Gratis versus betaalde onderhoudssoftware voor apparatuur:welke is het beste?

Cloudsoftware is in opkomst in de maakindustrie. Hier zijn enkele cijfers van IndustryWeek om die bewering te staven:

Er is een reden voor deze snelle acceptatie van cloudgebaseerde software:het heeft een enorm voordeel ten opzichte van traditionele, on-premise systemen. Van kosten tot beveiliging, flexibiliteit en zelfs duurzaamheid, cloudsoftware haalt de on-premise technologie snel in.

Onderhoudsteams erkennen ook de voordelen van cloudgebaseerde onderhoudssoftware voor apparatuur. Ze vervangen steeds vaker oude systemen door cloudgebaseerde oplossingen waarmee ze onderhoud kunnen plannen, werk kunnen volgen en prestaties kunnen meten.

Bekijk hoe cloudgebaseerde CMMS-software zich verhoudt tot andere systemen

Maar na tientallen jaren gebonden te zijn geweest aan computerterminals en Excel, whiteboards en Post-it-notities te gebruiken om onderhoud te beheren, kan het moeilijk zijn om de kosten van een cloudgebaseerd geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) te rechtvaardigen. Gelukkig bieden veel leveranciers van software voor onderhoud van apparatuur gratis versies van hun systemen aan.

Deze gids helpt u te bepalen welke software voor apparatuuronderhoud nu en in de toekomst het beste is voor uw team, waaronder:

• De voor- en nadelen van gratis CMMS-software en betaalde CMMS-software
• Wanneer u gratis CMMS-software moet gebruiken versus investeren in een betaalde oplossing
• Wanneer overstappen van een gratis CMMS naar een betaalde versie
• Hoe u de wijziging van gratis naar betaald kunt rechtvaardigen aan uw manager

Voor- en nadelen van gratis versus betaalde onderhoudssoftware voor apparatuur

De drie belangrijkste elementen die gratis en betaalde CMMS-software scheiden, zijn functionaliteit, implementatie en ondersteuning. Als we dieper in elke categorie kijken, zullen we ontdekken waar de sterke en zwakke punten liggen in beide soorten software voor apparatuuronderhoud.

1. Functionaliteit

De functionaliteit van software voor apparatuuronderhoud is de functies die voor u beschikbaar zijn en de manier waarop u ze kunt gebruiken. Zo is het instellen van gepland onderhoud in uw CMMS een functionaliteit. Er zijn twee manieren waarop de functionaliteit verschilt tussen gratis software voor apparatuuronderhoud en betaalde software.

De eerste is dat een gratis CMMS vaak minder functionaliteit heeft. U kunt basisacties uitvoeren, zoals het maken van onderhoudsschema's, dashboards en activalogboeken. Maar je mist meer geavanceerde functies, zoals het maken van rapporten, het maken van elektronische handtekeningen voor gesloten werkorders en het genereren van foutcodes.

Het tweede verschil is dat gratis software vaak beperkingen heeft aan de functionaliteit die betaalde software niet heeft. U kunt bijvoorbeeld mogelijk slechts 30 geplande onderhoudstaken per maand maken op een gratis CMMS. Deze limieten gelden meestal niet wanneer u betaalt voor een volledig abonnement, hoewel dit per functie en niveau kan verschillen.

2. Ondersteuning bij implementatie

Het implementeren van software voor apparatuuronderhoud omvat meer dan alleen het aanmaken van een wachtwoord en het toevoegen van wat informatie aan het systeem. Het omvat:

• Geplande onderhoudstaken en triggers uploaden
• Iteminformatie toevoegen en middelen organiseren in hiërarchieën
• Gebruikersprofielen maken en gebruikersrechten instellen
• Onderdelen en minimumhoeveelheden instellen en stuklijsten aan werkorders toevoegen
• Uw CMMS verbinden met andere software
• Personeel trainen in het gebruik van het systeem
• De mobiele app downloaden op alle gebruikersapparaten
• Rapporten maken en plannen

Het implementeren van gratis CMMS-software is meestal een doe-het-zelf-inspanning. U hebt waarschijnlijk toegang tot bronnen zoals Help-artikelen, trainingsvideo's en basisondersteuning van leveranciers. Maar u doet het nodige werk om het systeem en de processen eromheen op te zetten en te starten.

Betaalde software voor het onderhoud van apparatuur wordt daarentegen vaak geleverd met ondersteuning bij de implementatie. Een getrainde implementatievertegenwoordiger of -team zal u vaak helpen bij het implementeren van het systeem. Het niveau van implementatieondersteuning kan per niveau verschillen. Implementatieservices kunnen ook extra kosten met zich meebrengen, ongeacht wat u voor het systeem betaalt.

3. Doorlopende ondersteuning

Doorlopende ondersteuning is de hulp die u ontvangt van uw CMMS-leverancier voor dagelijkse probleemoplossing of verbeteringen aan het systeem. U heeft bijvoorbeeld doorlopende ondersteuning nodig als:

• U wilt een veld op uw aanvraagformulier voor werkorders verplicht maken, maar weet niet hoe
• Als je gebruikersrechten wilt wijzigen, maar niet weet hoe
• Als u een nieuw rapport wilt maken dat u de impact van onderhoud op het energieverbruik van uw bedrijf vertelt

Er zijn gewoonlijk verschillende niveaus van doorlopende ondersteuning, afhankelijk van of u gratis software voor het onderhoud van apparatuur of betaalde software gebruikt. Een cloudgebaseerd CMMS heeft altijd een basisserviceniveau, ongeacht het niveau. Beveiligingsmaatregelen worden bijvoorbeeld altijd automatisch geüpdatet door de leverancier, wat er ook gebeurt. Gratis services omvatten vaak ook ondersteuning via telefoon, e-mail of online chat (hoewel dit misschien niet 24/7 is), via een gratis gebruikersgemeenschap en een online hub voor veelgestelde vragen.

Als u een betaalde versie van software voor apparatuuronderhoud hebt, krijgt u meestal toegang tot meer ondersteuningsservices. Dit kan een toegewijde vertegenwoordiger van de klantenondersteuning zijn en prioriteitstoegang bij het aanvragen van hulp. Uw abonnement kan worden geleverd met een bepaald aantal uren premium ondersteuning. Als u dat bedrag overschrijdt, moet u mogelijk extra betalen.

Gratis CMMS

Betaalde CMMS

Voordelen

• Geen kosten :Verbeter uw onderhoud zonder in uw budget te duiken of te wachten op goedkeuringen
• Eenvoudig in te stellen en toe te passen :Minder functies betekent een gestroomlijnde ervaring voor beheerders en gebruikers
• Laag risico :Test nieuwe processen of systemen op kleine schaal voordat u er geld in investeert
• Alleen krijgen wat je nodig hebt :als je een klein team bent, krijg je de tools die je nodig hebt zonder te betalen voor functies die je niet gebruikt

• Geavanceerde functionaliteit :u heeft alle tools om onderhoud binnen handbereik te hebben met weinig of geen beperkingen
• Extra of premium ondersteuning :u heeft toegang tot meer bronnen om u te helpen het meeste uit uw investering te halen
• Meer maatwerk :U heeft meer kracht om uw CMMS te ontwerpen zoals u dat wilt
• Speciale aanbiedingen en voordelen :je krijgt meestal toegang tot speciale evenementen, functietests en meer

Nadelen

• Beperkte functionaliteit :Minder gebruikers, minder functies en een limiet op het aantal acties dat u kunt ondernemen
• Beperkte ondersteuning :toegang tot basisondersteuning, zoals helpdeskartikelen of telefonische ondersteuning tijdens kantooruren
• Schaalt niet :Naarmate uw onderhoudsteam groeit, kan uw CMMS niet meegroeien
• Geen aanpassingen of verbindingen :Zeer weinig mogelijkheid om workflows aan te passen en geen mogelijkheid om de software met andere systemen te verbinden

• Kost geld :Dit is niet per se een nadeel als u rendement op uw investering ziet, maar het neemt wel ruimte in beslag
• Grotere opzet en wijzigingsbeheer :Het kost meer tijd om de software te implementeren en eraan te wennen
• Feature glut :U gebruikt mogelijk niet alle functies waarvoor u betaalt
• Buitengewone verwachtingen :Er mag van u worden verwacht dat u sneller resultaten levert dan u kunt, zelfs als u begrijpt dat een CMMS geen wondermiddel is

Wanneer moet ik betaalde of gratis software voor apparatuuronderhoud gebruiken

Er zijn een paar belangrijke factoren die een rol spelen bij het kiezen tussen gratis software voor het onderhoud van apparatuur en het betalen voor een CMMS. Hoewel het afhangt van uw specifieke omstandigheden, volgt hier een kort overzicht van welke software het beste is voor bepaalde onderhoudsteams:

Er is nog een andere overweging bij het kiezen tussen de twee soorten cloudgebaseerde CMMS-software:u kunt altijd upgraden van gratis naar betaald, en u kunt vaak van het ene betaalde niveau naar een lager of hoger niveau gaan.

Wanneer overstappen van gratis software voor onderhoud van apparatuur naar betaalde

Als je gratis software al tot het uiterste gebruikt, is het misschien tijd om over te stappen naar een betaalde versie. Zo weet je dat je op dat punt bent:

1. Je moet meer doen

Het bereiken van de limieten van uw gratis abonnement is de eerste indicatie dat u naar een betaald niveau moet gaan. Als u de capaciteit van uw gratis CMMS overschrijdt, beheert u het onderhoud waarschijnlijk op een andere manier buiten uw software, zoals Excel of een whiteboard. Dit verhoogt het risico op werk missen, gegevens dupliceren en de acceptatiegraad van CMMS verlagen. In dit scenario levert betalen voor software voor apparatuuronderhoud een hoger investeringsrendement op en bespaart u tijd.

2. U heeft meer uit uw gegevens nodig

Gratis software voor apparatuuronderhoud is een geweldige manier om onderhoudsgegevens te verzamelen. Maar het heeft meestal niet de tools die u nodig hebt om die gegevens te analyseren. Hoewel er basisrapporten zijn die u zelf kunt maken in programma's zoals Excel, zijn er drie problemen die hierdoor ontstaan. Ten eerste is het tijdrovend. Ten tweede betekent dit dat u gegevens op twee verschillende plaatsen verwerkt, wat leidt tot fouten en onnauwkeurige gegevens. Ten slotte is dit niet effectief voor complexere rapportage en analyse.

Als u merkt dat u te maken krijgt met onnauwkeurige gegevens, tijdrovende rapportagecycli en (het ergste van alles) gegevens die u niet kunt gebruiken om beslissingen te nemen, is het tijd om over te stappen van een gratis CMMS naar een betaald CMMS. Door deze investering te doen, kunt u gegevens verzamelen en deze gebruiken om rapporten in uw CMMS te maken. Sommige CMMS-software bevat zelfs voorspellende analyses om uw onderhoudsprogramma naar een hoger niveau te tillen.

Bekijk hoe u betere rapporten kunt maken en uw onderhoudsgegevens kunt gebruiken

3. U moet verbinding maken met andere software

De kans is groot dat uw onderhoudssoftware niet het enige stukje technologie is waarop uw bedrijf draait. Er is een alfabetsoep van software voor productie en preventief onderhoud, van SCADA en PLC's tot ERP's en MES-software. Wanneer deze systemen niet zijn verbonden en geen informatie delen, kan dit dezelfde problemen veroorzaken als het beheer van onderhoud op twee verschillende plaatsen:onnauwkeurige gegevens, dubbel werk en ongeadresseerde apparatuurstoringen.

Door uw bedrijfssystemen te integreren met een CMMS verhelpt u deze problemen en kunt u upgrades van uw onderhoudsprogramma maken, zoals het automatisch activeren van gepland onderhoud op basis van het gebruik van de apparatuur. Helaas is deze functie niet beschikbaar in de meeste gratis onderhoudssoftware voor apparatuur. Als dit iets is dat je wilt of nodig hebt, is het tijd om te investeren in een betaalde versie van een CMMS.

Lees hoe een onderhoudsteam honderden uren per jaar bespaarde door zijn systemen te integreren

4. U moet meer mensen of meerdere sites beheren

De meeste gratis onderhoudssoftware voor apparatuur beperkt het aantal gebruikers op het systeem. Als u meer dan drie of vier mensen in uw onderhoudsteam heeft, kunnen ze niet allemaal het CMMS gebruiken. Als je een groter team hebt of groeit, is het een goed idee om te investeren in een betaalde versie van je CMMS.

Evenzo, als het onderhoudsteam van uw bedrijf zich over meerdere sites uitstrekt, heeft u een betaald CMMS nodig. Door hetzelfde systeem op verschillende locaties te gebruiken, ontstaat standaardisatie. Het stelt u ook in staat om onderhoudsstatistieken in uw hele organisatie te bekijken en informatie en bronnen te delen. Als uw site bijvoorbeeld een onderdeel nodig heeft, kunt u uw gedeelde CMMS controleren om te zien of een andere site dat onderdeel heeft. Dit bespaart u budget voor nieuwe of noodonderdelen.

Hoe u de kosten van het upgraden van uw CMMS naar uw baas kunt rechtvaardigen

Er zijn twee belangrijke verhalen die je moet vertellen om je baas aan boord te krijgen met investeren in software voor apparatuuronderhoud:wat je hebt bereikt met het gratis systeem en wat je zou kunnen bereiken met de betaalde versie.

Dit pitchdeck-sjabloon is een geweldige manier om dit verhaal te creëren. Maar hier zijn enkele van de belangrijkste elementen die je nodig hebt om je baas te overtuigen: