Magazijnvoorraad controleren (met checklist)

Voor drukke magazijnmanagers kan het vooruitzicht van het uitvoeren van een voorraadcontrole een ontmoedigende taak zijn die hen zou kunnen inspireren om te bezuinigen. Hoewel het niet meer dan normaal is dat werknemers in deze belangrijke positie hun aandacht uitsluitend op de dagelijkse activiteiten willen richten, kan het verwaarlozen van de harde gegevens leiden tot vermijdbare fouten die de groei of zelfs het voortbestaan ​​van het bedrijf in gevaar kunnen brengen.

Omdat we willen dat u en uw medewerkers bij elke audit weglopen met een vastberaden en goed geïnformeerd gevoel , en vooral, energiek , hebben we een lijst met best practices samengesteld die is ontworpen om u te helpen uw inventaris op de meest holistische manier grondig te bekijken. Download onze handige controlelijst voor magazijninventarisatie voor een interactief overzicht van de essentiële stappen in het voorraadcontroleproces. Hier is een voorbeeld van hoe uw stappen eruit zouden moeten zien:

1. Definieer uw doelstellingen.
2. Maak magazijninventarisaties uitvoeren.
3. Observeer magazijnactiviteiten.
4. Interview belangrijke magazijnmedewerkers.
5. Voorraadgegevens synthetiseren.
6. Evalueer de resultaten van de voorraadcontrole.

Definieer de doelstellingen van uw inventariscontrole

Zelfs als een magazijnmanager in zijn carrière talloze audits heeft uitgevoerd, zal een goede inzien dat geen twee op precies dezelfde manier moeten worden uitgevoerd. Dit betekent dat de manager, voordat de audit wordt uitgevoerd, contact moet hebben met de bevoegdheden om ervoor te zorgen dat hij zijn audit zodanig ontwikkelt dat deze specifieke punten bevat die het bedrijf mogelijk probeert te verbeteren of uit te bouwen.
Elke audit moet de basis omvatten, zoals voorraadtellingen en gegevensanalyse. Maar afgezien van de basis, kunnen er zich gevallen voordoen waarin het bedrijf zich schrap zet voor bijvoorbeeld nieuwe veiligheidsvoorschriften, wat betekent dat de auditor extra veel aandacht moet besteden aan de huidige veiligheidsprotocollen en hoe de nieuwe zo naadloos mogelijk kunnen worden geïmplementeerd.

Maak voorraadtellingen uitvoeren

Of het bedrijf nu vertrouwt op een periode- of een permanent voorraadsysteem, het is belangrijk dat het -controles van zelfs de meest technologisch geavanceerde netwerken om ervoor te zorgen dat alle items worden verantwoord. Dit kan worden gedaan als volledige of gedeeltelijke voorraadtelling, afhankelijk van de magazijnorganisatie en de nauwkeurigheid van eerdere audits.
In termen van strategie is het van cruciaal belang dat de magazijnmanager rekening houdt met meerdere factoren, vooral als hij ervoor kiest om een gedeeltelijke telling. Voor een grondigere en nauwkeurigere audit moeten ze ervoor zorgen dat ze rekening hebben gehouden met grote voorraadverschuivingen als gevolg van verkopen, vakantieschema's of liquidaties.
Auditors testen bijvoorbeeld vaak langzaam bewegende voorraad om de lagere van kosten- of marktregel - een algemeen aanvaarde boekhoudprocedure die bedrijven verplicht de voorraadkosten te registreren als het laagste van twee cijfers:de werkelijke oorspronkelijke kosten of de huidige marktwaarde. Evenzo zullen auditors doorgaans hoogwaardige items en foutgevoelige items testen om te bevestigen dat de records nauwkeurig zijn en dat consistente boekhoudmethoden worden gebruikt. Al deze variabelen moeten worden genoteerd, zodat er geen verwarring of kans op discrepantie is tegen de tijd dat de volgende audit begint.

Magazijnbewerkingen observeren

Zelfs de meest oplettende magazijnbeheerders kunnen tijdens bijzonder drukke tijden het contact met het dagelijkse komen en gaan van hun magazijn verliezen. Om dit te wijzigen, is het belangrijk dat er een zorgvuldige en geduldige observatie van de magazijnactiviteiten wordt gedaan. fulfilmentproces, als dat er is, en veiligheidsbeoordelingen om te garanderen dat iedereen buiten gevaar blijft en zich aan alle regelgevende maatregelen houdt.
Hierdoor kunnen magazijnmanagers ook een "aha-moment" ervaren. Door achterover te leunen en de operaties van buitenaf te bekijken, zullen ze gemakkelijker de vaak verborgen zwakke plekken zien die de efficiëntie kunnen belemmeren. Natuurlijk moet deze leider tijdens dit proces ook volledige aantekeningen maken, die ze zullen gebruiken in de laatste stap van het auditproces.

Interview belangrijke magazijnmedewerkers

Dit kan iedereen zijn, van de rechterhand van de magazijnmanager tot de tijdelijke picker die op de vloer werkt. Wat de functie ook is, open-minded, persoonlijke gesprekken kunnen de meest veelzeggende stap van de audit zijn, achter de analyse van harde gegevens.
Hier zijn enkele vragen die tijdens het sollicitatieproces aan de orde moeten komen:

1. Bent u duidelijk over al het nalevingsbeleid op het gebied van veiligheid? Voelt u zich altijd veilig tijdens uw werk?
2. Heb je problemen in het systeem opgemerkt waarvan je denkt dat ze de workflow kunnen vertragen?
3. Bent u op de hoogte van extra voorraad of ongebruikte benodigdheden die mogelijk geen deel uitmaakten van de eerste telling in deze audit?
4. Hoe maak je aantekeningen van beschadigde of verloren voorraden in het voorraadsysteem? En heb je het gevoel dat je voldoende toegang hebt tot het voorraadsysteem om je werk efficiënt te kunnen doen?

Inventarisgegevens samenvoegen

Afhankelijk van de mogelijkheden van het bestaande voorraadsysteem, kunnen de taken van de magazijnmanager in deze fase variëren, van het eenvoudig analyseren van gegevens die zijn verzameld via een geautomatiseerd systeem tot het handmatig invoeren van alle tellingen in een aangepaste spreadsheet.
Dat gezegd hebbende, is er geen excuus om te haasten terwijl de gegevens worden gesynthetiseerd. De manager moet ervoor zorgen dat alle factoren in acht worden genomen, inclusief diefstal, verlies, afwijkingen in tellingen, gezondheids- en veiligheidsproblemen en interviews met werknemers. Daarna kunnen de bevindingen worden georganiseerd in het inventarisatiesysteem, zodat de audit snel en gemakkelijk kan worden geraadpleegd voor vergelijking in de toekomst.

Evalueer de resultaten van de voorraadcontrole

Nu de fysieke audit is voltooid en alle gegevensresultaten zijn ingevoerd, is het tijd om de bevindingen te evalueren. In deze laatste fase moet het volgende worden overwogen:

1. Kostenbeheersing die mogelijk moet worden aangepast
2. Suggesties voor verbeteringen aan bestaande processen die de magazijnproductiviteit kunnen bevorderen
3. Voorstellen ontwikkelen voor updates van magazijnsoftware en hardware
4. Neem de tijd om magazijnuren te analyseren en mogelijke wijzigingen in ploegen aan te brengen

Uiteindelijk vinden succesvolle audits plaats wanneer nauwgezette magazijnmanagers hun deel doen om een ​​strikte dagelijkse registratie van activiteiten bij te houden. Dit zal zorgen voor een veel effectievere en uitgebreidere voorraadcontrole die in de toekomst als sjabloon kan worden gebruikt. Op zoek naar een lijst met bruikbare stappen in het voorraadcontroleproces? Download onze interactieve controlelijst voor magazijninventarisatie.