Conformance Checking Meesteren: Een Complete Gids voor Procescompliance

Net zoveel als ik van business analytics hou, hou ik van detectieverhalen. Op een manier wordt een procesanalist die op zoek gaat naar aanwijzingen voor procesproblemen tot een detective. En zoals Sherlock Holmes zou zeggen: "Het is een kapitale fout om te theoriseren voordat men data heeft." Als een goede detective steun ik op process mining-data in mijn onderzoeken.

Als u nog nooit van process mining heeft gehoord, raden we u aan dit artikel eerst te lezen.

Process mining is als een vergrootglas dat helpt inzoomen op procesdetails en tekens van afwijkend gedrag te vinden. De kunst is te begrijpen of uw onderzoek in de juiste richting gaat.

Alle proces-eigenaren en analisten werken aan het identificeren of de procesuitvoering volgens plan verloopt. Als u ze vraagt hun proces te tekenen, zetten ze het ideale model op papier:

Het model (boven) is theoretisch correct, maar in de praktijk ziet het er vaak anders uit. Medewerkers houden zich niet altijd aan het plan, slaan soms kleine regels over, herhalen taken of communiceren verkeerd met stakeholders. Deze schijnbaar kleine afwijkingen van de initiële procesplanning leiden tot ontevreden klanten, vertragingen en zelfs financiële verliezen. Het opsporen van deze inefficiënties kan een organisatie helpen een koers te zetten naar procesoptimalisatie en hogere prestaties.

Process mining helpt dergelijke inefficiënties te vinden door bedrijfsdata te verzamelen en om te zetten in een echt procesmodel, dat er als volgt kan uitzien:

Valt het verschil tussen de twee modellen op? Hier draait conformance checking om: identificeren hoe de werkelijke situatie verschilt van de percepties van mensen. Of het vergelijken van IT-systeemdata met menselijke kennis en meningen.

Conformance checking is een snelle manier om te begrijpen waarom u geld verliest in het proces, wat de reden is voor late leveringen en wat knelpunten veroorzaakt.

Conformance checking is een process mining-techniek die helpt hogere procesefficiëntie te bereiken, en begint met het vinden van dingen die misgaan.

Conformance Checking in Actie

Conformance checking is in de praktijk makkelijker uit te leggen dan in woorden. Laten we erin duiken!

Met UiPath Process Mining kunt u een conformance checking-analyse uitvoeren in een speciaal conformance-tabblad.

Als u wilt zien hoeveel het werkelijke proces afwijkt van het ideale proces, ga dan naar het referentiemodel-tabblad. Samen met een proces-eigenaar en het process mining Center of Excellence (CoE) kunt u het ideale procesmodel bouwen in UiPath Process Mining.

Het ideale procesmodel vertegenwoordigt de visie van het team over hoe dingen moeten werken. Vervolgens zal het UiPath conformance checking-algoritme dat model afstemmen met de data uit uw IT-systemen (Oracle, SAP®, Salesforce, en anderen).

Als resultaat overlapt het ideale procesmodel (ook referentiemodel genoemd) met het werkelijke procesmodel in één dashboard. De stappen die overeenkomen verschijnen in blauw en de verschillen in geel, zoals op de onderstaande afbeelding.

Vanaf daar kunt u de conformance checking-analyse starten. UiPath Process Mining heeft diverse algoritmen die de analyse vereenvoudigen door snelle hints over potentiële problemen. De twee meest voorkomende tekens van procesafwijking zijn niet-gespecificeerde processtappen en overgeslagen processtappen.

Niet-gespecificeerde processtappen zijn ongeplande activiteiten die mensen blijven uitvoeren. Het is een veelvoorkomend scenario dat het team dingen doet waar ze niet voor bedoeld zijn, wat extra stappen aan het proces toevoegt. UiPath Process Mining markeert die activiteiten in geel:

De taak van de procesanalist is te begrijpen waarom die stappen er überhaupt zijn. Als een detective die motieven zoekt:

• Waren die stappen gepland?
• Wat zijn de redenen voor de extra stappen?
• Treden de extra stappen op in de verkeerde delen van het proces?
• Hoe beïnvloeden de extra stappen de procesefficiëntie?

In andere gevallen voeren medewerkers bepaalde taken niet uit en slaan ze vooraf gedefinieerde processtappen over. Die verschijnen in het UiPath Process Mining conformance-tabblad als overgeslagen processtappen. U kunt de overgeslagen stappen identificeren door de gele pijl te volgen die de twee blauwe activiteitenboxen verbindt.

Als gele pijlen tegen de processtroom in wijzen (zie afbeelding hieronder), betekent dat herwerk. Elk gele pijltje duidt op een plek in het proces waar medewerkers werk herhalen om een of andere reden (en dat mag niet gebeuren). Een soepel proces impliceert weinig tot geen herwerk.

Overgeslagen stappen kunnen de kwaliteit van het werk verminderen en de tevredenheid van klanten en medewerkers verlagen. Een overgeslagen stap kan ook leiden tot herwerk, wat vertragingen in levering, lage klanttevredenheid en zelfs financieel verlies veroorzaakt.

Een procesanalist mag de kracht van kleine problemen nooit onderschatten: het oplossen ervan kan een aanzienlijk deel van de cashflow aan het einde van het jaar besparen.

Uitgebreide Mogelijkheden voor Conformance Checking

Er is meer! UiPath Process Mining stelt u in staat om bedrijfsregels en key performance indicators (KPI's) in uw analyse te verwerken.

Wat zijn die bedrijfsregels?

Veelvoorkomende complexe processen, zoals purchase-to-pay (P2P) of order-to-cash (O2C), kunnen een andere structuur hebben per bedrijf en sector. Door rekening te houden met de strategische doelen van het bedrijf, kunnen proces-eigenaren tracking instellen voor procesregels en KPI's.

Bijvoorbeeld, voor een e-commerce-bedrijf (zoals Amazon of Alibaba) is het cruciaal om de hoge snelheid van klantenservice te behouden. Daarom kan een proces-eigenaar van klantenservice in UiPath Process Mining een KPI instellen: "Klantverzoeken moeten binnen 24 uur beantwoord worden."

Of, terugkomend op ons P2P-voorbeeld, kan een bedrijfsregel zijn: "Inkooporders mogen niet door dezelfde medewerker worden goedgekeurd en betaald."

U kunt al deze regels en KPI's specificeren in UiPath Process Mining Tag Manager. De Tag Manager biedt een snel-inzicht-dashboard met alle case-overschrijdingen. Het dashboard rangschikt ook het belang van de overtredingen op basis van case-frequentie en bedrag.

De geïntegreerde technologieën van het UiPath Platform laten u de dingen onder controle houden. Elke regelovertreding die door Process Mining wordt gedetecteerd, waarschuwt de stakeholders automatisch via UiPath Action Center. Daar kunt u direct actie ondernemen door software robots in te stellen, ze te herorganiseren of te rapporteren voor andere acties.

De combinatie van UiPath Process Mining en Action Center is net zo nuttig voor een business analist als Dr. Watson voor Sherlock Holmes was.

Handelen op Basis van Process Mining Inzichten

Na een conformance checking-analyse, breng de resultaten samen en pas uw bevindingen toe op de context van het bedrijf. Als u business analist bent, is uw doel de redenen van procesefficiënties te definiëren en acties voor te stellen.

Gebruik process mining-inzichten in uw rapport om uw conclusies te ondersteunen. De data zal uw suggesties ondersteunen en u helpen de digitale transformatie in de organisatie te versnellen. En vergeet niet de mens toe te voegen aan de vergelijking. Door te vertrouwen op zowel data als experts' meningen, krijgt u een holistisch beeld van het proces en verhoogt u de tevredenheid en productiviteit van medewerkers.

Word meester in uw business analyse door de inzichten om te zetten in actie met de krachtige combinatie van RPA en process mining door uw gratis exemplaar van ons recentste whitepaper te claimen.

Vrolijk minen!