Essentiële HR-compliance & werknemersbetrokkenheidsstrategieën voor productieleiders

Zoals het gezegde gaat, uw werknemers zijn uw meest waardevolle activa. Als zodanig moet uw productiebedrijf ze op alle fasen van hun tenure met uw organisatie correct ondersteunen. Dit impliceert het volgen van relevante HR-compliance beleidsregels, het nakomen van Californië's wet, en het verbeteren van de algehele betrokkenheid van uw werkkracht. Met zoveel facetten om te overwegen, hoe kunt u weten of u alle richtlijnen volgt? Dit artikel geeft u enkele fundamentele en praktische tips voor het handhaven van HR-compliance en het boosten van werknemersbetrokkenheid.

Snelle links:

• Wat is HR-compliance in de staat Californië?
• Beleidsontwikkelingseisen
• Operationele processen
• Werknemersverbetering
• CMTC dient exclusief Californië's fabrikanten als onderdeel van het MEP National Network!

Wat is HR-compliance in de staat Californië?

Er zijn diverse beleids- en wetgevende updates voor HR-compliance regelgeving in Californië dit jaar geweest, waaronder loondatarapportering, eisen voor vrije tijd, minimumloonverhogingen, corporate board diversiteit, en meer. Bijvoorbeeld, werkgevers met minstens 26 werknemers moeten werknemers minstens $14 per uur betalen. Werkgevers met minder dan 25 werknemers moeten minstens $13 per uur betalen.

Maßnamen zijn genomen om betaald gezins- of medisch verlof uit te breiden - werkgevers met minstens vijf werknemers moeten tot 12 werkweken onbetaald beschermd verlof bieden voor werknemers om te binden met een baby, medisch verlof te nemen of voor familie te zorgen - inclusief een kind, ouder, grootouder, kleinkind, broer/zus, echtgenoot of geregistreerd partner. SB 1383 verbreeft de California Family Rights Act (CFRA), die eerder dit verlof alleen toekende aan werknemers bij bedrijven met minstens 50 werknemers.

Beleidsontwikkelingseisen

Er zijn meerdere, uitgebreide beleidsregels die uw productieorganisatie gevestigd moet hebben, inclusief beschermende, zoals:

• At-Will: Creëer een beleidsverklaring voor uw at-will tewerkstellingsapplicatie & aanbiedingsbrief
• EEO: Neem een beleidsverklaring op in uw vacatures en bedrijfswebsite dat u een Equal Opportunity Employer bent
• FEHA: Ontwikkel en communiceer een beleidsmededeling aan uw werknemers over discriminatieklachten met betrekking tot de Fair Employment and Housing Act
• Pandemie Voorbereidheid: Ontwikkel en distribueer een Pandemie Voorbereidheidsplan, handboek, en richtlijnen
• Letsel- en Ziektepreventie (IIPP): Volg OSHA-richtlijnen en ontwikkel een Let- & Ziektepreventieplan

En beleidsregels die nul-tolerantie in uw productiebedrijf bevestigen, inclusief:

• Discriminatie: Creëer een beleidsverklaring voor uw bedrijfsstandpunt over anti-discriminatie
• Intimidatie: Geef een beleidsverklaring af die detailleert dat uw bedrijf geen tolerantie heeft voor intimidatie van welke aard dan ook
• ADA: Ontwikkel en communiceer een beleidsmededeling aan uw werknemers over de Americans with Disabilities Act (ADA) en definieer redelijke accommodaties
• Werkplekgeweld: Ontwikkel en distribueer een beleid over geen geweld op de werkplek
• Wapens: Incorporeer een gedefinieerd beleid over geen wapens
• Alcohol of illegale stoffen: Definieer en creëer beleidsrichtlijnen met nul tolerantie voor roken, alcohol, of illegale stoffen

Operationele processen

HR-compliance speelt een cruciale rol in het vestigen van een eerlijke en gelijkwaardige werkplek, vanaf het aantrekken van een kandidaat tot beëindiging van tewerkstelling. De volgende secties herzien een paar sleutelbasisprincipes om due process van begin tot eind te waarborgen.

Werven

• Ban the Box: Strafrechtelijke Geschiedenis Informatie Californië's wet verbiedt werkgevers om enig veroordelingsgeschiedenisinformatie te verkrijgen tijdens het applicatieproces; veroordelingsgeschiedenisinformatie kan niet gezocht worden tot na een voorwaardelijke aanbieding van tewerkstelling is gedaan. Eenmaal een werkgever een voorwaardelijke aanbieding van tewerkstelling heeft gedaan, zijn er nog steeds specifieke regels en beperkingen op het type informatie dat verkregen kan worden en wat u met de informatie kunt doen. Voordat u besluit om een kandidaat niet aan te nemen vanwege hun criminele achtergrond, moet u de kandidaat specifieke kennisgevingen en de mogelijkheid om te reageren geven, naast andere vereisten.
• Eerder salaris: Californië's wet verbiedt werkgevers om te vragen naar een sollicitant's salarisgeschiedenis, inclusief informatie over compensatie en voordelen. Werkgevers mogen ook niet vertrouwen op salarisgeschiedenisinformatie als factor bij het bepalen of de kandidaat aangenomen moet worden of hoeveel betaald moet worden.

Checklist voor succes:

Tip #1: Ontwikkel een checklist en definieer de baan

Tip #2: Plan uw wervingsstrategie

Tip #3: Adverteer de positie

Tip #4: Creëer een kandidaatevaluatieformulier

Tip #5: Screen CV's en herschreven/compliante applicaties

Tip #6: Voer een telefoonscreening uit

Tip #7: Plan on-site interviews

Tip #8: Genereer een schriftelijke aanbieding/handtekening gevraagd

Tip #9: Voer pre-employment checks uit

Tip #10: Bouw een onboardingplan

De functieomschrijving moet een paar belangrijke rollen spelen in dat het de verantwoordelijkheden van een werknemer verheldert, definieert wat van een werknemer verwacht wordt, een kritieke eerste stap in het wervings- of selectieproces biedt, een helder doel van de rol samenvat, en een betekenisvolle taakomschrijving bevat als waardevol hulpmiddel bij het orienteren van nieuwe werknemers op hun rol in de afdeling.

Bij aanname moet het onboardingproces van uw productiebedrijf een kritiek onderdeel van het aannemen van werknemers definiëren en leiden tot verhoogde retentie. Dit deel van het wervingsproces zet de toon voor de positie, het bedrijf, nieuwe-werknemer verwachtingen, beleid, en procedures, moedigt een tweerichtingscommunicatieproces aan, biedt een roadmap voor succes, en bevestigt dat alle nieuwe aannames goed willen presteren.

Zorg ervoor dat u een checklist van verwachtingen voor de nieuwe aanname vestigt, tijd en resources toestaat voor pre-hiring paperwork, en een New-Hire Orientatie training op hun eerste dag definieert. Om te helpen met het brengen van uw nieuwe aanname in de vouw van uw productiebedrijf, incorporeer een formeel check-in proces aan het einde van hun eerste week, dan na 30, 60, en 90 dagen.

Bovendien kan het creëren van een werknemershandboek uw nieuwe aanname helpen over te gaan in hun positie. Dit handboek vermindert potentiële aansprakelijkheid, hoewel niet wettelijk vereist. Eigenlijk schetst het beleidsregels en klachtprocedures voor allen, vestigt grenzen, en voorkomt misverstanden. Dus het vermindert tijd besteed aan het managen van vragen over wat toegestaan is, creëert consistentie in hoe verzoeken en voordelen behandeld worden, en biedt zelfs juridische bescherming als praktijken ooit in de rechtbank uitgedaagd worden.

Loonorders

In 2019 werd meer dan $9,27 miljard verschuldigd aan Amerikaanse werknemers die minder dan $13 per uur verdienden (privé-sector, non-union) in de zak gestoken door werkgevers die arbitrage op hun werknemers afdongen. Het wordt geschat dat meer dan 4,6 miljoen werknemers loondiefstal hebben ervaren in het afgelopen jaar. Privé-advocaten herstelden $467 miljoen in loon- en uur collectieve acties.

Zorg ervoor dat u alle loon- en uurrechten volgt, overwerkwetten begrijpt en toepast, fooi-diefstal elimineert, zorgt dat alle maaltijd- en pauzeperiodes stevig verankerd zijn, en over het algemeen werknemersgezondheid en -veiligheid in uw productieorganisatie beschermt.

Correctieve actie ondernemen

Correctieve actie in uw productiebedrijf zou deze algemene volgorde van operaties moeten volgen:

• Mondelinge waarschuwing/berisping
• Geschreven waarschuwing/berisping
• Proeftijd
• Schorsing
• Verlof met/zonder loon
• Degradering
• Ontbinding

Bij het nemen van correctieve actie, zorg ervoor dat u al uw eendjes op een rijtje hebt:

1. Heb een werknemerdisciplineformulier.
2. Voer een volledige en eerlijke onderzoek uit.
3. Krijg de feiten. Wees objectief. Wees helder en specifiek.
4. Voltooi het formulier terwijl de feiten vers zijn.
5. Verkrijg de erkenning van de werknemer schriftelijk.
6. Sta de werknemer toe het gedrag uit te leggen. Wees eerlijk.
7. Gebruik het disciplineproces als een positieve ervaring, indien mogelijk.

Ontbindingsrichtlijnen

Bepaalde staatelijke en federale wetten zijn er die regelen onder welke omstandigheden een werkgever een werknemer mag ontslaan. Bijvoorbeeld, werkgevers mogen een werknemer niet ontslaan om een discriminatoire reden, zoals de ras, kleur, geslacht, leeftijd, nationale herkomst, of handicap van de werknemer. Werknemers mogen ook niet ontslagen worden in wraak voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten. Zou een werkgever een van deze wetten schenden, dan kan het zich bezig houden met juridische actie door de ontslagen werknemer.

Californië is een at-will tewerkstellingsstaat, net als de meeste andere staten in het land. Onder de at-will tewerkstellingsdoctrine is de werkgever-werknemer relatie vrijwillig en kan door elk van de partijen, op elk moment, beëindigd worden. Er hoeft geen oorzaak te zijn voor de ontbinding en geen kennisgeving is vereist. Echter, dit geeft een werkgever niet het recht om een werknemer in elke omstandigheid te ontbinden. Daarom moeten werkgevers zich bewust zijn van de uitzonderingen die bestaan voor de at-will tewerkstellingsdoctrine.

Aan de andere kant, geeft at-will tewerkstelling een werkgever niet de carte blanche om een werknemer in elke situatie te ontbinden. Werknemers zijn beschermd onder staatelijke en federale wet tegen ontbinding om discriminatoire redenen, alsook ontbinding in wraak voor het uitoefenen van hun rechten. Werkgevers zijn ook verplicht om de voorwaarden van een tewerkstellingscontract of vakbondsovereenkomst na te leven. Werkgevers die een van deze tewerkstellingswetten schenden, kunnen aansprakelijk gesteld worden voor de verloren lonen, voordelen, en juridische kosten van de ontslagen werknemer.

Bij het ontslaan van een werknemer, zorg ervoor dat u het volgende doet:

• Bereid de laatste loonuitbetaling voor, inclusief ongebruikte vakantiegeld.
• Documenteer de situatie. Leg het kalm & helder uit aan de werknemer.
• Voer een exit interview uit om bedrijfseiendom in te zamelen, tenzij ontbinding dringend is.
• Deactiveer gebouw, computer, gereedschap toegang.
• Begeleid de werknemer om hun persoonlijke spullen in te zamelen, indien van toepassing.
• Bedreig of wreek u niet.
• Neem contact op met autoriteiten bij het eerste teken van weerstand of potentiëel geweld.

Werknemersverbetering

Diversiteit, Equiteit & Inclusie

Diversiteit is de aanwezigheid van verschillen binnen een gegeven setting. Op de werkplek kan dat betekenen: verschillen in ras, etniciteit, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid, leeftijd, en sociaal-economische klasse. Op dezelfde lijn is equiteit het handelen van het waarborgen dat processen en programma's onpartijdig, eerlijk, en gelijke mogelijke resultaten voor elk individu bieden. Omvattend is inclusie de praktijk van het waarborgen dat mensen een gevoel van thuishoren op de werkplek voelen. Dit betekent dat elke werknemer zich comfortabel en gesteund voelt door de organisatie wanneer het gaat om hun authentieke zelf te zijn.

Onbewuste Bias is de sociale stereotypering over bepaalde groepen mensen die individuen buiten hun eigen bewuste bewustzijn vormen. Iedereen houdt onbewuste overtuigingen, en deze biassen stammen van de neiging om sociale werelden te organiseren door ze te categoriseren. Aan de andere kant, bewuste bias wordt gekenmerkt, in zijn extreme, door over negatief gedrag dat uitgedrukt kan worden door fysieke en verbale intimidatie, of door subtilere middelen zoals uitsluiting.

Werknemersverwijzingen

Een werknemersverwijzingsprogramma is een wervingsstrategie waarbij werkgevers huidige werknemers, door beloningen, aanmoedigen om gekwalificeerde kandidaten te verwijzen voor banen in hun organisaties. Bijvoorbeeld, nieuwe aannames die gesourced zijn via een werknemersverwijzingsprogramma zijn geneigder om bij uw bedrijf te blijven en 82% van de werknemers beoordeelde Employee Referrals boven alle andere sourcingopties om de beste ROI op te leveren. Verwezen werknemers beginnen hun baan eerder dan aannames uit andere bronnen; immers, na 29 dagen voor de eerstgenoemden en na 55 dagen voor kandidaten van carrière-sites.

Werknemersverwijzingsprogramma's zijn formele programma's die werkgevers hebben ingesteld om werknemers aan te moedigen kandidaten te verwijzen voor banen bij het bedrijf. Verwijzingsprogramma's komen zowel de werkgever als de huidige werknemers ten goede. In sommige gevallen kan een bonus verdiend worden als een verwezen kandidaat aangenomen wordt. Ze kunnen bijdragen aan verhoogde werknemersretentie, en de waarde en budget (minimum tot maximum) bepalen bij het implementeren van een programma.

Beloningen en erkenning voor uitstekende werknemers

Werknemers belonen en erkennen leidt tot grotere werknemersbetrokkenheid, wat retentie verhoogt en helpt een positieve algehele werkplek te creëren. Het incorporeren van een belonings- en erkenningprogramma helpt werknemersbetrokkenheid te verhogen, wat leidt tot veel voordelen voor het bedrijf, inclusief:

• Verhoogt motivatie
• Toont waardering
• Moedigt vriendelijke concurrentie aan
• Verbetert productiviteit
• Boost werknemersretentie
• Creëert een positieve werkplek

CMTC dient exclusief Californië's fabrikanten als onderdeel van het NIST MEP National Network!

Het National Institute of Standards and Technology (NIST) richtte de Manufacturing Extension Partnership (MEP) in 1988 op met de missie om de productiviteit en technologische prestaties van Amerikaanse productie te verbeteren. Door zijn samenwerkingen op federaal, staat, en lokaal niveau, werken MEP Centra met fabrikanten om nieuwe producten en klanten te ontwikkelen, markten uit te breiden en te diversifiëren, nieuwe technologie te adopteren, en waarde binnen supply chains te verbeteren.

Als onderdeel van het NIST MEP National Network, fungeert CMTC als een vertrouwde adviseur voor kleine en middelgrote fabrikanten (KMO's) om hun HR-problemen op te lossen en oplossingen te vinden die hun organisaties veilig en compliant houden.

Ons doel bij CMTC is ervoor te zorgen dat de productiebedrijven die we bedienen de meest bijgewerkte compliance-maatregelen begrijpen en ze effectief afdwingen om hun werknemers te beschermen en non-compliance boetes te vermijden. We begrijpen dat compliance-wetten constant veranderen en moeilijk bij te houden kunnen zijn, daarom zijn onze experts hier om te helpen! Neem vandaag nog contact met ons op!