De rol van een onderhoudsmagazijn begrijpen

In elke organisatie zijn er veel afdelingen die nauw moeten samenwerken met andere afdelingen. Bij productie moeten onderhoud en operaties samenwerken als partners. Een ander belangrijk samenwerkingsverband is het onderhoud en de onderhoudswinkels. Om een ​​hoog niveau van onderhoudseffectiviteit te bereiken, is niets belangrijker dan de juiste onderdelen op het juiste moment bij de onderhoudsmensen te krijgen.

Hoewel de samenwerking tussen onderhoud en winkels van cruciaal belang is, is het moeilijk om het te ontwikkelen en te onderhouden omdat het discipline en vastberadenheid van beide partijen vereist. In dit artikel worden de verantwoordelijkheden van zowel onderhoud als winkels voor succes uitgelegd.

Veel onderhoudswinkels zijn ineffectief. De focus lijkt vaak te liggen op beveiliging door het gebouw op slot te houden, onderhoudsmensen niet te laten zoeken naar onderdelen en in het algemeen verliezen te voorkomen. Soms lopen de doelstellingen van de winkels helemaal niet synchroon met de doelstellingen van het onderhoud.

Winkels kunnen zich bijvoorbeeld richten op het verminderen van de voorraad zonder de gevolgen te begrijpen. Ik heb gevallen gezien waarin winkels rapporteren aan inkoop, die op zijn beurt rapporteert aan een zakelijke inkooporganisatie. Een structuur die winkels zo organisatorisch ver van de klant plaatst, zal altijd serviceproblemen veroorzaken.

Om een ​​beeld te krijgen van effectieve onderhoudswinkels, is het belangrijk om te beginnen met solide principes. Winkels moeten bijvoorbeeld beschikken over volledige bedrijfsprocessen, standaarden, systemen, faciliteiten en personeel om onderhoudsmaterialen te controleren en te beschermen vanaf het moment dat ze het pand binnenkomen totdat ze worden gebruikt voor onderhoudswerkzaamheden. Dit moet voorraadmaterialen omvatten, catalogusmateriaal met 'nulvoorraad', directe aankopen en speciale onderdelen die buiten het winkelgebouw kunnen worden opgeslagen.

Winkels moeten het onderhoudspersoneel ook zo gemakkelijk mogelijk maken om de materialen die ze nodig hebben te vinden, selecteren, verkrijgen en, indien nodig, terug te geven, met behoud van een hoog niveau van beveiliging op elk moment van de dag (of 's nachts in een continu bedrijf).

Bovendien moeten materialen worden opgeslagen en behandeld, zodat ze altijd in een staat verkeren die voldoet aan de betrouwbaarheidsdoelstellingen wanneer ze de controle van de winkel verlaten.

Volgens deze principes zou de interne toeleveringsketen voor onderhoudsmaterialen er als volgt uitzien:

De implicaties van een dergelijk proces zijn aanzienlijk en vereisen dat zowel onderhoud als winkels nauw samenwerken om het volledig succesvol te laten zijn. Als winkels bijvoorbeeld materialen moeten voorbereiden voor onderhoudswerkzaamheden, moet het onderhoud de winkels informeren over al het materiaal dat nodig is (een product van planning) en winkels vertellen wanneer het zal worden gebruikt (een product van planning).

Zonder de juiste planning en planning, zal het ensceneren van materiaal erg moeilijk en zeker verspillend zijn. Deze eis houdt in dat de effectiviteit van winkels sterk afhankelijk is van de discipline waarmee operations en onderhoud werkzaamheden kunnen plannen, en vereist dat geplande werkzaamheden tot in detail worden gepland.

Winkels kunnen onderhoud ondersteunen door de volgende diensten aan te bieden:

• Een robuuste en eenvoudige manier voor onderhoudsmensen op alle niveaus om materialen te vinden, inclusief goede naamgevingsnormen, een geïntegreerde "voorraad en niet-voorraad"-catalogus en hulp van het winkelpersoneel indien nodig, allemaal ondersteund door een zeer functioneel computersysteem

• Een goed beheerd "gratis uitgifte"-systeem voor kleine onderdelen

• Een geschikte faciliteit met voldoende personeel om alle opgeslagen artikelen en alle direct gekochte artikelen veilig op te slaan, te beschermen, te controleren, op te halen, op te zetten en af ​​te leveren.

• Een veilige locatie en faciliteiten voor het opstellen van "werkorderkits" voor ten minste twee weken niet-shutdown-onderhoudswerkzaamheden, als een wekelijks werkplanningsproces wordt gebruikt

• Een geschikte faciliteit om alle materialen veilig op te slaan, te beschermen, te controleren, op te halen en af ​​te leveren voor geplande stilstanden

• Een eenvoudig proces om geretourneerde artikelen te accepteren en ervoor te zorgen dat ze geschikt zijn voor herbevoorrading

• Een proces om repareerbare en geserialiseerde reserveonderdelen te beheren

• Registratie van de locatie en beweging van onderdelen die buiten het winkelgebouw zijn opgeslagen, met input van onderhouds- en operationele mensen die verantwoordelijk zijn voor deze onderdelen

• Degelijke voorraadbeheersystemen om artikelen die hun bestelpunt hebben bereikt onmiddellijk aan te vullen, artikelen te vervangen die hun houdbaarheidsdatum hebben bereikt en andere basisvoorraadfuncties te beheren

• Onderhoud van een geïntegreerde catalogus van voorradige en geschikte niet-voorraadartikelen, gebaseerd op een naamgevingsstandaard die dezelfde terminologie gebruikt als bij onderhoud

• Onderzoeken van stock-outs en adviseren van onderhoud als deze lijken te worden veroorzaakt door apparatuurproblemen (bijv. toegenomen gebruik) of door gebruik te maken van onderhoudsvoorraad voor projecten

• Het publiceren van geschikte key performance indicators die de prestaties van winkels monitoren

Omdat winkels de bedrijfsprocessen hebben om de verplaatsing van materialen zowel van als terug naar winkels te regelen, is het logisch om alle objecten op te nemen die door onderhoud worden gebruikt. Dit kunnen speciale gereedschappen en onderhoudshandleidingen zijn, maar het is belangrijk dat het proces eenvoudig is, zoals het gebruik van een "tool tag"-systeem en niet een computersysteem.

Als het doel van de onderhoudsverklaring is om operationele partners te voorzien van een fysieke fabriek die, indien correct bediend, op de lange termijn aan alle doelen, inclusief productie, kwaliteit, veiligheid en milieu, zal blijven voldoen tegen de laagst mogelijke totale kosten, de winkelverklaring Het doel zou kunnen zijn om onderhoudspartners te voorzien van alle materialen die ze nodig hebben op het juiste moment, op de juiste plaats en in een staat om de betrouwbaarheidsdoelstellingen te ondersteunen, en dat allemaal tegen de laagst mogelijke kosten op de lange termijn.

Ten slotte moeten managers, om onderhoud en winkels te ondersteunen bij het beheer van materialen en gereedschappen, ervoor zorgen dat de operatie een hoog beveiligingsniveau heeft en dat eventuele gevallen van diefstal van bedrijfseigendommen worden aangepakt op een manier die toekomstige diefstal sterk zal ontmoedigen.