Bain &Company identificeert vijf gedragingen die succesvolle AI-aangedreven automatisering stimuleren

Terwijl veel bedrijven in 2023 probeerden de nieuwe mogelijkheden van generatieve AI onder de knie te krijgen, zullen bedrijven die nu hun focus verleggen van theoretische mogelijkheden naar praktische AI-toepassingen een aanzienlijk voordeel behalen ten opzichte van hun concurrenten. Maar ondanks de voordelen doen maar weinigen dat vandaag de dag.

Dat blijkt uit een recent Bain &Company-rapport met de titel ‘The State of AI-Powered Automation’, waarin 200 bedrijven werden ondervraagd om licht te werpen op de stand van zaken op het gebied van AI-adoptie in een reeks sectoren.

Bron:Bain &Company, "De staat van AI-aangedreven automatisering"

Het rapport, mede geschreven door medewerkers van Bain &Company, Ted Shelton (Expert Partner) en Ian Barkin (extern adviseur), identificeerde vijf gedragingen die succesvolle programma’s vaak gemeen hebben. Door dit gedrag te begrijpen en toe te passen, kan uw organisatie het volledige potentieel van AI-aangedreven automatisering benutten. Bovendien ontgrendelt u daarbij zinvolle bedrijfswaarde.

De vijf gedragingen die toonaangevende, door AI aangedreven automatiseringsprogramma's gemeen hebben

1. Proceseigenaren en MKB-bedrijven lopen voorop bij het garanderen dat de automatiseringsinspanningen in lijn zijn met de bedrijfsdoelen

Niemand staat dichter bij de bedrijfsprocessen dan de medewerkers die deze dagelijks uitvoeren. Hoewel leiding op hoog niveau door leidinggevenden en kenniscentra (CoE's) een algemeen raamwerk kan bieden, zijn het de vakexperts (MKB) die de automatiseringsprogramma's van het hoogste niveau echt vooruit helpen.

Zoals de auteurs in het rapport benadrukken:“automatisering zonder deze expertise is vergelijkbaar met een schip zonder kompas”, en door het MKB de weg te wijzen “zal ervoor zorgen dat automatiseringsinspanningen niet alleen technologisch verantwoord zijn, maar ook nauw aansluiten bij de unieke operationele structuur en doelstellingen van het bedrijf.”

Thomas Earvolino, directeur financiële systemen en procesverbetering bij Canon USA, had de duidelijke zakelijke behoefte aan door AI aangedreven automatisering onderkend en probeerde de technologie in de financiële en boekhoudkundige afdeling (F&A) van het bedrijf te brengen. Factuurverwerking en andere vervelende taken waren gevoelig voor handmatige fouten en namen te veel tijd van hun F&A-personeel in beslag. Met een mandaat van de C-suite om automatiseringsplatforms te verkennen, sprak Earvolino met F&A-medewerkers om beter te begrijpen wat hun pijnpunten waren en welke soorten platforms daarbij behulpzaam zouden zijn. Omdat inkomende facturen geen standaardformaat hebben, vertelden ze Earvolino dat een flexibele oplossing ideaal zou zijn.

Bron:Bain &Company, "De staat van AI-aangedreven automatisering"

Op basis van de input van medewerkers heeft Earvolino het UiPath Business Automation Platform (en de UiPath Document Understanding tool in het bijzonder) geïdentificeerd als de beste oplossing voor het F&A-team. Iedereen is blij met de resultaten:hun achterstand met facturen is verdwenen en werknemers kunnen meer tijd besteden aan het opbouwen van relaties met dealers in plaats van het handmatig intoetsen van honderden facturen per dag.

Tegenwoordig heeft het F&A-team van Canon USA niet alleen een groot deel van het facturatieproces geautomatiseerd, maar is het ook een hulpbron geworden voor andere afdelingen die hun eigen automatisering willen ontwikkelen. Deze gezamenlijke inspanning sluit aan bij het doel van Canon om "grenzen te overschrijden", aangezien F&A-teamleden hun door automatisering verdiende tijdsbesparing besteden aan het helpen van hun collega's.

Earvolino merkte ook op dat hun automatiseringsinspanningen “nooit over personeelsreductie gingen.” Het doel was veeleer om een ​​manier te vinden om ‘ons personeel een nieuwe bestemming te geven, zodat ze meer dingen met toegevoegde waarde kunnen doen’. Hoewel de leidinggevenden uiteindelijk het automatiseringsprogramma van Canon hebben helpen faciliteren, zijn het uiteindelijk de F&A-medewerkers geweest die het vooruit hebben geholpen.

2. Succes wordt niet beoordeeld op basis van de adoptie van automatisering, maar op basis van het tijdig realiseren van bedrijfswaarde

Bron:Bain &Company, "De staat van AI-aangedreven automatisering"

Wanneer ze voor het eerst met automatisering aan de slag gaan, meten veel bedrijven hun succes af aan het aantal robots in de productie en aan de werknemers die de technologie gebruiken. Hoewel dit belangrijke statistieken zijn om bij te houden, moet een programma uiteindelijk worden beoordeeld op basis van de waarde die het voor het bedrijf oplevert.

In het Bain &Company-rapport bevelen de auteurs “een rigoureus validatieproces aan (vaak met goedkeuring van een financieel controleur)” om ervoor te zorgen dat de geautomatiseerde processen voldoende financiële waarde creëren. Bovendien moeten bedrijven “voordat een project van start gaat, de waardeprikkels identificeren die het project zal beïnvloeden, de KPI’s voor het meten van de uitkomsten en een duidelijk gedefinieerde tijdlijn.” Als u dit doet, kan het automatiseringsprogramma efficiënt worden geschaald en op termijn op duurzame wijze waarde opleveren.

Als decennialang marktleider en winnaar van de UiPath AI10 Award weet Intel wat er nodig is om waarde uit nieuwe technologieën te halen. Hun CEO daagde de organisatie uit om ‘AI overal te brengen’, wat Jeff Rittener, Chief Trade Officer en General Manager van hun International Trade Group, via het UiPath Platform wilde doen.  

De groep van Rittener is verantwoordelijk voor het naleven van de nationale regelgeving, het tijdig opruimen van grenzen en het samenwerken met overheden wanneer dat nodig is. Intel heeft 24/7 miljoenen zendingen over de hele wereld. Op dat soort schaal betekenen alle efficiëntieverbeteringen grote besparingen.

Nadat een typfout in het transactieformulier problemen in hun activiteiten veroorzaakte, besloot Rittener dat zijn groep AI-aangedreven automatisering moest nastreven om hun doel van ‘vingerloze handel’ te bereiken. De typefouten en talloze uren die gepaard gaan met handmatige transactieverwerking maakten het tot een fantastische automatiseringskandidaat, en Rittener daagde zijn groep uit om het proces te automatiseren met behulp van machine learning (ML)-mogelijkheden die beschikbaar zijn binnen het UiPath-platform.

De resultaten waren ongelooflijk. In slechts vier maanden classificeerde Intel meer dan 56.000 producten met een nauwkeurigheid van meer dan 99%. Ze gebruikten UiPath AI Center™ (een tool die beschikbaar is in het UiPath Platform) en een ML-model om codes te voorspellen voor producten die door hun pijplijn stromen, waardoor de handmatige arbeid aanzienlijk werd verminderd.  

Intel is van plan zijn automatiseringsprogramma uit te breiden om gelijke tred te houden met hogere volumes en steeds veranderende regelgeving. De belangrijkste conclusie is dat Rittener en Intel, in plaats van een aanvankelijke focus op het verspreiden van automatisering door de hele organisatie, eerst een workflow identificeerden die aanzienlijke waarde voor het bedrijf zou opleveren. 

Rittener vergezelde mij op het podium van UiPath FORWARD VI. Bekijk de herhaling van ons gesprek voor meer details over hoe Intel een succesvol automatiseringsprogramma creëert en opschaalt.

3. De buy-in van het management is van cruciaal belang

Zonder sterke steun van het management zullen automatiseringsprogramma's “moeilijk de benodigde middelen en het noodzakelijke momentum en de juiste richting kunnen veiligstellen.”

Hoe ziet deze ondersteuning eruit? Volgens de auteurs van het Bain &Company-rapport gaat het hierbij om “het navigeren door potentiële wegversperringen, het veiligstellen van samenwerking tussen afdelingen en het garanderen van duurzame betrokkenheid tijdens het hele automatiseringstraject.”

Bron:Bain &Company, "De staat van AI-aangedreven automatisering"

Quest Diagnostics kon de steun van het senior management veiligstellen door hen al vroeg in het proces te betrekken. Robert Steliga, directeur Business Process Automation bij Quest, legde uit dat gesprekken met leidinggevenden tijdens de procesontdekkingsfase hen hielpen zich te richten op de automatiseringsmogelijkheden met de hoogste ROI. Ze realiseerden zich ook dat een leverancier met een volledig pakket aan AI-aangedreven automatiseringstools hen zou helpen de waardecreatie te maximaliseren.

Noot van de redactie:Steliga deelde het automatiseringstraject van Quest op UiPath FORWARD VI. De opname is te zien in deel 2 van ‘The Best Bits’. Ontvang gedurende een beperkte tijd de sessie van Steliga en alle 'The Best Bits' van FORWARD VI rechtstreeks in je inbox .

Steliga en zijn team kwamen tot de conclusie dat het UiPath-platform de beste optie was voor Quest, en ze werkten samen met UiPath-consultants om automatisering te gebruiken om het COVID-testproces tijdens de pandemie te versnellen. Leidinggevenden onderkenden al snel de enorme efficiëntieverbeteringen die tools zoals UiPath Document Understanding voor het bedrijf met zich meebrachten.

Die erkenning gaf het team een licentie om nieuwe oplossingen te verkennen. Steliga vertelde dat we, toen we uit de COVID-crisis kwamen, terugkeken en zeiden:'Hé, dit werkte. We hebben veel tijd en veel geld bespaard. Waarom kijken we hier niet strategischer naar?'"

Dat is precies wat ze deden en uiteindelijk brachten ze nieuwe AI-mogelijkheden in hun automatiseringsprogramma.

Nu, in 2023, zijn we begonnen met het bouwen van aangepaste AI- en ML-modellen met behulp van het volledige UiPath-platform. Dit heeft ons in een hele goede positie gebracht, omdat we nu ervaring hebben op het hele platform. 

Robert Steliga, directeur Business Process Automation, Quest Diagnostics Incorporated

Terwijl het Business Process Automation-team de strategische richting voor hun automatiseringstraject aangaf, hielpen vroege overwinningen bij het veiligstellen van uitvoerende ondersteuning voor een breder bereik. Volgens Steliga erkent het senior management nu zowel de ‘harde’ voordelen van automatisering, zoals directe kostenbesparingen, als de ‘zachte’ voordelen, zoals grotere medewerkerstevredenheid en meer tijd die aan patiënten wordt besteed.

4. Beheer veranderingen holistisch en zorg ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten 

Toen bedrijven enkele jaren geleden voor het eerst robotprocesautomatiseringstechnologie (RPA) begonnen te implementeren, stuitten sommigen op weerstand van werknemers die vreesden voor hun baan. Door aan werknemers uit te leggen dat softwarerobots hen kunnen helpen hun werk beter te doen, in plaats van ze te vervangen, werd er draagvlak binnen organisaties bereikt.

Bron:Bain &Company, "De staat van AI-aangedreven automatisering"

Een soortgelijke inspanning is nodig bij door AI aangedreven automatisering. De auteurs van het Bain &Company-rapport leggen uit dat, naarmate nieuwe technologieën op de markt komen, "werknemers te maken krijgen met de onzekerheden van nieuwe systemen, veranderde functies en verschuivende verantwoordelijkheden. Effectief veranderingsmanagement pakt deze problemen frontaal aan, vergemakkelijkt het begrip, bevordert het aanpassingsvermogen en bouwt collectief eigenaarschap van de nieuwe richting op."

Duik dieper:hoe verandermanagementstrategieën de adoptie van automatisering bevorderen

Automatiseringsprogramma’s die geen nadruk leggen op de ondersteuning van medewerkers zijn gedoemd te mislukken. Dat is de reden waarom “in een tijdperk van snelle technologische vooruitgang de echte onderscheidende factor voor succesvolle organisaties hun vermogen is om veranderingen op een holistische manier te beheren, en ervoor te zorgen dat elke stakeholder op één lijn zit, empowered wordt en investeert om automatiseringsprojecten tot een goed einde te brengen.”

Sinds het begin van hun automatiseringstraject heeft telecommunicatiegroep Orange Spain het belang onderkend van het leveren van resultaten voor al zijn stakeholders, vooral werknemers. Javier Castellanos runt de Robot Factory binnen Orange Spanje.

Volgens eigen schattingen heeft het bedrijf sinds 2017 100 miljoen euro bespaard.

Sinds de start met een team van 13 mensen uit verschillende bedrijfsonderdelen, telt de Robotfabriek nu ruim 100 medewerkers en is zij algemeen bekend geworden binnen het hele bedrijf. Ze zetten ook ‘RPA-ambassadeurs’ in die met teams in de hele organisatie samenwerken om automatiseringsmogelijkheden te identificeren.

Maar hoewel de Robotfabriek vandaag de dag sterke steun van medewerkers geniet, was het in het begin een beetje lastig.

In het begin bestond er onder werknemers bezorgdheid dat robots ‘hun baan zouden stelen’ en dat ze zouden worden ontslagen. Dus…we hebben een video gemaakt over deze eerste robotinzet en hoe deze de medewerker heeft geholpen. En we hebben het aan de hele organisatie laten zien, waarbij we duidelijk hebben benadrukt hoe softwarerobots individuen kunnen helpen dit soort taken niet meer uit te voeren, waardoor ze waardevoller werk kunnen doen waarbij hun eigen talent optimaal wordt benut.

Javier Castellanos, hoofd robotfabriek, Orange Spanje

Castellanos merkte ook op dat het trainen van werknemers in automatisering “van fundamenteel belang is geweest voor het succes van het initiatief – enerzijds om de angst voor de technologie te verminderen, maar ook om het personeel te motiveren de manier waarop zij het bedrijf runnen te veranderen.” Tegenwoordig kan elke medewerker van Orange Spain automatiseringsideeën voorstellen via de interne Robot Factory-website en de voortgang in realtime volgen.

Medewerkers van Castellanos en Robot Factory hebben belanghebbenden tevreden kunnen houden via hun automatiseringsinitiatieven. Leidinggevenden zijn blij met de aanzienlijke besparingen die automatisering oplevert, terwijl werknemers en klanten tevreden zijn met de verbeterde ervaringen die automatisering mogelijk maakt.

5. Wijs middelen die vrijkomen door automatisering toe aan groeigebieden binnen de organisatie

Veel leidinggevenden gaan ervan uit dat het einddoel van een automatiseringsprogramma het verhogen van de efficiëntie is. Zoals de co-auteurs van het rapport, Shelton en Barkin, opmerken, is dit nog maar het begin. Het grootste deel van de ROI van AI-aangedreven automatisering komt na de efficiëntiewinst, wanneer organisaties mensen en investeringen kunnen inzetten in groeigebieden.

Bron:Bain &Company, "De staat van AI-aangedreven automatisering"

Wat dit specifiek betekent, hangt af van de unieke eigenschappen van elk bedrijf. In sommige gevallen blijven teams die door automatisering veel tijd besparen, dezelfde rol vervullen en zich richten op meer waardetoevoegende taken binnen hun bevoegdheidsgebied. In andere gevallen ontdekken bedrijven dat ze meer waarde kunnen leveren door werknemers naar andere gebieden te verplaatsen waar hun vaardigheden en creativiteit zouden kunnen profiteren.

Ongeacht de details benadrukken de auteurs van het Bain &Company-rapport dat “het menselijke element centraal zal blijven staan in de onderneming, zelfs in een tijdperk dat wordt gedomineerd door AI en automatisering.” Uit hun onderzoek bleek dat 64% van de respondenten geen inkrimping van het personeelsbestand of meer aanwervingen verwacht na de invoering van door AI aangedreven automatisering.

Halfgeleiderbedrijf Applied Materials wist vanaf het begin dat ze het groots wilden aanpakken met automatisering. Volgens Heather Whitfield, Process and Test Automation Manager bij Applied Materials, “wilden we niet hier en daar een paar uur besparen, maar waren we op zoek naar een nieuwe toolset die de manier waarop we werken veranderde.” Ze concentreerden hun aanvankelijke inspanningen op de financiële afdeling, die voor een enorme uitdaging stond:het bieden van meer interne ondersteuning aan zakenpartners zonder een toename van de middelen. Dit betekende dat het financiële team een automatiseringsoplossing nodig had om zichzelf efficiënter te maken, evenals een plan om meer ondersteuning te bieden met de tijd die ze bespaarden.

Door ‘vanaf de eerste dag all-in te gaan’ heeft Applied Materials ‘automatiseringssucces behaald op een schaal en met een snelheid waar de meeste bedrijven jaloers op zouden zijn’, waardoor ruim 125.000 uur werd bespaard. Veel organisaties zijn niet alleen jaloers op dit resultaat, ze zien het ook als het einddoel van een automatiseringsprogramma.

Toegepaste materialen was anders. Ze gebruikten de tijd- en middelenbesparingen die via het UiPath-platform werden ontsloten om “betere, snellere en slimmere beslissingen te nemen die de groei hielpen stimuleren”, en om mensen en middelen naar onderzoek en ontwikkeling te verplaatsen.

Vroege door AI aangedreven automatisering zal een aanzienlijk voordeel hebben

Dit gedrag biedt een blauwdruk voor allerlei soorten bedrijven om echte resultaten te bereiken door gebruik te maken van automatisering om AI aan het werk te zetten. Maar zoals de auteurs van het rapport opmerken:“het lijkt duidelijk dat AI-aangedreven automatisering, inclusief generatieve AI, een grotere wig zal drijven tussen organisaties die een plan hebben en organisaties die dat niet hebben – waardoor de voorsprong wordt vergroot en early adopters in sterkere posities worden geplaatst tijdens de komende herconfiguratie van de markt.”

Om de maximale ROI uit uw AI-aangedreven automatiseringsinspanningen te realiseren, moet u dus deze best practices in gedachten houden en zo snel mogelijk beginnen. Door dit te doen, plaatst u uw organisatie op een geweldige plek om te slagen in het AI-tijdperk.