50 tips en best practices voor deskundige faciliteitenbeheer

Of je nu een gevierd en ervaren facilitair manager bent of gewoon een ambitieuze, we weten allemaal dat dit een baan is die voortgezette opleiding en veel wijs advies vereist, vooral als het gaat om het implementeren van nieuwe technologieën.
Gelukkig voor jou hebben we 50 van de meest nuttige en toepasbare tips en best practices verzameld van de grootste geesten in facility management van vandaag. Neem de tijd om deze tips en trucs door te nemen, zodat ook u kunt doen wat u nodig heeft om uw faciliteit zo modern en veilig mogelijk te maken.
We hebben de best practices per sectie gerangschikt. Klik op de onderstaande links om naar de tips te gaan die u het meest nodig heeft.

• Tips om de bedrijfskosten te verlagen
• Tips voor preventief onderhoud
• Tips voor personeelsbeheer en communicatie
• Tips voor het benutten van technologie, tools, software en statistieken
• Tips voor voorraad- en activabeheer

Tips om de bedrijfskosten te verlagen

1. Snijd de nachtverlichting op het terrein. “Afhankelijk van hoe uw terreinverlichting wordt bediend en aangesloten, kunt u een 'economize-modus' creëren voor 's nachts wanneer de site de laagste bezettingsgraad heeft. Houd de terreinverlichting rondom uw terrein aan en alle ingangen en hoofdopritten verlicht.
“Je moet ervoor zorgen dat de verlichting dicht bij het gebouw en alle in- en uitgangsdeuren aan blijven, evenals de verlichtingspaden van noodarmaturen. Zoek naar de terreinverlichting tussen deze zones en maak aanpassingen in uw verlichtingsautomatiseringscontrollers om zones of circuits te kunnen afsluiten die het minst bezet zijn."— Mark Sanderson, geciteerd door Brandon Lorenz, Tien tips voor facility managers om energiekosten te verlagen, FaciliteitenNet
2. Vervang oudere verlichting door LED's. “ Memorial Sloan-Kettering Cancer Center koos voor leds ter vervanging van de bestaande verlichting in een parkeergarage die 24/7 open is, waardoor het energieverbruik van de garage werd gehalveerd. Ondertussen begonnen Mediapolis Community Schools in Mediapolis, IA, ook aan een retrofit van LED-buitenverlichting.
“De meeste van onze oude lampen waren 250 of 175 watt. Die werden vervangen door 30 watt LED. Onze lampen van 70 watt werden vervangen door leds van 20 watt en onze bliklampen van 70 watt werden vervangen door leds van 10 watt. We krijgen een mooie korting van ons elektriciteitsbedrijf, plus maandelijkse besparingen op onze elektriciteitsrekening.”–Dennis Breuer, zoals geciteerd door Janelle Penny, Top 12 Strategieën om kostenbesparingen te maximaliseren, Gebouwen Magazine; Twitter:@BuildingsMedia

3. Implementeer een duurzaam inrichtingsplan. “Duurzaam ontwerpen is haalbaarder en betaalbaarder dan ooit, zeker als je denkt in jaren in plaats van dagen en weken. Het is ook vermeldenswaard dat duurzaam ontwerp zeer geliefd is bij het publiek, wat een extra stimulans is voor bedrijven die geïnteresseerd zijn in het versterken van hun reputatie als sociaal verantwoordelijk en milieubewust.”–David Verner, Reducing Industrial Facility Costs with Duurzame planning, Gebiedsontwikkeling; Twitter:@areaDevelopment
4. Ken de totale kosten van alle facilitaire werkzaamheden, zowel direct als indirect. “Voor het ongetrainde oog lijkt de onderhoudstak van een bedrijf een zwart gat van kosten. De kosten van deze FM-diensten lopen op, en tenzij er discrepanties ontstaan, eindigt daar het grootste deel van de bedrijfsanalyse. Onderhoudsmanagers van faciliteiten, die op de hoogte zijn van alle nuances die deel uitmaken van elke werkorder, begrijpen echter de complexiteit en overhead die gepaard gaat met deze bedrijfssector.
“Er is een groot aantal variabelen die van invloed zijn op de totale kosten van elke service, zoals reiskosten en materialen, naast de andere directe en indirecte operationele kosten die verband houden met faciliteitenbeheer.”–Sean Hartnett, Hoe de werkelijke kosten van onderhoud van faciliteiten te berekenen , SMS-assistentie; Twitter:@SMSAssistLLC

5. Overweeg minder voor de hand liggende verbeteringen die van invloed zijn op het energieverbruik van de faciliteit. “Sommige energiegerelateerde projecten zullen min of meer verborgen blijven voor de gebruikers en voornamelijk worden nagestreefd om de energievraag te verminderen, zoals upgrades van koelmachines en ventilatoren. Dergelijke projecten kunnen de gebruikers van het gebouw uiteindelijk een betere temperatuurregeling bieden, maar dit is niet het primaire doel van de upgrade.
“Operationele veranderingen, zoals het verminderen van de uren van HVAC en verlichting, en het veranderen van verlagingstemperaturen, die zeer kleine uitgaven (of helemaal niet) hebben geen directe invloed op de gebruikerservaring, maar kunnen een grote vermindering van de elektriciteitsbelasting opleveren. Over het algemeen kan het werken met het bouwteam om het energieverbruik te verminderen een indrukwekkende vermindering van de belasting opleveren.”–Jim Newman en Marcus Springer, Wees een held met lagere bedrijfskosten in uw gebouw , FMLink; Twitter:@FMLinkGroupLLC
6. Vergeet niet te kijken naar de isolatie van uw gebouw. “Alle bedrijfsgebouwen zijn geïsoleerd; bouwvoorschriften maken het verplicht om tot een bepaald niveau te isoleren. Helaas, omdat de meeste gebouwen onder strikte budgetbegeleiding worden geplaatst, worden ze meestal met slechts de minimale hoeveelheid isolatie opgemaakt. En omdat het bedrijf dat het gebouw plaatst zelden degene is die het beheert of bezit, hebben de twee duidelijk verschillende opvattingen over budgetten.
“Hogere isolatie betekent betere efficiëntie. Waar mogelijk kunt u het isolatieniveau verhogen en het onmiddellijke verschil laten maken in het algehele comfortniveau van de gebruikers van het gebouw. Gemeenschappelijke maatregelen zijn onder meer het installeren van energiezuinige ramen en verlichtingssystemen en het opnieuw aanbrengen van het dak om de impact van de zon op het gebouw zelf te minimaliseren.”—Tips om commerciële verwarmings- en koelingskosten te verlagen, Totale systeemdiensten

7. Gebruik een strategische inkoopbenadering om de juiste leveranciers te vinden voor facilitair werk. “Het vinden van de juiste leveranciers om uw faciliteiten te onderhouden kan moeilijk en tijdrovend zijn. Van schoonmaakdiensten tot terreinbeheer en onderhoudsbenodigdheden, ervoor zorgen dat leveranciers offertes van appels tot appels maken, contracten ontwikkelen met duidelijke serviceniveaus en valideren dat de kwaliteit van de service van de leverancier en de productiviteitsniveaus worden gehandhaafd, zijn allemaal van cruciaal belang voor het succes van het onderhoud van faciliteiten. project.
“Pogingen om kosten te besparen in de categorie facilitair onderhoud worden getemperd door het onvermogen om de normen voor de veiligheid en het comfort van uw medewerkers in gevaar te brengen. Voor veel organisaties betekent dit dat ze een premie betalen aan hun leveranciers van faciliteitenonderhoud. Source One-beheerdiensten; Twitter:@getsavings
8. Uw ketelinstallatie kan een belangrijke bron van efficiëntiewinstpotentieel zijn. “Vandaag de dag kunnen ketels efficiënties tot 96 procent bereiken met behulp van condensatietechnologie; een typisch gebouw, inclusief nieuwe gebouwen, maakt echter gebruik van atmosferische ketels die, in alle opzichten, slechts iets geavanceerder zijn dan een bunsenbrander in een wetenschappelijk laboratorium. Deze technologie is betrouwbaar en werkt, maar is duur in het gebruik. Meestal zien we dat deze technologie wordt geïnstalleerd om de bouwkosten te minimaliseren, zonder rekening te houden met de energie-impact op de lange termijn die het exploitatiebudget van het gebouw moet opvangen.”–Ross Morley en Ed Porasz, Six Energy Audit Tips voor gebouwbeheerders , REMI-netwerk; Twitter:@REMINetwork

9. Plan een professionele energie-audit. “Een energie-audit identificeert en ontwikkelt systematisch mogelijkheden om het energieverbruik in een institutionele of commerciële faciliteit te helpen verminderen en als gevolg daarvan de exploitatiekosten van het gebouw te verlagen. Het focussen van de audit is absoluut noodzakelijk voor onderhouds- en engineeringmanagers.
“Het bepalen van de gebieden en systemen die in een audit moeten worden opgenomen, hangt gedeeltelijk af van de middelen die een organisatie bereid is te investeren in energie-efficiëntie, de complexiteit van de faciliteiten en de hoeveelheid detail en analyse gewenst van de audit. Als u deze factoren begrijpt, kunnen managers het auditniveau kiezen dat past bij de behoeften van het gebouw en de organisatie."–David Cosaboon, Welke energie-audit is geschikt voor uw faciliteit ?, FaciliteitenNet
10. Identificeer mogelijke grote efficiënties in het energieverbruik van uw keuken. "Commerciële keukens verbruiken veel energie en verbruiken volgens het Amerikaanse Environmental Protection Agency (EPA) ongeveer 2,5 keer meer energie per vierkante meter dan elke andere commerciële ruimte. Daarvan wordt slechts 40% gebruikt bij de bereiding en opslag van voedsel, zegt de Britse Carbon Trust; een groot deel van de verspilde energie wordt afgevoerd naar de keuken.
“De technologie bestaat voor een drastische vermindering van het energieverbruik, wat resulteert in een vermindering van de CO2-voetafdruk en aanzienlijke kostenbesparingen. De EPA beweert dat restaurants die strategisch investeren de energiekosten met 10-30% kunnen verlagen; Foodservice Consultants Society International (FCSI), de professionele organisatie voor ontwerp- en managementadviesdiensten, schat dat energiebesparingen kunnen oplopen tot 40%, wat neerkomt op 3%-6% van de bedrijfskosten.”–Energie Efficiëntie in de keuken , Groene Hotelier; Twitter:@green_hotelier

11. Denk aan de totale levenscycluskosten van een gebouw. “Levenscycluskosten zijn een manier om de kosten van verbeteringen aan de bouwinfrastructuur in de loop van de tijd te meten. Hierdoor kunnen professionals op het gebied van gebouw- en facility management bepalen of de kosten om een ​​bepaald element van een gebouw of een systeem daarin te verbeteren, afwegen tegen de kostenbesparingen over dezelfde periode. Als de kosten van een upgrade gedurende de levensduur een voordeel bieden ten opzichte van de operationele kosten van het gebouw die het bespaart, dan wordt het over het algemeen als een goede investering beschouwd."—Antwoorden op 8 veelvoorkomende vragen over de exploitatiekosten van gebouwen , energiek

Tips voor preventief onderhoud

12. Meet uw PM ten opzichte van alle onderhoudsactiviteiten. “Ontwikkel prestatiemaatstaven voor uw PM-proces met de nadruk op het meten van de hoeveelheid PM die voltooid is in vergelijking met al het andere werk. Het totale aantal PM-uren moet het hoogste percentage zijn van alle onderhoudswerkzaamheden van de afdeling. Dit doel lijkt misschien onmogelijk, maar na verloop van tijd is het zeer haalbaar.” –Michael Cowley, 5 tips voor succesvol preventief onderhoud , FaciliteitenNet

13. Stel een plan op en houd je eraan. “Preventief onderhoud draait om planning, simpel en duidelijk. Elk apparaat of machine dat tot uw beschikking staat of onder uw hoede staat, moet een schema hebben van welk type onderhoud het vereist en wanneer het die controle vereist.
“Het instellen van een schema zorgt er niet alleen voor dat uw apparatuur in topconditie blijft -topvorm voor de duur van de verwachte levensduur, maar het helpt u ook bij het plannen van personeelsbehoeften en om binnen het budget te blijven. Als u het plan klaar heeft, wijk er dan nooit meer van af.”–Lisa Richards, 7 tips voor preventief onderhoud voor uw faciliteit , MAPCON; Twitter:@MAPOCONtech
14. Focus op specifieke faalmodellen. "Faalmodi worden gedefinieerd als "hoe iets faalt". Laten we een plat/membraandak gebruiken om een ​​voorbeeld te geven van wat een faalmodus is. Op een plat/membraandak kan één faalwijze "doordringing van dakmembraan" zijn en de oorzaken van deze faalwijze kunnen talrijk zijn. Het kennen van de storingsmode(s) van een specifiek onderhoudbaar item, zoals een membraandak en de oorzaken ervan, kan de sleutel zijn tot vroege detectie van dakdefect (niet voldoen aan de bedoeling van de eindgebruiker), zodat de reparatie kan worden uitgevoerd voordat deze een operatie beïnvloedt .“–Ricky Smith, Vijf tips voor het optimaliseren van een preventief onderhoudsprogramma voor een faciliteit, Tijdschrift voor Engineered Systems; Twitter:@esmagazine

15. Voer een proactieve walkthrough uit om "kleine" problemen te vinden. “Vang kleine problemen nu op voordat ze grote worden. Het aanpakken van kleine details kan leiden tot enorme verbeteringen in uiterlijk en functionaliteit. Vraag uw facilitaire dienstverlener, schoonmaakbedrijf en/of klusjesman om met u door te lopen, waarbij u zich richt op details die u normaal gesproken over het hoofd zou zien. Sommige dingen die moeten worden gecontroleerd voor reparatie/vervanging zijn:deuren (deurvegers, deurstoppers, vastzittende sloten, enz.), hoekbeschermers, tegels en voegmiddel, lichtschakelaars en frontplaten, plafondtegels, werkbladen en planken, kasten en scharnieren, en brandblussers.
"En vergeet niet hoeveel frisser alles eruitziet met nieuwe afdichting en een nieuwe verflaag op de muren - het warmere weer kan van de lente een geweldige tijd maken om uw faciliteit een nieuw esthetisch leven te geven." –Bob Clarke, 6 onderhoudstips voor de lente voor voorzieningen , Gebouwen Tijdschrift; Twitter:@BuildingsMedia
16. Ken het verschil tussen voorspellend, preventief en reactief onderhoud. “Er zijn over het algemeen drie benaderingen voor het onderhoud van gebouwen die worden gebruikt door facility managers:

• Reactief - Dit is de aanpak "repareer het als het kapot gaat".
• Preventief - Dit is de benadering "controleer het en repareer het voordat het kapot gaat".
• Voorspellend - Dit is de benadering "technologie gebruiken om te voorspellen wanneer een probleem zal optreden en dienovereenkomstig onderhoud te bieden".

Het meest voorkomende type onderhoud dat door facility managers wordt toegepast, is de "reactieve" benadering. Volgens een bericht van Akita Box over preventieve onderhoudsplanning gaat 85 procent van de totale onderhoudsuitgaven naar reactief onderhoud. De reden hiervoor is simpel:het is de goedkoopste, of het lijkt in ieder geval de goedkoopste. De realiteit is dat het alleen de goedkoopste is als alles soepel verloopt. Maar zoals we allemaal weten, lopen dingen niet altijd soepel.”–Neal Peters, Topmanieren om onderhoudskosten voor uw faciliteit te verlagen , DPM-zorg; Twitter:@dpmcare

17. Begrijp het verschil tussen werktijd en inactieve tijd. “Je kunt preventief onderhoud plannen op basis van meterstanden op een apparaat. Apparatuurmeters maken echter meestal geen onderscheid tussen werktijd en inactieve tijd. Dus een machine die 20% van de tijd niet actief is, heeft mogelijk vaker preventief onderhoud gepland dan nodig is. Als de inactieve tijd voorspelbaar is, kan het zinvol zijn om preventief onderhoud te plannen op basis van grotere meterintervallen."— 7 tips om preventief onderhoud van apparatuur te plannen, SM Wereldwijd
18. Zorg ervoor dat uw preventieve onderhoudstaken gunstig zijn voor uw apparatuur. “Het smeren van de tandheugel van een balkzaag kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat vet en zaagstof in de loop van de tijd stollen in de tandwielen, waardoor ze uiteindelijk niet meer kunnen bewegen. Als u niet zeker weet welke taken nuttig zijn voor elk apparaat, vraag het dan aan uw apparatuurvertegenwoordiger."— 10 tips voor preventief onderhoud, Stiles-machines; @StilesMachinery

19. Anticipeer op toekomstige behoefte aan reserveonderdelen. “ Het hebben van reserveonderdelen en benodigdheden rond de tijd van een groot preventief onderhoudsschema is absoluut van cruciaal belang. Met assetmanagementsoftware kunt u de beschikbaarheid van de reserveonderdelen controleren op datums waarop de werkorders moeten worden betaald. Dit rapport kan u helpen bij het identificeren van onderdelen die in de toekomst onvoldoende zijn voor de vereiste werkorders. Als u weet welke onderdelen u tekort komt, kunt u deze van tevoren bij leveranciers bestellen in plaats van te wachten tot de limieten voor nabestellingen zijn bereikt.”—7 tips voor beter preventief onderhoud van apparatuur , Nexgen Vermogensbeheer; Twitter:@nexgenam1

Tips voor personeelsbeheer en communicatie

20. Gebruik verschillende manieren van communiceren. “Passende herhaling en versterking zijn noodzakelijk. De gemiddelde persoon wordt gebombardeerd met meer dan 300 berichten op het werk, en veelvouden daarvan buiten het werk, zegt Finney. Om een ​​boodschap bij een publiek te krijgen, kan het in sommige gevallen wel 12 herhalingen kosten, zegt hij.'–John Finney, zoals geciteerd in Facility Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Let op; Twitter:@maintenance_mag

21. Optimaliseer het gebruik van de beschikbare werkruimte. “Ruimte kost geld. Wetende dat we op weg zijn naar een werkomgeving die bestaat uit virtuele of mobiele werknemers, kan het investeren van tijd in het ontwikkelen van nieuwe werkplekontwerpen die passen bij deze nieuwe manieren van werken, terwijl de bezettingsgraad van de ruimte wordt verhoogd, leiden tot indrukwekkende kostenbesparingen. Flexibele werkplekken, gedistribueerde werkplekstrategie en mobiele werkplekstrategie zijn slechts enkele manieren om de waarde van huidig ​​vastgoed te maximaliseren. Herinvestering kan met voordeel worden toegewezen aan minder ruimte, maar betere ruimteproposities.”—7 manieren om het concurrentievermogen in de facilitaire sector tegen 2020 te vergroten , Dienstfutures; Twitter:@issworld
22. Wees de baas over de fysieke activa van uw bedrijf. Terwijl andere managers kunnen werken om klanten of personeel te beheren, is het jouw taak om faciliteiten en alles wat zich daarin voordoet te beheren. De fysieke activa van uw bedrijf zijn net zo belangrijk als uw human resources, en u bent de expert op dit gebied. Of het nu gaat om het verzamelen van gegevens of het bijdragen aan de bedrijfsresultaten, uw inbreng is een waardevol onderdeel van de zakelijke besluitvorming. Als u uw kooppraktijken wilt wijzigen of wilt overstappen op energiezuinigere verwarming, leg dan een verklaring af en onderbouw dit met uw gegevens en uw jarenlange ervaring in facility management.–James McDonald, 5 dingen die facility managers moeten doen om respect en invloed te krijgen, iOffice; Twitter:@iofficecorp

23. Stel duidelijke definities vast voor de werkwijzen van faciliteiten. “Inclusie op de werkplek moet duidelijk worden gedefinieerd voordat initiatieven kunnen worden gestimuleerd. Een bruikbare definitie van een inclusief kantoor is een werkplek waar alle medewerkers met respect worden behandeld en gelijke toegang hebben tot middelen en kansen. Facilitair managers moeten voortbouwen op deze beschrijving op hoog niveau om een ​​idee te krijgen van hoe concepten als gelijke toegang, diversiteit en eerlijkheid eruitzien in hun eigen faciliteiten. Door deze definities in de kernwaarden van uw bedrijf op te nemen, kunt u duidelijke doelen stellen en concreet beleid opstellen.”–Nick Mason, A Facility Manager's Guide to Inclusive Workplaces Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw
24. Gebruik een ontwerp dat rekening houdt met sociale tijd en ruimtes. “Laten we het eens worden:wanneer je je faciliteiten ontwerpt, ontwerp dan sociale ruimtes voor je medewerkers. Dit kunnen lunch- of pauzeruimtes, speelkamers, sportscholen of zelfs gemeenschappelijke tuinen zijn. Als je plekken biedt waar medewerkers kunnen ontspannen en socializen in een minder gestructureerde sfeer, zul je merken dat er nieuwe verbindingen ontstaan ​​tussen afdelingen en tussen verschillende managementniveaus.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers maken van de werkplek een stressvrije zone , iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

25. Overweeg om enkele basisactiviteiten te verplaatsen van outsourcing naar in-tasking. “Een andere mogelijkheid om kosten te besparen, zeggen experts, is niet alleen het verplaatsen van personeel, maar ook het verplaatsen van werk. Dit betekent dat alle uitbestedingscontracten zorgvuldig worden bekeken om te zien of ze kunnen worden teruggeschroefd en het werk door eigen personeel kan worden gedaan. Bechtol zegt dat ze dit eigenlijk al jaren doet – taken zoals schilderen en schoonmaken met eigen personeel en overuren – maar het is nu nog waardevoller in moeilijke economische tijden.”–Nancy Bechtol zoals geciteerd door Greg Zimmerman, Facilitair Onderhoud Besluiten Tijdschrift; Twitter:@maintenancemag
26. Creëer een formeel intern proces voor het ontwikkelen van werknemersvaardigheden. ”We zijn gefocust op het ‘bouwen van een bank’. Dit concept wordt algemeen gebruikt om onze poging om intern talent in veel van onze werkplaatsen formeel te identificeren, te beschrijven. We identificeren talent door middel van een competitief selectieproces op basis van potentieel versus vaardigheden en promoveren ons geselecteerde personeel tot het niveau van werknemer en helper terwijl we ze trainen om het juiste volledige mechanische niveau te bereiken met bijbehorende certificeringen/licenties.”–Robin Morey zoals geciteerd door Forum voor hogere ed-faciliteiten, Omgaan met een ouder personeelsbestand voor facility management, Twitter:@HEFForum

27. Als u uw FM uitbesteedt, werk dan samen met een flexibele partner die zich aanpast aan uw behoeften. “Dit is een van de grootste voordelen die kleinere providers hebben. Ze kunnen hun eerstelijnspersoneel creatief laten zijn en daadwerkelijk veranderingen in processen doorvoeren en implementeren. Dit leidt er direct toe dat de klant een oplossing krijgt die meer geschikt is voor het doel en uiteindelijk meer waarde krijgt, waardoor een grotere relatie ontstaat.”–Andrew Hulbert, zoals geciteerd door Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter:@fm_world
28. Verkoop uw afdeling verstandig tijdens budgetpresentaties. “We presenteren onze budgetten altijd door voorop te lopen met hoe het voorstel inspeelt op een reëel probleem. Met andere woorden, er moet een dwingende reden zijn op basis van onze missie waarom we budgetten zouden indienen voor wat dan ook.” Door specifieke informatie te geven over hoe en waarom u uw budgetnummers hebt gekozen, kunt u de C-suite helpen inzien dat uw budget ruimschoots binnen de redelijke grenzen ligt.”–Tim Woodley, zoals geciteerd door David Spence, 5 Budgetteringstips voor facility managers , Kantoor ruimte; Twitter:@officespacesw

29. Automatiseer het werkorderproces. “Als je het werkorderproces automatiseert, verwijder je de menselijke fouten die ermee gepaard gaan. In wezen haalt u de mensen uit het proces en zorgt u ervoor dat niets wordt gemist of over het hoofd wordt gezien. Hierdoor kunt u werkorders voor uw faciliteit maken, volgen, bewerken en automatisch communiceren. Dit is nummer één op de lijst, omdat het een van onze favoriete gewoonten is - en misschien wel de belangrijkste! Laat problemen met werknemers uw bedrijfsvoering niet vertragen of de stress op de werkplek voor anderen vergroten.”—De 7 eigenschappen van zeer effectieve facility managers, 24/7-software; Twitter: @247_software

Tips voor het benutten van technologische tools, software en metrische gegevens

30. Gebruik software om facility managers te helpen bij het organiseren en openen van informatie.
“Er zijn veel verschillende software-opties die FM's kunnen helpen bij het organiseren en stroomlijnen van hun dagelijkse taken. Dit varieert van software die is ontworpen om alle onderhoudsactiviteiten te helpen beheren tot het loggen en volgen van bezoekers van de faciliteit voor beveiligingsdoeleinden.
Er zijn ook verschillende uitgebreide software-opties voor facility management beschikbaar. Een populaire optie op dit gebied is NetFacilities, een webgebaseerde software die tot doel heeft de vele dingen die FM's moeten beheren, van leveranciers en werkorders tot activabeheer en preventief onderhoud, op één handige plek te centraliseren.”–Neal Peters , Toptechnologietools voor facility managers , DPM-zorg; Twitter:@dpmcare

31. Gebruik moderne slimme sensoroplossingen om de kosten te verlagen en de mogelijkheden te verbeteren. “Door gebouwen te vullen met dergelijke slimme sensoren, worden de bedrijfskosten drastisch verlaagd, wordt de productiviteit verhoogd en wordt het comfort van de gebruikers verbeterd. Met name gedetailleerde informatie over de aanwezigheid, locatie, telling en activiteit van de bewoners kan nu worden gebruikt om het facility management aanzienlijk te optimaliseren. Hot desking, het boeken van vergaderruimten, geoptimaliseerde ruimteplanning en energiebesparing zijn enkele van de directe toepassingen.”–Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilitair Executive ; Twitter:@facilityexec
32. Beheer HVAC op afstand met behulp van softwaretools. “Een van de meest opwindende functies van Facility Management-software is de mogelijkheid om verwarming en koeling op afstand te beheren, of een programmeerbare thermostaat in te stellen om de ingestelde temperaturen gedurende de dag omhoog of omlaag te brengen. Facilitair planners houden van de mogelijkheid om het energieverbruik van verwarmings- en koelsystemen te analyseren en te onderzoeken. Leidinggevenden kunnen de door de software geleverde ‘business intelligence’ gebruiken om thermostaten en regelingen in te stellen voor maximale besparingen op energiekosten. Sommige van deze tools kunnen zelfs worden overgezet naar smartphones om managers op afstand te helpen hun werk te doen, waar ze zich ook bevinden.”—10 manieren waarop software kan helpen bij facility management , SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Gebruik uw software om uw naleving te controleren. “Onderhouds- en faciliteitenbeheersystemen moeten vaak voldoen aan nationale en wereldwijde wettelijke vereisten. Alle onderhoudsbeheerders worden af ​​en toe geconfronteerd met willekeurige inspecties of audits door regelgevende instanties. Met onderhoudssoftware kunt u de conformiteit met de regelgeving bewijzen en de hoeveelheid papierwerk en voorbereiding die nodig is voor een audit verminderen. Onderhoudsbeheerders kunnen eenvoudig rapporten maken waarin het onderhoudswerk aan essentiële machines wordt weergegeven. Dit maakt conformiteit traceerbaar en minimaliseert het risico op boetes voor niet-naleving.”—7 stappen naar succesvol facility management , Fastac; Twitter:@fasttac
34. KPI's voor facility management moeten fouten en kansen aan het licht brengen. “KPI's verwijzen naar kansen en fouten in je bedrijf. In combinatie met het Internet of Things (IoT) en energiebeheersystemen kunnen KPI's worden gebruikt om gemiste onderhoudstaken, een groter verkeersgebied van uw bedrijf of problemen met machines te markeren. Neem bijvoorbeeld het gebruik van een procentuele KPI van gepland onderhoud tegen reactief onderhoud. Met andere woorden, bespaart preventief onderhoud meer geld dan het repareren van apparatuur wanneer deze defect raakt?”—7 tips voor het maken van KPI's voor facility management , Entouch-bediening

35. Gebruik monitoring van gebouwinformatie om de systeemprestaties te bewaken. “Het nauwlettend volgen van het energie- en waterverbruik om de exploitatiekosten van het gebouw te verlagen, is een ander voordeel. Door eigenaren in staat te stellen de prestaties van meerdere systemen te monitoren en analyseren - airconditioningniveaus, lichten op automatische dimmers, waterverbruik - kan BIM leiden tot een meer doordacht energieverbruik, lagere kosten en een hogere waarde van activa."–Michael Schley zoals verteld door Jeff Link, BIM voor Facility Management:4 tips om de levenscyclusprestaties te verbeteren en kosten te verlagen , Autodesk; Twitter:@autodesk
36. Overweeg geavanceerde geautomatiseerde oplossingen voor toegang tot gebouwen. “Een functie die veel terrein wint, is het gebruik van gezichtsherkenningstechnologie om mensen het gebouw in en uit te laten. Het is veiliger dan sleutelhangers of kaarten, en in tegenstelling tot kaarten en sleutelhangers, kun je je gezicht thuis niet vergeten. Het is alsof je een triple slaat, of drie vliegen in één klap slaat. Geautomatiseerde toegang tot het gebouw maakt het niet meer nodig om speciale toegang tot het gebouw te verlenen, ontbrekende sleutelhangers of kaarten te vervangen of nieuwe uit te geven aan nieuwe medewerkers."–Michael Moulton, 5 technische kenmerken Faciliteitenmanagers kunnen niet zonder , Teem

37. Bied een klantgerichte softwareoplossing voor het rapporteren van verbeteringen en het volgen van verzoeken. “Door eenvoudige oplossingen voor uw klanten te bieden, blijven ze tevreden - en uw gebouwen blijven soepel draaien. Een klantgerichte oplossing van hoge kwaliteit stelt klanten in staat om problemen rond uw faciliteit te melden en de voortgang van hun verzoeken te volgen. Een klantenportaal zorgt er niet alleen voor dat uw klanten zich gehoord voelen, terwijl u ze op de hoogte houdt van de voortgang. Een digitaal klantverzoeksysteem vereenvoudigt ook het werkorder- en toewijzingsproces voor uw facilitair managementteam.”—Toptips voor Facility Management voor succes op lange termijn , ActivaWorks; Twitter:@AssetWorks
38. Warmtebeeldtechnologie kan helpen om onzichtbare problemen te identificeren en op te lossen. “ Het uitvoeren van facilitaire onderhouds- en engineeringtaken is als zeilen tussen ijsbergen. Wat technici niet kunnen zien, zal hen doen zinken - of hun faciliteiten. Warmtebeeldtechnologie geeft technici het vermogen om het onzichtbare te zien, waardoor het gemakkelijker wordt om defecte motoren en elektrische componenten, HVAC-condensaatlekken, slechte leidingen en lekkende daken op te sporen. Technici kunnen dan problemen oplossen voordat ze grote kopzorgen worden, en tevens de verwarmings- en koelingskosten verlagen als onderdeel van duurzaamheidsinitiatieven.”–John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FaciliteitenNet

39. Integreer een softwaresysteem voor facility management. “Een verrassend aantal facilitaire managers heeft geen echt systeem voor het beheer van hun ruimte. More than a quarter of everyone interviewed – 28 percent – say they currently do not use any type of facilities management system. A further 23 percent of participants use pen and paper methods for their facilities management. While this is slightly better than no system at all, it still makes it very difficult to collect data, keep accurate records, or gain much insight from the information they have.”—The Importance of Facilities Management Systems , Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Leverage your software system to make EH&S benchmarks transparent. “Facilities Management software is specially designed to help make health and safety benchmarks and outcomes transparent. It may help significantly with compliance with various industry standards, such as HIPAA in the healthcare industry and Sarbanes-Oxley in the financial field. It can help to document best practices for avoiding accidents, or in the worst case scenario, document the facts around a workplace accident. Various types of health and safety features can save a lot of time and effort for busy management teams, and help the company to benefit from a better reputation.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Have an equipment criticality matrix to prioritize work. “This method identifies how critical a piece of equipment or maintenance task is to your business and will ultimately show you where it should land in your prioritization process. Criticality measurements should be standardized by assessing how seriously a single piece of equipment would disrupt operations in the event of a failure. “–Ashok Sharma and Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers , eLearning Industry; Twitter:@elearnindustry
42. Smartsheet software can add unique collaboration features to everyday spreadsheet use. “Smartsheet is a spreadsheet that you share with your co-workers, but its features go far beyond Excel. This tool combines the traditional spreadsheet with project management tools, templates, and forms and allows you and your colleagues to access spreadsheets on mobile devices and work on them collaboratively.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Adaptive workflow tracking allows you to track activity throughout a diverse workforce. “The business world is increasingly embracing a larger remote workforce. Offices are used as areas to collaborate, develop, and design new ideas. The day-to-day work can be, and often is, done from home. That means you’ll need the ability to track workflows and project tasks across a diverse workforce. Emailing details back and forth regarding a project gets hectic, and it’s easy to lose an important piece of a proposal to your inbox.
Again, we’ll turn to automation – adaptive workflow tracking software that shows real-time project progress via a cloud-based platform will be the norm in a few short years. Products such as Trello or Asana are great examples of adaptive workflow tracking integrating with high success into businesses of all sizes.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

Inventory and Asset Management Tips

44. Keep your facilities management documents consistent and accurate. “ If you’re a responsible facilities manager, you have to know what you’re responsible for. You cannot do your job properly without the correct information. If you don’t have proper records on the state of your facilities, you can’t do your job as a facilities manager. Without accurate documentation, you can’t even get a good bid from a vendor for work on your building. The first thing they will ask is, Where are the As-Built drawings? Without the As-Builts, the bid could be much higher.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

45. Implement a consistent asset tagging process. “ Verify assets from a minimum of two data points, such as the barcode and the item’s serial number. When disposing of assets, this step is crucial to ensure an “accurate and verifiable chain of custody,” which can help to mitigate data breaches (particularly for the disposal of IT assets) and also help to maintain compliance with regulations.
“Implementing a consistent asset tagging process flow ensures that all assets received by your company are consistently classified and tracked, making it easy to locate assets throughout the company, implement regular maintenance schedules, and maintain accurate record-keeping for auditing and accounting purposes. Developing clear policies and procedures and training your team members on approved asset tagging procedures streamlines processes and can ultimately have a positive impact on your bottom line, allowing you to improve resource utilization, reduce unnecessary duplication of assets, and get more usable life out of your investments.”–Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow , Cameracode; Twitter:@camcode
46. Keep assets updated and clearly define essential vs. non-essential assets. “After collecting data and developing a maintenance schedule for your assets, you need to plan for the long-term maintenance of your asset inventory. Specifically, put a plan in place that revolves around updating and decommissioning assets. In some cases, you may find that a particular asset, even if updated, isn’t serving your organization in the best way, making it a non-essential asset that you don’t need to continue holding. Similarly, by having a working inventory list and accompanying data, dealing with critical needs and unexpected asset failures will be easier because you know exactly what needs to be done and when it needs to take place.”–Luke Perkerwicz, The Beginners’ Guide to Facility Asset Management , AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Track and dispose of decommissioned assets. “ However good asset management and maintenance planning is, there comes a time when an asset reaches the end of its useful life and should be disposed of. On a practical level, all assets disposed of must be recorded on the asset register/software, to ensure they are not included as part of the organization’s portfolio. An equipment disposal form will allow the asset ‘owner’ to explain how the asset was disposed of and identify any residual value.”–Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter:@service_works
48. Do an asset assessment and document those conditions. “If you’re trying to get a handle of your documents, the first thing you should do is an asset assessment. Detail the condition of all the main equipment and systems, and document those conditions. No technology can help you unless you document what you have. After the assessment, you should create and begin a proactive maintenance program, as well as an equipment replacement plan—that should be a 3-year to 5-year plan. Even if the piece of equipment is 30 years old, you need to know when you need to replace it.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Consider a strategic asset management approach. “Strategic asset management integrates key relationships between planning and delivery activities. The framework that underpins the decision-making process of those activities is key, as it allows informed decisions and correlation between strategic goals and delivery outcomes. It also acts as the integration mechanism between a singular project and an organization’s wider portfolio of projects.”–Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management , FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au
50. Maximize vertical space in your warehouse. “ Een magazijn heeft een vast aantal vierkante meters om te gebruiken, waardoor innovatieve, geoptimaliseerde lay-outs aantrekkelijk zijn voor de magazijnmanagers van vandaag die worden geconfronteerd met het opslaan van een groter productvolume in een statische hoeveelheid ruimte. Overweeg in 2016 om beter gebruik te maken van de verticale ruimte in uw faciliteit, maar negeer de best practices voor lay-outoptimalisatie niet. Maximize your use of vertical cubic footage by placing seasonal products or those that move less frequently in harder-to-reach vertical storage areas.”–Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017 , Cameracode; Twitter:@Camcode

Products and Tracking Solutions from Camcode:

• Magnetic Warehouse Labels
• Vinyl Labels
• Property Of Stickers
• Custom Barcode Labels
• Property Tags
• Beveiligingslabels
• Pipe Markers
• UID-labels
• Permanent Labels for Equipment
• Palletlabels