Onderhoudsbeheer:een overzicht

Onderhoudsbeheer is het proces van het onderhouden van de activa en middelen van een bedrijf en het beheersen van tijd en kosten, waardoor maximale efficiëntie van het productieproces wordt gegarandeerd.

Wat is onderhoudsbeheer?

Onderhoudsbeheer wordt gedefinieerd als het proces van het onderhouden van de bedrijfsmiddelen en middelen van een bedrijf en het beheersen van tijd en kosten, waardoor maximale efficiëntie van het productieproces wordt gegarandeerd. Onderhoudsbeheer is geëvolueerd van een archaïsch, vervelend, handgeschreven proces naar een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) - software die alle vormen van een onderhoudsprogramma plant, volgt, meet en optimaliseert in één centraal systeem.

Onderhoudsbeheer is niet alleen een softwaresysteem — het is een combinatie van software, best practices en opgeleid personeel, allemaal gericht op hetzelfde doel. Onderhoudsbeheerprogramma's zijn in hoge mate aanpasbaar en gecentreerd rond het (de) type(n) onderhoud dat in een fabriek wordt toegepast. Of u nu een op conditie gebaseerd onderhoudsprogramma gebruikt, zoals voorspellend onderhoud, of een meer op tijd gebaseerd onderhoudsprogramma zoals preventief onderhoud, het is belangrijk om uw programma te concentreren op het type onderhoud dat wordt gebruikt en de rol ervan binnen uw organisatie.

Het verbeteren van het onderhoudsbeheer zou een continu doel moeten zijn voor elk bedrijf met machine-assets, maar er is geen pasklare oplossing. Als u extra ondersteuning of expertise nodig heeft bij het verschuiven van uw managementpraktijken voor onderhoud, kan het inschakelen van gerenommeerde betrouwbaarheids- en onderhoudsexperts zoals die van IDCON u helpen kansen te identificeren en een haalbaar plan voor verbetering op te stellen.

Waarom onderhoudsbeheer belangrijk is

Onderhoudsbeheer is essentieel om het succes van uw onderhoudsprogramma op lange termijn te verzekeren door kwaliteitsborging te bewaken, operationele efficiëntie te handhaven en activa in optimale staat te houden. Goed onderhouden bedrijfsmiddelen en middelen houden uw productie stabiel en minimaliseren de kans op ongeplande uitvaltijd aanzienlijk. Ongeplande stilstand veroorzaakt een sneeuwbaleffect, wat leidt tot een piek in onverwachte kosten in verband met zaken als reparaties (overuren, reserveonderdelen, enz.), vertraagde verzendingen, gederfde inkomsten of volledige uitval van machines.

Onderhoudsbeheer helpt de operationele efficiëntie van fabrieksfaciliteiten te verbeteren, wat bijdraagt ​​aan de inkomsten door de bedrijfskosten te verlagen en de kwaliteit (en kwantiteit) van gefabriceerde producten te verbeteren. Naast kostenbesparingen zijn andere voordelen een verbeterde veiligheid op de werkplek, een hogere productiviteit en een minimum aan menselijke fouten.

De doelstellingen van onderhoudsbeheer

Alle vormen van onderhoudsmanagement hebben als gemeenschappelijk doel de productie te analyseren en de best practices en processen binnen een specifiek vakgebied te vinden. Door bijvoorbeeld rapportages uit een CMMS te analyseren, kunt u de kosten beheersen, werkzaamheden goed en efficiënt plannen en storingen en storingen tot een minimum beperken. De belangrijkste doelstellingen van onderhoudsbeheer zijn:

• Kostenbeheersing/budgettering: Onderhoudsbeheertools bieden managers de nodige informatie om middelen uit het budget goed te verdelen. Kostenbeheersing is belangrijk omdat sommige kosten de fondsen van het bedrijf beter gebruiken dan andere. Een onderhoudsmanager kan bijvoorbeeld een vervangend onderdeel voor een activum moeten kopen. Ze moet misschien kiezen tussen een goedkoper onderdeel dat minder duurzaam is en een duurder onderdeel dat langer meegaat.
• Werk plannen/middelen toewijzen: Het plannen van werk en het toewijzen van tijd en arbeidsmiddelen zodat ze het meest productief zijn, speelt een sleutelrol in efficiëntie. Onderhoudsbeheer geeft een manager een ultiem inzicht in het algehele proces om de prioriteitsniveaus van verschillende activiteiten te helpen bepalen. Als de onderhoudsmanager bijvoorbeeld de tijdige levering van een product moet controleren, kan ze geneigd zijn prioriteit te geven aan het onderhoud van de vorkheftruck om ervoor te zorgen dat het product zonder onderbreking door het magazijn en op de bestelwagen kan worden verplaatst.
• Naleving en regelgeving: Tools voor onderhoudsbeheer helpen organisaties om te voldoen aan de regelgeving op lokaal, staats- en federaal niveau. Het lijkt bijvoorbeeld de goedkopere optie om één operator aan een bepaald activum toe te wijzen, hoewel de wet bepaalt dat twee werknemers om veiligheidsredenen moeten worden toegewezen.
• Stilstand/verlies minimaliseren: Een goed onderhoudsbeheerprogramma helpt het verlies van productieve tijd als gevolg van storingen te beperken door een gepland onderhoudsprogramma op te stellen. Minder productieonderbrekingen betekent minder omzetverlies.
• Verleng de levensduur van activa: Organisaties investeren fors in machines. Programma's voor onderhoudsbeheer zorgen ervoor dat apparatuur en infrastructuur altijd in goede staat verkeren. Regelmatig onderhoud verlengt de levensduur van machines, faciliteiten en andere componenten door slijtage te minimaliseren.
• Uitrusting verbeteren: Onderhoudsbeheer, dat voortkomt uit de doelstelling om de levensduur van activa te verlengen, verbetert ook bestaande apparatuur door middel van aanpassingen, uitbreidingen of nieuwe goedkope items.
• Training: Programma's voor onderhoudsbeheer moeten het opleiden van personeel in specifieke onderhoudsvaardigheden, het verbeteren van de operationele veiligheid, het adviseren over de aanschaf, installatie en bediening van machines en het verbeteren van de kwaliteit van het eindproduct omvatten.
• Ontdek onderhoudstrends: Door historische gegevens te bekijken, krijgen managers een duidelijk beeld van wat er precies gebeurt tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering. CMMS-software kan bijvoorbeeld dingen aan het licht brengen, zoals waarom een ​​asset consequent ondermaats lijkt te presteren.

Onderhoudsbeheer versus activabeheer

Een belangrijk onderdeel van onderhoudsbeheer is het werken met bedrijfsmiddelen om hun betrouwbaarheid te waarborgen. Er zijn een paar belangrijke verschillen tussen de twee.

• Activabeheer: Activabeheer is het hoogtepunt van activiteiten en praktijken die de prestaties van de activa van een organisatie volgen en die informatie gebruiken om de productie te verbeteren. Activabeheersystemen moeten worden afgestemd op het algemene bedrijfsplan om het succes van het bedrijf te garanderen. Dankzij activabeheerprocessen kunnen bedrijven voordelen zien, zoals of de apparatuur presteert zoals bedoeld, de bedrijfskosten worden verlaagd en of ze een hoger investeringsrendement (ROI) op hun activa behalen.
• Onderhoudsbeheer: Zoals we hebben gedefinieerd, is onderhoudsbeheer in wezen het gebruik van intuïtieve software zoals CMMS om de middelen van een bedrijf bij te houden, zoals arbeid, materialen en apparatuur. Met informatie uit dit systeem kunt u weloverwogen beslissingen nemen over het creëren of verbeteren van onderhoudsprocessen. Onderhoudsbeheer zorgt ervoor dat de apparatuur van uw bedrijf in uitstekende staat blijft, waardoor uitval en onverwachte reparaties tot een minimum worden beperkt.

Dus, wat is het verschil? Hoewel beide technisch verschillend zijn, zijn asset management en maintenance management vaak met elkaar geïntegreerd en vullen ze elkaar mooi aan. Onderhoudsbeheer houdt zich meer bezig met de fysieke prestaties en het onderhoud van apparatuur, terwijl activabeheer alle gegevens analyseert voor het werk dat aan elk activum moet worden gedaan, en dat werk identificeert en prioriteert om te helpen met de ROI van elk activum.

De meeste moderne CMMS-software integreert de twee functies, zodat onderhoudspersoneel beide sets gegevens op één centrale locatie kan zien.

Geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen

Een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) is een softwareplatform dat is ontworpen om het onderhoudsbeheer te vereenvoudigen. Dit type intuïtief softwarepakket houdt een computerdatabase bij met informatie over de onderhoudsactiviteiten van een bedrijf en kan statusrapporten en gedetailleerde samenvattingen van onderhoudsactiviteiten produceren. Eenmaal geanalyseerd, is deze informatie bedoeld om onderhoudspersoneel in staat te stellen hun werk effectiever te doen en onderhoudsmanagers in staat te stellen weloverwogen beslissingen te nemen, waardoor ze kosten kunnen beheren en middelen kunnen toewijzen.

Met een CMMS kunnen organisaties het handmatig bijhouden van gegevens elimineren en kunnen meerdere facetten van het bedrijf worden gevolgd en georganiseerd op één centrale, digitale locatie. CMMS-software is in hoge mate aanpasbaar, waardoor organisaties componenten zoals apparatuurgegevensbeheer, preventief en voorspellend onderhoudstaakbeheer, werkordersystemen, planning en planning, leveranciersbeheer, voorraadbeheer en meer kunnen toevoegen.

CMMS-pakketten zijn ofwel cloudgebaseerde (modernere) of on-premise (meer traditionele) systemen. Cloudgebaseerde systemen worden gehost op een externe server, meestal door het bedrijf dat de software verkoopt, terwijl on-premise systemen vereisen dat het bedrijf de software koopt om het product op zijn eigen interne server te hosten. Enkele nadelen van on-premise servers zijn hogere kosten, complexe implementatie en constant onderhoud (back-up en updaten van hardware en software).

1. Werkorderbeheer: Een CMMS met mogelijkheden voor werkorderbeheer vereenvoudigt elke stap in het onderhoudswerkorderproces aanzienlijk. Onderhoudsmanagers kunnen werkorders ontwerpen, prioriteren, beoordelen, toewijzen en volgen vanaf hun desktop of mobiele apparaat, terwijl operators werkverzoeken kunnen indienen.

   Preventief onderhoud kan ook worden geïntegreerd door gebruik te maken van op tijd, gebruik of toestand gebaseerde triggers om de software automatisch te waarschuwen wanneer een geplande taak moet worden uitgevoerd. Dit maakt automatische planning van werkorders mogelijk en kan zelfs de voorraad waarschuwen om ervoor te zorgen dat onderdelen op voorraad zijn.

   Technici en managers kunnen allemaal communiceren met de software en realtime updates zien. Technici kunnen hun dagelijkse taken bekijken, taken als voltooid markeren en de status van een asset van offline naar online veranderen. Evenzo kunnen managers zien wanneer taken zijn voltooid.

2. Activaprestaties/rapportage: Een bedrijfsbreed CMMS biedt de organisatie een geweldige manier om gegevens van elk activum te verzamelen en te analyseren, zodat onderhoudsmanagers gemakkelijker gebieden kunnen zien die de efficiëntie en productiviteit moeten verbeteren. Een groot deel van onderhoudsbeheer is het bijhouden van het gebruik van uw bedrijfsmiddelen en hoe ze presteren. Dit omvat het kijken naar bedrijfsuren, op tijd gebaseerde meterstanden, kilometerstand en meer.

   Een CMMS bouwt automatisch assetprofielen op met deze informatie en bevat assetspecifieke zaken zoals onderhoudschecklists, storingscodes, veiligheidsinformatie en individuele lessen. Op basis van deze profielen kunt u een volledig beeld krijgen van uw onderhoudsactiviteiten door aangepaste rapporten te maken over zaken als uitvaltijd van activa en hoe elk activum de voorraadkosten beïnvloedt.

3. Voorraadbeheer: Het bijhouden van reserveonderdelen is een ontmoedigende taak. Een CMMS helpt u georganiseerd te blijven door de inkoop van voorraad te automatiseren, zodat u de juiste onderdelen kunt hebben wanneer u ze nodig hebt, in de juiste hoeveelheid.

   Bij veel CMMS-systemen kunt u alle reserveonderdelen loggen en noteren waar ze zijn opgeslagen, wanneer ze zijn gekocht, hoe ze moeten worden gebruikt en hoe ze beschikbaar zijn op alle locaties in de organisatie. Op deze manier weten technici welke onderdelen ze nodig hebben voor een reparatie of preventief onderhoud, waar die onderdelen zijn en hoe ze moeten worden gebruikt.

   Ten slotte helpt een CMMS u om een ​​optimale voorraad te behouden door voorraadkosten bij te houden, te verwijzen naar de bestelgeschiedenis, cyclustellingen, gebruiksgegevens en first-in/first-out details.

4. 4Audit-mogelijkheden: Voorbereiding op audits wordt veel eenvoudiger gemaakt door een continu, doorzoekbaar overzicht van elke taak te hebben. Hierdoor kan het onderhoudsmanagementteam de onderhoudsgeschiedenis van een asset controleren. Met veel CMMS-softwaresystemen kunt u gebruikersprofielen maken die automatisch certificeringen en verlengingsdatums controleren en gestandaardiseerde trainingsvideo's insluiten voor degenen die moeten vernieuwen en aan de regels moeten blijven voldoen. Alle werkorders, takenlijsten en foto's worden gearchiveerd, zodat je elk bewijs hebt dat je nodig hebt voor ISO-certificering.
5. Mobiele mogelijkheden: Bijna alle moderne, cloudgebaseerde CMMS-software wordt geleverd met de mogelijkheid om op afstand toegang te krijgen tot het CMMS vanaf een tablet of smartphone. Dit is van vitaal belang aangezien onderhoudsmedewerkers het grootste deel van hun tijd in het veld, op de fabrieksvloer en buiten het kantoor doorbrengen. Dankzij mobiele mogelijkheden kunnen onderhoudstechnici vastleggen wat ze doen terwijl ze het doen. Dit omvat het maken van foto's en het ter plaatse vragen om hulp. Een CMMS met een mobiele app die offline mogelijkheden biedt, maakt dit soort updates mogelijk, zelfs als er geen wifi-verbinding is.
6. Integratiemogelijkheden: Een van de beste dingen van moderne CMMS-software is de mogelijkheid om het te integreren met andere systemen binnen uw bedrijf. Door bijvoorbeeld uw verkoopsoftware te integreren met uw CMMS, krijgt het verkoopteam een ​​kijkje in de gegevens waartoe het normaal gesproken geen toegang zou hebben. Een goede CMMS-provider heeft verschillende integratiemogelijkheden, zodat u de juiste combinatie voor uw organisatie kunt aanpassen.

Wie moet toegang hebben tot uw CMMS?

Er wordt vaak gediscussieerd over wie toegang moet hebben tot uw CMMS; in sommige bedrijven hebben slechts enkele onderhoudsmanagers toegang. Na verloop van tijd kan dit leiden tot een aantal problemen. Hoe minder mensen het systeem gebruiken, hoe meer werk er wordt gestort op de personen die het gebruiken, waardoor deze kleine groep gebruikers verantwoordelijk is voor alles, van het loggen van werkorders tot het uitvoeren en analyseren van rapporten.

Een ander probleem is dat het de impact van iedereen in het team beperkt. Teamleden die het algemene beeld van onderhoudswerkzaamheden niet kunnen zien, zijn vaak verward over hun baan, missen meer werk, nemen verkeerd geïnformeerde beslissingen en hebben uiteindelijk een lager moreel.

Omgekeerd kan het nuttig zijn om verschillende teamleden en afdelingen toegang te geven tot uw CMMS door van onderhoudsbeheer een gedeelde verantwoordelijkheid binnen uw organisatie te maken. Dit maakt het onderhoudsteam vrij om zich op andere gebieden te verbeteren. Het stelt andere afdelingen ook in staat om gegevensgestuurde beslissingen te nemen op basis van analyses uit alle delen van het bedrijf.

Laten we eens kijken naar enkele van de verschillende groepen die toegang zouden moeten hebben tot uw CMMS.

• Onderhoudsmanager: Waarschijnlijk de meest voor de hand liggende keuze, zou de onderhoudsmanager ook de systeembeheerder moeten zijn. Systeembeheerders houden toezicht op het dagelijkse gebruik van het CMMS en zijn nauw betrokken bij het kiezen van het juiste systeem, het implementeren en optimaliseren ervan. Bijna alle aspecten van onderhoud lopen via de onderhoudsmanager, van het maken, plannen en prioriteren van werkorders tot het beheren van activa en het maken van rapporten.
• Facilitair/operationeel manager: Door toegang te geven tot uw facility manager(s) kunnen ze onderhoudsinformatie, schema's, statistieken en algemene prestaties van meerdere faciliteiten bekijken. Deze gegevens kunnen hen helpen de efficiëntie te verbeteren, budgetten te bepalen, audits voor te bereiden en inventaris aan te schaffen.
• Betrouwbaarheidsingenieurs: Betrouwbaarheidsingenieurs zijn de mensen die de gegevens uit CMMS-rapporten verwerken en omzetten in bruikbare informatie. Door ze toegang te geven tot alle gegevens die door een CMMS worden gegenereerd, kunnen ze gemakkelijker en nauwkeuriger rapporten en procesverbeteringen maken.
• Voorraadbeheerders: We hebben al vermeld wat voor een grote rol een CMMS speelt in voorraadbeheer. Voorraadbeheerders kunnen de informatie van een CMMS gebruiken om informatie over reserveonderdelen vast te leggen en te volgen, historische gegevens in te checken, minimumhoeveelheden in te stellen en aankoopverzoeken te verzenden. De voordelen hiervan vloeien stroomafwaarts naar het onderhoudsteam, aangezien verbeterde voorraadtracering en -inkoop ervoor zorgen dat ze de juiste onderdelen op de juiste plaats hebben telkens wanneer ze ze nodig hebben. Het zorgt er ook voor dat de administratie beter wordt bijgehouden en dat de uitgaven worden gecontroleerd.
• Veiligheidspersoneel: Door alle veiligheids- en gezondheidsinformatie in één systeem te hebben, blijft de organisatie compliant. Alle medewerkers hebben toegang tot certificeringen, beleid, checklists en auditresultaten.
• Technici: Nog een no-brainer, technici moeten altijd worden opgenomen als CMMS-gebruikers, aangezien zij degenen zijn die de functies van het systeem het meest gebruiken. Hoewel u niet alle technici beheerderstoegang hoeft te geven, moeten ze werkorders kunnen zien, meldingen kunnen ontvangen, informatie aan activaprofielen kunnen toevoegen en andere taken kunnen uitvoeren die rechtstreeks verband houden met reparaties en inspecties. Als ze toegang hebben tot deze informatie, kunnen ze efficiënt en nauwkeurig zijn en kunnen ze gegevens in realtime loggen.
• Productiepersoneel: Deze groep omvat machinebedieners, lijnopzichters en andere teamleden die dagelijks met de apparatuur werken. Vaak zijn productiemedewerkers de eersten die dreigende storingen opmerken, dus toegang tot het CMMS geeft hen de mogelijkheid om een ​​verzoek in te dienen of details aan werkorders toe te voegen, waardoor het reparatieproces efficiënter wordt. Onderhoudsmanagers kunnen operators ook basisonderhoud of autonome onderhoudstaken toewijzen, zoals het schoonmaken van de apparatuur, via het CMMS.
• Aannemers: Aannemers of technici die niet direct gelieerd zijn aan uw bedrijf, maar redelijk routinematige taken uitvoeren, moeten gasttoegang hebben tot uw CMMS. Zo kunnen ze werkorders, takenlijsten en beschikbare resources zien. Ze zullen ook beter kunnen communiceren met onderhoudsmanagers via mobiele toegang.
• Directieleden: Ten slotte gebruiken het executive team en het senior leiderschap alle gegevens die ze kunnen om gegevensgestuurde beslissingen te nemen. Toegang hebben tot het CMMS is een gemakkelijke manier om ze op de hoogte te houden van prestaties, prestaties, key performance indicators (KPI's) en meer.

CMMS versus EAM

In het verleden werden CMMS en enterprise asset management (EAM)-systemen gezien als zeer verschillende oplossingen voor onderhoudsbeheer. Moderne systemen hebben sindsdien de grenzen tussen de twee vervaagd, met veel softwaresystemen die de mogelijkheden van beide bevatten in één bedrijfssoftwarepakket. Het is echter belangrijk op te merken dat ze niet hetzelfde zijn.

CMMS softwarepakketten bevatten databases met realtime en historische informatie over de activiteiten van een bedrijf. CMMS-software wordt ook gebruikt om werk te plannen en toe te wijzen, de efficiëntie te verbeteren, de naleving van de regelgeving te ondersteunen en het onderhoudsbeheer te helpen beter geïnformeerde beslissingen te nemen. CMMS-systemen zijn iets meer gericht dan EAM-systemen en zijn specifiek ontworpen voor functies die verband houden met onderhoud en materiaalbeheer. Veel organisaties vullen de hiaten door hun CMMS te integreren met bijvoorbeeld plannings-, inkoop- en boekhoudsoftware.

EAM richt zich op het optimaliseren van de levenscyclus van de activa van een bedrijf. Het geeft een volledig beeld van de fysieke activa en infrastructuur gedurende de gehele levenscyclus. Dit omvat ontwerp, implementatie en inkoop, maar ook exploitatie, onderhoud, verwijdering en vervanging. EAM-software is ontwikkeld na CMMS en bevat mogelijkheden voor onderhoudsbeheer, maar houdt rekening met de totale eigendomskosten van de fysieke bedrijfsmiddelen.

EAM-systemen bedienen elk facet van een bedrijf dat zich bezighoudt met vermogensbeheer. Dit omvat onderhoud en inventaris, inkoop, engineering, projectbeheer, boekhouding, operaties, betrouwbaarheidsbeheer en strategische planning.

Zoals u kunt zien, hebben deze twee systemen zeer vergelijkbare mogelijkheden, maar wat hen echt onderscheidt, is hun filosofie en reikwijdte. Een CMMS richt zich op onderhoud en begint met het volgen en verzamelen van gegevens zodra een asset is gekocht en geïnstalleerd. Een EAM-systeem is uitgebreider. Het begint bij het ontwerp en loopt tot het einde van de levensduur van een asset. Hieronder vindt u een aantal functies die u in een EAM-systeem wel zult zien, maar niet in een CMMS:

• Mogelijkheden voor budgetbeheer
• Kalibratiebewaking
• Energiemonitoring
• Wagenparkbeheer
• Interactieve kaarten, plattegronden en schema's
• Lineaire activa
• Procesbeheer