Waarom achterstanden belangrijk zijn voor effectief onderhoud

Het beheren van een werkorderachterstand is niet de meest opwindende onderhoudstaak, maar zonder een volledige en up-to- datum achterstand, belangrijk werk zal worden vergeten. Inderdaad, goed backlogbeheer is een voorwaarde voor effectieve planning en planning.

Een achterstand definiëren

"Backlog" betekent verschillende dingen voor verschillende mensen. Er zijn twee algemene definities. De eerste en meest voorkomende is dat een "achterstand" een lijst is van al het werk dat is goedgekeurd en uiteindelijk gedaan zal worden. Dit is de juiste definitie. Het wordt soms gemeten in handelsuren, maar het is beter gemeten in weken, berekend als de tijd die nodig is om al het huidige werk in de achterstand te voltooien met de middelen die voor dit werk zouden kunnen worden gebruikt. Dit kan al dan niet PM-werk omvatten.

De tweede definitie is dat een "achterstand" alleen die werkorders zijn die hun "vereist op"-datum hebben overschreden. Deze definitie mag niet worden gebruikt omdat het niet logisch is. De meeste onderhoudsafdelingen hebben een redelijk vast aantal vakmensen die werk uitvoeren vanuit min of meer willekeurig gegenereerde werkorders.

Wanneer een werkorder wordt geïnitieerd, hangt de datum waarop het werk wordt voltooid af van het belang ervan ten opzichte van het werk dat al in de achterstand staat, wat bekend is, en ook de werkorders die in de toekomst zullen worden gegenereerd, die onbekend zijn. Het resultaat is dat elke "vereist tot"-datum die wordt toegewezen wanneer een werkorder wordt gestart, slechts een gok is en meestal verkeerd is. Het toewijzen van een "vereist op"-datum moet worden beperkt tot die paar werkorders met een echte deadline. Anders zijn deze data in strijd met de doelstelling om altijd aan die banen te werken die op elk moment de grootste waarde hebben.

In dit artikel wordt de eerste achterstandsdefinitie gehanteerd. Binnen deze achterstand van werkorders die zijn goedgekeurd maar nog niet zijn gestart, zijn er subgroepen. Deze omvatten de "planningsachterstand", die kan worden gedefinieerd als alle werkorders waarvoor een toezegging, zoals inkoop is gedaan, en de "klaar-voor-planningsachterstand", die bestaat uit die werkorders waarvoor alle materialen en andere bronnen zijn beschikbaar, zodat het werk op elk moment kan beginnen.

Backlogfiltering

Het combineren van alle goedgekeurde werkorders in één backlog kan overweldigend zijn. In plaats daarvan moet het worden gefilterd in logische componenten. De volgende filters worden aanbevolen:

Afsluitwerkzaamheden en niet-afsluitwerkzaamheden

Shutdown-werkzaamheden moeten uiteraard in de achterstand blijven totdat de juiste shutdown is gepland, wat een jaar of langer kan zijn. Dit inactieve werk in de achterstand laten, bemoeilijkt het beheer van lopende niet-shutdown-werkzaamheden, dus het moet worden verborgen totdat het tijd is om je voor te bereiden op de shutdown, wanneer het op zichzelf zal worden beheerd. Natuurlijk is het voorbereidende werk voor shutdowns erg belangrijk en moet het prioriteit krijgen, samen met al het andere niet-shutdown-werk. Het scheiden van stop- en niet-shutdown-werk is ook nodig voor een efficiënte shutdown-planning.

Mechanische en elektrische werkzaamheden

Dit zou ook het werk omvatten voor alle andere categorieën van onderhoudsmiddelen, zoals gebiedsonderhoudsploegen. Onthoud dat de achterstand voor een onderhoudsploeg beperkt moet blijven tot het werk voor die ploeg en verwijzingen moet bevatten naar de benodigde ondersteuning van andere ploegen.

Preventief onderhoud en correctief onderhoudswerk

Preventief onderhoud moet vooraf worden gepland en gepland. De instructies voor inspecties en andere routines moeten in het bestand zijn en worden opgenomen in werkorders voor preventief onderhoud (PM). De werkzaamheden dienen automatisch te worden ingepland door het onderhoudscomputersysteem. Natuurlijk vereisen PM-werk en correctief onderhoud dezelfde beperkte middelen voor transacties en moeten ze samen worden gepland, maar met het oog op het beheer van de achterstand kunnen ze worden gescheiden. Backlogs worden gemakkelijker beheerd als PM-werk verborgen is totdat het tijd is om het te plannen.

PM-werk moet worden ingesteld in het onderhoudscomputersysteem, zodat er een constante werklast is gepland voor elke werkdag. Hierdoor kan de aan PM's toegewezen mankracht constant zijn en als "onaantastbaar" worden beschouwd voor correctief onderhoud. Op deze manier wordt de planning van zowel preventief als correctief onderhoud vereenvoudigd.

Reinheid van de achterstand

Er is veel discipline nodig om het werk in de achterstand te beperken tot alleen die banen die in de nabije toekomst zullen worden voltooid. Achterstallige taken mogen nooit voltooide taken, dubbele werkorders of werk met lage prioriteit bevatten dat niemand ooit van plan is te doen.

Een belangrijk onderdeel van de discipline om een ​​achterstand op te lopen, is het sluiten van werkorders (of de status wijzigen in "fysiek voltooid") zodra het werk is gedaan, wat dezelfde dag zou moeten zijn voor niet-stilgelegd werk en binnen enkele dagen voor grote sluitingswerkzaamheden.

De functie van het bijhouden van een achterstand moet worden opgenomen in de functiebeschrijving voor een aangewezen onderhoudsfunctie. Het is een niet-planningsfunctie die geschikt is om aan een planner toe te wijzen. Het kost niet veel tijd en de planner is in staat om de status van alle werkorders in het gebied te kennen.

Omvang achterstand

Er is een optimale omvang voor een niet-afgesloten werkorderachterstand. Als een achterstand te klein is, zal het moeilijk zijn om vakmensen aan het werk met prioriteit te houden. Inbraak en ongepland werk zullen toenemen en de productiviteit zal afnemen.

Als de achterstand te groot is, kan veel materiaal vastlopen en is de achterstand moeilijk te beheersen. Er zal een verlies van vertrouwen zijn dat het werk zal worden gedaan en "emotionele noodsituaties" zullen worden aangemoedigd. Het kan zelfs makkelijker worden om een ​​nieuwe werkbon in te dienen dan om te proberen een bestaande werkbon te vinden in een grote achterstand. Een grote achterstand helpt weinig bij het plannen van werk.

Idealiter zou de achterstand van een zodanige omvang moeten zijn dat het belangrijkste onderhouds- en operationele personeel, inclusief de supervisor voor gebiedsonderhoud, de operations-coördinator en de planner, goed genoeg "aanvoelt" voor wat er in de achterstand staat om dubbel werk onmiddellijk te kunnen herkennen verzoeken.

Voor een typische 24/7 continue procesoperatie zou een goed startdoel een "totale achterstand" van ongeveer vier weken zijn, een "planningsachterstand" van ongeveer twee tot vier weken en een "klaar-om-te-schema" achterstand van één tot twee weken.

Houd er rekening mee dat een achterstand van één tot twee weken die klaar is voor de planning, inhoudt dat al het materiaal voor dit werk ergens ter plaatse moet worden opgesteld en klaar moet zijn voor gebruik. Dit soort materiaalbeheer heeft grote voordelen, maar zal alleen succesvol zijn als een groot percentage van het werk op de planning volgens die planning wordt uitgevoerd.

Werk toevoegen aan de achterstand

Elk werk dat aan de achterstand wordt toegevoegd, moet nauwkeurig worden gecontroleerd door de besluitvormers van het gebied. Een goed proces is dat de supervisor voor gebiedsonderhoud en de operations-coördinator elke ochtend alle nieuwe werkverzoeken beoordelen. Een belangrijke functie in deze stap is om te beslissen of de aanvraag betrekking heeft op een "kleine klus" die onmiddellijk kan worden voltooid en niet rechtvaardigt dat deze wordt gepland of ingepland. Door iedereen toe te staan ​​werk aan de achterstand toe te voegen zonder beoordeling, wordt gegarandeerd dat het ongeorganiseerd en van weinig waarde wordt.

Software voor achterstandbeheer

Idealiter zou uw onderhoudsbeheersysteem moeten worden gebruikt voor het beheersen van achterstanden, maar helaas hebben veel systemen op dit gebied een zeer zwakke functionaliteit. Het beheren van een achterstand heeft alles te maken met het sorteren en filteren van werklijsten. Deze lijsten zullen kolommen bevatten voor identificatie van apparatuur en werk, planningsnotities, prioriteiten, middelen, status, enz. Volgens mijn observaties zijn er weinig of geen computersystemen voor onderhoud die beter zijn in het beheren van werklijsten dan een goede spreadsheet. In feite kunnen veel organisaties de werklijsten niet effectief manipuleren zonder ze eerst van hun onderhoudscomputersysteem naar Excel te downloaden.

De meeste onderhoudscomputersystemen zijn uitstekend in het vastleggen van onderhoudskosten aan de hand van werkorders en moeten daarom altijd voor dit doel worden gebruikt. Als het echter omslachtig is om ze te gebruiken om werklijsten te beheren, moet een goed ontworpen en goed beheerd spreadsheetproces worden gebruikt dat is geïntegreerd met de onderhoudscomputerdatabase.

Backlogs kunnen eenvoudig worden bijgehouden en up-to-date worden gehouden door de server van uw site te gebruiken om werklijsten te beheren en te delen met beveiligde sjablonen en gedisciplineerd beheer.

Kortom, managers moeten veel aandacht besteden aan achterstanden om ervoor te zorgen dat ze 'schoon' zijn, dat de geschatte tijden realistisch zijn en dat ze dicht bij de optimale grootte blijven.