Bedrijfsefficiëntie Boosten: Hoe Process Mining Operaties Transformeert

Pam Pijnenborg was eerder trainee consultant bij UiPath.

Big data. De 'hype' rond aantrekkelijke projecten met onvoorstelbare hoeveelheden data is afgekoeld sinds 2016. Bedrijven wereldwijd begrepen de waarde van opgeslagen informatie, maar waren onduidelijk over hoe te onderzoeken en erop te handelen. Ondanks de huidige stilte rond big data, winnen data-analysetechnologieën momentum.

Vandaag registreren organisaties grotere hoeveelheden data dan ooit om processen te analyseren. Traditionele business process management (BPM) en business intelligence (BI) technieken zijn niet genoeg, omdat ze geen gedetailleerde inzichten bieden op een proces en zijn meting.

Process mining, aan de andere kant, combineert data mining en model-gebaseerde procesanalyse. Het drijft de verbetering van zakelijke prestatiefactoren zoals financiële en operationele efficiëntie.

Om een uitzonderlijk product of dienst te leveren terwijl u de leidende positie in de markt inneemt, moeten bedrijven zakelijke transformatie prioriteren. Als u toevallig een van die bedrijven bent en kijkt naar het herstructureren van processen, zijn uw top-of-mind vragen waarschijnlijk:

• Wat gebeurt er in een specifiek proces?
• Wat zijn de root causes van inefficiënties?
• Zijn er afwijkingen van het beoogde proces en zo ja, wat zijn ze? Wat zijn de knelpunten?
• Hoeveel kost een out-of-sync proces mij?
• Hoe kan ik het proces optimaliseren of automatiseren? Hoeveel contant geld en tijd zal ik besparen?

Al deze vragen kunnen beantwoord worden door UiPath Process Mining te gebruiken.

Waarom process mining?

Naarmate bedrijven groeien, gebruiken ze zakelijke informatiesystemen over afdelingen heen om bedrijfsinformatie te verzamelen, verwerken, opslaan en distribueren. Onder die vindt u customer relationship management (CRM), boekhouding, enterprise resource planning (ERP), BPM, diverse databases, en andere tools. De data met onbenut potentieel ligt vaak vergeten op de back-end zoals SAP, Oracle, Salesforce, zelfs uw Microsoft Excel-bladen.

Denk aan wat deze data vertegenwoordigt – exacte informatie over wie wat en wanneer in de organisatie deed. Stel u voor hoeveel gouden kennis er zit.

Met een process mining tool kunt u deze data gebruiken en inzichten verkrijgen om u te leiden in strategische beslissingen. Het extraheren van de meest relevante zakelijke informatie uit event logs, en het verder analyseren, zult u begrijpen welke acties moeten volgen om zakelijke prestaties te boosten.

Process mining vs. traditionele procesanalyse

In traditionele procesontdekking wenden bedrijven zich tot externe zakelijke consultants. Met hun hulp kunnen managers een diepere kijk nemen op hun processen via workshops en interviews.

Waarom werkt het niet altijd?

Omdat traditionele procesontdekking tijdrovend is. Daarnaast bindt het middelen, aangezien de geïnterviewden geen ander werk kunnen uitvoeren.

Zulke methoden bieden ook een incompleet plaatje, kunnen erg duur zijn, en komen vaak met inherente subjectiviteit of bias. Waarbij process mining deze nadelen niet heeft. Het is tijdsefficiënt en maakt middelen vrij. Process mining biedt objectieve resultaten zodat u kunt zien wat er in een proces gebeurde.

Kortom, het genereert een compleet plaatje dat geen ander tool u kan geven. Met process mining is er geen behoefte aan een team van dure externe consultants om de daadwerkelijke processen te ontdekken.

De controle over uw bedrijf is nu in uw handen.

Op zoek naar tekens van inefficiëntie

Process mining genereert waardevolle inzichten die zakelijke processen verbeteren. Intuïtieve en gemakkelijk te gebruiken procesvisualisatie versnelt inzichtgeneratietijd enorm. Het laat u onderzoeken wat het proces echt is. Het is een snelle en makkelijke techniek om uw operaties te controleren en te verbeteren.

Daarnaast helpen dergelijke tools om snel een breed scala aan issues te detecteren zoals toeleveringsketensvertragingen en onderbemensing. Het aanpakken van het probleem op een vroeg stadium maakt u in staat om enkele van de worst-case scenario's te voorkomen.

Het is belangrijk om te onthouden dat wat verborgen is voor uw oog de procesvariaties zijn. Denk aan de menselijke factor – een stap overslaan, een extra dag nemen om een taak af te maken, of iemand anders in de workflow betrekken. Uit onze ervaring zijn er ten minste 10 scenario's van hoe uw werknemers hun werk uitvoeren. Alle variaties te kennen stelt u in staat om de best practices te vinden en af te stemmen.

Analyseren, aanpassen en resultaten volgen

Bij het analyseren van process mining resultaten, komt u met een actieplan om operationele efficiëntie te verhogen. Op zijn beurt is het makkelijk om de effectiviteit van de maatregelen te volgen. In de finale analyse kunt u variaties van procesmodellen vergelijken en de impact van aanpassingen observeren.

Als resultaat behaalt uw bedrijf meer financiële besparingen door te handelen op waarachtige inzichten.

Continue monitoring van processen

Opnieuw, process mining is geen eenmalige oefening. Het is ontworpen voor continue optimalisatie van processen. Daarom kunt u het ook gebruiken voor geautomatiseerde procesadviezen. In dit geval scant een process mining platform automatisch processen op verbeteringskansen en maakt proactieve aanbevelingen aan eindgebruikers.

Het kan zelfs voorspellen of een vervaldatum zal worden overschreden, gebruikmakend van historische en huidige data. Niet te spreken over voorspellingen van de lengte van verwachte throughput tijd.

Managementteams kunnen een nauwkeurige analyse maken van de kernoperaties en root causes en knelpunten detecteren. Process mining adresseert dan inefficiënties en non-compliance issues op hun kern. Zo kunnen gebruikers geïnformeerde beslissingen nemen over gebieden voor verbetering om zich op te richten.

Als enterprise kunt u onvoorziene issues vermijden en uw positie beveiligen om klantverwachtingen te halen of te overtreffen.

Praktisch advies: UiPath Process Mining tags gebruiken voor functionele inzichten

Terwijl u prestaties analyseert, onthoud uw key performance indicators (KPI's) en gebruik tags voor hen. De tagging-functie (alleen beschikbaar via UiPath) verrijkt uw dataset, door zakelijke logica eraan toe te voegen.

Laten we zeggen dat u de proces KPI's wilt ontdekken die relevant zijn voor het bedrijf. Of zakelijke doelen gesteld worden door uw bedrijf of industrie, de UiPath Process Mining tags-functie stelt u in staat uw zakelijke doelen te meten. Krijg sneller inzichten door elk tag-type te volgen dat u wilt, zoals inefficiëntie, herwerk, of schending.

Een voorbeeld van een inefficiëntie tag-type zou kunnen zijn dat de contractvoorwaarden niet goed gecontroleerd werden. Als veel finale controles van een factuur plaatsvonden, zou het een herwerk tag-type kunnen zijn. Een service level agreement (SLA) schending zou een schending tag-type kunnen zijn.

Met UiPath Process Mining kunt u deze sneller en gemakkelijker identificeren, en ongewenste gebeurtenissen voorkomen. U kunt ook rangen van belangrijkheid of invloed tussen tags toevoegen, om cases te vinden die hoog scoren voor specifieke tag-types en te pinpointen waar te optimaliseren.

Process mining helpt bedrijven procesafwijkingen te markeren en mogelijkheden voor verbetering te herkennen. U kunt elke afwijking identificeren zoals tijd-, resultaat- of volgorde-gerelateerd. Daarom gebruikt het de digitale sporen die achterblijven door elk digitaal gedreven operatie in een bedrijf.

Met al deze voordelen is process mining een must-have instrument voor groei naarmate de rekenkracht toeneemt en dataopslag blijft groeien.

Het is duidelijk – de behoefte aan process mining technieken is werkelijk aangekomen!

Wilt u meer leren? Bekijk onze on-demand webinar UiPath Process Mining: Scientifically Discover Your Next Automation Opportunity.