Is een faciliteitsaudit geschikt voor uw CMMS-configuratie?

De kant-en-klare onboarding- en implementatieoplossingen van Hippo zorgen ervoor dat u uw geautomatiseerde onderhoudsbeheersoftware (CMMS) zo soepel mogelijk kunt laten werken. En een belangrijk onderdeel van het proces kan een volledige faciliteitsaudit zijn.

Maar wat is een faciliteitsaudit en moet uw bedrijf er een krijgen?

Implementatiespecialisten Mike Sokulski en Tyler Syrowitz hebben de wereld rondgereisd om bedrijven te helpen hun activa in Hippo's CMMS te krijgen. Mike heeft overal audits gedaan, waaronder een museum in een vliegdekschip, een kleine eilandgemeenschap en zelfs een gevangenis. Tyler heeft met klanten in heel Canada en Amerika gewerkt, waaronder een kersenverwerkingsfabriek en een faciliteit die stro in papier en verpakking verandert. Hier delen ze hun inzichten in facility audits en hoe bedrijven zichzelf kunnen voorbereiden op succes.

Maar laten we eerst eens kijken naar audits in het algemeen.

Wat is een faciliteitsaudit?

Over het algemeen zijn audits uitgebreide beoordelingen die u helpen een basislijn vast te stellen van wat u al heeft, inclusief activa, apparatuur en inventaris, evenals processen en procedures. Het is een manier om informatie vast te leggen over alles, van wat je hebt tot wat je hebt om ervoor te zorgen. U kunt audits ook categoriseren op basis van wie ze doet. Er zijn dus interne en externe audits.

Dat is een algemene definitie. Er zijn ook meer specifieke soorten audits, elk met hun eigen processen en doelen.

Wat is een facility management audit?

Hier maakt u een zo volledig mogelijke lijst van alle activa en apparatuur die u heeft, waarbij u informatie opneemt over hun huidige staat. U moet ook informatie opnemen over de systemen die u heeft voor onderhoud en reparaties.

Het doel is om de onderhouds- of facility manager te helpen bij het nemen van de best mogelijke beslissingen over welke proactieve programma's moeten worden geïmplementeerd, wanneer activa moeten worden gerepareerd of vervangen en hoe dit allemaal moet worden begroot.

Een facility management audit kan het volgende omvatten:

• HVAC-systemen
• Verlichting
• Elektrisch
• Sanitair
• Machines
• Voertuigen
• Bewegwijzering

Omdat wordt gekeken naar de programma's en processen die u hebt ingesteld om de faciliteit te onderhouden, kan de audit ook hulpmiddelen en MRO-inventaris omvatten.

Wat is een veiligheidsaudit van een faciliteit?

In plaats van naar activa te kijken, kijkt u hier naar de effectiviteit van uw programma voor gezondheids- en veiligheidsbeheer. In de Verenigde Staten bestaat een groot deel van deze audits uit het controleren op naleving van OSHA-normen, die veelomvattend zijn en kunnen omvatten:

• Ergonomie werkstation
• Gehoorbescherming
• Brandbestrijding
• Materiaalbehandeling

In de laatste fasen van het proces kunnen belanghebbenden uit de hele organisatie samenwerken om een ​​auditrapport te maken, dat in veel opzichten slechts een lijst met aanbevelingen is. In sommige gevallen kan het zo simpel zijn als het toevoegen van extra bewegwijzering of het vervangen van betere antislipmatten. In andere gevallen merk je dat je nieuwe standaardprocedures ontwikkelt. Bijvoorbeeld nieuwe lock-out/tag-out SOP's.

Korte maar belangrijke opmerking:Hippo doet facility management-audits bij het helpen van organisaties bij het opzetten van hun CMMS-database. Hippo biedt geen veiligheidsaudits aan.

Wat is de rol van checklists voor faciliteitsaudits?

Hoewel wat u op de checklist opneemt, kan afhangen van uw branche en faciliteit, is het algemene doel van checklists altijd hetzelfde:ervoor zorgen dat u niets vergeet.

Wanneer u een facility management-audit doet, kunt u voor elk gebied nieuwe checklists maken. Later, wanneer u een hoofdlijst heeft van al uw activa en apparatuur, kunt u aanvullende checklists maken om u te helpen alle bijbehorende documentatie te verzamelen. U kunt bijvoorbeeld voor elk apparaat in een productielijn een checklist maken, zodat u zeker weet dat u de O&M-handleidingen, garanties, gerelateerde onderhouds- en reparatiewerkorders en schema's en afbeeldingen hebt.

Dat zijn audits in het algemeen. Maar wat doet Hippo specifiek voor haar audits?

Wat is een Hippo CMMS facility audit?

Een audit is hoe alle activa-informatie die in de database moet komen in de database terechtkomt, legt Mike uit. Een implementatiespecialist komt ter plaatse en catalogiseert de activa van een faciliteit, inclusief mechanisch, elektrisch, sanitair en productie. Over het algemeen zijn er drie fasen.

Fase één:onsite catalogiseren van activa

Eerst arriveert een implementatiespecialist ter plaatse om assets te catalogiseren. Ze lopen door de faciliteit met een camera en tablet, maken foto's, brengen locaties in kaart op een digitale plattegrond en verzamelen informatie. Mike zegt dat hij voor elk onderdeel veel verzamelt, inclusief "serienummers, modelnummers, aan welk elektrisch paneel het is gekoppeld voor het geval je het moet uitschakelen, en voor grotere activa, zelfs motorinformatie."

Elk bedrijf krijgt een audit op maat, maar meestal is Mike of Tyler twee tot drie dagen ter plaatse. In zeldzame gevallen, als het erop lijkt dat het meer dan een week kan duren, begint Hippo na te denken over het verzenden van beide.

Een nieuwe trend is dat bedrijven om barcodes vragen. "Terwijl we de audit uitvoeren, voegen we streepjescodes toe aan de activa... Veel bedrijven vinden het leuk. Ze vinden het prettig om een ​​nummer te hebben waarnaar ze kunnen verwijzen", zegt Mike. Het voordeel voor het bedrijf is dat latere technici de barcodetag kunnen scannen met een mobiel apparaat om toegang te krijgen tot alle informatie over het activum. Aan het einde van Mike en Tyler voegt barcodering een paar extra stappen toe. Ze moeten een goede locatie vinden voor de heavy-duty tag, die ze vervolgens samen met de streepjescode aan de informatie van het activum toevoegen.

Fase twee:offsite database bouwen

Terug in Hippo's kantoren beginnen Mike en Tyler alles in elkaar te zetten. "We verzamelen al die informatie, wat veel is, en in wezen kammen we er doorheen en bouwen we je database", zegt Mike. Tijden variëren afhankelijk van de grootte van de database, maar Hippo schat meestal tussen de vier en zes weken om alles geladen te krijgen, zegt Tyler.

Fase drie:planning voor preventief onderhoud

Alles hangt af van hoeveel van een preventief onderhoudsschema er al is. In sommige gevallen hoeven bedrijven alleen hun informatie aan het CMMS toe te voegen. In andere helpen Mike en Tyler bedrijven bij het opstellen van een planning. "We proberen wat onderzoek te doen naar de apparatuur en komen met industriestandaard PM's." Hippo heeft al veel van deze informatie bij de hand, maar Mike en Tyler moeten soms handleidingen opzoeken en rechtstreeks contact opnemen met fabrikanten van apparatuur.

Moet uw bedrijf een faciliteitsaudit krijgen?

Mike stelt voor dat bedrijven goed nadenken over de volgende vragen:

• Heeft u een nauwkeurige en volledige lijst van al uw activa?
• Heeft u iemand in de staf die alles in de database kan laden, en kunt u het zich veroorloven om ze uit hun reguliere opdrachten te halen?
• Staan uw bezittingen dicht bij elkaar? Of komt de informatie van verschillende locaties en bronnen?

Als een bedrijf nee antwoordt op een van bovenstaande vragen, moet het serieus nadenken over een audit, zegt Mike. Als alternatief kan een bedrijf beslissen door zichzelf één vraag te stellen:Wilt u een kant-en-klare oplossing? Als het antwoord ja is, is een audit de juiste keuze.

Tyler heeft een andere vraag die bedrijven zichzelf kunnen stellen:wil je efficiënt zijn? Tyler weet dat ervaring loont als het gaat om auditing. Onlangs werkte hij met een bedrijf dat dacht dat het duizenden activa had om in het CMMS te worden ingevoerd. Toen Tyler ter plaatse aankwam, realiseerde hij zich dat het aantal in de honderden liep. Het bedrijf rekende elk onderdeel als een troef terwijl het vaak alleen naar groepen onderling gerelateerde onderdelen hoefde te kijken. "Denk aan je laptop", zegt Tyler. "Je kunt er tien of één hebben. Zou je zeggen dat het een scherm plus een toetsenbord plus een muis is? Praktisch gesproken is het voor onderhoud één troef." Als het stuk gaat en je schrijft de werkorder, dan kun je specifieker zijn over welk onderdeel aandacht nodig heeft, adviseert hij.

Tyler heeft dat bedrijf tijd en moeite bespaard tijdens de audit. Hij behoedde ook de onderhoudsafdeling voor langdurige frustratie. Zijn werk voorkomt dat bedrijven hun database opzwellen, waardoor het genereren van werkorders en het plannen van preventief onderhoud moeilijker worden. "Het kost geld om ons daarheen te laten komen, maar we besparen ze geld", legt hij uit.

Hoe bereiden implementatiespecialisten zich voor op een faciliteitsaudit?

Eerst nemen Mike en Tyler contact op met het bedrijf, omdat ze de tijdlijn van het bedrijf moeten kennen en weten hoe ver de onderhoudsafdeling in het totale proces staat. Vervolgens moeten ze de logistiek regelen, zoals het instellen van aankomst- en vertrekdatums, het beoordelen van veiligheidsvereisten en vaststellen wie de contactpersoon ter plaatse zal zijn. In sommige faciliteiten krijgen Mike en Tyler een korte rondleiding en moeten ze een veiligheidsvideo bekijken voordat ze alleen worden gelaten om hun werk te voltooien. In andere is er altijd een manager of een lid van de onderhoudsafdeling bij hen.

Om hen te helpen bij het plannen van de audit, vraagt ​​de implementatiespecialist:

• Eenvoudig te lezen, digitale plattegronden, meestal als pdf of CAD
• Bestaande lijsten met items
• Huidige PM-schema's
• Piping- en instrumentatiediagrammen (P&ID)

Als een bedrijf barcodes wil, wil Hippo dat het liefst van tevoren weten, zodat de tags direct naar de site kunnen worden verzonden.

Hoe moeten bedrijven zich voorbereiden op een faciliteitsaudit?

Hoe meer voorbereiding een bedrijf doet in de aanloop naar de audit, hoe beter het loopt. Het hebben van alle gevraagde documenten, vooral schone digitale plattegronden, maakt het vinden en catalogiseren van activa sneller.

Naast goede kaarten moedigt Tyler bedrijven aan om goede gidsen te leveren. Het hebben van iemand van het bedrijf die bekend is met de faciliteit helpt om de databases beter toegankelijk te maken. Tyler wil met name dat zijn gidsen weten of de technici speciale namen hebben voor een van de activa. Het gebruik van deze namen, die volledig eigenzinnig kunnen zijn, zorgt ervoor dat de technici en de database dezelfde taal spreken.

Deskundige gidsen zorgen ook voor nauwkeurigheid. Hoewel Mike en Tyler faciliteiten in veel verschillende industrieën hebben gecontroleerd en allerlei soorten activa hebben gezien, komen ze soms iets nieuws tegen. Tyler controleerde een faciliteit vol zeer gespecialiseerde machines die uit Italië waren geïmporteerd voor het sorteren en verpakken van kersen, en zijn gids was van onschatbare waarde om de juiste informatie in het CMMS te krijgen.

Mike moedigt bedrijven ook aan om hun activa te rangschikken op kritieke punten, zodat de belangrijkste als eerste worden gedaan. Als er aan het einde van de audit tijd is, kan hij doorgaan naar een secundaire lijst met nice-to-haves.

Wat zijn de voordelen van een faciliteitsaudit?

Sommige bedrijven zijn verrast door hoe Hippo's CMMS het opleiden van nieuw personeel gemakkelijker maakt, zegt Mike. In plaats van te horen waar alles is, hebben nieuwe technici toegang tot informatierijke digitale plattegronden. In plaats van door een veelvoorkomende reparatie te moeten lopen, kunnen ze historische gegevens voor een asset bekijken of een aanpasbare checklist volgen.

Tyler ziet audits als een kans voor onderhoudsafdelingen om te zien hoeveel Hippo erom geeft en om enthousiasme te verspreiden over de implementatie van nieuwe facility management-software. Elk nieuw project vereist een mate van buy-in van het personeel om succesvol te zijn, en audits helpen de technologie te introduceren en iedereen aan boord te krijgen.

Volgende stappen

Hippo is hier om u te helpen de oplossing te vinden die het beste voor u werkt, inclusief het beantwoorden van uw vragen over audits en het helpen boeken van een live softwaredemo.

Samenvatting CEO

Facilitaire audits zijn een belangrijk onderdeel van het implementatieproces als uw organisatie nog niet over een nauwkeurige activalijst beschikt. Met facility management verzamelen auditors informatie over al uw bedrijfsmiddelen en apparatuur, evenals de bestaande programma's om ze te onderhouden en te repareren. Met een focus op de huidige toestand, is het doel om de onderhouds- of facility manager te helpen bij het opzetten van betere proactieve onderhouds- en projectkosten voor de toekomst. Met een veiligheidsaudit van een faciliteit verschuift de focus naar veiligheid en verzamelen auditors systematisch gegevens over veiligheidsnalevingskwesties. Wanneer u beslist of u ter plaatse auditors van Hippo wilt inschakelen, moet u kijken naar hoe goed uw huidige gegevens zijn, hoe dicht uw activa bij elkaar liggen en of u het zich kunt veroorloven dat technici alles verzamelen en in de nieuwe databank. Uiteindelijk is de beste manier om te beslissen in direct overleg met het implementatieteam van uw CMMS-provider.