Een automation-first mindset omarmen: Slimmere workflows ontgrendelen

Een 'automation first'-organisatie heeft een andere set principes dan traditionele organisaties.

Wanneer er een nieuw probleem is, denken ze niet over hoe mensen of software het kunnen adresseren, maar hoe een hybride workforce het het beste kan oplossen.

Met robotic process automation (RPA) kunnen software-robots alle of een deel van de benodigde processen automatiseren en zorgen dat de herhalende delen van deze processen niet de waardevolle tijd en creatieve energie van werknemers monopoleren. Dit inhoudt een transformatie in de toekomstvisie van je bedrijf en je strategieën om er te komen.

We noemen deze transformatie de automation first-mindset. Het is een essentieel onderdeel van het bloeien in het automation first-tijdperk en het nastreven van een toekomstvisie van het werk die menselijke betrokkenheid en creativiteit prioriteert zonder de bottom line te offeren.

Naast het beslissen om RPA te deployen, is deze mindset fundamenteel voor je vermogen om duurzame digitale transformatie te bereiken en aanpasbaar te blijven in het gezicht van disruptie.

Om automation first te denken:

• Focus op resultaten
• Automatiseer alles wat zinvol is
• Vestig systemen die deze mindset-shift ondersteunen en werknemers empoweren om automatiseringsideeën te drijven

Shift naar een resultaatgeoriënteerd perspectief

Bij UiPath verwijzen we naar het automation first-tijdperk als een tijdperk omdat het een ongekende hoeveelheid innovatie zal introduceren vergeleken met eerdere tijdperk-definierende veranderingen, zoals de Industriële Revolutie en disrupcies van mobiele en cloud computing-technologieën.

Zoals in eerdere tijden van disruptie, ontdekken bedrijven dat 'good enough' niet goed genoeg is in het automation first-tijdperk.

Een automation first-mindset betekent dat je achterwaarts werkt van gewenste zakelijke resultaten om de hybride workforce te construeren die je erheen brengt. Dit vrijwaart je om software-robots of mensen te gebruiken waar ze het best passen.

Neem deel aan mijn webinar met Emily Wasik, Thought Leadership Editor bij The Economist, vol met inzichten over hoe toonaangevende bedrijven deze mindset gebruiken om in hun markten te winnen

Wanneer een proces herhalend, vervelend werk vereist, weet je dat er robots klaarstaan om te schalen naar welk verwerkingsvermogen je ook nodig hebt. Als zodanig weet je dat je mensen hebt die klaarstaan om problemen op te lossen waar mensen beter in zijn, zoals abstract denken en creativiteit, omdat ze niet vastzitten in herhalend, handmatig werk.

Bron: Welcome to the Automation First Era: Your Guide to a Thriving Enterprise

Een automation first-organisatie omarmt het feit dat de toekomst van het werk zal vereisen dat de meeste, zo niet alle, traditionele manieren van processen voltooien tot een of andere mate zullen veranderen. Voor sommige processen betekent dat unattended robots die overnemen; voor anderen attended robots die werknemers in real-time helpen.

Robots zijn schaalbaar op een manier waarop mensen dat niet zijn. In plaats van op wervingsjacht te gaan of huidige werknemers vragen harder te werken, kunnen organisaties software-robots deployen om ervoor te zorgen dat processen sneller en beter lopen – zonder onnodige spanning op werknemers of het vertragen van het bedrijf.

Robots en mensen zijn het beste samen. Een organisatie met een automation first-mindset bouwt zijn probleemoplossende filosofie op die kennis.

Omarm elke kans voor automatisering

Een van de primaire regels waar een automation first-bedrijf door leeft is: Als het geautomatiseerd kan worden, moet het.

Deze regel een realiteit maken vereist dat organisaties processen ontwikkelen die automatiseringskansen identificeren, ranken en testen.

De meest effectieve manier om automatisering te implementeren is door het gebruik van een robotisch Center of Excellence (CoE).

Een CoE is een gecentraliseerde eenheid die de deploy van robots door de organisatie afhandelt. Dit team centraliseert alle governance-policies en best practices, zodat een automation first-organisatie robot-deployment kan schalen zonder kwaliteit op te offeren.

Het CoE, met input van relevante partijen en afdelingen, kan taken dan ranken op hun volume en de tijd die ze consumeren. Dure taken die het meest uitgevoerd worden, bieden de grootste ROI eenmaal geautomatiseerd.

Je kunt RPA en zijn voordelen op diverse manieren meten, maar het CoE heeft een belangrijke rol in het koppelen van elke metriek aan hogere doelen, zoals verhoogde productiviteit en meer betrokken werknemers.

Bij specialistische chemiebedrijf Clariant, bijvoorbeeld, werden eenvoudige zendmeldingen, vertraagd door data-entry en verificatie, stakeholders in onzekerheid gehouden over belangrijke updates die up-to-the-minute reacties vereisten. Met robots die delen van deze processen automatiseren, konden ze vertragingen beëindigen en iedereen geïnformeerd houden.

Clariant verwerkt nu 2.500 facturen per maand door robots. Door de handmatige elementen van het coördineren van verzenddocumenten te verwijderen, hebben ze ook 40.000 printouts per kwartaal bespaard.

Lees Clariant's verhaal

De lange staart van automatisering inschakelen

Een automation mindset wordt niet alleen vastgehouden door executives of RPA-ontwikkelaars. Elke werknemer zal automatisering als een alledaagse tool kunnen beschouwen.

Automatiseringsleiders kunnen een paar processen identificeren die de grootste opbrengsten opleveren eenmaal geautomatiseerd, maar alleen je werknemers kunnen de kleine, dagelijkse uitdagingen identificeren die hun workflows minder efficiënt maken dan ze kunnen zijn.

Wanneer de opbrengsten van kleine verbeteringen kunnen rivaliseren met de automatisering van grotere, meer monolithische processen, noemen we dit de lange staart van automatisering.

Bron: Welcome to the Automation First Era: Your guide to a thriving enterprise in an automated world

Grote, institutionele automatisering – zoals software-robots gebruiken om de duizenden facturen die je bedrijf elke maand stuurt te verwerken – bestaan in je automatisering korte staart. Dit zijn de typen processen die je CoE prioriteert: hoog volume, hoge kosten, hoge ROI eenmaal geautomatiseerd.

Een veel groter scala aan automatiseringskansen bestaat in de lange staart, maar alleen je werknemers kunnen ze identificeren.

Bij UiPath gebruiken we de lange staart als metafoor voor werknemers-geleide automatisering. Automation first-bedrijven hebben hun zichten gericht op het bieden van een robot voor iedereen. Dit stelt ze in staat om werknemers te empoweren om problemen te zien als problemen-te-bieden-oplossen en steeds kleinere pijnpunten na te jagen, die oplossingen aggregeren in massive opbrengsten.

De lange staart wordt nog langer als je de effecten van deze automatiseringen op je workforce overweegt.

McKinsey & Company schat dat bestaande technologie 45% van de activiteiten die organisaties werknemers betalen om te doen, kan automatiseren. Stel je voor wat je werknemers kunnen doen eenmaal bevrijd van dit werk.

Het aandeel geautomatiseerd werk zal alleen toenemen naarmate RPA-technologie zijn snelle evolutievoortgang voortzet.

Duik dieper: De 4 Pijlers van een Volledig Geautomatiseerd Bedrijf™

Al zien we machine learning-technologieën die werknemers in staat stellen meer geïnformeerde beslissingen te nemen, ondersteund door robots die meer data kunnen verzamelen, sneller klaar maken, en beter verifiëren en analyseren dan mensen voorheen konden.

De toekomst van het werk ligt in het maken van deze technologie toegankelijk voor elke werknemer, zodat ze hun dagelijkse taken kunnen automatiseren. Hoewel dit tegen de graan ingaat van het focussen van automatisering op hoog-volume, 'low-hanging fruit'-processen, creëert een automatiseringsstrategie betere productiviteits- en efficiëntie-opbrengsten in de toekomst.

De toekomst van het werk vereist een RPA-oplossing die elke werknemer kan gebruiken om gehele processen te automatiseren, ondersteunende elementen van alledaags werk, of ergens ertussenin te helpen.

Hoe een automation first-mindset te ondersteunen

Een automation first-mindset hangt evenzeveel af van de organisatiestructuur als van nieuwe overtuigingen.

Daarom rapporteren 80% van automation first-organisaties automatisering als een C-level verantwoordelijkheid, volgens The Economist. Wanneer de C-suite automatisering overweegt, drijven ze de visie en strategie van het bedrijf vooruit.

Als zodanig hebben executives een reeks automatiseringsdoelen en een agenda voor wanneer ze ze willen bereiken. Dit is praktischer als je organisatie ook een chief digital officer of chief automation officer rol heeft.

Op dit punt is je CoE ook volledig functioneel. De automatiseringspijplijn die erdoor stroomt, moet robuust zijn, en het CoE moet top-down en bottom-up automatisering implementeren.

Initiële automatiseringsdeployement start voor productiviteitsvoordelen, maar in een automation first-organisatie zullen die doelen verder verschuiven naar de toekomst.

Operationele efficiëntie verbeteren en werknemersbeleving verbeteren worden parallelle doelen.

Naarmate robots onderdeel worden van de normale toolset, zullen ze ook onderdeel worden van wervingsverwachtingen. De wervings- en onboarding-processen zullen focussen op het werk dat nieuwe werknemers met robots zullen doen.

Nieuwe werknemers weten vanaf het begin dat ze een hybride workforce binnenlopen en dat ze robots tot hun beschikking hebben om werk efficiënt te houden.

De automation first-mindset – met de juiste infrastructuur, ondersteuning en organisatiestructuur – zal zich door je hele bedrijf diffunderen. Eenmaal geempowerd en getraind, zullen citizen developers in staat zijn om taken zelf te identificeren en te automatiseren.

Een automation first-mindset bereidt je organisatie niet voor op de toekomst van het werk, maar stelt je in staat om je organisatie erheen te leiden.

Automatisering is meer dan een zakelijke oplossing

De volledige voordelen van automatisering gaan verder dan het oplossen van zakelijke problemen.

Automation first denken stelt je in staat sneller te denken en te handelen dan je concurrenten, zodat je kunt reageren op technologie- en zakelijke veranderingen om nieuwe manieren te ontwikkelen om je klanten te bedienen voordat anderen dat kunnen. Disruptie is een constante dreiging; bedrijven die niet kunnen anticiperen, zullen achterblijven.

Op snelheid komen gaat niet over zakelijke problemen oplossen of zelfs sneller oplossen – het gaat over transformeren op een manier dat de ervaringen van je klanten en je werknemers dichter bij het hart van je bedrijfsoperaties komen.

Een automation first-mindset prioriteert het gebruik van robots, maar het uiteindelijke doel is om beter te focussen op de behoeften en unieke capaciteiten van mensen. De toekomst van het werk zal meer veranderingen omvatten dan iemand kan voorspellen.

Om meer te leren, haal je gratis exemplaar van ons rapport "Welcome to Automation First Era: Your guide to a thriving enterprise in an automated world"