Strategisch Commercieel Management om COVID-19 Supply Chain Uitdagingen te Mitigeren

Naarmate de economische uitval van COVID-19 producenten en hun leveranciers over de hele wereld blijft beïnvloeden, staan veel bedrijven voor significante financiële tegenwind.

Bedrijven die dergelijke moeilijkheden ervaren, zullen vaak op zoek gaan naar manieren om extra waarde te halen uit, of kosten af te dwingen naar, hun supply chain, met name waar er een onevenwicht in onderhandelingsmacht is dat de klant begunstigt.

Dergelijke inspanningen vallen doorgaans in twee categorieën: commerciële concessies en aansprakelijkheidsclaims. Dit artikel onderzoekt beide categorieën, en biedt een algemeen overzicht van enkele cruciale overwegingen die leveranciers in gedachten moeten houden wanneer ze dergelijke eisen van hun klanten ontvangen.

Commerciële Concessies

De eerste categorie bestaat uit verzoeken — of, in sommige gevallen, eisen — voor commerciële concessies. Hoewel de commerciële termen van elke leverancierscontract onderhandelbaar zijn, is dit artikel gericht op verzoeken om een bestaande regeling tussen de partijen te wijzigen, niet op discussies die plaatsvinden voor nieuwe contracten of nieuw business.

Zulke verzoeken kunnen veel vormen aannemen. Bijvoorbeeld, klanten kunnen prijsverlagingen, verlengde betalingstermijnen, of vrijstelling van minimumaankoopverplichtingen vragen. Hoewel deze verzoeken veel vormen kunnen aannemen, is de gemeenschappelijke kenmerk dat ze allemaal delen dat ze de status quo wijzigen op een manier die de klant ten goede komt ten koste van de leverancier, of door betalingen aan de leverancier te verlagen, of kosten of risico's naar de leverancier te verschuiven.

Bij ontvangst van een verzoek voor een commerciële concessie, moeten leveranciers eerst naar hun contracten kijken om ervoor te zorgen dat ze de respectieve rechten en verplichtingen van de partijen volledig begrijpen. Hoewel de meeste contracten geen unilaterale wijzigingen van commerciële termen toestaan, zijn bepalingen die dergelijke wijzigingen in sommige omstandigheden toestaan niet ongekend, met name in gevallen waar het contract vertrouwt op de standaardvoorwaarden van de klant.

Als de toepasselijke contracten de klant het recht geven om de gevraagde wijziging in de relatie op een unilaterale basis te maken, kunnen de opties van de leverancier beperkt zijn. Echter, het feit dat een klant naar specifieke bepalingen van het contract wijst ter ondersteuning van zijn verzoek, betekent niet dat de leverancier de klant bij zijn woord moet nemen. De leverancier zou nog steeds zorgvuldig het contract moeten herzien, en bevestigen of de betrokken bepalingen duidelijk de rechten ondersteunen die de klant claimt, of of de leverancier gronden heeft om de claim te betwisten.

Zelfs als het betrokken contract de klant geen duidelijk recht geeft op de gevraagde concessie, betekent dit niet noodzakelijkerwijs het einde van de discussie. Andere overwegingen en vormen van leverage zullen vaak in spel komen aangezien leveranciers het “grote plaatje” van de klantrelatie moeten overwegen. Zelfs als een leverancier de slag wint en het verzoek van de klant voor concessies met succes weerstaat, kan de leverancier de proverbiale oorlog verliezen als het succes ertoe leidt dat het business op de lange termijn verliest.

Bijvoorbeeld, in situaties waar de klant de capaciteit heeft om het business gemakkelijk te resourcen — of omdat het bedrijf doet op een serie kortetermijnovereenkomsten of omdat de contract de klant het recht geeft op vroege beëindiging — kan de klant een leverancier die niet bereid is om herziene commerciële termen te accepteren die zijn concurrenten wel bereid zijn te bieden, gemakkelijk vervangen. Leveranciers van fungibele “commodity” producten kunnen met name kwetsbaar zijn voor dergelijke resourcing.

Zo'n direct verlies van business kan minder een zorg zijn voor leveranciers wiens producten moeilijker te resourcen zijn op de korte termijn, ofwel door contracttermijnen of door andere barrières voor resourcing, zoals intellectuele eigendomsrechten of lange lead times/hoge resourcingkosten. Echter, zelfs leveranciers wiens producten moeilijk te resourcen zijn, kunnen business verliezen op de middellange tot lange termijn als ze in ongenade vallen bij een klant, en uitkomen op nieuw business of een toekomstige contractvernieuwing.

Naast het risico op verlies van toekomstig business als ze weigeren in te stemmen met klanteisen, moeten leveranciers overwegen welke andere kwesties in de relatie kunnen bestaan en of de leverancier deze tot zijn voordeel kan keren. Bijvoorbeeld, als de leverancier potentiële claims van zijn klant tegenkomt (zie discussie hieronder), kan het in staat zijn om akkoord over commerciële concessies te ruilen voor een kwijtschelding van dergelijke claims. Alternatief, als de leverancier op nieuw business met de klant biedt, kan de leverancier akkoord over commerciële concessies benutten als voordeel bij het winnen van nieuw business, zoals een recht van laatste weigering. In elk geval, is een best practice om ervoor te zorgen dat een dergelijke akkoord tot een geschrift wordt gereduceerd — niet vertrouwen op de goedwilligheid van de klant, of een ongeschreven begrip of akkoord. Deze minder tastbare waarborgen zijn vaak niet juridisch afdwingbaar, en missen duurzaamheid naarmate herinneringen vervagen en werknemers het bedrijf verlaten.

Klantclaims

Los van verzoeken voor commerciële overwegingen zijn situaties waarin een klant een affirmatieve juridische claim kan hebben voor herstel gebaseerd op deficiënte (of vermeend deficiënte) prestatie door de leverancier. Zulke claims kunnen een verscheidenheid van vormen aannemen. Echter, enkele van de meest voorkomende kwesties omvatten vaak garantieclaims voor defecte producten, vertragingen in levering, of tekortkomingen in jaarlijkse productiviteitsbesparingen. In betere tijden hebben klanten zulke kwesties misschien genegeerd, of op de achterbranders gezet, voor de gezondheid van de relatie. Echter, in magere tijden kunnen sommige klanten naar zulke claims kijken als een middel om extra dollars uit hun leveranciers te halen en hun eigen bottom line te verbeteren. Zulke kwesties kunnen een bijzondere zorg zijn waar ze gedreven worden door inkoopmanagers of executives bij de klant die interne druk ervaren om hun persoonlijke metrics voor het kwartaal of jaar te versterken.

Inspanningen door een klant om dergelijke historische claims na te jagen kunnen additionele kwesties omvatten die niet aanwezig kunnen zijn bij het hanteren van andere claims die op een meer tijdige basis geopperd worden. Bijvoorbeeld, leveranciers kunnen gehinderd worden in hun mogelijkheid om zich te verdedigen tegen zulke claims door verhoogde moeilijkheid in het verzamelen van de benodigde informatie. Gegeven het verloop van tijd, vervagen herinneringen, werknemers gaan weg, en documenten zijn misschien niet meer beschikbaar. Terwijl deze dezelfde kwesties ook de informatie die beschikbaar is voor de klant om zijn claim te ondersteunen kunnen beïnvloeden, kunnen ze met name acuut zijn voor een leverancier die probeert vast te stellen waarom ze niet juridisch aansprakelijk zijn voor een product dat misschien gebroken is, of op andere wijze gefaald heeft tijdens gebruik.

Echter, niet alle kwesties die in verband met een oude claim rijzen, presenteren een nadeel voor de leverancier. De wet biedt leveranciers vaak additionele juridische verdedigingen, erkennend de moeilijkheden die kunnen bestaan bij het verdedigen tegen zulke claims. Bijvoorbeeld, in het geval van contracten betreffende de verkoop van goederen, vereist Sectie 2-607 van de Uniform Commercial Code (die in alle 50 staten is ingevoerd) kopers om kennisgeving van claims voor schending “binnen een redelijke tijd” na ontdekking van de schending te geven, of anders alle rechtsmiddelen waartoe het anders gerechtigd zou zijn te verliesen. Terwijl wat een “redelijke tijd” om kennisgeving te geven onderwerp is aan geschil, als een klant onvoldoende kennisgeving van de schending gaf toen een kwestie zich voor het eerst voordoede, kunnen leveranciers kunnen argumenteren dat de klant nu zijn claim niet meer kan nastreven.

Naast eventuele kennisgevingsvereisten, stellen de meeste jurisdicties een verjaardagstermijn die vereist dat claims binnen een bepaalde periode worden ingesteld, ongeacht of kennisgeving gedaan was toen het probleem zich voor het eerst voordoede. De hoeveelheid tijd die toegestaan is onder de toepasselijke verjaardagstermijn varieert wijd afhankelijk van de jurisdictie en type claim. Echter, in het geval van contracten voor de verkoop van goederen geregeld door de Uniform Commercial Code, zal de verjaardagstermijn typisch vier jaar zijn.

Naast juridische verdedigingen, kunnen er additionele, minder tastbare kwesties zijn die de leverancier ten goede komen. Hoewel geen absolute regel, kunnen historische claims vaak van onzekere meriete zijn. Simpel gezegd, worden de meeste claims waarin leveranciersaansprakelijkheid duidelijk is, in de loop van zaken opgelost, en zitten niet jaren op de proverbiale plank voordat ze geopperd worden. Naast de merieten, moeten leveranciers de motieven van de klant overwegen. Als de primaire motivatie van een klant voor het assertion van een claim lijkt te berusten op een poging om financiële prestaties te verbeteren, kan de leverancier in staat zijn de claim met een steilere korting op te lossen als het bereid is de claim snel op te lossen.

Alle geschillen moeten adresserd worden in het licht van de specifieke contracten en omstandigheden betrokken. Echter, de kwesties gepresenteerd in dit artikel vertegenwoordigen cruciale overwegingen die leveranciers en klanten moeten overwegen, wanneer ze proberen de impact van COVID-19 op hun commerciële relaties te managen.

Nicholas Ellis is een advocaat bij Foley & Lardner LLP.