Zijn geautomatiseerde gegevensverzamelingssystemen kosteneffectief? Hoe u uw investering kunt rechtvaardigen?

Geautomatiseerde systemen voor gegevensverzameling zijn vaak een aanzienlijke investering, vooral voor ondernemingen die eerst bedrijfsbrede initiatieven implementeren waarbij duizenden activa betrokken zijn. Voorvechters van geautomatiseerde gegevensverzameling binnen organisaties willen vaak hun ROI bewijzen om zowel de inspanning als de kosten te rechtvaardigen. Gelukkig is het rechtvaardigen van investeringen in geautomatiseerde gegevensverzameling haalbaar, en vaak binnen redelijke termijnen.
Tempo houden met innovatie heeft voordelen
Early adopters in verschillende sectoren moeten de waarde bewijzen van het omarmen van technologische vooruitgang. Het is in dit vroege stadium dat de meeste investeringen in technologie het duurst zijn, waarbij de prijzen doorgaans dalen naarmate de efficiëntie toeneemt en de ontwikkelingen evolueren van nieuw en innovatief naar standaard en verwacht.
Automated data capture (ADC) is bewezen kosteneffectief en zelfs winstgevend in een groot aantal industrieën. Terwijl sommige industrieën net beginnen met het aannemen van regelgevende normen die bedrijven verplichten om efficiënte methoden voor het volgen van activa en gegevensverzameling te gebruiken, ontdekken andere eerst de waarde van geautomatiseerde gegevensverzameling bij het verbeteren van bedrijfsprocessen.
Het feit dat ADC geen nieuw fenomeen is innovatie, maar ook nog niet helemaal verzadigd is in alle sectoren, creëert een unieke kans voor bedrijven in veel verticale markten. Met andere woorden, u profiteert van lagere kosten in combinatie met het vertrouwen van een bewezen technologie. Zoek naar succesverhalen van bedrijven, niet alleen in uw branche, maar ook in andere branches met vergelijkbare bedrijfsprocessen en systemen die profiteren van automatisering in verschillende vormen.
Bedrijfsleiders overtuigen om automatische gegevensverzameling in te voeren is de eerste stap, maar u zult die naar verwachting de investering rechtvaardigen die u na de implementatie heeft bepleit. Gelukkig is het rechtvaardigen van ADC-investeringen relatief eenvoudig als je naar de juiste gegevens kijkt.
Identificeer gemakkelijk kwantificeerbare statistieken
Het rechtvaardigen van investeringen in automatische gegevensverzameling moet zowel directe besparingen als ROI omvatten, en de meer specifieke, maar soms moeilijker te meten zachte voordelen, of tastbare versus immateriële voordelen.
Concrete, kwantificeerbare voordelen zijn het gemakkelijkst te meten en zijn dus de gemakkelijkste weg naar rechtvaardiging. Deze gemakkelijk kwantificeerbare statistieken omvatten:

• Arbeidskosten – ADC vermindert de vraag naar personeel, waardoor bedrijven besparingen kunnen realiseren op de kosten van overwerk, belastingen en andere voordelen.
• Bedrijfskosten – Door de arbeidsvraag te verminderen en processen te optimaliseren, kunnen bedrijven meer bereiken met minder, zowel in termen van tijd (grotere output van dezelfde of minder middelen verhoogt de winst) als ruimte (voorraadopslag, gedeelde activa, enz.).
• Beleggingen in vaste activa – Een van de grootste gebieden voor potentiële winst ligt op het gebied van investeringen in vaste activa. ADC maakt het mogelijk om dure apparatuur, machines en andere activa beter te bewaken en te onderhouden, wat op zijn beurt de bruikbare levensduur van veel activa verlengt. Zo kunnen bedrijven meer uit investeringen halen en de tijd tussen reparatie en vervanging verlengen.

Aangezien deze kosten door de meeste organisaties doorgaans al in een of andere vorm worden gemeten, is het bepalen van de ROI van een nieuw geïmplementeerd ADC-initiatief net zo eenvoudig als het vergelijken van voor-en-na-cijfers, op voorwaarde dat er geen andere variabelen aanwezig zijn die de gegevens kunnen vertekenen.
Bepaal basislijnen
Als u een ADC-initiatief implementeert, moet u aan het begin van het project kwantificeerbare, meetbare statistieken identificeren die zijn gericht op gebieden waarop u hopen winst te maken. Automatische gegevensverzameling kan bijvoorbeeld de documentatietijd versnellen en fouten verminderen. Beide doelstellingen kunnen worden gekwantificeerd.
Bepaal hoeveel tijd het kost om gegevensverzamelingstaken uit te voeren zonder ADC-systemen – voor een bepaalde taak of gedurende een bepaalde tijdsduur. Bereken op dezelfde manier fouten die zijn geïdentificeerd en/of gecorrigeerd tijdens een vooraf bepaald tijdsbestek of op een bepaalde gegevensverzamelingstaak voordat ADC wordt geïntroduceerd. Voor en na vergelijkingen zijn eenvoudig als u de tijd neemt om een ​​baseline vast te stellen vóór de implementatie.
Negeer andere meetbare voordelen niet
Veel van de voordelen van geautomatiseerde gegevensverzameling zijn zacht, of niet zo gemakkelijk kwantificeerbaar of gemakkelijk te herleiden tot ADC als de oorzaak. Alleen zijn deze voordelen soms onvoldoende om datageoriënteerde, bottom line-gerichte leiders ervan te overtuigen dat de investering gerechtvaardigd is. Maar het aanboren van de enorme gegevensbronnen van vandaag om meetbare vooruitgang op deze gebieden te bieden, is bijzonder krachtig in combinatie met andere gegevens die duidelijke kostenbesparingen illustreren op andere gebieden, zoals arbeidskosten, overheadkosten en kosten van vaste activa. Negeer zachte voordelen niet, zoals:

• Verhoogde omzet – De verkoop kan toenemen als gevolg van een betere toegankelijkheid van gegevens voor verkooppersoneel, zoals buitendienstmedewerkers, op factoren zoals huidige voorraadniveaus en gedetailleerde productinformatie.
• Tevredenheid van medewerkers – Werknemers die gewapend zijn met de tools om hun werk effectief te doen, zijn over het algemeen gelukkiger en daardoor werken ze harder, behalen ze betere resultaten en zijn ze loyaal aan hun werkgevers.
• Efficiëntie – Efficiëntiewinst op één gebied heeft meestal een domino-effect dat door de hele organisatie wordt gerealiseerd (net als het rimpeleffect in de toeleveringsketen). ADC resulteert dus vaak in verbeterde efficiëntie in afdelingen die direct door ADC en anderen worden beïnvloed.
• Klantervaring en tevredenheid – Tevreden medewerkers hebben betere, positievere interacties met klanten. ADC kan bijdragen aan een betere dienstverlening, snellere verzending en productlevering, nauwkeurige productinformatie en communicatie, en minder voorraad- en verzendfouten, een groep effecten die samen een substantiële impact hebben op de klanttevredenheid.

Een uitgebreide analyse en beoordeling die zowel tastbare als immateriële voordelen omvat, is de meest effectieve manier om de ROI van ADC-investeringen te bewijzen, zelfs voor de meest kritische leidinggevenden. Wanneer u de gerealiseerde winst in praktisch elk facet van de organisatie aantoont, valt de waarde van een ADC-systeem niet te ontkennen.