Snel Vrachtfacturen Verifiëren en Betalen: Een Complete Gids

Er is goede reden dat vrachtbetaling beschouwd wordt als de bruine golvende doos van de supply chain industrie. Het is een saai onderwerp in een wereld vol regulatorische complexiteiten, capaciteitsbeperkingen, geopolitieke uitdagingen, toenemende vraag, wereldwijde pandemie en veranderend consumentengedrag. Gegeven deze marktkrachten, registreert vrachtbetaling typisch niet onder de top 10 zorgen die afzenders tegenkomen.

Dat is niet te zeggen dat vrachtbetaling geen nauwe aandacht verdient. Carrier facturen zijn berucht voor hun onnauwkeurigheid, wat dreigt om carrier prestaties en capaciteitsbeschikbaarheid te verstoren als niet goed beheerd.

Maar hoe onnauwkeurig zijn carrier facturen nu precies? Industrie analisten zetten het getal op elk tussen 15% en 66%, met een derde-partij vracht auditor die rapporteert dat één op de vier van de facturen die het beoordeelt, geweigerd worden door fouten. Hoe zorgt u ervoor dat vrachtfacturen correct zijn, en carriers snel betaald, om de supply chain ononderbroken te houden?

Waarom Vrachtfacturen Geweigerd Worden

Weigeringen zijn historisch gebruikt om carrier gedrag te sturen. Het is volledig passend om carriers verantwoordelijk te houden voor kwalificatiestandaarden. Als een leveringsbewijs niet verstrekt wordt, zou de factuur geweigerd moeten worden. Maar de carrier houden aan een factuur validatiestandaard die de levering van additionele informatie omvat, zelfs wanneer dergelijke informatie niet consistent aan het verstrekt wordt, kan gezien worden als een subrogatie van het afzender boekhoudproces.

Geen van dit suggereert dat validatiestandaards gelost zouden moeten worden. Er is een verschil tussen een factuurfout die gedeeltelijke betaling toestaat (zoals een onjuiste korting) en een absolute weigering die resulteert in geen betaling aan de carrier. Issues die een factuur absolute weigering veroorzaken — gebrek aan ondersteunende documentatie, bijvoorbeeld — zijn zeldzaam, en rekenen voor tussen 1% en 2% van alle weigeringen. Meeste facturen gepresenteerd aan een vrachtbetalingsprovider doorstaan de eerste test: Is dit de factuur van de klant om te betalen, en is dit een goedgekeurde carrier? Additionele validaties, gebonden aan afzender-specifieke business rules, zijn waar de bulk van weigeringen optreedt, en vereisen de meeste inspanning om op te lossen. Daarom is de nauwkeurigheid van de carrier factuur zwaar afhankelijk van de informatie die de afzender verstrekt. Als de carrier een bill of lading van de afzender heeft, zal de factuur alleen zo nauwkeurig zijn als de informatie erop.

Factuur Weigeringsdrempel

In het algemeen, zouden factuurweigeringen niet hoger moeten zijn dan 4% van alle ontvangen facturen, met 2% als best practice. Als uw organisatie weigeringspercentage hoger is dan 4%, is het waarschijnlijk dat het issue aan de hand niet zoveel de carrier facturatiepraktijk is als de regels die op de vrachtaudit provider gelegd worden om het proces te managen. Om facturen correct en snel te betalen, moet de juiste informatie naar de carrier gestuurd worden. Ook moeten afzenders overwegen of een business rule de last van dataverzameling, boekhouding, en zelfs eindklant servicevereisten naar de carrier heeft verschoven, die vaak slecht toegerust is om deze issues op te lossen. Daarnaast kunnen andere krachten zoals een nieuw contract, heronderhandelde tarieven of een nieuwe carrier relatie informatie- en communicatielacunes triggeren die leiden tot factuurweigeringen.

De meest frequente oorzaak voor factuurweiering is onjuiste of additionele accessorische kosten die op de factuur toegepast worden. Aan de carrier kant, zou het spotchecks moeten doen en kernsystemen wijzigen wanneer het feedback ontvangt dat een factuuraudit heeft geleid tot een geweigerde factuur om toekomstige incidenten en vertragende betalingen te voorkomen.

Uiteindelijk stelt de afzender de regels en de carriers weten het. Weigeringen voegen spanning toe aan deze dynamiek, en kantelen uiteindelijke de schaal ten gunste van de ene partij ten koste van de ander. Om factuurweigeringspercentages te reduceren, vereist vrachtbetaling solide processen, uitgebreide datavergaring, rigorouse audit en totale naleving met de business rules ingesteld door de afzender klant.

Stappen om Factuurweiering te Reduceren

Er zijn een verscheidenheid aan stappen die afzenders kunnen nemen om factuurweigeringspercentages te verlagen en supply chain verstoringen te vermijden. Eerst, verifieer de informatie op de bill of lading inclusief klasse. Het is gebruikelijk voor carriers om meerdere dezelfde-type leveringen te hanteren, en een default in het systeem kan leiden tot een fout in classificatie. Ook, zorg ervoor dat elke keer dat tarieven veranderen (vanwege een nieuwe lane, locatie of contract, etc.), valideer dat de carrier de juiste tariefbasis en effectieve datum van de verandering heeft. Derdens, audit vrachtbetalingen — hetzij intern of via een derde-partij auditor — om ervoor te zorgen dat u accessorische kosten monitort. Sommige kosten die op carrier facturen verschijnen, gelden niet eens voor de goederen die getransporteerd worden.

Laast maar zeker niet minst, omarm de digitale toekomst. Data drijft alles, en een transportation management system (TMS) stelt verzendautomatisering in staat terwijl het templates met benodigde velden biedt voor het vestigen van een bill of lading. Er zijn ook nieuwe avenues om te verkennen, zoals verzendzichtbaarheid, die end-to-end bevestiging van de beweging bieden met de bijbehorende documenten. De informatie en de documentatie worden gecombineerd in een geünificeerde visie van de beweging, en daarmee de factuur.

Naast, of in plaats van, deze nieuwe tools, is de beste bescherming tegen supply chain verstoring om de tijd en middelen toe te wijzen aan het proactief oplossen van weigeringen. Kijk naar wat geweigerd wordt en waarom. Bepaal of de juiste informatie overgedragen wordt aan de carrier, en help het het belang van die informatie begrijpen. Zorg ervoor dat uw werknemers, leveranciers en andere stakeholders uw protocollen volgen bij het gebruik van uw carriernetwerk.

Vrachtbetalingshoofdpijn Vermijden

Met vraag op zijn hoogste in jaren, passen afzenders zich aan aan minder beschikbare capaciteit bij exponentieel hogere tarieven. Een callback naar het worden van de "shipper of choice" wint vernieuwde belang, wat een licht schijnt op de waarde die de afzender en zijn derde-partij aanbieder brengen naar het carrier back-office proces. Carriers waarderen collaboratieve inspanningen die beide partijen in rekening brengen in procesontwerp, data vereisten en uitzonderingsresolutie. Het niet erkennen van deze shift kan schadelijk zijn.

Factuurweigeringen zijn een noodzakelijk onderdeel van het vrachtauditproces, maar hoeven geen overweldigende hoofdpijn te zijn. Slimme regels, duidelijke richtlijnen en geplande focus op snelle resolutie van weigeringen houdt de financiële en fysieke supply chain ononderbroken.

Roberta Tamburrino is president of freight audit and payment, en Chet Richardson is president of LTL, bij AFS Logistics.