Hoe ondernemingen de operationele efficiëntie verbeteren met Process Mining

Pam Pijnenborg was eerder stagiair-consulent bij UiPath.

Grote gegevens. De 'hype' rond aantrekkelijke projecten met onvoorstelbare hoeveelheden data is sinds 2016 gekalmeerd. Bedrijven over de hele wereld begrepen de waarde van opgeslagen informatie, maar wisten niet hoe ze deze moesten onderzoeken en ernaar moesten handelen. Ondanks de huidige stilte rond big data, winnen data-analysetechnologieën aan kracht.

Tegenwoordig registreren organisaties grotere hoeveelheden gegevens dan ooit tevoren om processen te analyseren. Traditionele business process management (BPM) en business intelligence (BI) technieken zijn niet genoeg, omdat ze geen gedetailleerd inzicht geven in een proces en de meting ervan.

Process mining daarentegen combineert datamining en modelgebaseerde procesanalyse. Het stimuleert de verbetering van bedrijfsprestatiefactoren zoals financiële en operationele efficiëntie.

Om een ​​uitzonderlijk product of een uitzonderlijke dienst te leveren en tegelijkertijd de leidende positie in de markt in te nemen, moeten bedrijven prioriteit geven aan bedrijfstransformatie. Als u een van die bedrijven bent en herstructureringsprocessen overweegt, zijn uw belangrijkste vragen waarschijnlijk:

• Wat gebeurt er in een specifiek proces?

• Wat zijn de hoofdoorzaken van inefficiënties?

• Zijn er afwijkingen van het beoogde proces en zo ja, welke? Wat zijn de knelpunten?

• Hoeveel kost een niet-gesynchroniseerd proces mij?

• Hoe kan ik het proces optimaliseren of automatiseren? Hoeveel geld en tijd bespaar ik?

Al deze vragen kunnen worden beantwoord met behulp van UiPath Process Mining.

Waarom process mining?

Naarmate bedrijven groeien, gebruiken ze bedrijfsinformatiesystemen over afdelingen heen om bedrijfsinformatie te verzamelen, te verwerken, op te slaan en te verspreiden. Daaronder vindt u mogelijk klantrelatiebeheer (CRM), boekhouding, enterprise resource planning (ERP), BPM, diverse databases en andere tools. De gegevens met onbenut potentieel worden vaak vergeten aan de achterkant, zoals SAP, Oracle, Salesforce, zelfs uw Microsoft Excel-bladen.

Bedenk waar deze gegevens voor staan:exacte informatie over wie wat heeft gedaan en wanneer in de organisatie. Stel je voor hoeveel gouden kennis er is.

Met een process mining-tool kunt u deze gegevens gebruiken en inzichten verkrijgen om u te begeleiden bij strategische beslissingen. Door de meest relevante bedrijfsinformatie uit gebeurtenislogboeken te halen en deze verder te analyseren, begrijpt u welke acties moeten worden ondernomen om de bedrijfsprestaties te verbeteren.

Procesmining versus traditionele procesanalyse

Bij traditionele procesdetectie wenden bedrijven zich tot externe bedrijfsadviseurs. Met hun hulp kunnen managers via workshops en interviews dieper in hun processen kijken.

Waarom werkt het niet altijd?

Omdat traditionele procesdetectie tijdrovend is. Bovendien bindt het middelen, aangezien de geïnterviewden geen ander werk kunnen doen.

Dergelijke methoden geven ook een onvolledig beeld, kunnen erg kostbaar zijn en gaan vaak gepaard met inherente subjectiviteit of vooringenomenheid. Terwijl process mining deze nadelen niet heeft. Het is tijdbesparend en maakt resources vrij. Process mining biedt objectieve resultaten, zodat u kunt zien wat er in een proces is gebeurd.

Kortom, het genereert een compleet beeld dat geen enkele andere tool u kan geven. Met process mining is er geen team van dure externe consultants nodig om de eigenlijke processen te ontdekken.

De controle over uw bedrijf ligt nu in uw handen.

Op zoek naar tekenen van inefficiëntie

Process mining genereert waardevolle inzichten die bedrijfsprocessen verbeteren. Intuïtieve en gebruiksvriendelijke procesvisualisatie versnelt de tijd voor het genereren van inzichten aanzienlijk. Het laat je onderzoeken wat het proces werkelijk is. Het is een snelle en gemakkelijke techniek om uw activiteiten te controleren en te verbeteren.

Bovendien helpen dergelijke tools om snel een breed scala aan problemen op te sporen, zoals vertragingen in de toeleveringsketen en onderbezetting. Door het probleem in een vroeg stadium aan te pakken, kunt u enkele van de worstcasescenario's voorkomen.

Het is belangrijk om te onthouden dat wat voor uw oog verborgen is, de procesvariaties zijn. Denk aan de menselijke factor:een stap overslaan, nog een dag nodig hebben om een ​​taak af te maken of iemand anders aan de workflow toevoegen. Uit onze ervaring zijn er minimaal 10 scenario's van hoe uw medewerkers hun werk doen. Als u alle variaties kent, kunt u de best practices vinden en afstemmen.

Resultaten analyseren, aanpassen en volgen

Bij het analyseren van de uitkomsten van process mining kom je met een actieplan om de operationele efficiëntie te verhogen. Op zijn beurt is het eenvoudig om de effectiviteit van de maatregelen te volgen. In de uiteindelijke analyse kunt u de variaties van een procesmodel vergelijken en de impact van aanpassingen observeren.

Als gevolg hiervan behaalt uw bedrijf meer financiële besparingen door te handelen op basis van waarheidsgetrouwe inzichten.

Continue monitoring van processen

Nogmaals, process mining is geen eenmalige oefening. Het is ontworpen voor continue optimalisatie van processen. U kunt het dus ook gebruiken voor geautomatiseerd procesadvies. In dit geval scant een process mining-platform automatisch processen op verbetermogelijkheden en doet het proactieve aanbevelingen aan eindgebruikers.

Het kan zelfs voorspellen of een vervaldatum wordt overschreden, met behulp van historische en actuele gegevens. Om nog maar te zwijgen van voorspellingen van de lengte van de verwachte doorlooptijd.

Managementteams kunnen een nauwkeurige analyse maken van de kernactiviteiten en onderliggende oorzaken en knelpunten opsporen. Process mining pakt vervolgens inefficiënties en niet-nalevingsproblemen in de kern aan. Gebruikers kunnen dus weloverwogen beslissingen nemen over verbeterpunten waarop ze zich kunnen concentreren.

Als onderneming kunt u onvoorziene problemen vermijden en uw positie veiligstellen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen of deze te overtreffen.

Praktisch advies:UiPath Process Mining-tags gebruiken voor functionele inzichten

Onthoud bij het analyseren van prestaties uw key performance indicators (KPI's) en gebruik hiervoor tags. De tagging-functie (alleen beschikbaar via UiPath) verrijkt uw dataset en voegt er bedrijfslogica aan toe.

Stel dat u de proces-KPI's wilt ontdekken die relevant zijn voor het bedrijf. Of uw bedrijfsdoelen nu door uw bedrijf of branche worden gesteld, met de UiPath Process Mining-tagfunctie kunt u uw bedrijfsdoelen meten. Krijg sneller inzichten door elk gewenst tagtype bij te houden, zoals inefficiëntie, herbewerking of schending.

Een voorbeeld van een inefficiëntie-tagtype kan zijn dat de contractvoorwaarden niet goed zijn gecontroleerd. Als er veel laatste controles van een factuur hebben plaatsgevonden, kan dit een tagtype voor herbewerking zijn. Een schending van een Service Level Agreement (SLA) kan een type schendingstag zijn.

Met UiPath Process Mining kunt u deze sneller en gemakkelijker identificeren en ongewenste gebeurtenissen voorkomen. U kunt ook rangorde van belangrijkheid of invloed onder tags toevoegen om gevallen te vinden die hoog scoren voor specifieke tagtypes en om te bepalen waar deze kunnen worden geoptimaliseerd.

Process mining helpt bedrijven om procesafwijkingen te signaleren en mogelijkheden voor verbetering te herkennen. U kunt eventuele afwijkingen identificeren, zoals tijd, resultaat of ordergerelateerd. Daarom gebruikt het de digitale sporen die worden achtergelaten door elke digitaal gestuurde operatie in een bedrijf.

Met al deze voordelen is process mining een onmisbaar instrument voor groei naarmate de rekenkracht toeneemt en de gegevensopslag blijft groeien.

Het is duidelijk - de behoefte aan process mining-technieken is echt aangekomen!

Meer weten? Bekijk onze on-demand webinar UiPath Process Mining:Scientifically Discover Your Next Automation Opportunity .