Het inkoopproces transformeren door middel van robotica

Mensen zijn al sinds de Middeleeuwen gefascineerd door automatisering.

De eerste grote stap in de richting van automatisering in de menselijke geschiedenis was de uitvinding van het wiel, dat het transport verbeterde op een manier die voorheen ondenkbaar was. Snel vooruit naar het heden, en automatisering in operaties, productie, financiën en marketing hebben aanzienlijke productiviteitsverbeteringen mogelijk gemaakt. Dus waar gaat de technologie vanaf hier? Robotic process automation (RPA) biedt het antwoord.

In moderne organisaties bestaat de toeleveringsketen uit een portfolio van specifieke softwaretoepassingen die gespecialiseerde functies vervullen. Zorgen voor een vlotte interactie tussen hen is een veelvoorkomend pijnpunt. RPA kan bedrijven helpen om contactloze samenwerking tot stand te brengen tussen belangrijke toepassingen zoals enterprise resource planning (ERP), transportbeheer, magazijnbeheer, planning, inkoop en productbeheer.

Sourcing- en inkoopgebruikers werken met veel van deze systemen en maken gebruik van externe datapunten om weloverwogen beslissingen te nemen met betrekking tot producthoeveelheid, prijs en locatie. Het inkoopteam investeert vaak veel tijd in het verzamelen en analyseren van gegevens, wat direct van invloed is op de procescyclustijd. In een Gartner-enquête van 2019 naar sourcing, inkoop en leveranciersbeheer waren cruciale problemen bij de inkoop van technologie onder meer directe (onmiddellijke) kostenbesparingen, de impact van bedrijfsresultaten, effectieve onderhandelingen, kostenvermijding en verwerkingstijd. RPA kan aanzienlijk helpen bij het oplossen van inkoopuitdagingen op al deze gebieden.

Een Gartner-rapport uit 2020 over I.T. kostenoptimalisatie heeft uitgewezen dat de introductie of uitbreiding van automatisering organisaties kan helpen om 10% tot 15% nettobesparingen te realiseren op doorlopende IT. diensten projectkosten. Organisaties kunnen hun bestaande I.T. architectuur terwijl u profiteert van verhoogde productiviteitswinsten door middel van RPA. De technologie kan een verbeterd investeringsrendement voor bestaande digitale producten behouden door middel van geoptimaliseerde productstrategieën.

Voorraadafstemming via RPA kan multinationale ondernemingen helpen om de afstemmingscyclustijd met meer dan 70% te verkorten. Een groot wereldwijd logistiek bedrijf implementeerde bijvoorbeeld RPA voor de transformatie van operaties om excellentie in de toeleveringsketen te bereiken.

Door een snelle digitale transformatie van supply chain-functies mogelijk te maken, blijkt RPA een van de meest kritieke tools te zijn voor productiviteitsverbetering. Volgens Fortune Business Insights zal de wereldwijde marktomvang voor RPA naar verwachting aanzienlijk groeien tot $ 6,10 miljard in 2027. In de supply chain van een moderne organisatie kan RPA verborgen waarde ontdekken door de meeste processen van de inkoopfunctie te transformeren. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste gebieden waarop organisaties onmiddellijke RPA-voordelen kunnen behalen.

Autonome uitgavenanalyse . Het verzamelen van uitgaven en categorieanalyse is een belangrijk gebied waarop RPA kan helpen, door automatisch gegevens uit verschillende bronnen te verzamelen. Op organisatieniveau kan RPA helpen bij het genereren van gedetailleerde rapporten vanuit ERP-applicaties en handmatige bestanden, zoals pdf's en Excel-spreadsheets. RPA kan ook bestaande lokaal ontwikkelde tools integreren die een bedrijf mogelijk gebruikt voor het uitvoeren van inkoopprocessen. Met automatische verzameling van bestedingsgegevens kunnen 'bots' ook gedetailleerde automatische beoordelingen van bestedingskansen inschakelen op basis van gedefinieerd beleid.

Marktanalyse en geoptimaliseerde spotaankopen. Een bot kan gemakkelijk informatie verzamelen van meerdere websites en documenten, die regelmatig, maandelijks of wekelijks worden bijgewerkt door externe gegevensproviders. Een dashboard voor marktanalyse kan deze verzamelde informatie gebruiken zonder de brongegevens bij te werken of te controleren. Inkoopmanagers kunnen zelfs spot-buy-orders plaatsen met behulp van bots, die op basis van marktonderzoek de best beschikbare verkopers en prijzen in de markt identificeren. RPA kan de inspanningen die worden besteed aan het zoeken op internet en andere bronnen aanzienlijk verminderen.

Auto-benchmarking en contactloze prestatiebewaking . RPA kan automatische gegevensverzameling mogelijk maken om KPI-dashboards (Key Performance Indicator) te vullen en bedrijven in staat te stellen benchmarking-oefeningen uit te voeren zonder menselijke tussenkomst. Het kan ook helpen bij het automatisch verzamelen van gegevens uit meerdere applicaties (inclusief e-mail). Als een gebruiker gegevens met een e-mail wil verstrekken, kan RPA helpen bij het integreren van e-mailinvoer in het KPI-dashboard en de inkoopervaring en de tevredenheid van belanghebbenden verbeteren.

Beheer van inkoopaanvragen (PR) en inkooporders (PO) en leveranciersidentificatie. Een bot kan gegevens van PR's verzamelen en in de productcatalogus zoeken naar beschikbare items. Als een artikel niet beschikbaar is, kan de bot leveranciers op internet zoeken en suggesties doen voor mogelijke leveranciersovereenkomsten. RPA kan zelfs helpen om gesprekken op gang te brengen en meerdere leveranciers te vragen naar productbeschikbaarheid met voorlopige prijsopgaven, via e-mail of sms. Een bot kan het hele proces voor productidentificatie, marktonderzoek en leveranciersrelatiebeheer beheren, waardoor inkoopmanagers een aanzienlijke hoeveelheid tijd vrijmaken. Naast regelmatige meldingen en rapporten die door de ERP worden verzonden voor PR- en PO-initiatie, kan RPA helpen bij het maken van aangepaste rapporten op categorie- of productniveau.

Auto-boarding van leveranciers en aanmaken van leveranciersmasters. Het onboarden van leveranciers en het creëren van leveranciers is in veel organisaties over het algemeen een tijdrovende handmatige taak. Met een RPA-bot kan het proces voor het automatisch aanmaken van leveranciers worden uitgevoerd zonder menselijke tussenkomst. Een bot kan op elk moment stamgegevens toevoegen aan bedrijfsapplicaties.

Aangepaste leveranciersaudit. Bots kunnen helpen bij het maken van aangepaste rapporten voor een specifieke leverancier die lopende contracten, het volgen van claims en contractnaleving bewaken. Op basis van gedefinieerd beleid kunnen bots automatisch periodieke herinneringen via e-mail of sms naar specifieke leveranciers sturen. Bots met e-mailmogelijkheden kunnen ook automatische updates in de mailbox of rechtstreeks via sms leveren voor ingestelde criteria of uitzonderingen.

*Gegevensschattingen voor organisaties op het niveau van stadium 3 en 4 volgens het TCS Process Excellence Framework

RPA wordt snel een integraal onderdeel van de inkooporganisatie en zal zich blijven ontwikkelen en volwassen worden. Eenmaal afgestemd op de bedrijfsstrategie, kan RPA in korte tijd uitzonderlijke, duurzame resultaten opleveren.

Bakul Sharma en Mudit Bansal zijn consultants in de Global Supply Chain Practice van Tata Consultancy Services.