Enterprise Data Management onder de knie krijgen in 7 bewezen stappen

Met de toenemende eisen van klantgerichte merkpresentie en digitaal uitgezonden productlanceringen, worstelen bedrijven vandaag de dag vaak met hinderpalen voortvloeiend uit slecht data-beheer. Veel bedrijven vandaag, vooral globale ondernemingen, hebben veel afzonderlijke applicaties en systemen (zoals ERP, CRM en SCM) waar data snel gefragmenteerd, gedupliceerd en verouderd kan raken.

Als niet zorgvuldig beheerd, kan de gefragmenteerde data leiden tot divisie-onalignment en suboptimale besluitvorming. In zo'n scenario vinden bedrijven het steeds moeilijker om nauwkeurige antwoorden te geven op de meest basale vragen over prestatiemetrieken of KPI's. Dit veroorzaakt significante obstakels in de bedrijfsgroei. Master Data Management (MDM) kan helpen deze behoefte aan te pakken door informatieconsolidatie en daarmee een "single source of truth" te bieden.

Hoe kan MDM helpen?

MDM ondersteunt een aantal use cases voor ondernemingen over producten, klanten, winkels/locaties, werknemers, leveranciers, digitale assets en meer. Het centraliseert en beheert kritieke data-assets zoals productdata, assetdata, klantdata, locatiedata, etc. en verbetert hun consistentie en kwaliteit. MDM geeft mogelijkheden voor data governance, datamodellering, data stewardship, hiërarchiebeheer, kwaliteit/semantiek, workflow en meer. Het is ook instrumentaal in het effectief analyseren van data, het beveiligen van stakeholder-informatie en het stroomlijnen van de infrastructuur voor resultaten. MDM-initiatieven leiden tot de eliminatie van data silos, verbeterde data kwaliteit, makkelijke data edits, betere data compliance, kosten- en tijdsbesparing, en geïnformeerde besluitvorming.

Echter, een MDM-project uitvoeren is geen plug-and-play spel. Het vereist vooruitzicht en precisie om MDM-strategie te integreren en respectieve oplossingen in het bestaande organisatorische kader te adopteren om bedrijfswaarde te realiseren en groei te versnellen.

Zakelijke leiders moeten zich begeven op de MDM-reis aangezien het alle interne en externe data-stromen van de organisatie bedient voor een langere periode. Het moet worden uitgevoerd met helderheid en precisie op alle stadia, inclusief strategieën bepalen, KPI's vaststellen, implementeren en schalen met minimale transitie-trillingen. Daarom is het raadzaam om een sterkere basis van data-afhandeling te hebben en een paar voorwaarden te checken om ervoor te zorgen dat uw MDM-project echt waarde levert.

Deze zeven stappen van grondwerk zijn een must voor MDM-succes.

1. Evaluatie en doelstelling vaststelling

Aangezien MDM-implementatie meer een programma is dan slechts een project, profiteert het van een strategie. Begin met het vaststellen van een heldere visie en doelen die u nastreeft met MDM en analyseer dan de benodigde technologie-stack.

Tips: Beantwoord vragen als:

• Wat moet er gedaan worden en in welke volgorde?
• Wat voor resources zijn vereist?
• Hoeveel budget is nodig om dingen op schema te houden?

2. Plannen met organisatiecultuur, technologie en budget in gedachten

Eenmaal de doelen en verwachte opbrengsten van MDM bepaald, is de volgende stap het finaliseren van een implementatieroadmap die rekening houdt met organisatiecultuur, huidig technologisch framework en kostenoptimalisatie. Dat omvat het definiëren van MDM business cases (bij voorkeur tool-agnostisch) en gefocust op potentiële voordelen.

Tips:

• Verzamel alle verdeelde data. Begin met het identificeren van databronnen en verzamel waardevolle informatie die kritiek is voor uw organisatie.
• Transformeer de data. Zoals elk data-gerelateerd initiatief, is MDM haalbaar wanneer de grootte van uw datasets continu toeneemt. U kunt records consolideren en silos elimineren met data moderniseringsinspanningen zoals migraties van mainframe naar cloud applicaties. Door incorrecte of gedupliceerde datasets tijdens de migratie te droppen, vermindert u de administratieve en verwerkingswerkbelasting voor uw MDM-initiatief op het nieuwe platform.
• Creëer een standaard metadata-laag. Dit vergemakkelijkt het delen van informatie over al uw beheer- en analytics-platforms. Het maakt uw data-verzameling en applicatieproces efficiënter.

3. Onboarding door het hele systeem

Het succes van alle MDM-initiatieven hangt zwaar af van continue collaboratie. Aangezien het MDM-platform zelf interacteert met mensen, teams en divisies, is interconnectiviteit een must. Het onboarding van de betrokkenen bij MDM, zoals business owners, master data stewards en software architects, kan het programma naar succes katapulteren.

Verschillende afdelingen moeten op dezelfde pagina staan zodat data niet op enig punt in de waardeskeding geskewd wordt. MDM biedt een centraal, geconsolideerd beeld tussen eenheden zoals logistiek en supply chain, sales en marketing, HR, finance, admin, etc., en stelt continue collaboratie tussen deze teams in staat. Dat gezegd hebbend, is gemakkelijke toegang tot data en training op MDM-richtlijnen van vitaal belang om productiviteit te verhogen en iedereen geïnformeerd te houden.

4. Technologie-architectuur selecteren

Een compilatie van business cases moet gebruikt worden om kritieke capabilities te bepalen die geleverd moeten worden door elk voorgesteld tool. Bovendien zijn er meerdere MDM-platforms en oplossingen beschikbaar op de markt met verschillende varianten en features. Er zijn Customer Data Integration (CDI) tools voor het beheren van klant master data en Product Information Management (PIM) tools voor het beheren van product master data. Met helderheid over doelen en opbrengsten, kunt u snel degenen identificeren die het beste passen bij uw vereisten. Het mengen van MDM-technologie met bestaande IT-architectuur en zakelijke ecosystemen kan technische hefboomwerking bieden die naadloze integratie ondersteunt.

Tips:

• Of kopen of bouwen tools om de masterlijsten te creëren door brondata te reinigen, transformeren en samen te voegen. De toolset moet het proces van het vinden en fixen van data kwaliteitsissues ondersteunen alsook verschillende data versies en hiërarchieën onderhouden.
• U kunt een enkele vendor's oplossingen gebruiken, maar het is raadzaam om de best-of-breed aanpak te nemen (aangezien verschillende data verschillende behandeling vereisen).

5. Data governance en kwaliteit aanpakken

Naarmate meer en meer data in en uit beweegt, wordt het sturen van de data-stroom verplicht. Dus het betaalt om basisregels en beleid te stellen om uw data-infrastructuur effectief te analyseren, beveiligen en stroomlijnen voor resultaten.

Ook, hoewel volwassen MDM-tools deze behoefte bevredigen, vereist duurzame data-mastering executive sponsoring en organisatorische toewijding aan verandering en navigeren door politiek. Data governance richtlijnen kunnen organisatorische beleidsregels, principes en kwaliteiten managen om toegang tot nauwkeurige en gecertificeerde master data te promoten. Essentieel is dit het proces waarbij een cross-functioneel team de diverse aspecten van het MDM-programma definieert. Een model compleet met geformaliseerde beleidsregels en procedures van data governance kan helpen de implementatietijd, data-exports, audits en schalen te verminderen door kansen op fouten te elimineren.

6. Implementatie

Eenmaal u schone, consistente master data en de vereiste toolsets heeft om het te managen, moet u ze aan uw applicaties blootleggen en processen bieden om ze te beheren en te onderhouden. Dit proces omvat de juiste superimpositie van zakelijke behoeften en technologie-beperkingen. U moet de features aanpassen aan uw bestaande architectuur, de oplossing naadloos integreren, en dan elk betrokken team trainen op het gebruik.

Veel organisationele data- en systeem-gerelateerde uitdagingen moeten aangepakt worden om een succesvolle MDM-implementatie te hebben. Zelfs post-implementatie, zult u moeten monitoren, testen en soepere communicatie van nieuwe applicaties met anderen zoals ERP en CRM waarborgen. Als resultaat zijn betrouwbaarheid en schaalbaarheid belangrijke overwegingen om in uw ontwerp op te nemen.

7. Klein beginnen – en groot groeien

Het is ook raadzaam om een modulaire aanpak te nemen en niet met de deur in huis te vallen in MDM. Er zijn veel vendors en oplossingsfeatures beschikbaar op de markt, en u moet u afstemmen op degene die het beste past bij uw vereisten. Daarom moet men altijd een gefaseerde aanpak nemen om ontwerpschaalbaarheid te waarborgen, voortgang te tracken en ROI te meten. Hoe sooner u de data die u heeft, stroomlijnt, beschermt en toepast, des sneller uw bedrijf zal groeien.

Tips:

• U kunt "quick wins" realiseren door MDM eerst toe te passen op kleinere, simpeler en stabielere datasets.
• Heb een langetermijnplan voor wat u graag zou willen zien over een jaar of zo vanaf de informatie die u nu heeft.

Shashin Shah is CEO van Pimcore Global Services, een open-source platform voor productinformatiebeheer (PIM/MDM), digital asset management (DAM), content management systeem (CMS) en e-commerce.