11 tips om meer uit uw EAM-systeem te halen

Het is 12 maanden geleden dat u de implementatie van het Enterprise Asset Management (EAM)-systeem van uw fabriek voltooide en de datum van de "Go Live"-datum van het systeem vierde.

Tijdens de implementatie heb je alle juiste dingen bereikt. Je hebt een ervaren EAM implementatie consultant in dienst. Je vormde een intern implementatieteam om input te leveren en taken uit te voeren. Je documenteerde bedrijfsprocessen. Je hebt gegevens verzameld en ingevoerd in de EAM. En je hebt trainingen gegeven. Maar het EAM levert niet de informatie die de verschillende functiemanagers nodig hebben om zakelijke beslissingen te ondersteunen.

Wat ging er mis? Hoe gaan we verder? Is het het systeem, de data of de mensen? Zit de benodigde informatie in het systeem en zo ja, hoe krijgen we daar toegang toe? Wat doen wij, als systeembeheerders van EAM, om dit probleem op te lossen?

Dit zijn slechts enkele van de vragen die elke organisatie stelt wanneer besluitvormingsinformatie nodig is en niet beschikbaar lijkt te zijn. Als deze situatie voortduurt, kan het hogere management de logica achter de aankoop en implementatie van wat meestal een duur systeem is, in twijfel gaan trekken. Ze vragen zich straks af wanneer de return on investment (ROI) gerealiseerd gaat worden, of ooit gerealiseerd gaat worden. Systeemgebruikers zullen zich afvragen of het nieuwe systeem beter is dan geen systeem zoals voorheen. Ondersteuning voor continu systeemgebruik kan afnemen of kan in twijfel worden getrokken.

Ongeacht wat er mis is gegaan, u kunt bepalen hoe u meer uit uw EAM kunt halen. Het kan gewoon een kwestie zijn van bepalen waar te zoeken. Het kan ook gewoon een kwestie zijn van waar je op moet letten. Alle EAM-systemen bevatten dezelfde basismogelijkheden ter ondersteuning van uw onderhouds-, betrouwbaarheids- en materiaalfuncties. Hoe u deze mogelijkheden implementeert en gebruikt, bepaalt welke gegevens beschikbaar zijn wanneer dat nodig is. Je moet eerst een plan van aanpak ontwikkelen (Waar gaan we vanaf hier?).

De volgende (in willekeurige volgorde) zijn enkele van de basisactiviteiten die in uw plan moeten worden opgenomen.

1) Bepaal welke zakelijke beslissingen moeten worden genomen en welke informatie nodig is om deze beslissingen te ondersteunen. Het kan veel moeite kosten om systeemgegevens te herzien en bij te werken om erachter te komen dat dit niet nodig is voor het nemen van beslissingen. Bepaal het formaat van de datavereisten en documenteer deze vereisten zodat alle betrokken partijen gefocust blijven op dezelfde doelstelling(en).

2) Voer een beoordeling uit van de systeemimplementatie om te bepalen of een gebied over het hoofd is gezien of niet is voltooid. Heb je op één gebied beknibbeld om een ​​gebied af te werken dat als een hogere prioriteit werd beschouwd? Heeft u alle acties uitgevoerd waar het plan om vroeg? En deed de implementatieadviseur wat hem of haar was opgedragen?

3) Zoals gezegd bevatten alle systemen dezelfde basismogelijkheden; maar heeft het geselecteerde systeem uw gedocumenteerde bedrijfsproces ondersteund of heeft u geprobeerd uw processen aan te passen aan het systeem? Er zal een succesvolle, resultaatproducerende EAM worden geïmplementeerd die past bij de bedrijfsprocessen van de fabriek. Beoordeel de bedrijfsprocessen en zorg ervoor dat ze worden gevolgd zoals gedocumenteerd. Bekijk de EAM-implementatie om ervoor te zorgen dat deze de gedocumenteerde processen ondersteunt.

4) Lees de EAM-gebruikershandleiding die is ontwikkeld tijdens de systeemimplementatie. Deze handleiding moet procedures bevatten die door verschillende rollen moeten worden gebruikt bij het gebruik van het EAM-systeem. Volgen de systeemgebruikers de vastgestelde procedures? Verzamelen en registreren de procedures informatie die kan worden gebruikt voor besluitvorming? Moeten de procedures worden herzien om ervoor te zorgen dat er zinvolle gegevens worden verzameld? Deze handleiding had ook als basis moeten dienen voor het trainen van gebruikers.

5) Bekijk trainingsgegevens om te bepalen of er trainingssessies zijn gegeven voor elk rolniveau en of alle systeemgebruikers deze training hebben bijgewoond. Bekijk het trainingsmateriaal om te bepalen of de gebruikershandleiding van het systeem is gebruikt om het trainingsmateriaal te ontwikkelen. Praat met systeemgebruikers om te bepalen of bijscholing nodig is. Plan indien nodig een opfristraining voor alle systeemgebruikers.

6) Bekijk de tools die tijdens de systeemimplementatie zijn gebruikt om gegevens te verzamelen die in de EAM moeten worden geüpload. Deze kunnen de vorm hebben van handmatige spreadsheets, elektronische databases of een combinatie van beide. In sommige gevallen zijn deze gegevens mogelijk verstrekt door de leverancier/verkoper. Neem het volgende op in uw gegevensbeoordeling:naamplaatgegevens voor activa (apparatuur), materiaalinventarisgegevens, preventieve en voorspellende onderhoudsprocedures, werknemers- (werknemers)gegevens, enz. Bekijk het gevolgde proces bij het uploaden van deze gegevens naar het EAM-systeem. Was dit proces volledig en grondig?

7) Bekijk de systeemcodes die in het EAM-systeem zijn ontwikkeld ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Zijn ze correct ingevoerd? Ondersteunen ze het besluitvormingsproces? Gebruiken de systeemgebruikers ze correct? Moeten deze codes worden gewijzigd om gegevens te verstrekken die nodig zijn voor de besluitvorming?

8) Bekijk elke systeemmodule om de standaardvelden te bepalen die beschikbaar zijn voor het opnemen van gegevens. Bepaal of deze standaardvelden, indien correct ingevuld, de gevraagde informatie zullen opleveren. Bepaal of de mogelijkheid bestaat om extra velden in de verschillende modules aan te maken. Bepaal of er extra velden zijn gemaakt tijdens de systeemimplementatie en of deze zijn gedocumenteerd in de gebruikershandleiding van het systeem.

9) Bekijk elke module in het EAM-systeem om de volledigheid en toepasbaarheid van de gegevens te begrijpen. De verschillende modules moeten het volgende omvatten:activa (apparatuur), inventaris, takenlijst (PM/PdM-procedures), werkorders, activageschiedenis, enz. Bepaal of de gebruikershandleiding van het systeem beschrijft welke gegevens voor elke module nodig waren en hoe deze moeten worden ingevoerd naar behoren. Bepaal of er training is gegeven om ervoor te zorgen dat elke gebruiker deze vereisten en hun belang begreep.

10) Bepaal welke standaardrapporten beschikbaar zijn vanuit het EAM-systeem. Gebruik de tijdens de implementatie ontwikkelde gebruikershandleiding van het systeem om te bepalen of de gegevensvelden in deze standaardrapporten zijn behandeld in de verschillende procedures voor het verzamelen en invoeren van gegevens. Vergelijk de velden van deze standaardrapporten met de informatie die het management nodig heeft om te bepalen of de juiste gegevens worden verzameld, in het systeem worden ingevoerd en door de rapporten worden opgehaald.

11) Roep indien nodig de hulp in van een vertegenwoordiger van informatietechnologie (IT) om aangepaste rapporten te maken om te proberen de gevraagde gegevens op te halen uit de EAM-systeemdatabase. Gebruik de vereisten van het management om deze rapporten te ontwikkelen. Bepaal aan de hand van deze rapporten of de gegevens in het juiste formaat worden ingevoerd en of ze in het juiste recordveld worden ingevoerd. Deze rapporten moeten aangeven of er gegevens beschikbaar zijn om het zakelijke besluitvormingsproces te ondersteunen. Als de gegevens kunnen worden opgevraagd, moet worden besloten om het rapportformaat te behouden en beschikbaar te stellen voor gebruik door anderen of om het te behouden als een speciaal rapport dat indien nodig kan worden gebruikt. Als gegevens niet kunnen worden opgehaald, is dit een indicatie dat meer onderzoek of mogelijke systeemaanpassing nodig kan zijn.

Deze lijst met activiteiten is een startpunt om meer uit uw EAM-systeem te halen. Mogelijk zijn niet alle activiteiten van toepassing op uw systeem. Het systeem dat in gebruik is en de vastgestelde bedrijfsprocessen zullen bepalen welke activiteiten moeten worden ondernomen en in welke volgorde ze moeten worden uitgevoerd. Voor alle noodzakelijke werkzaamheden is het van belang deze volledig in te vullen en de resultaten goed te documenteren. Blijf vragen stellen totdat u antwoorden krijgt of de situatie is gecorrigeerd. Het belangrijkste is dat u de resultaten documenteert en alle gebruikers opnieuw communiceert en traint. Maak het belangrijk!

We kunnen uit deze activiteitenlijst ook afleiden dat een EAM-systeem een ​​softwarepakket (tool) is dat de discipline vereist en in zekere zin vereist van elk bedrijfssoftwarepakket. Deze tool zal niet effectief zijn tenzij mensen de juiste training krijgen, het systeem gebruiken volgens gedefinieerde processen en feedback geven voor continue verbetering. Een EAM-systeem is net als elk ander softwarepakket - het succes hangt af van hoe het wordt geïmplementeerd en, belangrijker nog, hoe het wordt gebruikt.

Over de auteur:
Mike Willard, CMRP, is een senior consultant voor Life Cycle Engineering (LCE) met meer dan 30 jaar ervaring in onderhoud en betrouwbaarheid. Gedurende zijn carrière heeft Mike met industriële, facilitaire en overheidsorganisaties gewerkt om betrouwbaarheidsprocessen te implementeren binnen verschillende werkstromen, waaronder werkcontrole, planning en planning, betrouwbaarheidsengineering, materiaalbeheer, zorg voor operators en EAM-systemen. Je kunt Mike bereiken via [email protected]. Ga voor meer informatie over LCE naar www.LCE.com.