Een cultuur van citizen developers opbouwen: strategieën voor het stimuleren van zakelijke innovatie

Een paar jaar geleden had ik de gelegenheid om op verschillende conferenties te spreken over leiderschap. Ik baseerde mijn presentaties op de ongelooflijke lessen die je kunt trekken uit de Amerikaanse tv-show Undercover Boss. Voor wie de show niet kent: elke week gaat een "deelnemer" (bedrijfseigenaar, CEO of ander topmanager, onherkenbaar gemaakt) naar de filialen van hun eigen bedrijf om te leren hoe de waarden en processen in de praktijk worden nageleefd. De leider doet alsof hij een nieuwe werknemer is.

Wat me altijd fascineert, is hoeveel leiders geschokt zijn door het verschil tussen hun eigen visie op het bedrijf en die van hun werknemers. Ondanks goede bedoelingen, communicatie en training, ontdekken leiders (onderhuids in de show) vaak dat de realiteit afwijkt van wat zij zich voorstellen. Ze ervaren diverse "aha-momenten" toen ze het bedrijf door de ogen van een nieuwe werknemer zien.

Vorige week had ik een onverwachte "aha-moment" toen ik deeldeed aan een evenement van Spruce Technology. Hun leiding stuurde niemand onderhuids, noch analyseerden ze een medewerkers enquête om te versterken wat ze door de organisatie wilden laten stromen.

In plaats daarvan vierden ze het vijftiende jarige bestaan van het bedrijf door een vijf uur durende UiPath Citizen Developer Challenge (ook wel "bot-a-thon" genoemd) te leiden.

Stel je mijn verrassing voor toen ik samen met medewerkers van Spruce Technology de uitdaging beoordeelde, en ontdekte dat dit geen klantproject was. Het was het hele leiderschapsteam van Spruce Technology dat uitdrukte dat ze willen:

• Levenslange leerlingen empowern
• Een omgeving creëren die creativiteit en innovatie bevordert
• Zelf baat hebben bij de waarde van automatisering
• Met klanten spreken vanuit kennis, niet alleen van een presentatie

Simpelweg geweldig.

Het evenement was een brainchild van het managementteam van Spruce Technology, georganiseerd door Sarah Knapp, Executive Vice President (EVP) van Business Development en Strategie.

Hun interne, innovatieve en inspirerende manier om automatisering echt te begrijpen, is het delen waard. En wie beter om dat te doen dan Knapp zelf.

Sarah, het is een genoegen om deze blog met je te doen. Laat me beginnen met de vraag: waarom een citizen developer challenge?

"We vieren het 15-jarig jubileum van Spruce en wilden iets bijzonders doen dat verschillende teams bij elkaar brengt. Hoewel 'samen' de afgelopen 15 maanden een nieuwe betekenis heeft gekregen, zagen we het als een kans om collega's van al onze locaties over de hele wereld te betrekken. We wilden zorgen dat alle niveaus en typen medewerkers konden deelnemen. En dat de ervaring een kans bood voor teamwerk gericht op creatieve en innovatieve technologie, wat de kern is van Spruce's missie."

Ok, en waarom een citizen developer challenge met UiPath?

"UiPath was voor ons een logische keuze om talloze redenen. We wilden dat het evenement inclusief, toegankelijk en een positieve ervaring zou zijn voor iedereen. Er zijn sterke use cases voor UiPath waar iedereen zich in kan herkennen, en we wisten dat zelfs onze niet-technische medewerkers betekenisvol konden bijdragen aan hun teams. Er was ook vertrouwen dat de teams in de korte tijd die we hadden, werkende bots zouden kunnen ontwikkelen.

Daarnaast geloven we in de kracht van automatisering om organisaties efficiënter te laten werken en de kwaliteit van het werk van medewerkers te verbeteren. UiPath was een voor de hand liggende keuze in de RPA-ruimte (robotic process automation) – zowel als partner van ons als marktleider."

Hoe lang duurde het om de bot-a-thon te organiseren en wat waren de logistieke uitdagingen?

"Het duurde ongeveer vier maanden voordat het Spruce Business Development-team de bot-a-thon met UiPath had georganiseerd en uitgevoerd, en dat alleen met interne middelen (middelen die tegelijkertijd ook andere verantwoordelijkheden hadden). Er was ook veel samenwerking met onze Chief Technology Officer (CTO) Albert Balcells en EVP of Professional Services James Mahoney om use cases te identificeren, teams te vormen, beoordelingscriteria op te stellen, en meer.

Er waren veel bewegende onderdelen om te managen voor een succesvolle bot-a-thon. Zoals je weet, hebben we direct contact opgenomen met UiPath en waren we enthousiast te horen dat jullie als jury konden deelnemen! We vonden de externe participatie belangrijk voor onze medewerkers om het evenement en de erkenning van hun inspanningen te valideren. Ik was ook verheugd over de steun van ons hoogste leidinggevende niveau, met onze CEO en managing partners allemaal aanwezig tijdens het evenement.

Meer tactisch: we moesten rekening houden met alles, van een communicatieplan tot het vormen van teams, het invullen van rollen voor de dag zelf, het regelen van toegang tot UiPath voor het ontwikkelen van de bots, tot de structuur voor het uitrekensen van winnaars en hun prijzen.

Hoewel een virtueel evenement het voordeel biedt van geografisch diversere participatie, vereiste het aanzienlijk meer technologische planning dan traditionele fysieke evenementen."

Hoeveel deelnemers waren er op de dag zelf? Uit welke afdelingen?

"In totaal waren er bijna 40 mensen betrokken op de dag van het evenement, tussen citizen developers, juryleden en andere cruciale rollen.

Deelnemers kwamen uit vrijwel elk deel van Spruce. Het was ongeveer een 40/60-verdeling tussen niet-IT en IT-rollen. Aan de niet-IT-kant hadden we vertegenwoordiging van Business Development, Werving & Selectie, en Contracten & Offertes. Aan de technische kant zagen we een diversiteit aan rollen, waaronder IT-analisten, accountmanagers, ontwikkelaars en ingenieurs."

Eén laatste vraag: heb je plannen voor vergelijkbare evenementen?

"Absoluut! We kijken ernaar uit om dit evenement nu jaarlijks te organiseren, nu de eerste editie een feit is."

Wat ik heb geleerd over het creëren van een citizen developer-cultuur

Ik hoop dat lezers waarderen dat de hele citizen developer challenge in een paar uur is voltooid. Ik moet geloven dat jullie al jaarlijkse offsites hebben gehad die veel langer duurden en waarschijnlijk veel minder opleverden.

Het was zo leuk om de pitches van de teams te horen, waarom ze wilden automatiseren wat ze automatiseerden, en daarna de robot te presenteren aan de rest van het team. Twee uitspraken tijdens het beoordelen bleven me echt hangen als krachtig.

Net als in Undercover Boss, zal ik je niet vertellen waarom ze krachtig waren, maar je laten nadenken (en daarna graag je gedachten delen):

"Ik ben geen IT'er. Dit is eng."

Dit kwam van een van Spruce Technology's medewerkers, die een achtergrond in staffing heeft, maar die bereid was om erin te stappen en iets nieuws te leren. Ze was aanvankelijk geïntimideerd, maar na samenwerking met haar team realiseerde ze zich dat UiPath gemakkelijk te navigeren was en niet zo gecompliceerd als ze dacht.

"We kunnen deze technologie nu al gebruiken!"

Dit kwam van een IT-analist in een van de teams die zag hoe bruikbaar hun UiPath-creatie was, en hoe gemakkelijk het vandaag nog toegepast kan worden na slechts drie uur werk.

Ik genoot van het zien van de winnende robot in de bot-a-thon, omdat het toonde wat het bedrijf in de automatiseringsera kan bereiken. Ik zeg op geen enkele manier dat dit shadow IT is. De CIO moet verantwoordelijk zijn voor het netwerk, inclusief het leveren van gestandaardiseerde computers, de UiPath Orchestrator-infrastructuur, en het waarborgen van beveiligde credentials om cyberrisico's rond bots met rol-gebaseerde toegang te mitigeren.

Dat gezegd hebbende: een citizen developer die apps bouwt voor de Apple App Store of Google Play Store, is vrij om werk te veranderen (en opnieuw te veranderen).

Standaarden, geautomatiseerde testing en duidelijke richtlijnen zorgen voor agiliteit en schaalbaarheid in het proces, waardoor citizen developers de miljoenen apps kunnen creëren die ons leven beter maken. Spruce Technology heeft een manier gevonden om de werkdagen van hun medewerkers te verbeteren, hun bedrijf een geweldige gedeelde ervaring te geven, en wanneer ze met klanten aan tafel zitten, kunnen ze als vertrouwde adviseur en met autoriteit spreken.

Knapp en het team "maken het saaie zinnig!" Dank aan Knapp voor het zijn van een geweldige partner, innovator en leider.

Oh, ik had de lezers bijna in de war gelaten. Aan het begin van deze blogpost noemde ik mijn "aha-moment" tijdens de Citizen Developer Challenge bij Spruce Technology.

Wat was mijn "aha-moment"?

Eerlijk gezegd, was het een herinnering van jaren geleden toen ik in het Amerikaanse leger diende en gestationeerd was aan de grens tussen Oost- en West-Duitsland. De commandant van het 11th Armored Cavalry Regiment (ACR) was toen Kolonel John Abrams. Vanuit een Humvee die de grens overschouwde, was hij empathiek: leiders kunnen niet vanaf achteren leiden. Bassen die vanuit rapporten leiden, leiden van gisteren zijn nieuws.

Het leiderschapsteam van Spruce stond zeker voorop en je kon dat zien in de ogen van elke medewerker die zich meldde en deeldeed.

Sarah, nogmaals dank voor het delen en het geven mij de kans om menselijk leiderschap en UiPath-automatisering allemaal vanuit één geweldig evenement te zien.

De kracht van gedemocratiseerde automatisering

De impact en kracht van het democratiseren van RPA is ongelooflijk. In 2017 kwam de eerste RPA-robot die in de Amerikaanse federale overheid werd geïmplementeerd, voort uit een innovatie-wedstrijd van de National Aeronautics and Space Administration (NASA).

Overheden die succesvol RPA en change management opschalen, zien dat succes direct na citizen developer challenges. Terwijl Knapp een vijf- tot zesurige challenge organiseerde, bekijk de resultaten van drie 90-daagse challenges van de Amerikaanse luchtmacht.

De Digital Wingman Challenge toonde acceptatie en enthousiasme van zowel luchtmachtpersoneel als overheidsmedewerkers rondom automatisering. Natuurlijk, als je geen 90 dagen hebt maar meer wilt dan een middag voor een citizen developer challenge, volg dan het voorbeeld van het Amerikaanse Ministerie van Volksgezondheid en Menselijke Diensten (HHS). HHS besteedde een paar weken aan hun Battle of the Robots challenge.

Citizen developer challenges leveren ideeën, samenwerking en enthousiasme over automatisering op. Citizen developer challenges zijn geen zware klus en we helpen je graag.