te vullen. Als u van plan bent uw eigen sjablonen te ontwikkelen, moet u hetzelfde doen. Het einddoel is immers om de onderhoudsafdeling zo efficiënt mogelijk te maken.

Zo ziet het sjabloon er in de praktijk uit (dit staat allemaal op één rij, maar we moesten het opsplitsen in 2 screenshots om ze leesbaar te maken):

Onderhoudsrapporten genereren

Met dit soort sjablonen wordt rapportage beperkt. We hebben drie aangepaste rapporten kunnen maken op basis van de gegevens die in de tabel worden gebruikt:

• Uitsplitsing van taakprioriteit: Een eenvoudig rapport dat laat zien hoe urgent de onderhoudstaken zijn die u gemiddeld toewijst. Het is niets bijzonders, maar sommigen vinden het misschien handig.

• Uitsplitsing naar soort werk: Een rapport dat laat zien hoeveel van uw taken gepland waren (onderdeel van routinematig of preventief onderhoud) en hoeveel niet gepland (reactief). Het laat ook zien hoeveel taken je tot nu toe in totaal hebt uitgevoerd.

• Totaal werknalevingspercentage: De algehele naleving van het werk toont het percentage taken dat op tijd is voltooid.

Misschien is er een manier om meer bruikbare onderhoudsrapporten te genereren. Meestal betekent dat echter dat de sjabloon voor ticketbeheer moet worden uitgebreid met extra velden. Wij denken dat de gemiddelde gebruiker daar geen behoefte aan heeft. Het mooie van deze sjablonen is echter dat u ze kunt aanpassen aan uw behoeften.

CMMS is de ultieme software voor onderhoudstickets

We hopen oprecht dat sommigen van jullie dit gratis onderhoudsticketingsysteem goed kunnen gebruiken. Dat gezegd hebbende, spreadsheets kunnen je alleen zo ver brengen. Ze zijn een grote stap voorwaarts, maar kunnen geen langetermijnoplossing zijn. Uiteindelijk moet u overstappen op een mobiel CMMS als u de operationele efficiëntie wilt maximaliseren, de onderhoudskosten wilt verlagen en uw onderhouds-KPI's wilt halen.

Voor degenen die er klaar voor zijn om vroeg of laat over te stappen, nodigen we je uit om met Limble CMMS te spelen en de functies ervan te verkennen (zonder enige verplichting). Hier zijn uw opties om dat te doen:

• PLAN EEN DEMO : Neem contact met ons op en iemand van ons team zal u een uitleg geven en u vertrouwd maken met alle belangrijke functies.
• PROBEER ONZE ZELFDEMO : Als u op deze knop klikt, wordt uw browsertabblad vernieuwd en wordt een gesimuleerde testomgeving geladen waarin u in uw eigen tempo kunt controleren hoe Limble werkt.
• START EEN GRATIS PROEF : U kunt zich aanmelden voor een gratis proefperiode van 30 dagen om te evalueren of Limble CMMS geschikt is voor uw organisatie.

Heb je vragen over Limble of over de templates die we in dit artikel hebben gepresenteerd? Heeft u suggesties over hoe deze kunnen worden verbeterd? Aarzel niet om een ​​discussie te starten in de commentaarsectie hieronder!