Bain & Company identificeert vijf gedragingen die succesvolle AI-gestuurde automatisering drijven

Terwijl veel bedrijven 2023 doorbrachten met het proberen de nieuwe mogelijkheden te begrijpen die Generatieve AI ontgrendelde, zullen organisaties die nu hun focus verschuiven van theoretische mogelijkheden naar praktische AI-toepassingen een aanzienlijk voordeel krijgen over hun concurrenten. Toch doen er nu nog weinig dit.

Dat is volgens een recent Bain & Company-rapport getiteld "The State of AI-Powered Automation", dat 200 bedrijven ondervroeg om licht te werpen op de staat van AI-adoptie in diverse industrieën.

Bron: Bain & Company, "The State of AI-Powered Automation"

Het rapport, geco-auteurd door Bain & Company-medewerkers Ted Shelton (Expert Partner) en Ian Barkin (External Advisor), identificeerde vijf gedragingen die succesvolle programma's gemeen hebben. Door deze gedragingen te begrijpen en toe te passen, kan uw organisatie het volledige potentieel van AI-gestuurde automatisering benutten - plus ontgrendelt u betekenisvolle zakelijke waarde in het proces.

De vijf gedragingen die toonaangevende AI-gestuurde automatiseringsprogramma's gemeen hebben

1. Proces-eigenaren en SME's leiden de weg om automatiseringsinspanningen uit te lijnen met zakelijke doelen

Niemand is dichter bij bedrijfsprocessen dan de werknemers die ze dagelijks uitvoeren. Hoewel high-level richting van executives en centers of excellence (CoE's) een algemeen kader kan bieden, zijn het de subject matter experts (SME's) die top-tier automatiseringsprogramma's echt voorwaarts drijven.

Zoals de auteurs in het rapport aangeven, is "automatisering zonder deze expertise gelijk aan een schip zonder kompas," en het laten helpen van SME's de weg wijzen "zal ervoor zorgen dat automatiseringsinspanningen niet alleen technologisch fundeerd zijn, maar ook ingewikkeld uitgelijnd met de unieke operationele stof en doelen van het bedrijf."

Na een duidelijke zakelijke behoefte voor AI-gestuurde automatisering te hebben herkend, zocht Thomas Earvolino, Director of Financial Systems and Process Improvement bij Canon USA, de technologie in de financiën- en boekhoudafdeling (F&A) te brengen. Factuurverwerking en andere saaie taken waren vatbaar voor handmatige fouten en namen te veel van de tijd van hun F&A-staff in beslag. Met een mandaat van de C-suite om automatiseringsplatformen te verkennen, sprak Earvolino met F&A-medewerkers om hun pijnpunten beter te begrijpen, en de typen platformen die nuttig zouden zijn. Omdat binnenkomende facturen geen standaardformaat hebben, zeiden ze Earvolino dat een flexibele oplossing ideaal zou zijn.

Bron: Bain & Company, "The State of AI-Powered Automation"

Op basis van medewerkerinput, identificeerde Earvolino het UiPath Business Automation Platform (en het UiPath Document Understanding-tool in het bijzonder) als de beste fit voor het F&A-team. Iedereen is tevreden met de resultaten - hun backlog van facturen is verdwenen, en medewerkers kunnen meer tijd besteden aan het bouwen van relaties met dealers in plaats van handmatig honderden facturen per dag in te typen.

Vandaag de dag heeft het F&A-team bij Canon USA niet alleen een groot deel van het factureringsproces geautomatiseerd, maar is ook uitgegroeid tot een resource voor andere afdelingen die hun eigen automatiseringen willen ontwikkelen. Deze collaboratieve inspanning sluit aan bij Canon's doel om "beyond boundaries te gaan," aangezien F&A-teamleden hun automatiserings-verdeelde tijdswinst inzetten om hun collega's te assisteren.

Earvolino merkte ook op dat hun automatiseringsinspanningen "nooit over headcount reductie gingen." Eerder was het doel om een manier te vinden om "ons personeel te herbestemmen om meer waardevolle dingen te doen." Uiteindelijk, hoewel executives Canons automatiseringsprogramma faciliteren, is het het F&A-personeel dat het voorwaarts gedreven heeft.

2. Succes wordt niet beoordeeld op automatiseringsadoptie - maar op het realiseren van zakelijke waarde op tijd

Bron: Bain & Company, "The State of AI-Powered Automation"

Bij de eerste aanvang met automatisering meten veel bedrijven succes op basis van het aantal robots in productie en werknemers die de technologie gebruiken. Hoewel dit belangrijke metrics zijn om bij te houden, moet een programma uiteindelijk beoordeeld worden op hoeveel waarde het voor het bedrijf drijft.

In het Bain & Company-rapport raden de auteurs aan tot "een rigor valideringsproces (vaak met een financieel controller's endossement)" om te waarborgen dat geautomatiseerde processen voldoende financiële waarde creëren. Bovendien, "voordat enig project begint, moeten bedrijven de waarde-incentives identificeren die het project zal beïnvloeden, de KPI's voor uitkomstemeting, en een duidelijk gedefinieerde tijdlijn." Dit zal het automatiseringsprogramma in staat stellen efficiënt te schalen en duurzaam waarde te leveren over de tijd.

Als decennialang industry leader en UiPath AI10 Award-winnaar, weet Intel wat het kost om waarde uit nieuwe technologieën te halen. Hun CEO daagde de organisatie uit om "AI overal te brengen," wat Jeff Rittener, Chief Trade Officer en General Manager van hun International Trade Group, uitvoerde via het UiPath Platform.

Rittener's groep is verantwoordelijk voor het naleven van landregels, het tijdig clearen van grenzen, en het engageren met regeringen waar nodig. Intel heeft miljoenen zendingen die 24/7 over de wereld bewegen. Op die schaal betekent elke efficiëntieverbetering grote besparingen.

Na een typfout in een transactieformulier problemen in hun operaties veroorzaakte, besloot Rittener dat zijn groep AI-gestuurde automatisering moest nastreven om hun doel van "vingerloze handel" te bereiken. De typfouten en talloze uren die bij handmatige transactieverwerking horen, maakten het een fantastisch automatiseringskandidaat, en Rittener daagde zijn groep uit om het proces te automatiseren met machine learning (ML) mogelijkheden beschikbaar binnen het UiPath Platform.

De resultaten waren ongelooflijk. In slechts vier maanden classificeerde Intel meer dan 56.000 producten met meer dan 99% nauwkeurigheid. Ze gebruikten UiPath AI Center™ (een tool beschikbaar in het UiPath Platform) en een ML-model om codes voor producten die door hun pipeline vloeien, te voorspellen, wat de handmatige arbeid aanzienlijk verminderde.

Intel plannet hun automatiseringsprogramma te verbreden om bij te blijven met hogere volumes en ooit-veranderende regelgeving. De kernboodschap is dat, in plaats van een initiële focus op het spreiden van automatisering door de organisatie, Rittener en Intel eerst een workflow identificeerden die significante waarde voor het bedrijf zou leveren.

Rittener trad op samen met mij op het podium op UiPath FORWARD VI. Bekijk de replay van ons gesprek voor meer details over hoe Intel een succesvol automatiseringsprogramma creëert en schaalt.

3. Executive buy-in is cruciaal

Zonder sterke executive steun, zullen automatiseringsprogramma's "worstelen om de vereiste middelen en benodigde momentum en richting te verkrijgen."

Hoe ziet deze steun eruit? Volgens de Bain & Company-rapportauteurs, omvat het "het navigeren van potentiële obstakels, het beveiligen van cross-departementale samenwerking, en het waarborgen van doorzetende toewijding gedurende de automatiseringsreis."

Bron: Bain & Company, "The State of AI-Powered Automation"

Quest Diagnostics kon steun van senior leadership verkrijgen door ze vroeg in het proces te betrekken. Robert Steliga, Director of Business Process Automation bij Quest, legde uit dat gesprekken met executives tijdens de procesontdekkingsfase hen hielp uitlijnen op de hoogste-ROI automatiseringskansen. Ze realiseerden zich ook dat een vendor met een volledige suite van AI-gestuurde automatiseringstools hen zou helpen waardeschepping te maximaliseren.

Editor's note: Steliga deelde Quest's automatiseringsreis op UiPath FORWARD VI. De opname is te zien in Volume 2 van 'The Best Bits'. Voor een beperkte tijd, krijg Steliga's sessie en alle 'The Best Bits' van FORWARD VI direct in uw inbox.

Steliga en zijn team bepaalden dat het UiPath Platform de beste optie was voor Quest, en ze werkten met UiPath-consultants om automatisering te gebruiken om het COVID-testproces tijdens de pandemie te versnellen. Executives herkenden snel de massive efficiënties die tools als UiPath Document Understanding aan het bedrijf brachten.

"komend uit de COVID-crisis, keken we terug en zeiden, 'hey, dit werkte. We bespaarden veel tijd en geld. Waarom kijken we niet strategischer naar dit?' "

Ze deden dat precies en brachten uiteindelijk nieuwe AI-mogelijkheden in hun automatiseringsprogramma.

"Nu, in 2023, hebben we begonnen custom AI en ML modellen te bouwen met het hele UiPath Platform. Dit heeft ons in een heel goede positie gebracht omdat we nu ervaring hebben met het hele platform."

Robert Steliga, Director Business Process Automation, Quest Diagnostics Incorporated

Terwijl het Business Process Automation-team de strategische richting voor hun automatiseringsreis gaf, hielpen vroege winsten executive steun voor een breder bereik te beveiligen. Volgens Steliga herkent senior leadership nu zowel de 'harde' voordelen van automatisering, zoals directe kostenbesparingen, als de 'zachte' soort zoals grotere medewerkerstevredenheid en meer tijd besteed aan patiënten.

4. Veranderingsmanagement holistisch managen, zodat alle stakeholders op dezelfde pagina staan

toen bedrijven voor het eerst robotic process automation (RPA) technologie gingen implementeren, jaren geleden, ondervonden sommigen weerstand van werknemers die voor hun banen vrezen. Uitleggen aan werknemers dat software robots hen kunnen helpen hun werk beter te doen, in plaats van ze te vervangen, hielp buy-in over organisaties heen bereiken.

Bron: Bain & Company, "The State of AI-Powered Automation"

Een vergelijkbare inspanning is nodig met AI-gestuurde automatisering. De Bain & Company-rapportauteurs leggen uit dat, naarmate nieuwe technologieën op de markt komen, "werknemers geconfronteerd worden met de onzekerheden van nieuwe systemen, veranderde jobrollen, en verschuivende verantwoordelijkheden. Effectief veranderingsmanagement adressert deze zorgen hoofd op, faciliterend begrip, bevorderend aanpassingsvermogen, en bouwend collectief eigenaarschap van de nieuwe richting."

Dieper duiken: Hoe veranderingsmanagementstrategieën automatiseringsadoptie drijven

Automatiseringsprogramma's die geen nadruk leggen op medewerkersteun, zijn gedoemd te mislukken. Dat is waarom, "in een tijdperk van snelle technologische vooruitgang, de echte differentiator voor succesvolle organisaties hun vermogen is om verandering holistisch te managen, waarborgend dat elke stakeholder uitgelijnd, geëmancipeerd, en geïnvesteerd is in het zien van automatiseringsprojecten door tot voltooiing."

Sinds het begin van hun automatiseringsreis heeft telecommunicatiegroep Orange Spain het belang erkend van leveren voor al zijn stakeholders, met name werknemers. Javier Castellanos leidt de Robot Factory binnen Orange Spain.

Volgens de eigen schattingen van het bedrijf, heeft het 100 miljoen euro bespaard sinds 2017.

Sinds het beginnen met een team van 13 mensen uit diverse bedrijfseenheden, telt de Robot Factory nu meer dan 100 staff en is het breed bekend in het hele bedrijf. Ze deployen ook 'RPA ambassadeurs' die met teams over de organisatie heen werken om automatiseringskansen te identificeren.

Maar hoewel de Robot Factory vandaag de dag sterke medewerkersteun geniet, was het in het begin een beetje rotsachtig.

"Er was in het begin zorgen onder werknemers dat robots 'hun banen zouden stelen' en ze ontslagen zouden worden. Dus... we maakten een video over deze eerste robot-implementatie en hoe het de medewerker hielp. En we toonden het aan de hele organisatie, duidelijk benadrukkend hoe software robots individuen vrij kunnen maken van het doen van deze taken, waardoor ze hogerwaardig werk kunnen uitvoeren dat hun eigen talent benut."

Javier Castellanos, Robot Factory Head, Orange Spain

Castellanos merkte ook op dat het trainen van werknemers in automatisering "fundamenteel is geweest voor het succes van de initiatief - enerzijds om angst voor de technologie te verminderen maar ook om personeel te motiveren om de manier te veranderen waarop ze het bedrijf bedienen." Vandaag de dag kan elke Orange Spain-medewerker automatiseringsideeën voorstellen via de interne Robot Factory-website, evenals voortgang in realtime volgen.

Castellanos en Robot Factory-medewerkers zijn in staat geweest stakeholders tevreden te houden door hun automatiseringsinitiatieven. Executives zijn verheugd over de significante besparingen die automatisering ontgrendelde, terwijl werknemers en klanten tevreden zijn met de verbeterde ervaringen die het mogelijk maakte.

5. Vrijgekomen middelen door automatisering toewijzen aan groeigebieden binnen de organisatie

Veel executives nemen aan dat het einddoel van een automatiseringsprogramma efficiëntie drijven is. Zoals rapport co-auteurs Shelton en Barkin wijzen, dat is slechts het begin. Het grootste deel van de ROI uit AI-gestuurde automatisering komt na de efficiëntiewinsten, wanneer organisaties mensen en investeringen in groeigebieden kunnen deployen.

Bron: Bain & Company, "The State of AI-Powered Automation"

Wat dit specifiek betekent hangt af van elk bedrijf's unieke kenmerken. In sommige gevallen blijven teams die veel tijd besparen door automatisering in hun dezelfde rollen, en richten ze zich op meer waardevolle taken binnen hun purview. In anderen ontdekken bedrijven dat ze meer waarde kunnen leveren door werknemers te verplaatsen naar andere gebieden die zouden profiteren van hun vaardigheden en creativiteit.

Ongeacht de specificaties, benadrukken de Bain & Company-rapportauteurs dat "het menselijke element het hart van het bedrijf zal blijven, zelfs in een tijdperk gedomineerd door AI en automatisering." Hun survey onthulde dat 64% van de respondenten ofwel geen personeelsreducties verwacht ofwel verhoogde werving na adoptie van AI-gestuurde automatisering.

Halfgeleiderbedrijf Applied Materials wist vanaf het begin dat ze groot wilden gaan met automatisering. Volgens Heather Whitfield, Process and Test Automation Manager bij Applied Materials, "we zochten niet om een paar uur hier en daar te besparen, we zochten een nieuwe toolset die veranderde hoe we werken." Ze concentreerden hun initiële inspanningen op de financiële afdeling, die een formidabele uitdaging tegenkwam: grotere interne business partner ondersteuning bieden zonder toename in middelen. Dit betekende dat het financiële team een automatiseringsoplossing nodig had om zichzelf efficiënter te maken, alsook een plan om met de bespaarde tijd grotere ondersteuning te bieden.

Door "vanaf dag één all-in te gaan," heeft Applied Materials "automatiseringssucces bereikt op een schaal en snelheid waar de meeste bedrijven naar smachten," met meer dan 125.000 uren bespaard. Veel organisaties benijden dit resultaat niet alleen - ze zien het als het einddoel van een automatiseringsprogramma.

Applied Materials was anders. Ze gebruikten de tijd en middelenbesparingen die ontgrendeld werden via het UiPath Platform om "beter, sneller, slimmere beslissingen te nemen die groei hielpen voeden," alsook mensen en middelen te verplaatsen naar research en development.

Vroege adopters van AI-gestuurde automatisering zullen een significant voordeel hebben

Deze gedragingen bieden een blauwdruk voor allerlei bedrijven om echte resultaten te bereiken door automatisering te gebruiken om AI aan het werk te zetten. Maar zoals de rapportauteurs noteren, "het lijkt duidelijk dat AI-gestuurde automatisering, inclusief generatieve AI, een grotere scheiding zal drijven tussen die organisaties die een plan hebben en die die niet hebben - voordeel verstärkend en vroege adopters in sterkere posities plaatsend tijdens de komende marktherconfiguratie."

Dus, om de maximale ROI uit uw AI-gestuurde automatiseringsinspanningen te halen, houd deze best practices in gedachten en begin zo snel u kunt. Door dit te doen, zet u uw organisatie in een geweldige positie om te slagen in de AI-era.