6 stappen in het processtroom voor het taggen van activa

Elke organisatie die activatagging gebruikt om fysieke activa te beheren, heeft een duidelijk gedefinieerd, efficiënt proces nodig voor het taggen van activa wanneer ze worden verworven en voor het bewaken van activa gedurende hun bruikbare levensduur.

Wat is itemtagging?

Asset tagging is het proces van het aanbrengen van identificatietags of labels, ook wel asset-tags genoemd, op assets. Asset tagging wordt gebruikt voor zowel vaste als roerende activa om een ​​manier te bieden om individuele activa te identificeren gedurende hun gebruiksduur. Doorgaans bedrukt met streepjescodes, worden asset-tags gescand met een handheld barcodelezer of smartphone die is uitgerust met een app voor het scannen van barcodes, zodat gebruikers gegevens over de locatie, onderhoudsgeschiedenis of andere details van een asset kunnen verkrijgen en documenteren.

Asset tagging wordt vaak gebruikt voor voorraadbeheer, werk-in-proces (WIP)-toepassingen en voor het beheer van onderhouds- en reparatieprocessen met CMMS-oplossingen. Asset tagging wordt in veel sectoren gebruikt, van gezondheidszorg tot onderwijs, tot warehousing, tot defensie, nutsbedrijven en productie.

Wat is het doel van een systeem voor het taggen van activa?

Met asset tagging kunnen bedrijven een unieke identifier toewijzen aan elk asset. Bedrukt met barcodes, maken asset-tags handmatige gegevensinvoer overbodig, waardoor nauwkeurige en efficiënte voorraadtracering en gestroomlijnde documentatie van activiteiten zoals onderhoud en reparaties mogelijk zijn. Door de locatie, onderhoudsgeschiedenis, gebruik en andere details van elk activum bij te houden, kunnen bedrijven het bijhouden van gegevens vereenvoudigen en de rapportage stroomlijnen voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden. Volledige gebruiksgegevens maken het bijvoorbeeld gemakkelijk om de afschrijvingen voor apparatuuractiva te berekenen.

Sommige industrieën hebben voorschriften die bepalen welke soorten activa moeten worden gelabeld, de materialen die nodig zijn voor activatags en andere vereisten voor activa-identificatie. De defensie-industrie vereist bijvoorbeeld een unieke identificatie, ook wel bekend als UID of IUID, onder MIL-STD-130. Asset-tags die worden gebruikt voor defensietoepassingen, ook wel UID-labels genoemd, moeten voldoen aan strikte criteria, waaronder het vermogen om bestand te zijn tegen zware omgevingsomstandigheden en leesbaar te blijven gedurende de hele levensduur van het asset. In de defensie-industrie bieden asset tagging-systemen een waardevol hulpmiddel voor het volgen van militair eigendom gedurende de hele levenscyclus, van fabricage tot distributie en uiteindelijke dispositie.

De gegevens die voor individuele activa worden verzameld, stellen bedrijven in alle sectoren in staat om slimmere, gegevensgestuurde beslissingen te nemen, zoals bepalen of investeren in nieuwe apparatuur een financieel gezondere beslissing is dan het repareren van een apparaat dat het einde van zijn verwachte bruikbare levensduur nadert.

Omdat elk item is voorzien van een unieke identificatiecode en de locatiegeschiedenis gedocumenteerd is, kan asset tagging ook helpen om diefstal en verlies te voorkomen. Bepaalde soorten activatags, zoals verzegelde barcodelabels, voegen een extra afschrikmiddel toe om diefstal te ontmoedigen.

Waarom zijn itemtags belangrijk?

Asset-tags vormen de basis van een asset-trackingsysteem en bieden een betrouwbare methode voor het identificeren van individuele assets en een efficiënte manier om gegevens vast te leggen. Zonder asset-tags moet informatie over de locatie en geschiedenis van het asset handmatig worden gedocumenteerd, een proces dat bol staat van menselijke fouten en vatbaar is voor onnauwkeurigheid. Activa worden ook vaker verkeerd geïdentificeerd als ze vertrouwen op handmatige processen, wat resulteert in onbetrouwbare gegevens.

Aan activa bevestigd met behulp van permanente, drukgevoelige kleefmiddelen of mechanische bevestigingen, zijn activatags bedoeld om tijdens de bruikbare levensduur van een activa bevestigd en leesbaar te blijven. Omdat asset-tags worden gebruikt om assets te markeren die tientallen jaren in gebruik kunnen blijven, is het van cruciaal belang om rekening te houden met de bedrijfsomgeving bij het kiezen van asset-tags.

Hoewel streepjescodes kunnen worden afgedrukt op afpelbare labels, zijn deze op papier gebaseerde labels niet duurzaam genoeg om blootstelling aan regen, sneeuw en UV gedurende meerdere maanden of jaren te weerstaan. Asset-tags die eraf vallen, vervagen of anderszins onleesbaar worden, moeten worden vervangen, wat resulteert in hogere kosten gedurende de levensduur van de asset in vergelijking met het kiezen van een duurzame asset-tag die vanaf het begin bestand is tegen de typische omgevingsomstandigheden van de asset.

6 stappen naar een efficiënt systeem voor het taggen van activa

Hieronder vindt u een overzicht van de essentiële stappen in de processtroom voor het taggen van activa.

1. Identificeer het itemtype en de categorie.
2. Wijs een uniek identificatienummer toe.
3. Bepaal het type itemlabel dat vereist is.
4. Voer het activum en alle bijbehorende informatie in uw activavolgsysteem in.
5. Bevestig de itemtag op het item.
6. Implementeer gegevensverificatieprocessen.

Dit is wat u moet weten om een ​​gestroomlijnd proces voor het taggen van activa te implementeren.

Identificeer het itemtype en de categorie

Als u al een systeem voor het volgen van activa heeft geïmplementeerd, heeft u waarschijnlijk een classificatiesysteem of schema voor activa, inclusief activacategorieën en -typen. Als u voor het eerst een systeem voor het volgen van activa implementeert, is het maken van dit categoriseringssysteem een ​​essentiële stap om te zorgen voor een consistente categorisering in de loop van de tijd. Activa kunnen worden gegroepeerd op afdeling, kosten, gebruik of een willekeurig aantal andere variabelen.
Misschien wilt u een categoriseringsmethode kiezen die overeenkomt met het proces dat wordt gebruikt om activa te categoriseren voor boekhoudkundige doeleinden. Hoewel uw boekhoudsysteem zowel materiële als immateriële activa omvat en uw proces voor het taggen van activa alleen betrekking heeft op materiële activa, zorgt het ervoor zorgen dat uw classificatie van fysieke activa overeenkomt met uw boekhoudmethode, voor eenvoudigere integratie en rapportage.

Screenshot via Corporate Finance Institute

Hier zijn een paar voorbeelden van fysieke activacategorieën:

• Meubels
• IT-apparatuur (computers, laptops)
• Audiovisuele apparatuur
• Technische apparatuur (voedingen, airconditioning units)

Een uniek identificatienummer toewijzen

Naast het categoriseren van activa en classificeren op type, moet elk activum een ​​uniek identificatienummer hebben voor nauwkeurige tracking. Deze unieke ID onderscheidt individuele activa van andere activa van dezelfde categorie en type, waardoor het eenvoudiger wordt om processen zoals herschikking, onderhoud en boekhouding te beheren.
Unieke identificatienummers kunnen codering bevatten die het type activa of de eigendomsafdeling aangeeft . Activa die door de HR-afdeling worden beheerd, kunnen bijvoorbeeld een voorvoegsel bevatten zoals 013, terwijl activa die worden beheerd door boekhouding het voorvoegsel 014 hebben. Deze methode maakt het gemakkelijk om belangrijke informatie over een activum te bepalen door simpelweg naar de tag te kijken, terwijl meer gedetailleerde informatie is een barcodescan verwijderd.

Bepaal het vereiste type itemlabel

Itemlabels en -tags zijn geen one-size-fits-all oplossing. Er is een verscheidenheid aan activalabels en -tags die zijn ontworpen voor specifieke toepassingen, zoals duurzame activatags voor activa die kunnen worden blootgesteld aan zware omstandigheden of beveiligingsactivatags voor hoogwaardige activa die onderhevig kunnen zijn aan diefstal, ongeoorloofde overdracht of manipulatie . Permanente apparatuurlabels zijn ideaal voor het automatiseren van gegevensverzameling gedurende de levensduur van een asset. Houd rekening met de categorie en het type van het actief, evenals de omgevingsomstandigheden waaraan het actief zal worden blootgesteld. Wordt het activum schoongemaakt met agressieve reinigingsoplossingen? Wordt het blootgesteld aan chemicaliën of oplosmiddelen? Zal het worden blootgesteld aan weersomstandigheden buitenshuis? Al deze factoren moeten worden afgewogen bij het bepalen van het beste itemlabel voor elk item.

Voer de activa en bijbehorende informatie in uw activavolgsysteem in

Activa moeten onmiddellijk na ontvangst in het systeem worden ingevoerd. Om dit proces te stroomlijnen, is het handig om schriftelijke procesdocumentatie te hebben waarin wordt beschreven wanneer activa moeten worden getagd, hoe ze zijn gecategoriseerd, welke soorten activalabels moeten worden aangevraagd voor bepaalde activatypes en procedures voor gegevensinvoer. De University of Washington heeft bijvoorbeeld een Tagging Procedure-document dat specifieke informatie geeft over de processtroom. De vereisten voor gegevensinvoer kunnen per activacategorie en -type verschillen. In het algemeen omvatten gegevens die in een systeem voor het volgen van activa worden ingevoerd:

• Identificatienummer activa
• Serie- of modelnummers
• Informatie over fabrikant of leverancier
• Aankoopdatum
• Locatie of afdeling van eigendom
• Status
• Activumwaarde

Bevestig de itemtag op het item

Bevestigingsmethoden variëren op basis van het type item en labeltype. Sommige asset-tags gebruiken drukgevoelige lijm, terwijl andere mechanische bevestigingen hebben. Sommige asset-tags bieden beide bevestigingsmethoden. Als u de keuze heeft tussen zelfklevende of mechanische bevestigingen, kies dan de methode die het meest geschikt is voor het activum of de methode die vereist is volgens het bedrijfsbeleid.

Implementeer gegevensverificatieprocessen

Controleer activa vanaf minimaal twee datapunten, zoals de streepjescode en het serienummer van het artikel. Bij het afstoten van activa is deze stap cruciaal om te zorgen voor een "nauwkeurige en verifieerbare bewakingsketen", die kan helpen datalekken te beperken (met name voor de verwijdering van IT-middelen) en ook kan helpen om de naleving van de regelgeving te handhaven.
Het implementeren van een consistente processtroom voor het taggen van activa zorgt ervoor dat alle activa die door uw bedrijf worden ontvangen, consistent worden geclassificeerd en gevolgd, waardoor het gemakkelijk wordt om activa in het hele bedrijf te lokaliseren, regelmatige onderhoudsschema's te implementeren en een nauwkeurige administratie bij te houden voor audit- en boekhouddoeleinden. Door duidelijke beleidslijnen en procedures te ontwikkelen en uw teamleden te trainen in goedgekeurde procedures voor het taggen van activa, worden processen gestroomlijnd en kan dit uiteindelijk een positief effect hebben op uw bedrijfsresultaten, waardoor u het gebruik van middelen kunt verbeteren, onnodige duplicatie van activa kunt verminderen en een meer bruikbaar leven uit uw bedrijf kunt halen. investeringen.