Kleine onderhoudstaken beheren

Er zijn twee soorten onderhoudswerkzaamheden die niet op wekelijkse werkschema's mogen voorkomen:echte nood- of dringende werkzaamheden die niet geïdentificeerd wanneer de planning wordt opgesteld en kleine klussen die de tijd en kosten van formele planning en planning niet rechtvaardigen. Dit artikel onderzoekt de opties voor het beheren van deze kleine taken.

Overbelasting werkorder

Veel organisaties eisen dat voor elke taak een unieke werkorder wordt geïnitieerd. Sommige onderhoudscomputersystemen bieden geen praktisch alternatief. Het aantal werkorders dat dit beleid creëert, kan de planner, die vaak de beheerder van het werkordersysteem is, overbelasten. Wanneer dit gebeurt, wordt de planner louter een elektronische "papieropdringer" en doet hij weinig of geen planning. Dit leidt tot onnodige vertragingen bij kleine klussen en resulteert vaak in "work-arounds" zoals het aanrekenen van buitensporige hoeveelheden werk aan "staande" of "deken" werkorders of het gebruik van openstaande werkorders voor groter werk om kleine taken uit te voeren.

Zo verwerkten de planners bij een operatie waar een werkorder verplicht was voor het uit te voeren werk elk meer dan 80 werkorders per dag. De overgrote meerderheid van de uitgegeven werkorders bevatte dezelfde werkbeschrijving als de oorspronkelijke werkaanvraag, waarbij de planner geen instructies had toegevoegd over welk werk hij moest doen of hoe hij het moest doen. Het kostte minimaal 58 toetsaanslagen om elk werkverzoek om te zetten in een werkorder, en veel van deze inspanning bestond uit het toevoegen van verschillende werkordercodes. Niets van dit alles volgde goede principes voor databasebeheer, dus de verzamelde informatie was waardeloos. Noch de fabrieksmanager, noch de onderhoudsmanager was op de hoogte van deze totale verspilling van moeite.

Betere alternatieven

Om de beste service te bieden aan de klanten die het onderhoud uitvoeren, moet er een efficiënt, beheerd proces zijn om kleine taken uit te voeren die weinig tijd en materiaal vergen. Een van de alternatieven is het toestaan ​​van handelaars om materialen en arbeid voor kleine klussen in rekening te brengen op locatienummers van apparatuur (activanummers). Dit wordt ondersteund door goede onderhoudssoftware en legt een aanzienlijke hoeveelheid belangrijke onderhoudsinformatie vast, waaronder tijd en datum, de maker, het locatienummer van de apparatuur en de gebruikte onderdelen.

Waar het onderhoudscomputersysteem het opladen naar locatienummers van apparatuur niet ondersteunt, kan voor elke apparatuurlocatie een doorlopende werkorder worden ingesteld om kleine taken vast te leggen. Dit vereist veel inspanning, dus het is veel praktischer om software te selecteren waarmee transacties kunnen worden verrekend met locatienummers van apparatuur.

Een andere optie is om een ​​eenvoudig proces te ontwikkelen voor het verkrijgen van voorraadmaterialen, zoals een notitieblok op de toonbank van de winkel waar het locatienummer van de apparatuur, de onderdeelbeschrijving en de hoeveelheid worden geregistreerd door de handelaar die de materialen in ontvangst neemt. Deze informatie moet vervolgens worden overgedragen naar de locatierecords van de apparatuur (een administratieve functie). Het proces kan ook worden gebruikt voor noodgevallen, waarbij aanvullende details, zoals de verloren productie en de oorzaak van de gebeurtenis, in het bedrijfslogboek moeten worden vastgelegd.

Overweeg ook om vaste werkorders voor een gebied of afdeling te gebruiken. Dit is een veelvoorkomend proces, maar essentiële apparatuurspecifieke informatie, zoals de onderdelen die op apparatuur worden gebruikt en vaste werkorders, wordt vaak misbruikt. Ik heb operaties gezien waarbij meer dan 50 procent van alle onderhoudswerkzaamheden in rekening worden gebracht via vaste werkopdrachten.

Kleine opdrachten toewijzen

Tijdens de normale werkuren moet de onderhoudssupervisor de verzoeken voor kleine klussen ontvangen, die vervolgens moeten worden geregistreerd op het dagschemaformulier. Deze kunnen tijdens werkpauzes aan vakmensen worden toegewezen om de verstoring van gepland werk tot een minimum te beperken.

Het kan ook passend zijn om belangrijke vakmensen in het gebied contact op te laten nemen met hun operators om kleine klusverzoeken te verzamelen en tijd in hun werkschema's te voorzien zodat ze deze taken elke ochtend kunnen voltooien voordat het geplande werk begint.

Wanneer inspectieroutes voor preventief onderhoud (PM) zijn vastgesteld, moet de geschatte tijd voor de inspecties worden weergegeven. Er kan een vergoeding zijn voor kleine reparaties en aanpassingen die tijdens de PM-inspectie moeten worden uitgevoerd en deze moeten worden geregistreerd. "Gevonden" corrigerende werkzaamheden die niet binnen de toegestane tijd kunnen worden voltooid, moeten worden vastgelegd op het PM-routeblad (of het elektronische equivalent daarvan) voor follow-up met een nieuwe werkorder.

Onderhoudssupervisors moeten verantwoordelijk blijven voor alle kleine taken die worden voltooid. Zij zijn verantwoordelijk voor dit werk en de kwaliteit ervan.

Kleine taken definiëren

Kleine banen moeten worden gedefinieerd. Een typische kleine klus is er een die een kleine hoeveelheid arbeid vereist (minder dan een uur), weinig materiaal gebruikt (minder dan $ 200), onmiddellijk kan worden gedaan, geen uitschakeling vereist en geen herontwerp vereist. Nogmaals, het is de verantwoordelijkheid van de supervisor om ervoor te zorgen dat deze richtlijnen worden gevolgd. Wanneer de arbeid en onderdelen voor kleine klussen in rekening worden gebracht op locatienummers van apparatuur en niet op werkorders, moet het onderhoudscomputersysteem rapporten kunnen leveren om aan te geven waar de richtlijnen voor kleine klussen niet worden nageleefd.

Het is belangrijk om te weten aan welke items onderhoudsgeld wordt uitgegeven, maar de kosten van het verzamelen van deze informatie door het gebruik van unieke werkorders moeten worden afgewogen tegen de waarde van deze informatie. Voor veel kleine klussen is een alternatief voor het gebruik van werkbonnen de meest verstandige aanpak.

Hoewel elk van de hierboven beschreven opties voor het beheren van kleine taken kan worden misbruikt, kunnen werkorders dat ook zijn wanneer ze voor alle taken verplicht zijn. Onderhoudssupervisors en vakmensen zijn gedreven om ervoor te zorgen dat de fabriek blijft werken en zijn vaak van mening dat de tijd die nodig is om nauwkeurige kostenregistraties bij te houden, dat doel in de weg staat. Managers moeten aantonen dat informatie over de kosten van apparatuur belangrijk is door deze te gebruiken om beslissingen te nemen over het stilleggen, herbouwen en vervangen van apparatuur, en door routinematig vraagtekens te zetten bij kostenregistraties die niet nauwkeurig zijn of niet voldoen aan de vastgestelde richtlijnen.

Als taken zoals het vervangen van een kleine aandrijfriem of het repareren van een lekkende kraan snel kunnen worden gedaan en in overeenstemming zijn met de richtlijnen voor kleine klussen, kunnen kostbare middelen worden vrijgemaakt voor essentiële planning en kan onderhoud de operationele klanten de service bieden ze verwachten.