Standaard gebruiksprocedure:het geheim van een storingsvrije SOP

Niemand zal beweren dat McDonald's 's werelds beste burger maakt. Waarom kan het dan $ 50 miljoen hamburgers per dag verkopen? Omdat hij overal en altijd dezelfde burger kan bezorgen. Dat is de magie van een Standard Operating Procedure (SOP), en het werkt in elk bedrijf waar het correct wordt gebruikt.
In dit artikel leert u:

• Wat is een standaardprocedure?
• Wat zijn de voordelen van een SOP?
• Waarom halen zoveel afdelingen geen waarde uit SOP's?
• Het enige dat uw succes virtueel zal garanderen.
• Wat zijn andere veelvoorkomende SOP-indelingen?

Hoe zou uw afdeling groeien als uw team elke taak met precisie en snelheid zou uitvoeren? Of u nu in een klein bedrijf of een grote onderneming werkt, blijf lezen om erachter te komen hoe u die visie tot leven kunt brengen.

Wat is een standaardprocedure?

Definitie

Een Standard Operating Procedure (SOP) is een officieel document met gedetailleerde instructies die beschrijven hoe hoe een specifieke taak moet worden uitgevoerd .

Organisaties gebruiken het om hun personeel te helpen consistent werk te leveren.

Voor als het rubber de weg raakt

Een standaardprocedure laat uw team precies weten wat het moet doen, wanneer het het moet doen en hoe het het moet doen.

Dit is geen procedureel document op hoog niveau. De SOP behandelt de moeren en bouten (soms letterlijk) van de taak met specifieke stappen die weinig tot geen ruimte laten voor interpretatie of fouten .

Wie gebruikt standaard operationele procedures?

SOP's kunnen in elke branche worden gebruikt. Ze zijn vooral belangrijk voor bedrijven met taken die steeds opnieuw worden gedaan . In die gevallen leidt stroomlijnen tot lagere kosten en een hogere output. Standaard operationele procedures zijn gebruikelijk in:

• Productie
• Onderhoud
• Voedselservice
• Callcenters
• Militair
• En meer.

U moet serieus overwegen om SOP's voor specifieke procedures te maken voordat uw bedrijf laten groeien als u hoge kwaliteit wilt behouden.

De voordelen van standaard operationele procedures

Vermijd domme fouten

Aan hun lot overgelaten, is er zeer weinig kans dat uw bemanning een taak op dezelfde manier zal voltooien als u zou doen. Definieer de 'juiste' manier  om alles te doen en elke werknemer te laten werken als uw beste werknemer .

Blijf voorop lopen

SOP's oriënteren teams op het voorkomen van problemen in plaats van te reageren naar hen. Ze zorgen ervoor dat er niets tussen de kieren valt.

Reactief onderhoud verminderen met 73,2%

Bekijk de resultaten van Red Hawk met Limble

Lees onze
Casestudy

Bezorg wat je moet leveren

Standaard operationele procedures zijn een natuurlijk kwaliteitsmanagementsysteem dat ervoor zorgt dat het werk van uw team elke keer weer op peil is. Dit helpt u vertragingen te voorkomen en werk opnieuw te doen.

Haal iedereen op één lijn

Miscommunicatie kan op twee manieren gebeuren:

• De persoon die praat, gebruikt misschien de verkeerde woorden.
• De persoon die luistert, kan het verkeerd begrijpen.

Dat betekent dat het eenvoudigweg bieden van één enkele, doorgelichte informatiebron het aantal fouten met wel de helft kan verminderen . Dat levert enorme besparingen op in tijd en middelen.

Bedek je kont

Zelfs in goed geleide faciliteiten gaat er iets mis. Laat de schuld niet op jou vallen door te bewijzen dat je SOP's hebt - en dat die SOP's worden gevolgd. Het beschermt ook het hele bedrijf tegen boetes en rechtszaken.

Het belangrijkste is dat u uw team alle informatie geeft die ze nodig hebben in een gedetailleerde SOP voorkomt dat er überhaupt ongelukken gebeuren . Dat brengt ons bij ons volgende punt.

Laat niets aan het toeval over

Het is gemakkelijk om vergeet details te vermelden bij het toewijzen van taken op drukke dagen. Dat wordt een groot probleem als het gaat om gezondheidswaarschuwingen, veiligheidsmaatregelen of gevaren voor het milieu.

Om ervoor te zorgen dat u elk relevant detail elke keer onthoudt, zijn SOP's bedoeld om eenmalig op te schrijven  en voeg ze eenvoudig toe  naar opdrachten .

Geef betere training

Met standaard operationele procedures kunt u op een ordelijke manier beginnen met het inwerken van nieuwe medewerkers op hun werk. Aangezien de SOP's altijd binnen handbereik zijn, kunnen nieuwe medewerkers  vroeger zelfstandig werken , waardoor ervaren professionals zich kunnen concentreren op hun eigen werk.

Doe meer met minder

Op dit moment verspillen uw medewerkers tijd het steeds opnieuw zoeken naar dezelfde informatie . In plaats daarvan kan uw team die energie richten op het klaren van de klus. Door opdrachten te voorzien van volledige, gedetailleerde instructies, maakt standaardisatie middelen vrij.

Kleine veranderingen, grote impact

Nadat u een standaard heeft vastgesteld, kunt u nieuwe methoden testen en verbeteringen aanbrengen .

Wanneer alle medewerkers hetzelfde werk op dezelfde manier gaan doen, zullen ze vast bedenken hoe het beter kan en zullen ze u dat laten weten. Als je deze experimentele mentaliteit niet hebt, kan dat klinken als klagen. In plaats daarvan, als je een gemakkelijke manier hebt om op hun suggesties te reageren, kun je die energie richten op iets positiefs . Vaak lopen deze kleine veranderingen snel op.

Wees voorbereid

Een afdeling zonder standaard operationele procedures komt in grote problemen op de dag dat belangrijke medewerkers stoppen of met pensioen gaan, of zelfs op vakantie gaan. Het team is flexibeler wanneer de knowhow van iedereen op één plek aanwezig is  (gewoonlijk een "enkele bron van waarheid" genoemd.) Ze kunnen trainen en zich aanpassen, ongeacht wat er verandert.

Regelgeving voor dummies

De belangrijkste instructies van allemaal zijn de wet. Als de regelgeving verkeerd wordt begrepen of niet wordt nageleefd, kan dit een ramp betekenen voor het hele bedrijf. SOP's zorgen ervoor dat elke werknemer weet dat ze moeten voldoen en hoe ze hieraan moeten voldoen .

Maak een naam voor jezelf

Managers die efficiënt en effectief zijn, leiden afdelingen die kunnen groeien zonder groeipijnen. Goede bedrijven vertrouwen hen betere kansen toe. U bevindt zich in een sterke positie om de ladder op te klimmen  wanneer uw dagelijkse activiteiten bekend en betrouwbaar zijn.

Gelukkige teams

SOP's maken uw teamleden klaar voor succes.

• Verwachtingen:  Ze begrijpen precies wat er van hen verwacht wordt.
• Ondersteuning:  Ze weten waar ze de middelen kunnen vinden die ze nodig hebben.
• Bevestiging: Je hoort en handelt naar hun verzoeken en aanbevelingen voor verbetering.
• Onafhankelijkheid:  U hoeft niet te micromanagen.
• Impact:  Ze zien dat hun werk de afdeling vooruit helpt in plaats van verspild te worden.

Waarom halen sommige afdelingen geen waarde uit hun standaard operationele procedures?

Op dit punt denk je misschien:"Als we beter werk sneller kunnen doen met minder fouten, ongevallen en risico's, waarom gebruiken we dan niet al standaard operationele procedures?"

Geweldige vraag! SOP's zijn tools van onschatbare waarde, maar net als elke tool kun je ze verkeerd gebruiken. Dit zijn de veelvoorkomende fouten die teams ervan weerhouden om die waarde te ontgrendelen:

Te druk

Dit is de grootste reden waarom de meeste teams falen. Ze hebben het te druk met het werk en hebben geen tijd om het te documenteren , ondanks hoeveel eenvoudiger het hun werk op de lange termijn zou maken. Uiteindelijk staan ​​dringende behoeften op korte termijn een langetermijnplanning in de weg.

Wees echter niet ontmoedigd. In het onderstaande voorbeeld laten we u zien hoe u SOP-schrijven in uw beheerroutine kunt verwerken.

Verouderde informatie

SOP's zorgen wel voor wat extra werk:je moet ze onderhouden. Onjuiste, onvolledige of verouderde instructies  zijn niet veel beter dan helemaal geen instructies te hebben.

Onjuiste tijd, verkeerde plaats

Zelfs perfecte instructies hebben geen zin als ze niet beschikbaar zijn. Te vaak eindigen goed geschreven SOP's in een map op kantoor terwijl de werknemers die ze nodig hebben in het veld zijn . Door de SOP in een fysieke vorm te krijgen, is het moeilijk om deze op het juiste moment op de juiste plaats te hebben. De afdeling heeft mogelijk geen baat bij de inspanning om het te maken.

Een last om te gebruiken

Als uw SOP niet gemakkelijk te gebruiken is, wordt deze helemaal niet gebruikt. SOP's moeten zo zijn opgemaakt dat ze gebruikelijk maken eenvoudig —  zelfs leuk .

Als de instructies zijn uitgeschreven, hebben ze mogelijk een duidelijke inhoudsopgave, kleurgecodeerde tabbladen en veel koppen, tussenkopjes en opsommingstekens nodig.

U kunt de SOP's ook in de werkplek zelf inbouwen. Bijvoorbeeld:

• Hang 'how-to'-posters direct naast apparatuur.
• Voeg op checklists QR-codes toe die linken naar websites met nuttige informatie.

Dit integratieprincipe is zelfs zo belangrijk dat u zult merken dat het een sleutelrol speelt bij het creëren van een faalveilige SOP. Hieronder gaan we hier uitgebreid op in.

Gebrek aan verantwoording ter plaatse

Het kost energie om gewoonten te veranderen, en mensen zullen het meestal alleen doen als ze weten dat er consequenties zijn. Elke SOP moet een sectie bevatten waarin wordt uitgelegd hoe en wanneer het werk moet worden geëvalueerd ten opzichte van de SOP.

Gebrek aan buy-in van het management

Om ervoor te zorgen dat werknemers de standaardprocedures serieus nemen, moet u ervoor zorgen dat de SOP in feite de meetlat is die het management gebruikt bij het evalueren van werk . Als de verwachtingen van het management van een goed uitgevoerde taak niet overeenkomen met de inhoud van de SOP, betekent dat een van de volgende twee dingen:

• De SOP is onjuist.
• Het management begrijpt de nuances van de werkomgeving niet.

Gelukkig maakt het voor hen gemakkelijker om het management een goed geschreven SOP te geven om het standaard te gebruiken als hun favoriete evaluatietool in plaats van hun eigen SOP te maken.

In steen gebeiteld

De behoeften van uw afdeling veranderen voortdurend. Als je de standaardprocedure hebt geschreven op een manier die veel moeite kost om bij te werken, heb je misschien meer werk gecreëerd dan je hebt bespaard.

Voorbeelden van inflexibele SOP's zijn:

• Fysieke kopieën: Afgedrukte pagina's die moeten worden opgespoord en uitgewisseld
• Pagina-opmaak: Volledig volledige, dichte inhoud waarbij het toevoegen van informatie aan één pagina de lay-out op alle volgende pagina's beïnvloedt (in tegenstelling tot het vervangen van een enkele pagina)
• Opmaak van inhoud: "Wall of text" woordenstroom (in tegenstelling tot grafisch - hierover later meer) waardoor kleine wijzigingen moeilijk te zien zijn
• Onaangekondigd: Elke verandering die niet ook aangekondigd en getraind is in vergaderingen
• Op basis van het geheugen: Procedures waar niet naar gekeken hoeft te worden bij het uitvoeren van het werk (waardoor het gemakkelijk is om nieuwe informatie te missen)

Maak je geen zorgen, er is goed nieuws!

Wees niet ontmoedigd! Als u weet op welke manieren een standaardprocedure kan tekortschieten, kunt u de problemen stoppen voordat ze beginnen.

Hoe een storingsvrije standaardprocedure te creëren

Er zijn drie dingen die een standaardprocedure vrijwel kogelvrij maken:Maak uw SOP digitaal , interactief en geïntegreerd.

1. Digitaal

Het maken en bijwerken van SOP's gaat sneller en gemakkelijker  op een digitaal platform.

• Updates worden in realtime naar alle teamleden gestuurd.
• Multimedia-instructies gebruiken tekst, afbeeldingen en zelfs video, samen met links met één klik naar andere nuttige inhoud.

2. Interactief

Maak uw SOP en uw checklist één in één.

• Laat teamleden elke stap afvinken wanneer ze deze voltooien.
• Alle informatie voor die stap staat voor hen terwijl ze het werk doen .

3. Geïntegreerd

Maak een SOP die  doet het werk voor u .

• Automatische meldingen waarschuwen teamleden voor procedure-updates en openstaande taken.
• Teamleden voeren gegevens in de standaardprocedure zelf in, wat indien nodig aanvullende stappen activeert.
• Genereer automatisch rapporten van uitgevoerd werk. Houd prestaties, uitvaltijd, voorraad en meer bij.

Kortom, uw standaard werkwijze ziet er niet meer uit als een handleiding. Het wordt de tool die uw team dagelijks gebruikt om te weten waar ze moeten zijn, wanneer ze er moeten zijn, wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen.

Zie het in actie:voorbeeld van een standaardprocedure

Let op:u zult het woord "automatisch" veel zien in de volgende secties. Dat komt omdat effectieve standaardprocedures zijn ontworpen om zoveel mogelijk werk te stroomlijnen.

Ontmoet onze onderhoudsmanager

In dit voorbeeld is een onderhoudsmanager - laten we hem Joe noemen - verantwoordelijk voor zijn hele faciliteit plus $ 2 miljoen aan productieapparatuur. Joe moet met zijn team samenwerken om de apparatuur zo snel mogelijk te repareren als er problemen waren, omdat het bedrijf elke dag $ 200.000 aan inkomsten verliest als de productielijn stil ligt.

Wat nog belangrijker is, Joe wil de levensduur van de apparatuur verlengen, zodat deze in de eerste plaats geen problemen heeft, en dat vereist regelmatig preventief onderhoud (PM). Dit kan van alles zijn, van visuele inspecties tot het vervangen van filters en het controleren van het oliepeil.

Aan de slag

Joe gebruikt Limble CMMS om al zijn SOP's te bewaren, zodat ze digitaal, interactief en geïntegreerd zijn. (Joe is een slimme vent.) Afhankelijk van hoeveel tijd hij heeft, kan Joe ofwel al zijn SOP's in één keer maken, of hij kan met slechts een paar beginnen en SOP's toevoegen als dat nodig is.

Alles tegelijk instellen

Joe kan beginnen met het opsommen van elk apparaat en het toevoegen van nuttige informatie (handleidingen, contactgegevens van de fabrikant, opmerkingen, enz.)

Voor elk apparaat kan Joe SOP's maken voor:

• Routineonderhoud (checklists, schema's, automatische toewijzingen, enz.)
• Problemen melden (indieningsformulieren)
• Werk toewijzen (checklists, automatische toewijzingen, enz.)
• Materialen bestellen SOP's (inventaris)

Hij kan de SOP's ook koppelen, zodat ze elkaar automatisch kunnen activeren (hierover later meer.)

Beetje tegelijk instellen

Als Joe het druk heeft - laten we eerlijk zijn, is hij dat waarschijnlijk ook - dan kan hij een apparaat invoeren en de SOP's definiëren de volgende keer dat een medewerker een probleem meldt. Limble wordt zijn nieuwe manier om taken toe te wijzen en de voortgang bij te houden. Maar omdat hij Limble gebruikt, een taak die hij ooit heeft gemaakt, kan vanaf die dag als standaardprocedure worden gebruikt .

Het enige dat Joe hoeft te doen om zijn SOP's te maken, is een gegevenstype selecteren (misschien wil hij dat de technicus een foto uploadt of de stap als voltooid markeert) en de instructie voor die stap schrijft. Joe heeft allerlei soorten gegevens om uit te kiezen (waar we hieronder dieper op in zullen gaan).

Standaard bedieningsprocedure voor routine-onderhoud

Het blijkt dat Joe het nogal druk heeft, dus begon hij de standaard bedieningsprocedures voor zijn machines te bouwen door slechts een paar apparaten in Limble in te voeren. Hij heeft een aantal SOP's voor preventief onderhoud gemaakt voor taken waarvan hij weet dat ze de neiging hebben om tussen de oren te vallen. In dit geval moet Joe's team elk een keer per maand voltooien.

Standaardprocedure voor het melden van problemen

Joe wil ook dat de werknemers die de machines bedienen SOP's volgen bij het melden van problemen, dus heeft hij in Limble aangepaste rapportageformulieren gemaakt voor de apparatuur waarover de operators hem het vaakst bellen.

Helaas is het gebruikelijk dat de operators rapporten indienen die vaag zijn of belangrijke details weglaten. Nu vraagt ​​Limble hen om alles . op te nemen van de vereiste informatie.

Joe maakt het die operators gemakkelijk om toegang te krijgen tot de formulieren door de unieke aangepaste QR-code van Limble af te drukken en deze rechtstreeks op het bedieningspaneel van de operators te plakken. Nu scannen ze het met hun telefoon, beantwoorden een paar vragen en klikken om te verzenden.

Weet altijd de huidige werkstatus

Als Joe donderdagochtend bij de fabriek aankomt, kijkt hij naar de lijst met werkzaamheden die die dag moeten worden uitgevoerd, georganiseerd door het teamlid aan wie hij is toegewezen. Sommigen van hen hebben de dag ervoor al hun werk voltooid en hebben lege lijsten. Sommige teamleden hebben taken die nog in uitvoering zijn. In één oogopslag kan Joe zien wie welke banen heeft, aan welke apparatuur ze werken en wat de huidige status is.

Automatische triggers en meldingen doen het werk voor u

Joe ziet ook dat er een nieuwe openstaande taak is:een snelle inspectie van de transportband om te zien of er iets versleten of los zit. Limble heeft deze taak gemaakt op basis van de routine-onderhouds-SOP die Joe heeft gemaakt, omdat het precies een maand geleden is dat zijn team de checklist voor het laatst heeft ingevuld. Met twee klikken wijst Joe de taak toe aan Rick.

In feite had Limble die ochtend twee taken gemaakt, maar toen Joe oorspronkelijk zijn tweede SOP maakte - de afvoeren controleren op verstoppingen - had hij tegen Limble gezegd dat hij deze automatisch aan de loodgieter van zijn team moest toewijzen. Hij zou het indien nodig opnieuw kunnen toewijzen, maar omdat het automatisch werd toegewezen, zou de loodgieter, zelfs als Joe die ochtend voor een noodgeval was weggeroepen, weten dat hij het afvoerwerk gedaan moest krijgen.

Alles binnen handbereik

Toen Joe de visuele inspectietaak aan Rick toevertrouwde, pingde Limble Ricks telefoon om hem dat te laten weten. Toen Rick op de melding klikte, werd de volledige SOP weergegeven en ging hij rechtstreeks naar de machine.

Als Rick even wordt weggeroepen, wacht de SOP op hem in zijn Limble-takenlijst.

Multimedia standaard bedieningsprocedure

Rick scrolt door de instructies in Limble en weet meteen wat hij moet doen. Dat komt omdat Joe elke stap uitschreef en afbeeldingen bijvoegde van hoe elk deel van de transportband eruit zou moeten zien. Er is zelfs een video die laat zien hoe u zijpanelen kunt verwijderen waar nodig.

Joe heeft de handleiding als pdf bijgevoegd en er is een link naar technische ondersteuning op de website van de fabrikant voor het geval Rick deze nodig heeft.

De echte magie:Interactieve standaard bedieningsprocedure

Rijke informatie verkrijgen

Rick leest niet alleen zijn checklist door. Hij voert voor elke stap rechtstreeks gegevens in Limble in.

• Foto/video: Voor de veiligheid vereist deze SOP dat de apparatuur wordt afgesloten en vergrendeld, zodat een andere medewerker de apparatuur niet opnieuw kan opstarten terwijl Rick deze inspecteert (een zogenaamde "lock out, tag out"). Limble vraagt ​​Rick om een ​​foto van het slot op zijn plaats te uploaden, zodat hij niet verder kan zonder deze essentiële stap te hebben genomen. Het maken en uploaden van de foto is eenvoudig, aangezien Rick Limble toch op zijn telefoon gebruikt.
• Tekst/nummer: Vervolgens vraagt ​​Limble Rick om de teller voor "running-uren" te controleren en het nummer in te voeren.
  • Er is een andere standaardprocedure voor het onderhoud van de motor na elke 5000 bedrijfsuren. Limble zal die taak automatisch toewijzen als de telling hoog genoeg is. Maar vandaag is het dat niet.
• Vervolgkeuzelijst/selectievakje: Rick gebruikt een ja/nee dropdown om aan te geven of de riem er gerafeld uitziet.
  • In dit geval wel, dus vraagt ​​Limble Rick om het probleem te melden (door alle vereiste velden in te vullen) en stuurt het rapport naar Joe.

Standaard operationele procedures koppelen

Joe ziet het rapport over het probleem met de lopende band binnenkomen. Hij heeft nog geen SOP gemaakt voor het vervangen van gerafelde transportbanden, dus hij springt in en maakt snel een SOP-sjabloon.

Joe koppelt die SOP vervolgens aan een aantal andere processen, zodat ze deze automatisch activeren:

• Routineonderhoud> Werkopdracht :Elke toekomstige inspectie die gerafelde riemen opmerkt, zal automatisch de nieuwe SOP bevatten voor de opdracht om de riem te vervangen.

• Werkopdracht> Materialen bestellen :Bij deze procedure worden reserveonderdelen gebruikt die niet op voorraad zijn, dus Rick voegt dat onderdeel toe aan het uitrustingsbestand, waarbij hij noteert hoeveel er momenteel in voorraad zijn, wanneer ze opnieuw moeten worden besteld en hoeveel ze moeten bestellen. Met andere woorden, hij maakt een inventaris-SOP.

Standaard procedure voor het bestellen van materialen

Toen Joe de voorraad-SOP voor reservetransportbanden aanmaakte, besloot hij dat de fabriek meer banden moest bestellen zodra de huidige voorraad onder de 10 zakte, en dat de bestelling de voorraad weer op 20 zou moeten krijgen.

En ja hoor, er waren slechts 10 riemen in voorraad, dus toen de opdracht om de huidige gerafelde riem te vervangen was voltooid, daalde de voorraad tot 9 en Limble creëerde automatisch een nieuwe taak om meer te bestellen. Als dit een grotere faciliteit was geweest, zou de taak automatisch zijn toegewezen aan de inkoopafdeling of de onderhoudscoördinator. Joe's team is echter niet zo groot, dus stelde hij de SOP in om alle aankopen aan zichzelf toe te wijzen.

Een standaardprocedure bijwerken

Na een paar keer de inspectie te hebben gedaan, dacht Rick dat het efficiënter zou zijn om olie toe te voegen terwijl hij de zijpanelen er toch af had in plaats van dat het zijn eigen op zichzelf staande taak zou zijn. Hij zette zijn gedachten in dezelfde vorm die zijn collega's gebruiken om problemen te melden, zodat het rechtstreeks naar Joe zou gaan. Joe vond het een geweldig idee en voegde de stap gewoon toe aan de inspectie-SOP.

Ongeacht wanneer Joe wijzigingen aanbrengt, Rick heeft altijd toegang tot de meest actuele versie .

Logboeken en rapporten

Een paar maanden later heeft Joe al zijn apparatuur ingevoerd en SOP's opgesteld voor elke onderhoudsroutine. Limble registreerde automatisch al het werk van zijn team in de werkgeschiedenis van de apparatuur en Joe kan in zijn rapporten zien welke apparatuur de meeste tijd van zijn team in beslag neemt.

Zijn budget werd verhoogd, zodat hij een verouderde machine van $ 200.000 kon vervangen. Hij had er al jaren om gevraagd, en het werd uiteindelijk toegekend omdat hij kon aantonen dat het bedrijf $ 50.000 per jaar uitgeeft aan onderdelen en arbeid om het in leven te houden, en zelfs dan kost de downtime het bedrijf $ 600.000 aan gederfde inkomsten per kwartaal.

Joe hoefde dit niet zelf uit te rekenen en hoopte dat het management hem zou geloven. Het werd automatisch (daar is dat woord weer) voor hem samengesteld op basis van taken die zijn voltooid volgens zijn standaardprocedures.

Verzamel de kennis van teamleden

Merk op hoe Joe, door zijn standaardprocedures binnen Limble op te bouwen, alles documenteerde wat hij in de loop van zijn decennia bij het bedrijf over de apparatuur had geleerd. Door de suggesties van zijn team toe te voegen, werden de SOP's het enige gegevensmagazijn voor de afdeling.

Nu neemt Joe's team minder tijd in beslag met vragen, is het voor Joe gemakkelijker om op vakantie te gaan en is er veel minder ongerustheid over het feit dat Joe van plan is om in de komende 5 jaar met pensioen te gaan.

Meer dan een document

Om impact te hebben, moet een SOP meer zijn dan een document - het is een managementtool die:

• Automatiseert:  Voert repetitieve taken en communicatie uit,
• Gegarandeerd grondigheid: Zorgt ervoor dat er niets door de kieren valt,
• Geeft inzicht: Onthult mogelijkheden om de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen.

Het wordt een platform dat stakeholders niet alleen vertelt wat ze moeten doen, het helpt hen dat ook te doen. Limble SOP's zijn feilloos omdat ze procedures integreren in het dagelijkse werk en waarde bieden op elk niveau van de organisatie:

• Beheerders:  Stroomlijnt administratief werk
• Technici:  Geeft duidelijke verwachtingen
• Directieleden en bedrijfseigenaren:  Geeft inzicht in de financiële sterke en zwakke punten van de dagelijkse operaties

Meer dan je had verwacht

Als u verwachtte alleen maar te leren over titelpagina's en inhoudsopgaven, zou deze inleiding tot standaardprocedures misschien een verrassing zijn geweest. Hopelijk heb je het volledige bereik begrepen van wat digitale, interactieve en geïntegreerde SOP's in Limble voor jouw organisatie kunnen betekenen:

Beheer uw apparatuur en faciliteiten

Limble wordt de enige bron van alle informatie over alle activa. Dit maakt het gemakkelijk om het maximale uit apparatuur te halen in elke fase van de levenscyclus.

Verlicht uw werklast

Limble maakt automatisch taken aan (compleet met SOP's) op basis van verschillende triggers. De gebruiksvriendelijke lay-out en toewijzingsrouting verminderen de tijd die besteed wordt aan het beheren van van uren naar seconden.

Gegarandeerde kwaliteit

Limble is een systeem voor kwaliteitscontrole/kwaliteitsborging dat ervoor zorgt dat uw team consistent blijft presteren en potentiële problemen aan het licht brengt voordat ze zich voordoen.

Voorraad stroomlijnen

Limble houdt het gebruik bij en activeert aankopen wanneer de voorraad onder de door u ingestelde limieten komt. U repareert apparatuur sneller met de juiste onderdelen bij de hand.

Nagel-compliance

Limble zorgt ervoor dat gereguleerd werk:

• gepland voor
• voltooid
• opgenomen

slaat vervolgens de goedkeuringsgeschiedenis op met:

• handtekening vastleggen
• tijdstempels
• multimediaverificatie

Beloon prestaties

Limble houdt het werk van alle teamleden bij, zodat u toppresteerders kunt belonen en achterblijvende teamleden aan het werk kunt houden. (Deel statistieken met het hele team voor positieve groepsdruk.)

Plan voor de toekomst

Limble is te allen tijde beschikbaar voor alle medewerkers, wat betekent dat het team niet te afhankelijk is van de knowhow van één persoon. De afdeling kan soepel blijven draaien, ongeacht de steeds veranderende omstandigheden.

Andere veelvoorkomende soorten standaard operationele procedures

Als je besluit ouderwets te gaan, heb je een aantal verschillende soorten SOP's om uit te kiezen. In de volgende paragrafen bespreken we de voor- en nadelen van elk SOP-documenttype.

1) Stap-voor-stap procedure

Een stapsgewijze SOP is de eenvoudigste methode. Zoals de naam al aangeeft, werkt het als een gemakkelijk te volgen checklist van stapinstructies, die elke actie beschrijven die een werknemer moet ondernemen om de taak te voltooien.

Wanneer een stapsgewijze SOP gebruiken: Gebruik dit type SOP wanneer de taak eenvoudig is en altijd op dezelfde manier moet worden uitgevoerd.

Pluspunten:

• Eenvoudig te begrijpen, te maken en te gebruiken.
• Ideaal voor routinetaken.

Nadelen:

• Niet van toepassing op complexe processen of processen die besluitvorming vereisen.

2) Hiërarchische standaard werkprocedure

A hierarchical SOP is a better choice for complex procedures that need more structure and additional information. It provides further details within each step . While a step-by-step SOP may list steps 1, 2, and 3, etc., this would also include hierarchical steps 1a and 1b; 2a and 2b, then 3a and 3b. It can also come in the form of a checklist or bullet point list.

For example, let’s imagine that a new employee needs to sign up for benefits online. If step 1 tells them to create an account, step 1a may give directions on creating a username while step 1b will guide them to create a unique password before proceeding.

When to use a hierarchical SOP:  Use this type of SOP when the workflow you outlined needs an extra layer of instructions. Hierarchical SOPs allow you to include all the required steps in a tidy format, without having to create lengthy descriptions that are hard to follow.

Pros:

• They provide additional information while keeping things simple.
• Each step provides the background and context for the next one, so there’s no need for lengthy explanations.

Cons:

• Updating hierarchical SOPs can be time-consuming, especially if the change in one step means you have to make changes in other steps.
• Not a good fit for any business process that requires decision making.

3) Flowchart standard operating procedure

Flowcharts are images that explain what path to follow depending on the situation . These processes are not linear — the outcome of one step will determine the course of action for following steps.

When to use a flowchart SOP:  Flowchart SOPs apply to complex situations. They could be used when troubleshooting engine problems or addressing a complaint. They allow users to visualize workflow steps and quickly proceed with the job at hand.

Pros:

• They are great for understanding the big picture behind complex processes.
• They minimize confusion for staff when deciding how to proceed.
• Flowcharts make it easy to improve business processes. It is easy to see ways to combine or rearrange steps. In the end, you can reduce waste, eliminate bottlenecks, get more done, optimize the amount of time needed for the desired outcome, and so on.
• They are a great choice for processes where the outcomes can be hard to predict, such as customer service calls.

Cons:

• Updating flowchart SOPs can be a serious hassle. If you make a bigger change, you may have to redraw the entire flowchart or a substantial part of it.
• Long flowcharts can look clumsy and messy, making it difficult for users to understand and follow through. They need to be well-thought-out and structured to be useful.

4) Management standard operating procedure

In a nutshell, a management SOP is an SOP for writing SOPs. That probably sounds weird — let’s clarify this.

For organizations with a large number of SOPs, it’s best to have a document that explains how to write and manage new standard operating procedures . This document is known as the management SOP. It serves as a template that outlines how SOPs should be structured. Its job is to ensure that new procedures are consistent with older SOPs.

A management SOP will cover topics like presentation and layout, and how to review, approve, maintain, and carry out new SOPs.

When to use a management SOP:  These are most helpful to large companies. This is especially true if there are many procedures to document and multiple staff who write the SOPs.

Pros:

• They get rid of the problem of conflicting procedures and help ensure that all SOPs comply with best practices.
• They speed up the SOP creation process by using a template. Having a management SOP takes out the guesswork, and saves your staff from having to memorize all the steps for creating SOPs from scratch every time.

Cons: 

They add an extra layer of work because, like other SOPs, you have to regularly review and update management SOPs.

How to structure an SOP document?

Traditionally, here is what you would expect to see in a standard operating procedure document (not necessarily in this order):

Title page

Includes:

• Procedure’s name (for example, “Air Conditioning Unit:Changing the air filter”)
• Unique SOP ID number
• Date created or updated
• Department or team the SOP applies to
• Names and signatures of everyone involved in creating the SOP

Revision history

Information about when the SOP was created and what was changed the last time it was updated.

Table of contents

Summarizes the document and helps the user quickly find what they are looking for. Helpful when the document is very large.

Purpose and scope

Describes why the SOP was created, which processes are covered, and what the document aims to accomplish.

Roles and responsibilities

Lists the people (employees, managers, etc.) who will need to follow this SOP. Outlines their responsibilities. This helps avoid confusion and keeps everyone accountable.

Procedures

The core content that forms the bulk of your SOP. This section outlines the work to be completed, including all the information relevant to each task. This can include pictures, charts and other helpful images.

Health and safety information

SOPs for industrial processes must include:

Resources

• Safety warnings
• Protective gear
• Steps for avoiding hazards

A list of related training materials, websites, or reference guides to your SOP. This is another feature that comes in handy when getting new team members up to date.

Glossary

Every industry has its unique vocabulary, including acronyms. Explain it all here.

Approval signatures

Show the signatures of anyone who was required to approve the SOP.

Steps for writing effective standard operating procedure

To ensure your effort doesn’t go to waste, you need to think ahead. Start by doing foundational work:

• Be prepared for change management:  Introducing changes can be difficult. Clarify your company’s goals and explain why you need SOPs. This will give your team the drive to keep going if they run into obstacles along the way.
• Select processes you want to standardize:  Avoid the distraction of trying to create an SOP for every single procedure in your company. Focus on the core processes and those activities that impact health and safety, quality, and the bottom line.
• Organize the SOP team:  Select a team that will be accountable for creating the document and meeting deadlines. Don’t forget that, sooner or later, you’re going to need input from people that will be using these procedures.

Once all that is out of the way, use the following steps to create an actionable standard operating procedure for the tasks you picked.

1) Decide on the scope of your SOP

For every process, think about what exactly you intend to document and how detailed the SOP needs to be. This is largely influenced by:

• How important the topic is to your operations (such as health and safety considerations).
• The intended audience for the SOP you plan to write (for instance, an SOP for new employees would likely require more information than one for more experienced staff).
• The complexity of the business process itself.

2) Collect necessary information

Every standard operating procedure should be created with the end-user (staff) in mind. That means the person outlining the procedure needs to be aware of the existing workflows, best practices, and workplace limitations. Many of these details will have to be sourced from experienced employees who know the process inside and out.

Consider including this vital information:

• Schematics or instruction booklets, and OEM manuals.
• Required equipment, gadgets, materials, and tools needed to execute a specific task.
• Personal protective equipment (PPE).
• Potential safety hazards and safety warnings need to be mentioned.
• List of the actual steps in the task workflow.
• The number of people required to complete the job.
• Any additional details that need to be included to successfully execute the task.

The main difference between an industrial SOP and an office SOP is the type of information that needs to be included. For example, a heavy equipment operator needs PPE and safety guidelines along with standardized work instructions. In contrast, a help desk worker or a junior marketing manager might need login information for a tool they need to complete their task.

After this, you can review all the information with the maintenance supervisor or other stakeholders to fine tune the list. Some processes that you may want to create SOPs for are:

• routine maintenance tasks
• commonly executed repairs and troubleshooting processes
• what to do in the case of emergency maintenance
• procedures for submitting maintenance tickets, reviewing work requests, scheduling planned and unplanned maintenance work
• taking and returning tools and parts from inventory
• quality control and other specific tasks

3) Choose an SOP type

Earlier on, we discussed the major types of SOPs (Step-by-step, Flowchart, and Hierarchical list) and when to use each type. Assess your operations and choose a suitable SOP type for the process you’re outlining.

4) Write the first draft

With all the above steps completed, you can get down to writing the actual SOP. Depending on the type of SOP you’re writing, a simple document editor like Microsoft Word will be sufficient for the job. For complicated processes with flowcharts, you might need a dedicated flowchart software (we recommend Lucidchart) or one of the tools we list in a standalone section below) or a well-structured template.

5) Distribute and review the first draft

The document may require several reviews, especially if this is your company’s first attempt at SOP writing. Don’t rush this step. It’s important to have employees at different levels available to review the procedures and ensure that they align with your organizational objectives and current workflow.

6)  Publish and implement the SOP

We advise that you put the SOPs through a testing phase where your staff will use them and offer feedback. After getting substantial feedback, commit to tracking how effective the documents are, then make more adjustments and tweaks if necessary.

7) Staff training

To further help ensure compliance with the SOP, you must fully train all staff to use the SOPs for the techniques and procedures relevant to their work. Be sure to document who completed which training.

A few standard operating procedure examples from the industrial space

Curious to see some standard operating procedure examples from the manufacturing space? Here are a few.

Standard operating procedure example #1:Determining silt concentration

Image source

Standard operating procedure example #2:Performing prechecks on gas forklift

Image source

Standard operating procedure example #3:Testing tanks for vessel entry

Image source

One thing you should learn from these examples is that you do not have to follow a set format. You just need to make sure that the document contains all relevant information.

Fast-track your team with digital, interactive, integrated standard operating procedures

Standard operating procedures are the secret behind the world’s most effective teams. But you have to do more than a document; you have to provide your team with the tools that make doing great work the path of least resistance .

Still don’t think you have time?

Not ready to implement full-scale standard operating procedures? Maintenance professionals can still move their departments forward with a smart preventive maintenance plan. Save yourself days of work with this free download.