Zorgen voor First Mile Readiness voor directe materiaalsourcing

Steeds vaker voorkomende en ernstige verstoringen hebben de aandacht gevestigd op ontoereikende processen en operationele zwakheden in de toeleveringsketens. En hoewel het bijna onmogelijk is om elk mogelijk scenario te voorspellen, zal de terughoudendheid van bedrijven om nieuwe technologische oplossingen en benaderingen toe te passen blijven verergeren en de duur van problemen verlengen wanneer ze zich voordoen.

Voor productiebedrijven is de "first mile" een spel met hoge inzetten, vaak goed voor tot 70% van de inkomsten. Het is de plaats waar grondstoffen worden ingekocht, geconsolideerd en geproduceerd. Voor het inkopen van grondstoffen zoals steenkool, kalksteen, staal, koper, enzovoort, moet een wereldwijd bereik worden gecreëerd en moeten meerdere lagen van complexiteit en risico's worden beheerd.

Sourcing is een gebied dat bijzonder rijp is voor innovatie en modernisering. Bedrijfsleiders in een groot aantal sectoren kennen de uitdagingen van het beheer van het inkoopproces maar al te goed. Ze identificeren de behoefte aan een bepaald product en zorgen voor het budget om het te verwerven - en dan gaat het ingewikkelde proces van het betrekken en evalueren van verschillende providers een eigen leven leiden, waarbij één probleem in twee wordt veranderd.

Uitdagingen bij de inkoop doen zich in alle sectoren voor, maar vooral in grondstoffen en directe materialen vanwege de enorme omvang van de ruimte - materialen worden meestal in bulk ingekocht, waardoor enorme zendingen en veel samenwerking tussen ongelijksoortige belanghebbenden nodig zijn. Bovendien kan de kwaliteit van deze materialen sterk variëren en hebben veel organisaties moeite om de benodigde zichtbaarheid te krijgen om dit te verantwoorden. Ten slotte moeten inkoopprocessen op schema worden afgerond, aangezien zelfs kleine vertragingen enorme verstoringen van de toeleveringsketen kunnen veroorzaken. Zoek bijvoorbeeld niet verder dan de Suezkanaal-saga, die plaatsvond in maart en nog steeds een grote impact heeft op een aanzienlijk aantal wereldwijde industrieën.

Helaas worden veel te veel organisaties ingeperkt door legacy-platforms en verouderde processen die efficiënte inkoop onmogelijk maken. ERP-systemen voldeden maar langzaam aan de vereisten van direct materiaalbeheer, waarbij vaak rekening wordt gehouden met meerdere soorten productcategorieën met specifieke kwaliteitsparameters die legacy-processen niet adequaat kunnen ondersteunen. P2P-systemen daarentegen zijn meestal ontworpen om indirecte uitgaven te beheren waarbij leveranciers grotendeels uitwisselbaar zijn. Het beheer van directe materialen is daarentegen afhankelijk van een diepgaande en duurzame samenwerking met leveranciers die als strategische partners werken om zakelijke doelen te bereiken.

Misschien wel de belangrijkste inefficiëntie is een gebrek aan samenwerking en zichtbaarheid tussen de verschillende belanghebbenden in de toeleveringsketen, waarbij veel leveranciers fungeren als zwarte dozen, die weinig inzicht bieden in hun activiteiten en het moeilijk maken om input te traceren, afwijkingen op te sporen en risico's te beheren.

De weinige samenwerking vindt vaak voornamelijk plaats via onveilige, verouderde methoden zoals e-mail of telefoontjes - terwijl tegelijkertijd essentiële en zeer gevoelige informatie vaak wordt opgeslagen en gedeeld via de eenvoudige spreadsheet. Het kan ook moeilijk zijn om de juiste belanghebbenden te bereiken wanneer dat nodig is. Dit kan organisaties in de war brengen om te reageren op urgente of onvoorziene zaken.

De tijd is rijp om first-mile-bedrijfspraktijken te transformeren met betere sourcingstrategieën. Fabrikanten die afhankelijk zijn van directe materialen moeten nog profiteren van nieuwe efficiëntieverbeteringen, deels omdat de systemen die ze gebruiken te complex en te inflexibel zijn voor hun behoeften. Zonder het vermogen om categoriespecifieke problemen aan te pakken, lopen fabrikanten het risico nieuwe kansen te verspillen om de goederen waarop ze vertrouwen flexibeler, beter samen te werken en effectiever in te kopen.

Door de first mile te beheersen, kunnen bedrijven anticiperen op de impact van verstoringen op hun waardeketens en stappen ondernemen om die impact te minimaliseren. Met realtime zichtbaarheid en verbeterde communicatie kunnen bedrijven meer samenwerken met leveranciers om alternatieven te ontdekken, productietijdlijnen aan te passen en de impact op de bedrijfsresultaten te minimaliseren.

Een beter leveranciersnetwerk bouwen

Voor sommige bedrijven kan het beheersen van risico's betekenen dat er een meer divers, meer lokaal leveranciersnetwerk moet worden gecreëerd in plaats van te vertrouwen op een paar wereldwijde leveranciers. Anderen hebben misschien complexe specificaties waaraan slechts een paar gekwalificeerde leveranciers kunnen voldoen. Om de beschikbaarheid van kritieke directe materialen op lange termijn te garanderen, vinden productiebedrijven nieuwe manieren om leveranciers sneller aan boord te krijgen en sterkere relaties op te bouwen met hun inkooppartners - allemaal met gestandaardiseerde processen die worden ondersteund door technologie.

Met verbeterd inzicht en betere communicatie kunnen inkopers de capaciteiten van een bepaalde leverancier beter begrijpen, potentiële knelpunten identificeren en indien nodig rampenplannen opstellen. Naarmate inspanningen evolueren van louter overleven naar bloeien, zullen de mate en snelheid van het herstel van een organisatie directer worden gekoppeld aan hun vermogen om leveranciersrelaties op te bouwen.

Kritische processen automatiseren

De complexiteit van directe materiaalsourcing vereist een geautomatiseerde, gestroomlijnde benadering van kritieke processen - van sourcinggebeurtenissen tot inkooporders (PO's) tot factuurverwerking. Met een volledig overzicht van processen in hun toeleveringsketen hebben bedrijven een dieper inzicht in wat werkt en wat niet. Door kritieke processen te automatiseren, kunnen organisaties hun werk stroomlijnen, de communicatie verbeteren en fouten verminderen die vertragingen kunnen veroorzaken.

Geautomatiseerde tracking van PO's, realtime integratie met ERP/MRP-systemen en geautomatiseerde matching van facturen, PO's en kwitanties kunnen organisaties helpen de productiviteit in kritieke directe uitgavencategorieën te verbeteren. Ze kunnen wijzigingen toepassen op bestaande processen en de impact van die wijzigingen meten om continue verbetering te stimuleren. Ten slotte kunnen ze AI/ML-algoritmen toepassen op de gegevens die ze genereren om processen en oppervlakte-intelligentie verder te verfijnen.

Stimuleren van samenwerking en inzicht

Naarmate bedrijven complexer worden en hun bereik vergroten, zal de behoefte aan veilige en toegankelijke samenwerking alleen maar toenemen. Bedrijven die erin slagen ruimtes te creëren waar medewerkers, partners en leveranciers op een selfservice manier kunnen samenwerken, zullen floreren. Door silo's te elimineren en informatie van meerdere partijen te externaliseren, kunnen productiebedrijven de zichtbaarheid van hun leveranciersnetwerken vergroten, problemen sneller oplossen, de prestaties van leveranciers verbeteren en echte waarde voor de organisatie creëren.

Elk van deze benaderingen voedt een fundamentele waarheid:tegenwoordig is de algemene technologieblauwdruk van een organisatie een centraal onderdeel van haar risicobeheerstrategie. Naarmate toeleveringsketens complexer worden en de foutenmarge kleiner wordt, moeten bedrijven digitale transformatie omarmen om de efficiëntie intern te maximaliseren en stabiliteit aan te tonen aan tegenpartijen, investeerders en andere belanghebbenden. Degenen die dat niet doen, zullen snel worden overtroffen en te slim af zijn naarmate de innovatie blijft versnellen. Dit geldt vooral in de eerste mijl, die het verschil kan maken tussen een winstgevende transactie en een wilde gansjacht.

Het implementeren van oplossingen om aan deze behoeften te voldoen, kan vooraf tot enige verstoring leiden, maar met een gedisciplineerde aanpak kunnen organisaties vandaag een soepele overgang maken en hun kansen op succes morgen maximaliseren. In een wereld die bol staat van onzekerheid, zijn de voordelen van digitale transformatie iets waar productiebedrijven op kunnen vertrouwen.

Manav Garg is oprichter en CEO van Eka Software Solutions.