Handleiding voor Office-onderhoud:een productieve zakelijke omgeving creëren

We brengen bijna een derde van ons leven door op het werk. Of dat nu een grote open ruimte is met pauzeruimtes en vergaderruimten of een aantal krappe cabines, kantooronderhoud is een belangrijke factor om de werkplek comfortabeler en dus productiever te maken. Met andere woorden, het beheer van kantooronderhoud is een grote factor voor organisatorisch succes op de lange termijn.

Doe met ons mee terwijl we onderzoeken wat kantooronderhoud omvat en de beste werkwijzen schetsen die u op weg naar succes zullen zetten.

De reikwijdte van kantooronderhoudsdiensten

Facility management is in de loop der jaren aanzienlijk geëvolueerd, van een perifere kostenpost tot nu beschouwd als een essentiële business enabler. Als integraal onderdeel van facility management en gebouwonderhoud is kantoorbeheer een essentiële dienst voor het beheer van een breed scala aan kantoorgebouwen en werkplekken.

Dat gezegd hebbende, kunnen kantooronderhoudsdiensten variëren, afhankelijk van de grootte van het kantoor, de complexiteit van de infrastructuur en het aanbod van gebruikte bouwsystemen en apparatuur.

Om ervoor te zorgen dat alles op de gemiddelde zakelijke werkplek soepel blijft werken, zijn dit de meest voorkomende onderhoudstaken die u achter de schermen kunt verwachten:

• Algemene schoonmaak/conciërgediensten
• Inspectie en reparatie van meubels
• Onderhoud en reparatie van kantoorapparatuur (kopieerapparaten, printers, papiervernietigers, waterkoelers, enz.)
• HVAC inspectie en onderhoud
• Onderhoud IT-apparatuur
• Inspectie en onderhoud van brandbestrijdingssystemen
• Waterbehandeling en leveringsdiensten
• Beveiliging en fysieke toegangscontrole

… en meer.

In een ideale situatie waarin alle bovenstaande taken op de juiste manier worden uitgevoerd, welk effect zou dat hebben op de bedrijfsvoering? Laten we daar eens naar kijken.

Hoe kantooronderhoud het succes van een organisatie beïnvloedt

Er zijn drie belangrijke manieren, en veel kleinere, waarop kantooronderhoud bijdraagt ​​aan uw bedrijfsresultaten. Dit zijn de groten.

1) Verhoogde productiviteit van het personeel 

Er zijn veel kleine dingen die de productiviteit van werknemers beïnvloeden. Slechte verlichting, binnentemperatuur, defecte kantoorapparatuur, ongeorganiseerde werkruimte - dit zijn allemaal factoren die de productiviteit negatief beïnvloeden.

Wanneer werkgevers proactieve maatregelen nemen om te zorgen voor een evenwichtige binnentemperatuur, verlichting en opgeruimde ruimtes, kan dit de stemming van het personeel positief beïnvloeden, ziekteverzuim minimaliseren en vermoeidheid verminderen.

Op zo'n werkplek kunnen mensen zich focussen op de kwaliteit van hun werk en hun bijdrage aan organisatiedoelen zonder onnodige afleiding.

2) Lagere operationele kosten

In haar benchmarkrapport van 2018 verklaarde de Building Owners &Managers Association (BOMA) International dat kantoorgebouwen in de particuliere sector in de VS gemiddeld $ 2,15 per vierkante voet (of $ 23,24 per vierkante meter) uitgeven op reparatie en onderhoud.

Om de bedrijfskosten voor onderhoud onder controle te houden, moeten organisaties 3 dingen vermijden:

• Te dure aannemers .
• Geen preventief onderhoud uitvoeren op apparatuur en infrastructuur, wat later tot onnodige uitgaven leidt.
• Te veel onderhoud doen , waardoor reserveonderdelen, tijd en arbeid worden verspild.

Simpel gezegd, om de operationele kosten te beheersen, moet u eerst uw onderhoudskosten kunnen volgen en beheersen.

3) Betere bedrijfsreputatie en merkimago

Ze zeggen dat je nooit een tweede kans krijgt om een ​​goede eerste indruk te maken. Stel je voor dat een klant of een partner het kantoor binnenloopt, over een emmer stapt die daar staat om druppels van de lekkende airco op te vangen, en dan op een piepende stoel moet gaan zitten, terwijl hij zich afvraagt ​​waar die rare geur vandaan komt.

We weten niet wat dat communiceert, maar het betekent zeker niet dat uw bedrijf georganiseerd is en klaar om nieuwe uitdagingen aan te gaan.

Moet u het kantooronderhoud uitbesteden of in-house doen?

In uw streven om ervoor te zorgen dat elke onderhoudstaak op kantoor correct en op tijd wordt uitgevoerd, moet u een aantal belangrijke beslissingen nemen. Een van de belangrijkste is of u uw kantooronderhoud uitbesteedt aan professionals voor facilitair onderhoud of het zelf probeert te doen.

Houd er rekening mee dat u, zelfs met een klein intern team van onderhoudsprofessionals, nog steeds moet samenwerken met sommige aannemers en serviceproviders om gespecialiseerde taken uit te voeren, zoals loodgieterswerk of elektrische werkzaamheden.

Beide wegen hebben hun voor- en nadelen.

Uitbesteding kantooronderhoud

Pluspunten:

• Betere kwaliteit van de levering van onderhoudsservice.
• Samenwerken met een bekwaam FM-bedrijf biedt kansen voor groei, betere marktpenetratie en concurrentievermogen.
• Toegang tot gespecialiseerde hulpmiddelen voor kantooronderhoud en best practices uit de branche.
• Verhoogde efficiëntie.
• Betere focus op kernactiviteiten.
• U hoeft niet na te denken over personeelszaken voor onderhoud.

Nadelen:

• Vermindering van de operationele controle.
• Verhoogd risico op beveiligingsinbreuken en vertrouwelijkheidsproblemen.
• Fouten gemaakt door het uitbestede bedrijf kunnen een negatieve invloed hebben op de reputatie van de klant.
• Kan duurder zijn dan het opzetten van een klein intern team.

Intern kantooronderhoud

Pluspunten:

• Maximale controle over processen en procedures.
• Meer inzicht in uw onderhoudskosten en mogelijkheden om deze te optimaliseren.
• Apparatuurproblemen kunnen sneller worden opgelost.
• Meer inzicht in de algehele staat van uw apparatuur en infrastructuur.

Nadelen:

• Het kost tijd en moeite om een ​​intern team op te bouwen dat iets aankan waar je weinig vanaf weet.
• Kleinere organisaties zullen simpelweg niet genoeg werk hebben om het inhuren van een fulltime facility manager en onderhoudspersoneel te rechtvaardigen.
• Als u van plan bent een deel van de onderhoudsverantwoordelijkheden over te dragen aan uw bestaande werknemers, kan dat een hele reeks verschillende organisatorische en productiviteitsproblemen veroorzaken.

Grote organisaties zullen meer geprikkeld worden om het grootste deel van het onderhoud in eigen beheer te houden. In de volgende paragraaf zullen we kort beschrijven hoe ze een effectief raamwerk voor onderhoudsbeheer kunnen bouwen.

Het intern beheren van basistaken voor kantooronderhoud

Het opzetten van een onderhoudsafdeling kost tijd. Hoewel kantooronderhoud lang niet zo complex is als industrieel onderhoud, loont het toch om vooruit te plannen.

1) Begrijp uw onderhoudsbehoeften

Als er momenteel geen is, maakt u een uitgebreid fysiek activaregister met al uw kantoorapparatuur en -apparatuur. U kunt dat doen met behulp van eenvoudige software voor het beheer van activavoorraad. Dit helpt u bij het verantwoorden van alle apparatuur/inventaris en maakt het gemakkelijker om de locatie te volgen.

Daarna moet u zien wat uw werkelijke onderhoudsbehoeften zijn. Met andere woorden, welke van uw apparatuur zou baat hebben bij proactief onderhoud. Doorloop de lijst die u zojuist hebt gemaakt en markeer die apparatuur.

Grote organisaties zullen IT-ondersteuning hebben die zich met IT-apparatuur zal bezighouden. Als u alleen een verdieping of kantoorruimte huurt, heeft de gebouweigenaar meestal een bedrijf of een team voor vastgoedbeheer, inclusief het verzorgen van de belangrijkste bouwsystemen zoals liften, sanitair, brandbeveiligingssystemen en elektrische werkzaamheden, evenals dingen zoals terreinonderhoud.

Gewoonlijk heeft uw bedrijf iemand nodig die zich kan concentreren op taken zoals:

• Afval verwijderen en schoonmaakdiensten
• HVAC onderhouden (regelmatige inspecties uitvoeren, filters vervangen, enz.)
• Af en toe kantoormeubilair, apparatuur en apparaten inspecteren (PAT-testen)
• Helpen bij de installatie van nieuwe apparaten of meubels
• Tapijten en stoffering reinigen
• Externe en/of interne glazenwassen
• Kleine reparaties op kantoor uitvoeren

Of je dat nu doet via onderhoudscontractanten, een fulltime/parttime klusjesman inhuurt, je medewerkers erbij betrekt, of al het bovenstaande, dat is aan jou.

Het kan in ieder geval geen kwaad om een ​​onderhoudsplan te hebben.

2) Maak een preventief onderhoudsplan 

Een preventief onderhoudsplan is er om ervoor te zorgen dat belangrijke routinematige onderhoudstaken op tijd worden uitgevoerd. Aangezien u het werk aan het plannen bent, moet u voldoende tijd hebben om de benodigde gereedschappen, vervangende onderdelen en arbeid toe te wijzen die nodig zijn om deze taken uit te voeren.

Als u veel preventief werk moet plannen, raden we u ten zeerste aan onze gids te lezen over het opstellen van een preventief onderhoudsplan.

3) Ondersteun uw onderhoudsinspanningen met een mobiel CMMS

Het plannen van werk is slechts een stukje van de puzzel.

Als het werk wordt uitgevoerd door een intern teamlid, moet deze over het benodigde gereedschap, vervangende onderdelen en veiligheidsuitrusting beschikken. In sommige gevallen heeft die persoon mogelijk ook toegang nodig tot onderhoudschecklists, bedieningshandleidingen, SOP's en andere documenten.

Voor onderdelen en gereedschappen heb je een soort opslagruimte nodig. Voor documenten kunt u ze het beste opslaan in CMMS-software zoals Limble.

U kunt Limble CMMS gebruiken als software voor uw voorraadbeheer. U voert de apparatuur in zijn database in. Voor elk apparaat kunt u details toevoegen, zoals merk en model, handleidingen, checklists voor probleemoplossing, details van leveranciers, de gebruikte reserveonderdelen, enzovoort. 

Hier zijn enkele andere leuke dingen die Limble kan doen om kantooronderhoud te vereenvoudigen:

• Is er een probleem voor het onderhoudsteam? Werkopdrachten zijn een fluitje van een cent:al uw medewerkers kunnen gewoon naar onze online werkaanvraagportal springen, het ticket met een probleembeschrijving indienen en een foto toevoegen (als dit zinvol is). Ze krijgen via e-mail bericht over de voortgang van hun ticket.
• De onderhoudskalender met slepen en neerzetten van Limble helpt u bij het plannen en organiseren van elk type onderhoudswerk.
• Gebruik onze ingebouwde QR-codegenerator om voor elk item een ​​unieke code te genereren. Print het uit en plak het op het apparaat. Iedereen met toegang tot Limble kan het activum snel identificeren door de streepjescode te scannen met hun mobiele telefoon.
• Vertrouw op onze reserveonderdelenvoorraadmodule om uw onderdelenvoorraad bij te houden en nauwkeurige prognoses te maken voor inkomende kwartalen.
• Maak gebruik van onze functie voor leveranciersbeheer om onderhoudstickets te delen met externe aannemers en het werk dat ze uitvoeren bij te houden.

Bovenop al het genoemde, biedt Limble, zoals bij elke cloudgebaseerde oplossing, een robuust rapportagesysteem, zodat u een gedetailleerd inzicht krijgt in de prestaties van uw activa, de prestaties van uw onderhoudsteam, de prestaties van uw onderhoudsleveranciers en gedetailleerde kostenverdeling voor elk van de bovengenoemde categorieën.

Hoe kunnen werkgevers helpen bij het creëren van een productieve werkomgeving?

Veel bedrijven zullen ervoor kiezen om hun onderhoudstaken gewoon uit te besteden en zich te concentreren op hun core business. En dat is prima. Er zijn echter enkele aanvullende dingen die ze kunnen doen om een ​​comfortabelere werkruimte te creëren - wat uiteindelijk in hun eigen belang is.

1) Zorg voor goede verlichting 

Vooral natuurlijk licht. Neurowetenschappers hebben een verband gelegd tussen natuurlijk licht, de slaap van werknemers en kwaliteit van leven. Als uw kantoren weinig ramen hebben, probeer dan het volgende:

• Ontdek de mogelijkheid om dakramen toe te voegen
• Gebruik meer led- versus tl-lampen om directe verblinding van werknemers en mogelijke vermoeide ogen te verminderen
• Houd in gedachten hoe verlichting de productiviteit beïnvloedt

Hier is een interessante ontwerpgids voor kantoorverlichting voor wie meer wil weten.

2) Investeer in ergonomisch kantoormeubilair

Investeer in meubels en stoelen die comfortabel, ondersteunend en ergonomisch zijn om de gewrichten te ontlasten, rugbelasting te voorkomen en de kans op toekomstige musculoskeletale problemen te minimaliseren.

Hoewel het verstrekken van ergonomische stoelen de gezondheid van de wervelkolom kan verbeteren, kunt u aanvullende maatregelen nemen om de algemene houding van het personeel te verbeteren. Studies tonen aan dat meer tijd staan ​​in plaats van zitten beter zou kunnen zijn voor de gezondheid van werknemers. Probeer dus innovatieve manieren om beweging op het werk aan te moedigen, zoals:

• Met sta-bureaus
• Het creëren van buitenruimtes voor lunchpauzes om personeel aan te moedigen hun bureau te verlaten en rond lunchtijd te bewegen
• Aanpasbare bureaubladverhogers bieden. Deze zijn ongeveer $ 500 goedkoper dan sta-bureaus, dus ze kunnen aan meer van uw personeel worden gedistribueerd.

Velen van ons zullen nog heel wat uren achter het bureau moeten doorbrengen. Naast ergonomisch meubilair is het ook zinvol om tips voor een goede zithouding met uw medewerkers te delen.

3) Verbeter de luchtkwaliteit binnenshuis

Het handhaven van een optimale binnenluchtkwaliteit is een niet-onderhandelbare vereiste vanwege de gevaren van verontreinigende stoffen binnenshuis die kunnen bijdragen aan irritaties, ziekten en het zogenaamde sick building syndrome (SBS).

Dit is een gebied waar u het zich niet kunt veroorloven om nalatig te zijn. Gelukkig zijn er verschillende moderne oplossingen om u te helpen de luchtkwaliteit binnenshuis te beheren, zoals slimme HVAC-systemen. Als extra bonus verbeteren deze systemen ook de energie-efficiëntie..

4) Budget toewijzen voor onderhoud 

Hoewel het goed besteed geld is, brengt onderhoud wel een prijs met zich mee. Geen onderhoud doen is op den duur veel duurder.

Geef uw onderhoudspersoneel dus de middelen die ze nodig hebben om efficiënt te zijn en kwaliteitswerk te leveren. Als je ze dwingt om uit het niets oplossingen te bedenken, heb je niet het recht om te klagen over terugkerende problemen.

via GIPHY

5) Negeer de input van het personeel niet

Dit is zo simpel als het personeel om feedback vragen om meer te weten te komen over hun belangrijkste uitdagingen in het gebouw en op kantoor. Vraag hen wat voor soort verbeteringen ze zouden willen zien.

Hoe kunnen medewerkers helpen het kantoor schoon en goed onderhouden te houden?

De werkomgeving moet te allen tijde professioneel en schoon worden gehouden. Het is dus belangrijk voor iedereen, van middenpersoneel tot aan de c-suite, om mee te helpen en de kantoorruimte netjes, georganiseerd en schoon te houden.

Dit kan worden bereikt door iedereen overeenstemming te laten bereiken over enkele basisregels en door een kantooretiquette vast te stellen.

1) Predik persoonlijke verantwoordelijkheid

Een geweldige manier om uw onderhoudsteam te ondersteunen, is door ze niet te bellen voor elk klein probleem dat zich voordoet. Als u het probleem in minder tijd kunt oplossen dan nodig is om het probleem te melden, hoeft het onderhoudsteam er waarschijnlijk niets van te weten.

Op dezelfde manier zouden alle werknemers een beetje moeite moeten doen om het kantoor schoon en georganiseerd te houden.

In deze context kan persoonlijke verantwoordelijkheid variëren van zaken als het op orde houden van hun werkruimte, het weggooien van spullen, het op de juiste manier uitschakelen van de lichten en apparaten wanneer ze weggaan, of het zelf opruimen in gemeenschappelijke ruimtes zoals de keuken en toiletten.

2) Wijs mensen aan als onderhouds liaisons

Er is een algemene regel dat als er een noodgeval is en u bevelen geeft, u nooit zegt:"iemand, bel 911 ”. In plaats daarvan wijs je met je vinger naar iemand en zeg je "je belt 911 ”.

Hetzelfde geldt voor het indienen van onderhoudsverzoeken. Als iemand het kan, doet meestal niemand het.

Daarom is het zinvol om iemand aan te wijzen als intermediair met het onderhoudsteam. Ze hoeven zich niet bezig te houden met technische onderhoudsdetails, ze moeten alleen weten hoe ze een ticket moeten indienen en wie ze moeten bellen (als er een onderhoudsnoodgeval is).

Ze kunnen contact blijven onderhouden met het onderhoud naarmate het werk vordert en alle andere werknemers op de hoogte houden.

3) Meld problemen zodra ze zich voordoen

Als ze lang worden genegeerd, kunnen schijnbaar eenvoudige zaken zoals papierstoringen in het kopieerapparaat of een kopieerapparaat dat gekreukt papier tevoorschijn haalt, leiden tot ernstigere onderhoudsproblemen die dure reparaties vereisen en belangrijke deadlines verstoren.

Idealiter zou er al een systeem als Limble CMMS moeten zijn voor het melden van onderhoudsproblemen. Natuurlijk zijn er eenvoudigere ticketsystemen die de klus ook kunnen klaren als u zich alleen maar zorgen maakt om het ticket op de juiste plaats te krijgen.

via GIPHY

Nogmaals, het is belangrijk om toe te voegen dat alle onderhoudsverzoeken moeten worden gedocumenteerd. Mondelinge verzoeken zijn niet voldoende. Deze verzoeken moeten ook vergezeld gaan van zoveel mogelijk informatie, zodat technici geen uur hoeven te besteden aan het oplossen van problemen met een apparaat om te proberen het probleem te reproduceren.

#4) Houd rekening met kantooretiquette

Enkele eenvoudige en algemene regels voor het opruimen van kantoren die iedereen kan volgen, zijn:

• Houd je werkruimte altijd netjes.
• Verwijder de rommel in uw werkruimte en andere gemeenschappelijke ruimtes.
• Zorg ervoor dat elektrische snoeren netjes zijn gebundeld.
• Gebruik handontsmettingsmiddelen en ontsmettingsmiddelen indien/wanneer dit nodig wordt geacht.
• Houd deuropeningen, gangen en nooduitgangen vrij van obstakels.
• Gooi niet opgegeten voedsel weg en gooi voedselverpakkingen weg in de daarvoor bestemde bakken.
• Verwijder etensresten uit de koelkast.
• Veeg keukenoppervlakken en apparaten af.
• Ruim jezelf op als je iets morst.
• Gebruik de juiste prullenbakken.
• Als de schoonmaakploeg op donderdag komt, laat dan de vuile vaat van je maandag niet achter om op ze te wachten.

Bron: Koningin Anne Onderwijs

Stel je eigen kantooretiquette samen, print hem uit en hang hem op strategische plekken op kantoor. Dit kan ook dienen als uw eigen checklist voor kantooronderhoud.

Kantoorschoonmaak en onderhoud is ieders taak

We hebben je hier veel informatie gegeven, waarschijnlijk meer dan je had verwacht. Het goede nieuws is dat de werkplek een verzameling volwassen professionals is (ook al lijkt dat niet altijd zo).

Als u iedereen op dezelfde lijn kunt krijgen, volgens enkele basisregels, zal de onderhoudsman een zeldzame verschijning zijn op uw terrein.

Voor degenen die een aanzienlijk aantal vierkante meter te onderhouden hebben, kunnen ze altijd vertrouwen op moderne oplossingen zoals Limble CMMS om hun kantoor in topconditie te houden.