Hoeveel gebruikers moet je hebben in je CMMS?

U hebt de eerste stap gezet om uw onderhoudsstrategie glad te strijken door onderhoudsbeheersoftware aan te schaffen. Maar hoeveel CMMS-gebruikers heb je eigenlijk nodig? Moeten alle leden van uw onderhoudsteam toegang hebben tot het systeem en werk loggen?

Het korte antwoord is ja. Maar een veel voorkomende strategie op onderhoudsafdelingen is om CMMS-gebruikers tot een minimum te beperken en gewoon papieren werkorders voor technici af te drukken.

Er zijn twee belangrijke redenen waarom een ​​organisatie ervoor zou kunnen kiezen om werkorders af te drukken vanuit een CMMS en aan het eind van de dag de informatie in het systeem in te vullen.

1. Minder gebruikers kosten minder

Veel organisaties denken dat het hebben van een minimum aan gebruikers in hun onderhoudssoftware een goede manier is om wat geld te besparen. Dit is echter een kortzichtige manier om dingen te zien, en hoewel het in eerste instantie misschien waar is, bespaart het u op de lange termijn geen geld.

Wanneer u werkorders afdrukt in plaats van alle informatie in uw CMMS te bewaren, verspillen uw mannen aan het eind van de dag veel tijd met het invoeren van de informatie in het systeem. Deze factureerbare uren (die anders aan werken zouden worden besteed) vormen veel meer dan de kosten van een paar seats in uw CMMS.

2. Veel onderhoudspersoneel is resistent tegen nieuwe technologie

Als iemand al zoveel jaren op een bepaalde manier werkt, is het moeilijk om ze te laten veranderen. De onderhoudsindustrie is al heel lang op papier gebaseerd en we weten dat het moeilijk kan zijn om uw team ervan te overtuigen dat de overstap naar software op de lange termijn gemakkelijk en productief zal zijn.

Er is zeker een leercurve met een CMMS. Maar de meeste softwareleveranciers bieden CMMS-training om de overgang naar het systeem veel gemakkelijker te maken. Het is de moeite waard om te investeren in wat training en praktijkervaring voor uw team, zodat iedereen vertrouwd kan raken met de software.

Papier versus CMMS:3 redenen om op papier gebaseerd onderhoud te schrappen

Het probleem met de hybride benadering van onderhoud is dat je een stap vooruit zet door een CMMS aan te schaffen en vervolgens twee stappen terug door het niet volledig te benutten.

Hier zijn 3 dingen die je loopt te missen als je geen werkorders invult via je CMMS.

Efficiëntie

De kans is groot dat een van de belangrijkste redenen waarom u een CMMS hebt gekocht, efficiëntie is. Het systeem helpt u om sneller door werkorders te komen, helpt u het onderhoud onder controle te krijgen en helpt u te werken aan een preventieve onderhoudsstrategie.

Maar een CMMS is zo goed als de informatie die je erin stopt. Als uw mannen nog steeds werkorders afdrukken en aan het eind van de dag gewoon terugkomen in het systeem, heeft u geen volledig beeld van wat er in uw instelling gebeurt. Bovendien krijgt uw team geen realtime updates wanneer de status van een apparaat verandert.

Mobiele app

De meeste CMMS-software wordt geleverd met een mobiele CMMS-app, wat een heel gemakkelijke manier is om werk te registreren en te communiceren met uw team in het veld. Hiermee kunnen technici het systeem bijwerken terwijl ze bezig zijn, wat betekent dat ze meer tijd kunnen besteden aan het repareren van dingen en minder tijd aan het invoeren van gegevens. Het betekent ook dat je werkorders naar je mannen kunt sturen terwijl ze onderweg zijn, en dat ze niet elke keer terug naar kantoor hoeven te gaan om een ​​nieuwe stapel werkorders te pakken.

Volledige informatie

Herinner je je alle details van wat er vanmorgen om 8:00 uur gebeurde? Waarschijnlijk niet. Kleine details ontsnappen ons de hele dag, maar wanneer deze kleine details van toepassing zijn op een van uw activa, kan dit leiden tot groot informatieverlies, wat een grote impact kan hebben op de weg.

Door informatie in uw CMMS vast te leggen, heeft u direct een veel vollediger beeld van de staat van uw vermogen. En als het tijd is om rapporten te genereren, zullen uw historische gegevens veel duidelijker zijn. Door met een CMMS te werken, kan uw team gedetailleerde updates en informatie verstrekken over al uw bedrijfsmiddelen, zodat er geen informatie verloren gaat.

Op zoek naar meer informatie over hoe u het meeste uit uw CMMS kunt halen? Bekijk onze blogs over onderhoudsstatistieken en algemene onderhoudsstrategieën.