Kunnen alle onderhoudswerkzaamheden worden gepland?

Een goed geplande taak zorgt ervoor dat de beoogde reikwijdte wordt bereikt, de kwaliteit hoog is en die tijd en moeite zijn niet verspild. Gemiddeld duurt een goed geplande klus ongeveer de helft zo lang als een niet geplande klus. Dit artikel gaat in meer detail in op de functie van planning en stelt enkele manieren voor om ervoor te zorgen dat alle onderhoudswerkzaamheden, behalve echte noodgevallen, goed worden gepland.

Als de definitie van planning is om te beslissen wat te doen en hoe het te doen, dan wordt per definitie elke onderhoudstaak die wordt uitgevoerd door iemand gepland. Waar een functie met de titel "planner" bestaat, wordt vaak aangenomen dat de zittende zijn of haar dagplanningswerk besteedt. In werkelijkheid besteden planners een groot deel van hun tijd aan het verwerken van werkorders, wat geen planning is, en het uitvoeren van andere administratieve taken, zoals planning. Ze besteden misschien weinig tijd aan het uitvoeren van gedetailleerde planning. Voor het merendeel van het werk worden de beslissingen over wat te doen en hoe het te doen overgelaten aan de onderhoudssupervisor en, vaker, de vakmensen.

Het gebruikelijke proces voor het uitvoeren van kleinere onderhoudstaken, die vaak het grootste deel van de onderhoudsinspanning voor hun rekening nemen, is het toewijzen van vakmensen aan werk dat niet goed gedefinieerd is. De reikwijdte van de werkopdracht omvat dan "planning" (d.w.z. het identificeren van het probleem, beslissen over een werkbare oplossing en het vinden van gereedschappen en materialen) en het uitvoeren van de reparatie. Dit soort werkzaamheden zijn moeilijk in te schatten en in te plannen omdat de omvang niet bekend is. Als de planningsfunctie per taak aan de vakmensen wordt overgelaten, is het zeer onwaarschijnlijk dat dit een efficiënt gebruik van hun tijd is.

Idealiter zou al het werk van tevoren moeten worden gepland, met name werk met een strakke deadline, zoals stopzettingswerk, en werk dat geïsoleerd is van de bron van benodigdheden en gereedschappen.

Als onderdeel van het werkbeheerproces moet voor elke nieuwe taak een beslissing worden genomen over de toewijzing van de planningsfunctie. Als nieuwe werkorders dagelijks worden beoordeeld door de supervisors voor onderhoud en operaties (een goede gewoonte), dan is dit een ideaal moment om te beslissen of elke taak moet worden gepland door een planner of door vakmensen.

Als de planningsfunctie wordt toegewezen aan vakmensen, moet deze goed worden beheerd. Voorbeelden van goed management zijn onder meer het toestaan ​​van tijd tijdens PM-inspectietours om de reparatie van gevonden problemen te plannen. Een levering van eenvoudige formulieren voor het vastleggen van de werkstappen en de benodigde materialen en gereedschappen voor elke stap moet worden opgenomen in het werkorderpakket voor PM-inspectietours. De PO-werkorder moet ook de toegestane tijd voor deze planningsactiviteit specificeren. Dit werkt natuurlijk alleen als het PM-administratieproces zo is ontworpen dat inspecteurs snel kunnen controleren of problemen die tijdens hun inspectie zijn geconstateerd, al een reparatiewerkorder hebben.

Een ander voorbeeld van goed management is het plannen van de planning van werk door vakmensen als onderdeel van hun reguliere activiteiten, waarbij de juiste planningspraktijken worden gevolgd. Als er bijvoorbeeld een taak met een hoge prioriteit moet worden gepland of uitgevoerd op een externe locatie, dan moeten er op die locatie ook andere werkzaamheden met een lagere prioriteit worden gepland wanneer dat praktisch is. Werkopdrachten voor deze planningsopdrachten kunnen eenvoudig worden ingeschat en hoeven niet aan het materieel te worden doorbelast. Deze planningsinspanning zal het ook mogelijk maken een realistische schatting toe te passen op de resulterende reparatiewerkzaamheden.

Sta bovendien nooit toe dat beperkende handelspraktijken de planning belemmeren. Als er een pijpfittinghandel bestaat en pijpfitters bevoegd zijn voor pijpreparaties, mag dit een PM-inspecteur van een andere handel er niet van weerhouden om de werkstappen en materialen (bouten, pakkingen, ladders, enz.) op te sommen om een ​​lekkende pakking te vervangen. Contractuele beperkingen mogen alleen gelden voor de fysieke reparatiewerkzaamheden. In conservatieve organisaties kan dit een zeer controversieel punt zijn, maar het is de moeite waard om het in ieders voordeel op te lossen.

Wanneer de planningsfunctie wordt toegewezen aan vakmensen, moet de reikwijdte ervan duidelijk worden gemaakt. Doorgaans zullen vakmensen de werkstappen identificeren, evenals de benodigde materialen, gereedschappen en apparatuur, terwijl een andere niet-handelsfunctie, zoals een planner en/of magazijnmedewerker, de verantwoordelijkheid heeft om deze items te verzamelen in een geschikte werkorderkit voordat ze het werk dat wordt gepland.

Gedetailleerde planning, het proces van nadenken over een taak, het opsplitsen in logische stappen en het opsommen van alle materialen, gereedschappen, apparatuur en arbeid die nodig zijn om het werk te doen, is voor veel mensen niet vanzelfsprekend. Het kan echter worden geleerd en zal verbeteren door te oefenen. Het is een vaardigheid die voor veel activiteiten in het leven kan worden gebruikt, zowel op het werk als daarbuiten.