Praktische tips voor het handhaven van HR-compliance en personeelsbetrokkenheid

Zoals het spreekwoord zegt, uw medewerkers zijn uw meest waardevolle bezit. Als zodanig moet uw productiebedrijf hen goed ondersteunen in alle fasen van hun ambtstermijn bij uw organisatie. Dit houdt in dat u het relevante HR-nalevingsbeleid volgt, de Californische wet naleeft en de algehele betrokkenheid van uw personeel verbetert. Met zoveel facetten om te overwegen, hoe kunt u weten dat u alle richtlijnen volgt? In dit artikel vindt u enkele fundamentele en praktische tips voor het handhaven van HR-compliance en het vergroten van de betrokkenheid van het personeel.

Snelle links:

• Wat is HR-compliance in de staat Californië?
• Beleidsontwikkelingsvereisten
• Operationele processen
• Werkkrachtverbetering
• CMTC bedient exclusief Californische fabrikanten als onderdeel van het MEP National Network!

Wat is HR-compliance in de staat Californië?

Er zijn dit jaar verschillende beleids- en wetgevingsupdates geweest voor de HR-complianceregelgeving in Californië, waaronder rapportage over loongegevens, vereisten voor vrije tijd, minimumloonverhogingen, diversiteit in het bestuur en meer. Werkgevers met ten minste 26 werknemers moeten werknemers bijvoorbeeld ten minste $ 14 per uur betalen. Werkgevers met minder dan 25 werknemers moeten minimaal $ 13 per uur betalen.

Er zijn ook maatregelen genomen om betaald gezinsverlof of ziekteverlof uit te breiden - werkgevers met ten minste vijf werknemers moeten tot 12 werkweken onbetaald werkvrij verlof voorzien zodat werknemers een band kunnen opbouwen met een baby, medisch verlof kunnen opnemen of voor familieleden kunnen zorgen, waaronder een kind , ouder, grootouder, kleinkind, broer of zus, echtgeno(o)t(e) of binnenlandse partner. SB 1383 verbreedt de California Family Rights Act (CFRA), die dit verlof voorheen alleen toekende aan werknemers bij bedrijven met minimaal 50 werknemers.

Beleidsontwikkelingsvereisten

Er zijn meerdere, alomvattende beleidsregels die uw productieorganisatie zou moeten hebben opgesteld, inclusief die ter bescherming, zoals:

• At-Will:maak een beleidsverklaring voor uw at-will sollicitatiebrief en aanbiedingsbrief
• EEO:neem een ​​beleidsverklaring op in uw vacatures en op de bedrijfswebsite dat u een gelijke kansen-werkgever bent
• FEHA:ontwikkel en communiceer een beleidsmededeling aan uw werknemers over discriminatieklachten met betrekking tot de Fair Employment and Housing Act
• Pandemische paraatheid:een plan, handboek en richtlijnen voor pandemie ontwikkelen en verspreiden
• Blessure- en ziektepreventie (IIPP):volg de OSHA-richtlijnen en ontwikkel een plan voor letsel- en ziektepreventie

En beleid dat nultolerantie in uw productiebedrijf bevestigt, waaronder:

• Discriminatie: Maak een beleidsverklaring voor het standpunt van uw bedrijf over antidiscriminatie
• Intimidatie:geef een beleidsverklaring uit waarin staat dat uw bedrijf geen enkele vorm van intimidatie tolereert
• ADA:ontwikkel en communiceer een beleidsmededeling aan uw werknemers, de American with Disabilities Act (ADA) en stel redelijke aanpassingen vast
• Geweld op de werkplek: Een beleid ontwikkelen en verspreiden over geen geweld op de werkplek
• Wapens: Neem een ​​gedefinieerd beleid inzake geen wapens op
• Alcohol of illegale stof: Definieer en creëer beleidsrichtlijnen zonder tolerantie voor roken, alcohol of illegale stoffen

Operationele processen

HR-compliance speelt een cruciale rol bij het tot stand brengen van een eerlijke en billijke werkplek, van het aannemen van een kandidaat tot het beëindigen van het dienstverband. In de volgende secties worden enkele basisprincipes besproken om een ​​eerlijk proces van begin tot eind te waarborgen.

Aanwerving

• Ban the Box: Informatie over strafrechtelijke geschiedenis De wet van Californië verbiedt werkgevers om informatie over de geschiedenis van veroordelingen te verkrijgen tijdens het sollicitatieproces; informatie over de veroordelingsgeschiedenis kan pas worden opgevraagd nadat een voorwaardelijk werkaanbod is gedaan. Als een werkgever eenmaal een arbeidsvoorwaardelijk aanbod heeft gedaan, zijn er nog steeds specifieke regels en beperkingen met betrekking tot het soort informatie dat kan worden verkregen en wat u met de informatie kunt doen. Voordat u besluit een sollicitant niet in dienst te nemen vanwege zijn criminele achtergrond, moet u de sollicitant naast andere vereisten ook specifieke kennisgevingen en de mogelijkheid bieden om te reageren.
• Eerder salaris: De Californische wet verbiedt werkgevers om te vragen naar de salarisgeschiedenis van een sollicitant, inclusief informatie over vergoedingen en voordelen. Werkgevers kunnen ook niet vertrouwen op informatie over het salarisverleden als factor bij het bepalen of ze de sollicitant moeten aannemen of hoeveel ze de sollicitant moeten betalen.

Checklist voor succes:

Tip #1:Ontwikkel een checklist en definieer de taak

Tip #2:Plan je wervingsstrategie

Tip #3:Adverteer de positie

Tip #4:Maak een evaluatieformulier voor kandidaten

Tip #5:Schermhervattingen en herziene/conforme applicaties

Tip #6:Voer een telefoonscherm uit

Tip #7:Plan interviews op locatie

Tip #8:Genereer een schriftelijk aanbod/handtekening gevraagd

Tip #9:Voer pre-employment checks uit

Tip #10:Stel een onboardingplan op

De functiebeschrijving moet een aantal belangrijke rollen spelen, namelijk dat het de verantwoordelijkheden van een werknemer verduidelijkt, definieert wat er van een werknemer wordt verwacht, een cruciale eerste stap vormt in het wervings- of selectieproces, een duidelijk doel van de rol samenvat en een zinvolle taak omvat. verklaring als waardevol hulpmiddel bij het oriënteren van nieuwe medewerkers op hun rol op de afdeling.

Bij aanwerving moet het onboardingproces van uw productiebedrijf een essentieel onderdeel van het aannemen van werknemers definiëren en leiden tot meer retentie. Dit deel van het wervingsproces zet de toon voor de functie, het bedrijf, de verwachtingen, het beleid en de procedures van nieuwe medewerkers, stimuleert een tweerichtingscommunicatieproces, biedt een routekaart voor succes en versterkt dat alle nieuwe medewerkers het goed willen doen .

Zorg ervoor dat u een checklist met verwachtingen voor de nieuwe medewerker opstelt, tijd en middelen toestaat voor het papierwerk voorafgaand aan de aanwerving, en definieer een New-Hire Orientation-training op hun eerste dag. Om uw nieuwe medewerker in de schoot van uw productiebedrijf te brengen, moet u een formeel incheckproces invoeren aan het einde van hun eerste week en daarna na 30, 60 en 90 dagen.

Bovendien kan het maken van een werknemershandboek uw nieuwe medewerker helpen bij de overgang naar hun functie. Dit handboek vermindert mogelijke aansprakelijkheid, hoewel dit niet wettelijk verplicht is. In wezen schetst het beleid en klachtenprocedures voor iedereen, stelt grenzen en voorkomt misverstanden. Het vermindert dus de tijd die besteed wordt aan het beantwoorden van vragen over wat is toegestaan, zorgt voor consistentie in de manier waarop verzoeken en voordelen worden behandeld en biedt zelfs juridische bescherming als praktijken ooit voor de rechtbank worden aangevochten

Loonopdrachten

In 2019 werd meer dan $ 9,27 miljard verschuldigd aan Amerikaanse werknemers die minder dan $ 13 per uur verdienden (particuliere sector, niet-vakbonden) door werkgevers die arbitrage oplegden aan hun werknemers. Naar schatting hebben meer dan 4,6 miljoen werknemers het afgelopen jaar te maken gehad met loondiefstal. Privéadvocaten hebben $ 467 miljoen teruggevorderd aan rechtszaken voor loon- en uurregelingen.

Zorg ervoor dat u alle loon- en werkurenwetten naleeft, overwerkwetten begrijpt en toepast, het stelen van fooien elimineert, ervoor zorgt dat alle maaltijden en pauzes stevig verankerd zijn en in het algemeen de gezondheid en veiligheid van werknemers in uw productieorganisatie beschermt.

Corrigerende maatregelen nemen

Corrigerende maatregelen in uw productiebedrijf moeten deze algemene volgorde van handelingen volgen:

• Verbale waarschuwing/berisping
• Schriftelijke waarschuwing/berisping
• Reclassering
• Opschorting
• Vertrek met/zonder betaling
• Degradatie
• Scheiding

Zorg er bij het nemen van corrigerende maatregelen voor dat u al uw eenden op een rij hebt:

1. Heb een personeelsdisciplineformulier.
2. Voer een volledig en eerlijk onderzoek uit.
3. Krijg de feiten. Wees objectief. Wees duidelijk en specifiek.
4. Vul het formulier in terwijl de feiten nieuw zijn.
5. Verkrijg de schriftelijke bevestiging van de werknemer.
6. Laat de medewerker het gedrag uitleggen. Wees eerlijk.
7. Gebruik het disciplineringsproces als een positieve ervaring, indien mogelijk.

Beëindigingsrichtlijnen

Er zijn bepaalde staats- en federale wetten die bepalen onder welke omstandigheden een werkgever een werknemer mag laten gaan. Het is werkgevers bijvoorbeeld niet toegestaan ​​een werknemer te ontslaan om een ​​discriminerende reden, zoals ras, huidskleur, geslacht, leeftijd, nationaliteit of handicap van de werknemer. Werknemers mogen ook niet worden ontslagen als vergelding voor het doen gelden van hun wettelijke rechten. Als een werkgever een van deze wetten overtreedt, kan de ontslagen werknemer juridische stappen ondernemen.

Californië is een staat van vrije werkgelegenheid, net als de meeste andere staten in het land. Volgens de at-will werkgelegenheidsdoctrine is de relatie tussen werkgever en werknemer vrijwillig en kan deze door beide partijen op elk moment worden beëindigd. Er hoeft geen reden te zijn voor de beëindiging en er is geen opzegtermijn vereist. Dit geeft een werkgever echter niet het recht om een ​​werknemer in alle omstandigheden te ontslaan. Daarom moeten werkgevers zich bewust zijn van de uitzonderingen die bestaan ​​op de doctrine van tewerkstelling naar believen.

Aan de andere kant geeft een willekeurig dienstverband een werkgever niet de carte blanche om een ​​werknemer in elke situatie te ontslaan. Werknemers worden op grond van de staats- en federale wetgeving beschermd tegen ontslag om discriminerende redenen en tegen ontslag als vergelding voor het doen gelden van hun rechten. Werkgevers zijn ook verplicht zich te houden aan de voorwaarden van een arbeidsovereenkomst of vakbondsovereenkomst. Werkgevers die een van deze arbeidswetten overtreden, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het gederfde loon, secundaire arbeidsvoorwaarden en juridische kosten van de ontslagen werknemer.

Zorg ervoor dat u het volgende doet wanneer u een werknemer ontslaat:

• Maak het laatste salaris klaar, inclusief ongebruikt vakantiegeld.
• Documenteer de situatie. Leg het rustig en duidelijk uit aan de medewerker.
• Voer een exitgesprek uit om bedrijfseigendommen op te halen, tenzij de beëindiging dringend is.
• Gebouw, computer, toegang tot gereedschap deactiveren.
• Begeleid de werknemer om hun persoonlijke eigendommen op te halen, indien van toepassing.
• Dreig niet en neem geen wraak.
• Neem contact op met de autoriteiten bij het eerste teken van verzet of mogelijk geweld.

Uitbreiding van het personeelsbestand

Diversiteit, rechtvaardigheid en inclusie

Diversiteit is de aanwezigheid van verschillen binnen een bepaalde setting. Op de werkplek kan dat verschillen in ras, etniciteit, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid, leeftijd en sociaaleconomische klasse betekenen. Evenzo is rechtvaardigheid de handeling om ervoor te zorgen dat processen en programma's onpartijdig en eerlijk zijn en gelijke mogelijke resultaten bieden voor elk individu. Al met al is inclusie de praktijk om ervoor te zorgen dat mensen het gevoel hebben erbij te horen op de werkplek. Dit betekent dat elke medewerker zich op zijn gemak en gesteund voelt door de organisatie als het gaat om zijn authentieke zelf.

Onbewuste vooroordelen zijn de sociale stereotypen over bepaalde groepen mensen die individuen vormen buiten hun eigen bewuste bewustzijn. Iedereen heeft onbewuste overtuigingen, en deze vooroordelen komen voort uit iemands neiging om sociale werelden te organiseren door ze te categoriseren. Aan de andere kant wordt bewuste vooringenomenheid in zijn extreme vorm gekenmerkt door openlijk negatief gedrag dat kan worden uitgedrukt door fysieke en verbale intimidatie, of door subtielere middelen zoals uitsluiting.

Werknemersverwijzingen

Een doorverwijzingsprogramma voor werknemers is een wervingsstrategie waarbij werkgevers huidige werknemers aanmoedigen om, door middel van beloningen, gekwalificeerde kandidaten door te verwijzen naar banen in hun organisatie. Nieuwe medewerkers die zijn aangetrokken via een verwijzingsprogramma voor werknemers, zullen bijvoorbeeld eerder bij uw bedrijf blijven en 82% van de werknemers beoordeelde werknemersverwijzingen boven alle andere sourcingopties om de beste ROI op te leveren. Doorverwezen werknemers beginnen eerder met hun baan dan mensen die uit andere bronnen worden aangenomen; in feite na 29 dagen voor de eerste en na 55 dagen voor kandidaten van vacaturesites.

Doorverwijzingsprogramma's voor werknemers zijn formele programma's die werkgevers hebben ingesteld om werknemers aan te moedigen kandidaten voor banen bij het bedrijf door te verwijzen. Verwijzingsprogramma's komen zowel de werkgever als de huidige werknemers ten goede. In sommige gevallen kan een bonus worden verdiend als een doorverwezen kandidaat wordt aangenomen. Ze kunnen bijdragen aan meer personeelsbehoud en de waarde en het budget (minimaal tot maximaal) bepalen bij het implementeren van een programma.

Beloningen en erkenning voor topmedewerkers

Het belonen en erkennen van medewerkers leidt tot een grotere betrokkenheid van medewerkers, wat de retentie verhoogt en helpt bij het creëren van een positievere algehele werkplek. Het opnemen van een belonings- en erkenningsprogramma helpt de betrokkenheid van medewerkers te vergroten, wat leidt tot vele voordelen voor het bedrijf, waaronder:

• Verhoogt de motivatie
• Toon waardering
• Moedigt vriendschappelijke concurrentie aan
• Verbetert de productiviteit
• Verhoogt het behoud van werknemers
• Creëert een positieve werkplek

CMTC bedient exclusief Californische fabrikanten als onderdeel van het NIST MEP National Network!

Het National Institute of Standards and Technology (NIST) richtte in 1988 het Manufacturing Extension Partnership (MEP) op met de missie om de productiviteit en technologische prestaties van de Amerikaanse productie te verbeteren. Door samenwerkingen op federaal, staats- en lokaal niveau werken MEP Centers samen met fabrikanten om nieuwe producten en klanten te ontwikkelen, markten uit te breiden en te diversifiëren, nieuwe technologie toe te passen en de waarde binnen toeleveringsketens te vergroten.

Als onderdeel van het NIST MEP National Network, fungeert CMTC als een vertrouwde adviseur voor kleine en middelgrote fabrikanten (SMM's) om hun HR-problemen op te lossen en oplossingen te vinden die hun organisaties veilig en compliant houden.

Ons doel bij CMTC is ervoor te zorgen dat de productiebedrijven die we bedienen de meest recente nalevingsmaatregelen begrijpen en deze effectief handhaven om hun werknemers te beschermen en boetes voor niet-naleving te voorkomen. We begrijpen dat nalevingswetten voortdurend veranderen en mogelijk moeilijk bij te houden zijn, daarom staan ​​onze experts voor u klaar! Neem vandaag nog contact met ons op!