Alles wat u moet weten over conformiteitscontrole

Hoeveel ik ook van bedrijfsanalyses houd, ik hou van detectiveverhalen. In zekere zin verandert een procesanalist die op zoek is naar aanwijzingen over proceskwesties in een detective. En zoals Sherlock Holmes zou zeggen:"Het is een kapitale fout om te theoretiseren voordat je gegevens hebt." Als een goede detective vertrouw ik bij mijn onderzoeken op process mining-gegevens.

Als je nog nooit van process mining hebt gehoord, raden we je aan eerst dit artikel te lezen.

Process mining is als een vergrootglas dat u helpt in te zoomen op de procesdetails en de tekenen van wangedrag te vinden. De truc is om te begrijpen of je onderzoek de goede kant opgaat.

Alle proceseigenaren en analisten werken aan het identificeren of de procesuitvoering verloopt zoals gepland. Als je ze vraagt ​​om hun proces te tekenen, zetten ze de ideale grafiek op papier:

De grafiek (hierboven) is in theorie nauwkeurig, maar in de praktijk is de grafiek vaak anders. Medewerkers houden zich niet altijd aan het plan, slaan soms kleine regels over, herhalen een deel van de taken of communiceren slecht met belanghebbenden. Deze ogenschijnlijk kleine afwijkingen van de initiële procesplanning veroorzaken ontevreden klanten, vertraagd werk en zelfs financiële schade. Het vinden van deze inefficiënties kan een organisatie helpen een koers uit te zetten voor procesoptimalisatie en hogere prestaties.

Process mining helpt bij het vinden van dergelijke inefficiënties door bedrijfsgegevens te verzamelen en deze om te zetten in een echte procesgrafiek, die er als volgt uit kan zien:

Merk je het verschil tussen de twee grafieken? Dit is waar conformiteitscontrole over gaat:identificeren hoe de werkelijke situatie verschilt van de percepties van mensen. Of het vergelijken van gegevens van IT-systemen met de kennis en meningen van mensen.

Conformiteitscontrole is een snelle manier om te begrijpen waarom u geld verliest tijdens het proces, wat de reden is voor late leveringen en wat knelpunten veroorzaakt.

Conformiteitscontrole is een process mining-techniek die u helpt een hogere procesefficiëntie te bereiken, en het begint met het vinden van dingen die fout gaan.

Conformiteitscontrole in actie

Conformiteitscontrole is in de praktijk gemakkelijker uit te leggen dan in woorden. Dus laten we erin duiken!

Met UiPath Process Mining kunt u een conformiteitscontroleanalyse uitvoeren op een aangewezen conformiteitstabblad.

Als u wilt zien hoe het werkelijke proces verschilt van het ideale proces, gaat u verder naar het tabblad Referentiemodel. Samen met een proceseigenaar en het process mining centre of excellence (CoE) bouw je de ideale procesgrafiek in UiPath Process Mining.

De ideale procesgrafiek geeft de visie van het team weer over hoe het zou moeten werken. Vervolgens brengt het UiPath-algoritme voor conformiteitscontrole die grafiek in kaart met de gegevens van al uw IT-systemen (Oracle, SAP®, Salesforce en andere).

Hierdoor zal de ideale procesgrafiek (ook wel referentiemodel genoemd) in één dashboard overlappen met de daadwerkelijke procesgrafiek. De stappen die overeenkomen, worden in blauw weergegeven en de verschillen in geel, zoals op de afbeelding hieronder.

Van daaruit kunt u de conformiteitscontroleanalyse starten. UiPath Process Mining heeft verschillende algoritmen die de analyse vereenvoudigen door snelle hints te geven over mogelijke problemen. De twee meest voorkomende tekenen van procesafwijking zijn de niet-gespecificeerde processtappen en de overgeslagen processtappen.

De niet-gespecificeerde processtappen zijn de ongeplande activiteiten die mensen blijven uitvoeren. Het is een veelvoorkomend scenario wanneer het team iets doet wat ze niet zouden moeten doen, waardoor extra stappen aan het proces worden toegevoegd. UiPath Process Mining markeert die activiteitenvakken in het geel:

De taak van de procesanalist is om te begrijpen waarom deze stappen er überhaupt zijn. Als een detective die naar motieven zoekt:

• Waren die stappen gepland?

• Wat zijn de redenen voor de extra stappen?

• Vinden de extra stappen plaats in de verkeerde delen van het proces?

• Hoe beïnvloeden de extra stappen de procesefficiëntie?

In andere gevallen voeren medewerkers bepaalde taken niet uit en slaan ze de vooraf gedefinieerde processtappen over. Deze verschijnen op het tabblad UiPath Process Mining-conformiteit als overgeslagen processtappen. U kunt de overgeslagen stappen identificeren door de gele pijl te volgen die de twee blauwe activiteitenvakken met elkaar verbindt.

Als gele pijlen tegengesteld aan de processtroomrichting bewegen (zie de afbeelding hieronder), betekent dit herbewerking. Dat klopt, elke gele pijl geeft een plaats in het proces aan waar medewerkers om de een of andere reden het werk overdoen (en dat zou niet moeten gebeuren). Een soepel proces impliceert weinig tot geen herwerk.

Overgeslagen stappen kunnen de kwaliteit van het werk verminderen en het geluk van klanten en medewerkers verminderen. Een overgeslagen stap kan ook leiden tot herwerk, wat vertragingen in de levering, lage klanttevredenheid en zelfs financieel verlies veroorzaakt.

Een procesanalist mag de kracht van kleine problemen nooit onderschatten:het oplossen ervan kan aan het eind van het jaar een behoorlijk deel van de cashflow besparen.

Uitgebreide mogelijkheden voor conformiteitscontrole

Er is meer! Met UiPath Process Mining kunt u bedrijfsregels en key performance indicators (KPI's) in uw analyse opnemen.

Wat zijn die bedrijfsregels?

De veelvoorkomende complexe processen, zoals purchase-to-pay (P2P) of order-to-cash (O2C), kunnen een andere structuur hebben tussen bedrijven en sectoren. Door rekening te houden met de strategische doelen van het bedrijf, kunnen proceseigenaren tracking instellen voor procesregels en KPI's.

Voor een e-commercebedrijf (zoals Amazon of Alibaba) is het bijvoorbeeld cruciaal om de hoge snelheid van klantenondersteuning te behouden. Zo kan in UiPath Process Mining een proceseigenaar van een klantenservice een KPI instellen:"Klantverzoeken moeten binnen 24 uur worden beantwoord."

Of, om terug te komen op ons P2P-voorbeeld, een bedrijfsregel kan zijn:"Aankooporders kunnen niet worden goedgekeurd en betaald door dezelfde medewerker."

U kunt al deze regels en KPI's specificeren in de tagmanager van UiPath Process Mining. De tagmanager biedt u een snel inzichtelijk dashboard met alle case-overtredingen. Het dashboard rangschikt het belang van de overtredingen ook op basis van de frequentie en het aantal gevallen.

.jpeg-8

Met de geïntegreerde technologieën van het UiPath Platform blijf je op de hoogte. Elke regelovertreding die door Process Mining wordt gedetecteerd, waarschuwt de belanghebbenden automatisch via UiPath Action Center. Van daaruit kunt u onmiddellijk actie ondernemen door softwarerobots in te stellen, ze te reorganiseren of te rapporteren voor andere acties.

De combinatie van UiPath Process Mining en Action Center is net zo nuttig voor een bedrijfsanalist als Dr. Watson was voor Sherlock Holmes.

Handel op basis van process mining-inzichten

Breng na een conformiteitscontroleanalyse de resultaten samen en pas uw bevindingen aan de context van het bedrijf aan. Als u een bedrijfsanalist bent, is het uw doel om redenen voor procesinefficiënties te definiëren en acties voor te stellen.

Gebruik process mining-inzichten in uw rapport om uw conclusies te ondersteunen. De gegevens ondersteunen uw suggesties en helpen u de digitale transformatie in de hele organisatie te versnellen. En vergeet niet om mensen aan de vergelijking toe te voegen. Door te vertrouwen op zowel gegevens als de mening van experts, krijgt u een holistisch beeld van het proces en verhoogt u het geluk en de productiviteit van uw medewerkers.

Beheers uw bedrijfsanalyse door de inzichten om te zetten in actie met de krachtige combinatie van RPA en process mining door uw gratis exemplaar van onze nieuwste whitepaper te claimen.

Veel plezier met mijnbouw!