Ultimate Software's RPA voor HR: Efficiëntie verhogen, managers empoweren en investeren in mensen

RPA voor HR: Pat Pickren: "We kunnen de hoeveelheid tijd die managers hoeven te besteden aan administratieve taken verminderen, hen vrijmakend om die hogere-waarde activiteiten te doen."

"We geloven dat een van de allerbeste investeringen die een organisatie kan doen is om in hun mensen te investeren," zegt Pat. Robotics process automation mag een slechte reputatie hebben bij sommige toeschouwers, 'zal het banen kosten?', vragen ze, maar Ultimate Software's RPA voor HR-oplossing illustreert het tegenargument perfect. Het gaat niet om banen vervangen, het gaat om ze te verbeteren. Maar in het geval van Ultimate Software, gaat het ook om "je werknemers helpen te bloeien," of zo vertelde Pat ons.

"We kunnen de hoeveelheid tijd die managers hoeven te besteden aan administratieve taken verminderen" hen vrijmakend "om die hogere-waarde typen activiteiten te doen."

RPA voor HR

Hoe werkt het? Hoe zou een bedrijfs-HR profiteren van RPA? Wat moet een CTO of CIO begrijpen?

De meeste RPA-spelers bieden een brede oplossing: automatisering over welke afdeling je ook wilt: Ultimate Software is in het bedrijf van human capital management.

"Onze procesautomatisering is onderdeel van het Ultimate-platformtechnologie," zegt hij.

"Veel van onze klanten kijken naar ons om verpakte of getemplatiseerde typen geautomatiseerde processen te leveren. Een van de aantrekkelijke elementen van RPA is dat 'ik hoef geen leger van ontwikkelaars of coders te hebben om me te helpen wat waarde te krijgen uit het verbinden van HR-oplossingen of systemen'. Vanwege dat, zoveel mogelijk, leveren we getemplatiseerde out-of-the-box typen automatisering."

En wat betekent dit?

"We hebben organisaties gezien die een 40% verbetering in responstijden naar werknemers hebben gezien."

De overname

Voordat we verdergaan, moeten we de olifant in het datacenter aanpakken: Ultimate Software is onderworpen aan een $11 miljard bod van een groep investeerders geleid door private equity-outfit Hellman & Friedman.

In een verklaring zei het bedrijf: "Onze klanten zullen profiteren van onze mogelijkheid om nieuwe features en diensten sneller op de markt te brengen, terwijl ze nog steeds genieten van hetzelfde hoge serviceniveau dat ze vandaag met Ultimate hebben, of beter, met nieuwe innovaties in onze aanbiedingen."

Of om het anders te zeggen, wat er ook gebeurt — en overigens, de overeenkomst die het bedrijf heeft met de potentiële investeerders laat het een 50-daagse 'go-shop' periode toe, om alternatieve deals te zoeken — het is in geen 'zoude zijn' koper's belang om de productaanbieding te beperken.

Het bod vertegenwoordigt een 19% premie op de aandeelprijs voor het bod. En het bedrijf zegt dat post-aankoop, het bestaande management onder het leiderschap van Chief Executive Scott Scherr, nog steeds aan de roer zal zijn.

RPA is slechts een deel

De RPA-markt groeit snel, maar is nog steeds redelijk klein. Een recent rapport uit oktober vorig jaar, van Grand View Research, voorspelde dat de RPA-markt $3,11 miljard waard zou zijn tegen 2025. Toch is Ultimate Software, een bedrijf dat een suite van HR-oplossingen levert, waarvan RPA er maar één is, blijkbaar ongeveer vier keer zoveel waard wat de mondiale RPA-markt zes jaar later waard zal zijn. Zie het zo, en plotseling lijkt RPA klein.

RPA voor HR, wat het in de praktijk betekent

Ultimate Software is een wereldwijd bedrijf met klanten over de hele wereld, en inderdaad klanten die zelf, over de hele wereld gevestigd zijn. We vroegen Pat om een specifiek voorbeeld van hoe zijn RPA-software werkt, en hij begon met het citeren van het geval van internationale uitdagingen.

"We hebben klanten die misschien verschillende systeemoplossingen gebruiken. In één land kunnen ze een vendor gebruiken voor loonverwerking of sollicitant-tracking" en iets anders in een ander land. "Sommige bedrijven halen dan nieuwe werknemer-informatie binnen via een derde-partij HR-oplossing.

Daar komt RPA om de hoek. Of via APIs te interacteren, of zo niet, via comma-gescheiden bestanden, haalt het RPA-tool "die data op."

"Als je denkt over het aansluiten bij een organisatie als nieuwe aanwinst, zijn er veel verschillende typen organisatie-specifieke documenten alsook compliance-documenten gebaseerd op het land of regio, zelfs de gemeente van een stad.

Dus voor één ding, kan het RPA voor HR-tool de benodigde werknemersinformatie ophalen, en de informatie die gepresenteerd wordt aan de nieuwe aanwinst personaliseren, "alleen presenteren met de passende documentatie."

"Het kan dan een elektronische handtekening verzamelen die toont dat ze erkenning hebben gegeven dat ze dat contract ontvangen hebben. Dan dat opslaan voor het officiële record digitaal en gearchiveerd hebben."

RPA voor HR en NLP

Maar RPA wordt vaak nauw geassocieerd met natural language processing — NLP.

De NLP, in combinatie met de RPA voor HR, kan bijvoorbeeld een werknemers enquête toepassen, die in staat is ongestructureerde tekst te nemen, sentiment-analyse uit te voeren, en emotionele thema-detectie toe te passen, zodat het inzichten kan bieden aan de manager over wat er met hun team aan de hand is. Op deze manier kunnen ze niet alleen een betere ervaring voor de werknemer bieden, maar een betere werkrelatie hebben en potentiële organisatorische issues aanpakken voordat ze problematisch worden."

Of de NLP kan helpen bij het screenen van potentiële nieuwe werknemers voor een functie. Soms lijst een CV de juiste vaardigheden voor een rol, maar met andere terminologie. Een bedrijf zoekt misschien individuen met ervaring in het hanteren van klachten. Een CV kan zeggen 'had te maken met telefoongesprekken van klanten die ontevreden waren met de service.'

Zoals Pat zei: "De NLP doet meer dan alleen zoeken op trefwoorden, het gaat om het nemen van die data die misschien niet netjes gematched is met alleen door de applicatievragen te gaan, die knock-out vragen, om kandidaten te vinden die over het hoofd mogelijk zijn gezien."