Wat is MRO en waarom is het belangrijk?

Onderhoud, reparatie en operaties (MRO)-functies zijn essentieel voor elke inkoopafdeling of operatie. Hoewel deze posten een relatief klein deel van het totale inkoopbudget vertegenwoordigen, kunnen ze toch een aanzienlijke impact hebben op de winstgevendheid. Dit is vooral het geval als de kosten stijgen zonder dat er een goed systeem is om verbeteringen te identificeren en aan te brengen.

In dit bericht bespreken we de definitie van MRO en hoe deze items kunnen worden beheerd. Het verlagen van MRO-kosten kan een positief effect hebben op de winstgevendheid van een bedrijf op lange termijn. Naast traditionele asset- en onderhoudsbeheerpraktijken, zoals het volgen van assets met apparatuurtags, facility asset management-tags, utility-tags en andere barcodelabeloplossingen om onderhouds- en reparatieprocessen te stroomlijnen, kan een MRO-strategie een extra laag efficiëntie opleveren.

De definitie van MRO

Zoals hierboven vermeld, is MRO een acroniem dat staat voor onderhoud, reparatie en operaties. Het omvat de operaties, processen en activiteiten die verband houden met het onderhoud van een fabriek of faciliteit, zoals het onderhoud van de fysieke infrastructuur, apparatuur en de bijbehorende operationele processen, en materialen en benodigdheden die worden gebruikt om infrastructuur en apparatuur te onderhouden of bij de productie van een product of dienst. Deze materialen worden echter niet op dezelfde manier geclassificeerd als grondstoffen die deel uitmaken van een afgewerkt product (zoals de metalen die worden gebruikt om gereedschappen te vervaardigen of de verf die wordt gebruikt om een ​​houtproduct af te werken), wat als directe kosten zou worden beschouwd. In plaats daarvan worden materialen en benodigdheden die onder MRO vallen, gebruikt in de productie, maar maken ze geen deel uit van het eindproduct, zoals benodigdheden die worden gebruikt voor het reinigen en onderhouden van apparatuur.

De beste manier om de reikwijdte van de MRO-aanduiding te definiëren, is door de vier hoofdcategorieën van items te onderzoeken die doorgaans in beoordelingen worden opgenomen. Elk bedrijf moet zijn bedrijfsmiddelen beheren op een manier die de prestaties in de hele operatie optimaliseert. Door MRO-items in verschillende categorieën te organiseren, wordt het volgen gestroomlijnd en wordt het gemakkelijker om financiële statistieken voor bepaalde activaklassen te bekijken.

Infrastructuurreparatie en onderhoud

Deze categorie verwijst naar apparatuur en aanverwante materialen die worden gebruikt om een ​​volledige commerciële faciliteit in bedrijf te houden, zoals:

• HVAC-apparatuur (verwarming, ventilatie en airconditioning)
• Veiligheidsuitrusting
• Meubels
• Computerapparatuur

Reparatie en onderhoud van productieapparatuur

Productiegerelateerde MRO-items worden gecategoriseerd als alle apparatuur en activiteiten die nodig zijn om productiesystemen te onderhouden. Deze MRO-categorie omvat apparatuur zoals:

• Compressoren en motoren
• Transportbanden
• CNC-machines

Onderhoud van materiaalbehandelingsapparatuur

Materialenhandling-items helpen om grondstoffen en andere gerelateerde activa naar de juiste locaties te verplaatsen, zodat ze voor productiedoeleinden kunnen worden gebruikt. Onderhoud van materiaalbehandelingsapparatuur omvat benodigdheden zoals:

• Kleppen en leidingen
• Werkkleding en gezichtsmaskers
• Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) zoals handschoenen

Gereedschappen en verbruiksartikelen

Alle andere kleine gereedschappen en verbruiksonderdelen die bij de dagelijkse werkzaamheden worden gebruikt, vallen onder deze MRO-categorie, zoals:

• Kantoorbenodigdheden
• Pakkingen, schroeven en spijkers
• Chemische stoffen
• Smeermiddelen
• Batterijen
• Handgereedschap

Zelfs een relatief kleine operatie zou duizenden afzonderlijke items kunnen hebben die binnen deze MRO-categorieën passen. Om deze reden moet elk bedrijf een georganiseerde activabibliotheek bijhouden. Naast deze brede categorieën omvat effectief MRO-beheer de juiste classificatie van activa op een meer gedetailleerde manier. Er zijn verschillende MRO-classificatietaxonomieën, waarvan de United Nations Standard Products and Services Code® (UNSPSC®) de meest gebruikte is. Andere taxonomieën zijn onder meer eCl@ss, dat vaak wordt gebruikt in Europa, ETIM, het Standard Industrial Classification (SIC) System en Harmonized System Codes (HSC). Er zijn ook branchespecifieke taxonomieën die vaak worden gebruikt voor MRO-beheer.

Waarom is MRO-beheer belangrijk?

MRO kan bijna de helft (tot 47%) uitmaken van de inkoopkosten van een typische organisatie. Veel van deze kosten zijn gerelateerd aan processen en veel bedrijven zouden baat kunnen hebben bij een grondige evaluatie van hun inkoopefficiëntie. Het verbeteren van inkoopstrategieën kan leiden tot kostenbesparingen die direct van invloed zijn op de winstgevendheid van het bedrijf.

De uitdaging bij veel MRO-processen is dat het werk reactief kan zijn en moeilijker te voorspellen of op lange termijn te projecteren. Wat wel kan worden gecontroleerd, is de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Gegevensbeheersystemen, automatisering en andere opkomende technologieën kunnen deze activiteiten helpen stroomlijnen en efficiëntieverbeteringen opleveren. Het beheer van productonderdelen, grondstoffen en veiligheidsbewustzijn kan een directe impact hebben op MRO-gerelateerde kosten.

Hoe MRO-items te beheren

De toewijzing en controle van MRO-uitgaven moet een duidelijk eigenaarschap hebben binnen de inkoopafdeling. Het verduidelijken van deze verantwoordelijkheden is een belangrijke stap in het creëren van een alomvattende MRO-strategie die u kan helpen de risico's die aan deze gebieden zijn verbonden, te identificeren en te beheersen. Enkele voorbeelden van MRO-gerelateerde risico's zijn:

• Buitensporige verzendkosten
• Slechte productiviteit bij onderhoudswerk
• Onverwachte productiestops
• Voorraadachterstanden

Vooral bedrijven die goederen produceren of aanverwante diensten leveren, zijn gevoelig voor dit soort problemen. Het hebben van een MRO-strategie zorgt voor een betere zichtbaarheid van leveranciers- en voorraadbeheerpraktijken. Het helpt ook om uw leiderschapsteam af te stemmen op deze belangrijke inkoopprioriteiten.

Implementeer systemen voor het volgen van activa om MRO-beheer te optimaliseren

Bedrijven kunnen een beter inzicht krijgen in het gebruik en onderhoud van MRO-activa door systemen voor het volgen van activa te implementeren om onderhouds- en reparatieprocessen te stroomlijnen en de volledige levenscyclus van activa te beheren. De gegevens die worden verkregen via een efficiënt systeem voor het volgen van activa, stellen bedrijfsleiders in staat om gegevensgestuurde beslissingen te nemen, bijvoorbeeld wanneer het kostenefficiënter is om een ​​actief te vervangen in plaats van het te repareren.

Bovendien maken oplossingen voor het volgen van bedrijfsmiddelen efficiënt preventief onderhoudsbeheer mogelijk, waardoor organisaties de prestaties van hun apparatuur kunnen optimaliseren en de bruikbare levensduur van hun bedrijfsmiddelen kunnen maximaliseren om de onderhouds- en aanschafkosten te verlagen. Asset-tags kunnen worden afgedrukt met streepjescodes die leesbaar blijven gedurende de levensduur van het asset en worden gesynchroniseerd met software voor assetbeheer om nauwkeurige assetclassificatie mogelijk te maken en de identificatie en documentatie van assets te automatiseren.

Met een verscheidenheid aan asset-tags die beschikbaar zijn voor verschillende toepassingen, zoals asset-tags voor nutsvoorzieningen, asset-tags voor faciliteitenbeheer, work-in-process-labels, chemicaliënbestendige labels, barcode-labels voor hoge temperaturen, apparatuur-tags, kabellabels en meer, kunnen organisaties apparatuur, bedrijfsmiddelen en inventaris efficiënt bijhouden om de documentatie te stroomlijnen en het MRO-beheer te verbeteren.

Key Performance Indicators ontwikkelen en volgen

Een andere suggestie is om key performance indicators (KPI's) te ontwikkelen die duidelijk de gebieden definiëren die u wilt controleren. Van de volgende statistieken is aangetoond dat ze goed aansluiten bij de meeste MRO-verbeteringsplannen.

• MRO-uitgaven . Het bedrag aan financiering voor de categorie MRO moet 10% of minder van het totale inkoopbudget vertegenwoordigen. Deze eenvoudige financiële statistieken zijn een uitstekende basis om de kosten te verlagen en de MRO-efficiëntie te verbeteren.
• Voorraad uitverkocht . Een bedrijf dat regelmatig te maken heeft met stock-outs, ondervindt waarschijnlijk een of meer belangrijke procesproblemen met betrekking tot productie, inkoop of fulfilment. Het bijhouden van het aantal stockouts kan worden gebruikt als een achterblijvende indicator van systemische problemen.
• Op voorraad MRO-voorraad versus omzet . Een goede vuistregel voor voorhanden MRO-voorraad is om een ​​omzet van 30 dagen na te streven. Overtollige voorraad kan extra onnodige kosten veroorzaken.
• Spoedorders tot aanvullingsratio . Een operatie zou een laag aantal spoedorders moeten ervaren in vergelijking met standaard aanvulorders. Een goede vuistregel is dat niet meer dan 8-10% van alle bestellingen gehaast moet worden.

Het bijhouden van MRO-kosten en het verlagen van de kosten kan een grote uitdaging zijn voor inkoopteams om te beheren. De tijd nemen om een ​​MRO-strategie te ontwikkelen kan helpen om alle betrokkenen op één lijn te brengen en duidelijke benchmarks voor verbetering te bieden. Uiteindelijk kan het beheersen van deze kosten leiden tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie en winstgevendheid.